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【正文】 北方光電 1. 采購訂單編號 不同于銷售訂單的訂單編號，采購訂單編號可以用于手工輸入，不僅將不同的采購業(yè)務(wù)類型分開，而且可以直接輸入進(jìn)口合同號或相關(guān)聯(lián)的銷售合同號。采購業(yè)務(wù)類型的編號 : 編號 類型 描 述 訂單編號規(guī)則 1 自營出口業(yè)務(wù) 處理自營出口業(yè)務(wù)的國內(nèi)采購業(yè)務(wù) 引入的出口合同編號＋序號（－ 1） 3 自營進(jìn)口業(yè)務(wù) 處理自營進(jìn)口業(yè)務(wù) 自營進(jìn)口合同號 4 進(jìn)料加工不作價業(yè)務(wù) 處理不作價的進(jìn)料加工業(yè)務(wù) 引入的出口合同編號 M（ 1， 2… ） 4 進(jìn)料加工作價業(yè)務(wù) 處理作價的進(jìn)料加工業(yè)務(wù)的原料采購和成品采購業(yè)務(wù) 原料采購：引入的出口合同編號 M(1,2… ) 成品采購：引入的出口合同編號 I(1,2… ) 5 代理進(jìn)口業(yè)務(wù) 處理代理進(jìn)口業(yè)務(wù) 進(jìn)口合同號 6 內(nèi)貿(mào)業(yè)務(wù)類型 處理內(nèi)貿(mào)采購業(yè)務(wù) 實際的內(nèi)貿(mào)合同編號 2. 為生產(chǎn)基地制定的長期框架合同編碼： 由于長期框架協(xié)議無須跟任何銷售訂單關(guān)聯(lián)，建議一攬子采購協(xié)議編碼為采購員負(fù)責(zé)的產(chǎn)品代碼（ 2位）＋年月日（ 6位）＋兩位流水號。 生產(chǎn)基地 28 1. 采購合同編號： 在發(fā)放一攬子采購 協(xié)議時，系統(tǒng)將自動對發(fā)放進(jìn)行流水編號 零星采購物料的采購申請編碼建議為采購員代碼＋年＋月＋日＋兩位流水號。其中采購員代碼按照采購員負(fù)責(zé)采購的物品類別確定。 北方光電與生產(chǎn)基地： 1. 采購訂單編號的錄入： 可以由業(yè)務(wù)員手工輸入采購合同編號。系統(tǒng)提供兩個字段輸入編號： 1）采購訂單號：主要業(yè)務(wù)和財務(wù)的統(tǒng)計參考字段。 2）說明：說明字段，可以錄入合同編號的參考信息。 2. 標(biāo)準(zhǔn)合同文本的打印 建議方案如下： 系統(tǒng)可以打印采購訂單，但內(nèi)容僅限于供應(yīng)商、采購物品編碼、單位、數(shù)量、單價、到貨日期、收貨地點等主要條款，而且格式較 為較亂。 建議在外部系統(tǒng)中制作合同文本，例如 WORD，然后作為訂單附件附加在采購訂單上。訂單生成后，系統(tǒng)可以將訂單數(shù)據(jù)導(dǎo)出， OFFICE支持導(dǎo)出的 TXT格式文件，然后可以粘貼在 WORD或 EXCEL模板上編輯，操作比較簡便。 訂單安全性 業(yè)務(wù)需求 北方光電 采購訂單由業(yè)務(wù)人員建立，經(jīng)過相應(yīng)的審批后，最終與供應(yīng)商簽訂采購合同。 具體的采購合同審批流程參見 BPR相關(guān)流程與操作手冊文檔。 采購訂單審批之前，只有制定采購訂單的員工可以修改、取消。 生產(chǎn)基地 采購訂單由采購經(jīng)辦根據(jù)年初簽訂的長期框架協(xié)議訂立。由于各 采購經(jīng)辦分別負(fù)責(zé)不同類別產(chǎn)品的采購，因此各采購經(jīng)辦之間沒有業(yè)務(wù)重疊，也不必相互查詢采購訂單的信息，不允許更改、取消其他業(yè)務(wù)員的采購訂單。部門經(jīng)理和公司經(jīng)理可以更改、取消采購訂單。當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)訂單的價格不同于價格合同的價格時，需要部門經(jīng)理審批。 29 解決方案 系統(tǒng)通過安全層次與訪問層次決定誰對訂單可以進(jìn)行什么樣的操作?？紤]到安全層次運(yùn)用“層次結(jié)構(gòu)”時，可能在人員變動時發(fā)生審批傳遞的問題，建議通過將采購訂單的菜單掛給相關(guān)的人員實現(xiàn)對安全性的控制。訪問層次定為僅查看，保證所有人員可以查看訂單內(nèi)容，而無法對其他采購員制作的采購訂單進(jìn)行修改、取消、關(guān)閉等操作。 30 7 采購接收與退貨 采購接收控制 業(yè)務(wù)需求 北方光電 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購物品不存在物品的實際入庫，但財務(wù)上需要在貨物發(fā)運(yùn)后，根據(jù)提單等在系統(tǒng)中記錄庫存，并結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本，確認(rèn)銷售收入。采購部為光電部進(jìn)行的采購需要進(jìn)自備庫，財務(wù)根據(jù)入庫通知單進(jìn)行記帳。 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購物品發(fā)運(yùn)前必須進(jìn)行商檢，可能自行按批抽檢或要求第三方檢驗。 采購部為光電部進(jìn)行的采購區(qū)別供應(yīng)商的合作情況，如果是長期供應(yīng)商則不進(jìn)行檢驗。檢驗可能在倉庫或工廠進(jìn)行。 采購品沒有質(zhì)量代碼，不允許替代品 接收。貿(mào)易部（照明部） 中存在無訂單接收的情況，即在急需某種物品的情況下，可能先讓供應(yīng)商發(fā)貨，再補(bǔ)采購訂單的情況。 采購接收數(shù)量誤差一般在合同有所規(guī)定，但一般不會出現(xiàn)誤差，主要考慮裝柜的情況。允許接收日期誤差，在合同商定的誤差內(nèi)都可以接受，超出誤差則協(xié)商處理。 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部一般不退貨，僅進(jìn)行讓步賠償。光電部也采取先協(xié)商的方法，如果一定要退貨，則一般進(jìn)行換貨。由客戶將物品發(fā)回至本公司倉庫，或直接退回至供應(yīng)商，在下筆業(yè)務(wù)中進(jìn)行沖減。 生產(chǎn)基地 采購物品入庫前一般需要檢驗，由質(zhì)保部對光學(xué)材料、金工結(jié)構(gòu)、包裝 材料、橡膠等進(jìn)行抽檢，通過檢驗標(biāo)準(zhǔn)的則合格品接收入庫，不合格品退回供應(yīng)商，并進(jìn)行相應(yīng)的記帳。檢驗結(jié)果在入庫單上進(jìn)行記錄。對于未通過檢驗的貨物成批退回至供應(yīng)商。 采購接收的數(shù)量差異沒有明確規(guī)定容限，到貨的數(shù)量多于訂單數(shù)量，可以接收入庫，但不增加應(yīng)付帳款；到貨數(shù)量少于訂單數(shù)量時，與供應(yīng)商協(xié)商處理。采購接收時間上沒有嚴(yán)格的規(guī)定，提前或一定程度的拖延都是可以接受的。 接收客戶退貨時需要先接收，檢驗后方可入庫。檢驗屬于合格品的入成品庫，否則入不合格品庫。 31 解決方案 北方光電 考慮總部貿(mào)易類企業(yè)物料監(jiān)控的特殊性，建議采 用“直接入庫”的接收路徑。在系統(tǒng)中進(jìn)行一步操作，即可完成接收與入庫。對于物品質(zhì)量的現(xiàn)場檢驗則在系統(tǒng)外進(jìn)行。 對于超量接收、提前或延遲交貨等，在系統(tǒng)中定義容限為 0，超出容限系統(tǒng)活動為“警告”。 不允許替代接收，不允許無訂單接收。 接收單采用流水編號。 生產(chǎn)基地 生產(chǎn)材料接收入庫前都需要進(jìn)行檢驗，建議采用“標(biāo)準(zhǔn)接收”的接收路徑。即在系統(tǒng)中進(jìn)行兩步動作： 1) 接收，在系統(tǒng)中生成接收單 2) 入庫，明確進(jìn)入的子庫存，增加庫存數(shù)量與資產(chǎn) 如果需要記錄檢驗情況，可以錄入檢驗的不合格品數(shù)量，記錄質(zhì)量等級等。 對于超量接收、提前或延 遲交貨等，在系統(tǒng)中定義容限為 0，超出容限系統(tǒng)活動為“警告”。 接收單據(jù)無需與采購訂單掛接，建議采用自動流水編碼。 采購?fù)素? 業(yè)務(wù)需求 北方光電 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購?fù)素浐苌侔l(fā)生。采購部為光電部進(jìn)行的采購?fù)素浛赡茉谌霂烨盎蛉霂旌筮M(jìn)行。即使出現(xiàn)退貨，也不進(jìn)行財務(wù)處理，而是根據(jù)雙方協(xié)商進(jìn)行換貨等。 生產(chǎn)基地 如果整批貨物經(jīng)檢驗未達(dá)到合格標(biāo)準(zhǔn)，則不入庫退回供應(yīng)商。 如果整批貨物雖然存在不合格品，但是達(dá)到合格標(biāo)準(zhǔn)的，將合格品入相應(yīng)的資產(chǎn)類庫房，不合格品入不合格品庫，與生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的不合格品一起退回供應(yīng)商，進(jìn)行 換貨，對原采購訂單的應(yīng)付帳款不產(chǎn)生任何影響。 32 解決方案 北方光電 1. 采購和銷售價格沒有變化的換貨 直接在應(yīng)付模塊錄入運(yùn)費(fèi)等實際費(fèi)用的發(fā)票。不在銷售模塊和采購模塊做任何記錄。 2. 采購和銷售價格有變化的換貨和其它退貨 對于這種情況，采購模塊分成兩筆業(yè)務(wù)處理。首先做一筆標(biāo)準(zhǔn)的采購?fù)素?，再重新做一筆標(biāo)準(zhǔn)的采購訂單和接收。換貨流程： 1) 在銷售模塊做 RMA型退貨訂單，預(yù)定和審批通過； 2) 在采購接收中查找到該 RMA型退貨訂單，接收產(chǎn)生收據(jù)、建議采用直接入庫接收路徑進(jìn)行接收； 3) 在采購模塊中做采購?fù)素洠嘶毓?yīng)商。 4) 在應(yīng)付模塊中做借 項通知單，沖銷原采購合同的發(fā)票； 5) 取消原有采購訂單； 6) 采購業(yè)務(wù)員在系統(tǒng)中錄入新的采購訂單，正常接收、入庫； 7) 在應(yīng)付模塊中重新做發(fā)票，匹配； 8) 在銷售模塊重新發(fā)貨 生產(chǎn)基地： 生產(chǎn)基地的退貨主要是將不合格品或廢品退回供應(yīng)商。分兩種情況 1，退貨：供應(yīng)商送來的物料經(jīng)過抽撿，或全檢有不合格品，可以直接退回供應(yīng)商，或先入廢品庫，再退回供應(yīng)商。 在應(yīng)付模塊中做借項通知單，沖銷原來的付款。 2，換貨：對財務(wù)的應(yīng)收帳款等不產(chǎn)生任何影響，因此建議不在系統(tǒng)中進(jìn)行記錄。 33 8 審批管理 審批流程 業(yè)務(wù)需求 北方光電 北方光電不存在請 購流程 采購訂單審批流程 各部門業(yè)務(wù)員 部門經(jīng)理 主管副總 公司總經(jīng)理 一攬子采購協(xié)議審批流程 采購部業(yè)務(wù)員 總部財務(wù)經(jīng)理采購部經(jīng)理 生產(chǎn)基地 請購審批流程 采購經(jīng)辦 生產(chǎn)部經(jīng)理 采購訂單與一攬子協(xié)議發(fā)放的審批流程 采購經(jīng)辦 生產(chǎn)部經(jīng)理 基地總經(jīng)理 本部財務(wù)經(jīng)理 解決方案 系統(tǒng)通過審批層次樹實現(xiàn)審批單據(jù)的流轉(zhuǎn)，并對審批權(quán)限按照審批組進(jìn)行劃分，確定單據(jù)流轉(zhuǎn)的終點。 34 審批層次 系統(tǒng)將按照審批層次定義的職位架構(gòu)，實現(xiàn)單據(jù)的層層遞交。 北 方光電的采購審批層次： 銷售業(yè)務(wù)員貿(mào)易一部部門經(jīng)理主管副總采購業(yè)務(wù)員 銷售業(yè)務(wù)員采購部部門經(jīng)理采購員總經(jīng)理銷售業(yè)務(wù)員貿(mào)易二部部門經(jīng)理采購業(yè)務(wù)員光電部門經(jīng)理銷售業(yè)務(wù)員精密光學(xué)部門經(jīng)理一攬子采購協(xié)議審批層次： 采購員采購部部門經(jīng)理采購員總部財務(wù)部經(jīng)理 生產(chǎn)基地的請購審批層次： 35 采購員生產(chǎn)部部門經(jīng)理采購員 生產(chǎn)基地的采購訂單、采購發(fā)放審批層次 : 基地總經(jīng)理本部財務(wù)經(jīng)理采購員生產(chǎn)部部門經(jīng)理采購員 審批樹 針對具體的審批權(quán)限大小建立不同的審批組： 1) 對每一審批組，根據(jù)以下類型對審批組進(jìn)行限定： 單據(jù)總額：請購單或采購單的單據(jù)總額； 物品分類：可以審批的物品分類 ； 帳戶范圍：可以審批的賬戶范圍。 2) 對不同的職位分配已定義好的的審批組。 36 審批人員 業(yè)務(wù)需求 北方光電 采購訂單審批人員包括：部門經(jīng)理、公司主管副總、公司總經(jīng)理 一攬子采購協(xié)議審批人員包括：采購部經(jīng)理 生產(chǎn)基地 請購單審批人員 包括生產(chǎn)部門經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理、公司總經(jīng)理 采購訂單審批人員 包括生產(chǎn)部部門經(jīng)理 解決方案 在系統(tǒng)中設(shè)置以上與審批相關(guān)的職位，并在 HR模塊定義人員時，分配至各自的職位。 這樣，系統(tǒng)將根據(jù)審批層次，按照職位傳遞單據(jù)，并聯(lián)系擔(dān)任職位的相關(guān)人員，實現(xiàn)單據(jù)在公司員工之間按照一定的規(guī)則進(jìn)行傳遞 。 審批權(quán)限 業(yè)務(wù)需求 北方光電：（待定） 部門經(jīng)理： 0～ 400萬人民幣（含 400萬人民幣） 財務(wù)經(jīng)理：對供應(yīng)商存在預(yù)付款 主管副總： 400萬～ 800萬人民幣（含 800萬人民幣） 總經(jīng)理： 800萬人民幣以上 生產(chǎn)基地：（待定） 37 解決方案 系統(tǒng)可以設(shè)定各審批組的審批權(quán)限。但系統(tǒng)不支持對是否存在預(yù)付款的判斷。建議由部門經(jīng)理判斷后，選擇是否交財務(wù)經(jīng)理審核。 38 9 采購與財務(wù)接口 采購和財務(wù)接口 業(yè)務(wù)需求 北方光電 財務(wù)部應(yīng)付會計根據(jù)業(yè)務(wù)員提供的產(chǎn)品入庫通知單、付款通知書、供應(yīng)商增值稅發(fā)票等單據(jù)確認(rèn)應(yīng)付 發(fā)票。可能一張發(fā)票匹配多張入庫單，或多張發(fā)票匹配一張入庫單。發(fā)票與采購訂單的匹配要求不嚴(yán)格。未啟用采購預(yù)算。 生產(chǎn)基地 財務(wù)部應(yīng)付會計根據(jù)業(yè)務(wù)員的入庫檢驗通知單確認(rèn)應(yīng)付發(fā)票。發(fā)票需要與入庫檢驗單與采購訂單匹配。未啟用采購預(yù)算。 解決方案 采購與應(yīng)付模塊接口 財務(wù)部應(yīng)付會計確認(rèn)應(yīng)付發(fā)票時采用三維匹配（采購訂單、接收單、發(fā)票），匹配選項為接收收據(jù)。這樣可以保證發(fā)票匹配的正確性。 設(shè)置為發(fā)票而關(guān)閉采購單的容限，保證當(dāng)財務(wù)為供應(yīng)商發(fā)票付款至容限范圍時，自動關(guān)閉采購單。從而保證財務(wù)不會用發(fā)票匹配已付款的采購單。 采購 與總賬模塊接口 采購接收時產(chǎn)生財務(wù)數(shù)據(jù)傳遞至總賬，生成以下會計憑證： 借：采購接收 貸：應(yīng)計負(fù)債