【導(dǎo)讀】據(jù)有效性”功能建了一個(gè)分類下拉列表填充項(xiàng)。體企業(yè)”等）分別輸入不同列中，建立一個(gè)企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。業(yè)”字符后，按“回車”鍵進(jìn)行確認(rèn)。仿照上面的操作，將B、C??列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)體企。據(jù)→有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框。在“設(shè)置”標(biāo)簽中，單擊“允。類別”填入單元格中。右擊鼠標(biāo)，選“隱藏”選項(xiàng)，將該列隱藏起來即可。在菜單欄上新建一個(gè)“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，文件夾，并選中該工作簿文檔。示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設(shè)置。字體設(shè)置為“藍(lán)色”；小于1000，字體設(shè)置為“棕色”）。，按下“確定”按鈕。個(gè)單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項(xiàng)，間,二車間,三車間”等），單擊“添加”和“確定”按鈕退出。

　　

【正文】 提的是，當(dāng)碰到標(biāo)點(diǎn)符號(hào)時(shí)， Excel 的朗讀會(huì)自動(dòng)停頓一會(huì)兒，然后再接著朗讀，這一點(diǎn)和其他軟件完全不同，筆者認(rèn)為這樣的處理更加自然。 還有一點(diǎn)需要說明的是，如果你想調(diào)整 Excel 2020 中語音朗讀的速度，可以在 “控制面板 ”中雙擊 “語音 ”圖標(biāo)，然后在 “文字到語音 ”卡片上調(diào)整即可 三十、 Excel 中 “攝影 ”功能的妙用 這個(gè)功能比較另類，似乎和計(jì)算、統(tǒng)計(jì)、排序等等 “正統(tǒng) ”功能格格不入，因?yàn)樗淖饔镁谷皇?——“抓屏 ”!而且還不是像 “PrintScreen”按鈕那樣 “一把亂抓 ”，而 是允許讓你通過鼠標(biāo)進(jìn)行選擇， “指哪抓哪 ”。 要找到這個(gè)功能還不太容易，我們點(diǎn)擊 Excel“工具 ”菜單的 “自定義 ”選項(xiàng)。在 “命令 ”卡片的 “類別 ”中點(diǎn) “工具 ”，再在命令欄中找到 “攝影 ”按鈕，并將它拖到工具欄的任意位置。如果我們想要對(duì)表格中的某一部分 “照相 ”，只須先選擇它們（圖 23），然后按下 “攝影 ”按鈕，這時(shí)該選定區(qū)域就被 “拍 ”了下來。然后將鼠標(biāo)移動(dòng)到需要顯示 “照片 ”的地方（當(dāng)然，也可以是另一張表格），再次按下 “攝影 ”按鈕，這樣剛才被 “拍攝 ”的 “照片 ”就立即粘貼過來了。當(dāng)然，和 “照片 ”一同出現(xiàn)的還有 “圖片 ”工具欄。很顯然， Excel 是將它作為一幅圖片來對(duì)待了，我們可隨意將它進(jìn)行旋轉(zhuǎn)、縮放處理。 不過，請(qǐng)各位一定要注意：這可不是一般的照片 !你可以試著改動(dòng)原來被我們 “拍攝 ”下來的表格數(shù)據(jù)看看 ——刷新一下 “照片 ”，結(jié)果“照片 ”中的數(shù)據(jù)竟然也被同步更新了 ! 三十一、在多張表格間實(shí)現(xiàn)公用數(shù)據(jù)的鏈接和引用 也許我們會(huì)奇怪，為什么每次打開 Excel，軟件總是打開了一個(gè)由 3 張空白表格組成的文件組呢 ?如果你是專業(yè)的會(huì)計(jì)師、統(tǒng)計(jì)師或者諳熟于此的表格高手，就一定會(huì)明白，由于計(jì)算項(xiàng)目的名目繁多、數(shù)據(jù)信息的頭緒復(fù)雜 ，單靠一張表格往往解決不了所有的問題，多表格數(shù)據(jù)鏈接、多文件數(shù)據(jù)互動(dòng)才是以一當(dāng)十的制勝法寶。 比如我們首先制作 “Sheet1”為 “一班學(xué)生成績表 ”， “Sheet2”為 “二班學(xué)生成績表 ”，然后來到 “Sheet3”，想進(jìn)行 “一班 ”和 “二班 ”各科成績的比較以及 “年級(jí)平均分 ”的計(jì)算。此時(shí)我們就可以將光標(biāo)定位到目標(biāo)位置，選擇好相關(guān)函數(shù)。然后在 Excel 彈出的函數(shù)對(duì)話框中，利用數(shù)據(jù)列表右側(cè)的 “”按鈕點(diǎn)擊一下其他表格中想引用的單元格就行了。你看，如圖 24 所示，這時(shí)函數(shù)窗口中就會(huì)出現(xiàn) “班學(xué)生成績表 !單元格 ”的字 樣了。此后，不管我們?cè)谠磫卧裰羞M(jìn)行怎樣的修改，在“Sheet3”的目標(biāo)位置都會(huì)適時(shí)進(jìn)行重新計(jì)算。 三十二、 “馴服 ”Excel 2020的剪貼板窗口 Excel 2020 極大地改進(jìn)了舊版本中比較薄弱的剪貼板功能，最大可以支持容納 24 個(gè)項(xiàng)目（而 Excel 2020 只能容納 12 個(gè)）。而且，這個(gè)剪貼板可以在任何 Office 應(yīng)用程序之間來回拷貝，所以對(duì)于經(jīng)常需要拷貝和粘貼的用戶來說，確實(shí)更加方便。但每次當(dāng)你連續(xù)使用兩次“復(fù)制 ”或 “剪切 ”命令時(shí)，剪貼板就會(huì)彈出來，和你爭奪有限的文檔顯示空間，讓人討厭。好在， “馴服 ”剪貼板的方法非常簡單。 筆者建議，如果你不希望剪貼板總是出其不意地蹦出來，只須點(diǎn)擊剪貼板菜單底部的 “選項(xiàng) ”，清除 “自動(dòng)顯示 Office 剪貼板 ”復(fù)選框上的鉤。如果你不希望剪貼板的圖標(biāo)出現(xiàn)在系統(tǒng)任務(wù)欄上或隨時(shí)彈出來，只須清除掉 “在任務(wù)欄上顯示 Office 剪貼板的圖標(biāo) ”和 “復(fù)制時(shí)在任務(wù)欄附近顯示狀態(tài) ”兩個(gè)復(fù)選框上的選擇。只保留 “收集而不顯示Office 剪貼板 ”復(fù)選框前面的鉤即可。 當(dāng)然，在取消剪貼板自動(dòng)顯示功能之后，你還可以隨時(shí)恢復(fù)這個(gè)功能。比如我們可以自定義一組快捷鍵，以便隨時(shí)迅速調(diào)出剪貼板。從菜單中選取 “工具 ”之 “自定義 ”選項(xiàng)，點(diǎn)擊彈出對(duì)話框下部的 “鍵盤 ”按鈕，在彈出對(duì)話框的 “類別 ”列表中選取 “編輯 ”，然后，在對(duì)話框右上方的 “命令 ”列表中選取 “EditOfficeClipboard”； 將光標(biāo)置于 “請(qǐng)按新快捷鍵 ”對(duì)話框中，并按下 Alt+Shift+C（或者你喜歡的其他組合），“關(guān)閉 ”對(duì)話框。現(xiàn)在，我們只要一按下 Alt+Shift+C， Excel 2020 的剪貼板就會(huì)立刻出現(xiàn)在你面前了。 提示：此秘技也適用于 Word 20 PowerPint 2020。 三十三、利用公式審核 工具查看數(shù)據(jù)出處 Excel 2020 有一秘密武器 ——“公式審核 ”工具，它可以將任一單元格中數(shù)據(jù)的來源和計(jì)算結(jié)果的去處顯示得清清楚楚、明明白白。 讓我們單擊 “工具 ”菜單的 “公式審核 ”選項(xiàng)，并點(diǎn)擊 “顯示公式審核工具欄 ”。我們?nèi)匀唤栌?“給表格做個(gè)超級(jí)搜索引擎 ”一招中的例子，用鼠標(biāo)選擇 C12 單元格。從圖 25 中我們可以看到，該單元格中的結(jié)果是通過函數(shù) “=VLOOKUP（ C8,A2∶ C6,3,FALSE） ”得出的。因此，數(shù)據(jù)來源有 3 個(gè)： C A2 和 C6。所以，當(dāng)我們單擊 “公式審核 ”工具欄上的 “追蹤引用單元 格 ”按鈕后， Excel 立刻用箭頭和藍(lán)點(diǎn)指明了這 3個(gè)單元格的所在（圖 25）。當(dāng)然，如果我們表格中某個(gè)數(shù)據(jù)無效或語法不當(dāng)?shù)脑挘部梢渣c(diǎn)擊 “公式審核 ”工具欄上的 “圈釋無效數(shù)據(jù) ”按鈕來讓 Excel 自動(dòng)幫我們檢查紕漏。 三十四、巧用 Excel 2020 的 “智能鼠標(biāo) ” 我們知道，滾輪鼠標(biāo)現(xiàn)在幾乎成為了電腦的 “標(biāo)配 ”，但當(dāng)我們滾動(dòng)鼠標(biāo)滾輪上下翻頁時(shí)，你是否想過我們還可以利用它完成一些其他的功能呢 ? 點(diǎn)擊 Excel 2020“工具 ”菜單中的 “選項(xiàng) ”命令，然后在 “常規(guī) ”選項(xiàng)卡中選中 “用智能鼠標(biāo)縮放 ”復(fù)選框， 點(diǎn) “確定 ”后，我們?cè)賮砜纯船F(xiàn)在的鼠標(biāo)滾輪都有些怎樣的功能： 在 “智能鼠標(biāo) ”的默認(rèn)狀態(tài)下，上下滾動(dòng)鼠標(biāo)滾輪，工作區(qū)中的表格會(huì)以 15%的比例放大或縮小，而只有當(dāng)我們按住 Ctrl 鍵，再滾動(dòng)鼠標(biāo)滾輪時(shí)，工作表才會(huì)像往常一樣上下翻頁。另外，如果我們使用了Excel 的 “分級(jí)顯示 ”，那么當(dāng)我們按住 Shift 和滾動(dòng)鼠標(biāo)滾輪時(shí)，又可以控制各級(jí)條目的顯示或隱藏了。當(dāng)然，還有更多的特殊功用需要各位在實(shí)踐中慢慢摸索。 三十五、 Excel 2020“監(jiān)視 ”窗口的應(yīng)用 如果你創(chuàng)建了一個(gè)較大的電子表格，并且該表格具有鏈 接到其他工作簿的數(shù)據(jù)時(shí)， Excel 中的 “監(jiān)視窗口 ”可以為你提供很大的幫助。通過它你可以輕松看到工作表、單元格和公式函數(shù)在改動(dòng)時(shí)是如何影響當(dāng)前數(shù)據(jù)的。 在 “工具 ”菜單中單擊 “公式審核 ”子菜單，然后單擊 “顯示監(jiān)視窗口 ”按鈕。右擊我們想跟蹤的單元格，并在快捷菜單中選擇 “添加監(jiān)視點(diǎn) ”。這時(shí)， “監(jiān)視窗口 ”的列表中就出現(xiàn)了被 Excel 監(jiān)視的單元格及其公式了。 以后，只要我們雙擊 “監(jiān)視窗口 ”中的該條目，被監(jiān)視的單元格就會(huì)不請(qǐng)自來了。 提示：當(dāng)包含有指向其他工作簿的單元格被監(jiān)視時(shí)，只有當(dāng)所有被引用的工 作簿都打開時(shí)，才能在 “監(jiān)視窗 口 ”的列表中顯示出來。