【文章內(nèi)容簡介】 核 批 準(zhǔn) 19 手冊名稱 財(cái)務(wù)部政策與程序手冊 文件內(nèi)容 日常食品采購審批程序 修改號(hào) 0 文件編號(hào) PC 02 頁碼 第 1 頁共 1 頁 目的 為確保酒店廚房的每天正常經(jīng)營，滿足客人的需求，特對(duì)廚房每日所需的鮮活食品采購工作制定專用的審批程序。按此規(guī)定采購的飲食品進(jìn)貨不經(jīng)過財(cái)務(wù)部總倉儲(chǔ)存，將直接送至使用部門使用，因此也稱為直撥采購。 政策 30. 采購經(jīng)理、成本控制經(jīng)理和廚師長每月不得少于一次進(jìn)行餐飲用料的市場調(diào)查，供應(yīng)商也可以一同前往確認(rèn)市場價(jià)格。 31. 由采購經(jīng)理編制《市場調(diào)查報(bào)告》，采購經(jīng)理根據(jù)供應(yīng)商報(bào)價(jià)表及《市場調(diào)查報(bào)告》定期編制餐飲用料的本地市場定價(jià)表，與供應(yīng)商確認(rèn)價(jià)格后送成本控制經(jīng)理、廚房長審核，再報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審批。 32. 采購經(jīng)理應(yīng)及時(shí)將審批后的報(bào)價(jià)表分發(fā)給用貨部門、收貨主管、成本控制經(jīng)理。 程序 1． 每日廚房市場采購程序： 1． 1 各廚房每日根據(jù)近期的實(shí)際用量預(yù)計(jì)第二天的采購數(shù)量，填寫《每日廚房訂貨單》。 1． 2 經(jīng)廚師長簽批審核后，于 周一至五的下午 16： 00 前將《每日廚房訂貨單》交采購經(jīng)理審核。 1． 3 采購經(jīng)理審核《每日廚房訂貨單》上定購的內(nèi)容，是否屬于直接采購范圍 (并非庫存項(xiàng)目 )，申請(qǐng)數(shù)量是否合理，并根據(jù)已批準(zhǔn)的市場定價(jià)表所確認(rèn)的價(jià)格填寫單價(jià)。 1． 4 采購經(jīng)理核準(zhǔn)后，通知供應(yīng)商送貨。 1． 5 采購經(jīng)理在下午 5 點(diǎn)前將定完貨的《每日廚房市場訂貨單》分發(fā)放給相關(guān)部門。 1． 6 供應(yīng)商次日根據(jù)定購單之所列內(nèi)容準(zhǔn)時(shí)送貨。 1． 7 不屬于本地市場訂價(jià)表內(nèi)的貨品，如價(jià)格比較貴，應(yīng)另行填寫采購單辦理。 2． 部門直購物品的采購： 按《采購申請(qǐng)審批程序》執(zhí)行。 編制 Days Inn China 美國戴斯酒店集團(tuán)（中國） 生效日期 2021 年 3 月 1 日 序號(hào) 修訂 內(nèi) 容 修訂日期 審 核 批 準(zhǔn) 20 手冊名稱 財(cái)務(wù)部政策與程序手冊 文件內(nèi)容 貨物驗(yàn)收程序 修改號(hào) 0 文件編號(hào) PC 03 頁碼 第 1 頁共 4 頁 目的 使負(fù)責(zé)驗(yàn)收貨物的員工懂得如何驗(yàn)收貨物，并按照相關(guān)規(guī)定處理單據(jù)和貨物。 政策 33. 必須具備得到批準(zhǔn)的采購申請(qǐng)單才能進(jìn)行貨物驗(yàn)收。 34. 若無采購申請(qǐng)單，此物品應(yīng)予以拒收，但需知會(huì)采購經(jīng)理。 35. 財(cái)務(wù)部收貨主管與用貨部門經(jīng)理共同負(fù)責(zé)驗(yàn)收，確保到貨數(shù)量正確，嚴(yán)格執(zhí)行制度。 36. 各申請(qǐng)部門經(jīng)理應(yīng)負(fù)責(zé)與收貨主管共同驗(yàn)收貨物，特殊情況下需要增加該部門的其他驗(yàn)貨人員，應(yīng)向財(cái)務(wù)部提供其姓名、職位和簽字 式樣。 37. 所有得到驗(yàn)收的貨物必須填寫收貨記錄單，經(jīng)收貨主管和接收使用部門經(jīng)理（或指定人員）簽字，并加蓋酒店收貨專用章后生效，收貨記錄單是供應(yīng)商與財(cái)務(wù)部核對(duì)付款的有效憑證。 38. 各種磅、秤都應(yīng)定期檢驗(yàn)，以保證其精確度。 39. 在驗(yàn)收貨物時(shí)，倉庫主管還應(yīng)給肉類、海產(chǎn)品等物品加上存貨標(biāo)簽。 40. 各類貨物的具體驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)： a) 果菜類：新鮮、干凈、無蟲、無傷、外觀均勻、美觀、成熟。 b) 禽蛋類：持有動(dòng)物檢疫合格證，當(dāng)天檢疫票據(jù)。大小均勻、保持新鮮、干凈、凈膛，并加蓋檢疫章。 c) 生肉類：持有動(dòng)物檢疫合格證，當(dāng)天檢疫票據(jù)，完整部分加蓋檢疫章，保持 新鮮無異味、干凈、衛(wèi)生，按要求提供分割部分。 d) 熟食類：持有健康證，該批熟食的衛(wèi)生合格證，目測實(shí)物無異味。 編制 Days Inn China 美國戴斯酒店集團(tuán)（中國） 生效日期 2021 年 3 月 1 日 序號(hào) 修訂 內(nèi) 容 修訂日期 審 核 批 準(zhǔn) 21 手冊名稱 財(cái)務(wù)部政策與程序手冊 文件內(nèi)容 貨物驗(yàn)收程序 修改號(hào) 0 文件編號(hào) PC 03 頁碼 第 2 頁共 4 頁 e) 海鮮類：檢疫票據(jù)，保證鮮活。 f) 凍貨類：有正規(guī)生產(chǎn)廠家、生產(chǎn)日期及保質(zhì)期清楚，無異味，附檢疫票，解凍后質(zhì)量無 異味，附檢疫票，解凍后質(zhì)量無太大差異。 g) 調(diào)料類：提供衛(wèi)生證書，按要求的品牌進(jìn)貨，生產(chǎn)日期及保質(zhì)期清楚，進(jìn)口輔料的供貨須提供商檢手續(xù)，進(jìn)口物品需具備中文標(biāo)識(shí)。 h) 布草 、制服類：先做小樣試用合格后，再批量進(jìn)貨。 i) 印刷品：字體清晰，表格規(guī)范，紙張合格，按樣稿印刷。 程序 1. 檢查到貨是否得到批準(zhǔn)，通知接收部門共同按規(guī)定的要求進(jìn)行驗(yàn)收 當(dāng)接到通知要收 貨時(shí)，首先應(yīng)找出相對(duì)應(yīng)的采購申請(qǐng)單，按照采購申請(qǐng)單上已批準(zhǔn)同意 采 購數(shù)量收貨，原則上不能多收 。 若供應(yīng)商暫時(shí)貨物不足，送來的貨物未達(dá)到酒店規(guī)定的定貨數(shù)量時(shí)，應(yīng)通知采購部以便繼續(xù)跟進(jìn)。 隨貨到的發(fā)票所注數(shù)量應(yīng)與實(shí)際收貨數(shù)量一致。水果、蔬菜等鮮貨，收貨時(shí)數(shù)量可以在 5%上下浮動(dòng)。 收貨主管在 收到由采購經(jīng)理分發(fā)的采購申請(qǐng)單時(shí)，應(yīng)按部門分類，存放在“未完成的采購申請(qǐng)單”的檔案夾中；直至此采購申請(qǐng)單全部到貨完成后，轉(zhuǎn)移至到“已完成的采購申請(qǐng)單”的檔案中。 編制 Days Inn China 美國戴斯酒店集團(tuán)（中國） 生效日期 2021 年 3 月 1 日 序號(hào) 修訂 內(nèi) 容 修訂日期 審 核 批 準(zhǔn) 22 手冊名稱 財(cái)務(wù)部政策與程序手冊 文件內(nèi)容 貨物驗(yàn)收程序 修改號(hào) 0 文件編號(hào) PC 03 頁碼 第 3 頁共 4 頁 2．檢查到貨物品的質(zhì)量 到貨質(zhì)量應(yīng)當(dāng)和采購申請(qǐng)單和合同上確定的質(zhì)量要求相符。如果驗(yàn)貨人員對(duì)物品質(zhì)量有懷疑，應(yīng)請(qǐng)用貨部門經(jīng)理協(xié)助檢驗(yàn)，以免發(fā)生差錯(cuò)；對(duì)于次品要拒絕收貨，并應(yīng)即時(shí)向采購經(jīng)理反映。 對(duì)于食品、飲料的驗(yàn)收， 還要注意生產(chǎn)日期及有效期，決不驗(yàn)收接近保質(zhì)期的食品、飲料等貨物 。 每日市場采購單上批準(zhǔn)的貨物（是指每日廚房購進(jìn)的鮮魚、水果、蔬菜等鮮貨）驗(yàn)收時(shí)， 必須同廚師長（或廚師長指定的驗(yàn)收人員）同時(shí)驗(yàn)收物品名稱、數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等。 蔬菜類主要注意水分是否過多、是否新鮮，該去皮的是否已去皮等。 聽裝和袋裝物品主要檢查品牌、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、包裝容量等。 對(duì)于進(jìn)口物品還需要具備中文標(biāo)識(shí)。 易碎物品的到貨，應(yīng)與使用部門當(dāng)面點(diǎn)清，并按實(shí)際數(shù)量填寫收貨記錄。 3. 檢查到貨物品的數(shù)量 物品之包裝物可以打開， 必須進(jìn)行開箱檢查，如果一次到貨數(shù)量很多也必須進(jìn)行開箱抽樣檢查。 對(duì)有些稱重量的物品，除對(duì)其總重量進(jìn)行檢查時(shí)，還要對(duì)單位重量進(jìn)行抽查，如酒店規(guī)定每件物品 (食品 )之重量等。 對(duì)于米、面等不僅要點(diǎn)數(shù)量，還要檢查其重量與包裝袋上注明的重量是否一致。 4． 核對(duì)到貨物品的價(jià)格 發(fā)票上的價(jià)格應(yīng)當(dāng)和采購申請(qǐng)單上的價(jià)格一致。如果發(fā)現(xiàn)發(fā)票上的價(jià)格與采購申請(qǐng)單上的價(jià)格不符，應(yīng)通知采購部； 編制 Days Inn China 美國戴斯酒店集團(tuán)（中國） 生效日期 2021 年 3 月 1 日 序號(hào) 修訂 內(nèi) 容 修訂日期 審 核 批 準(zhǔn) 23 手冊名稱 財(cái)務(wù)部政策與程序手冊 文件內(nèi)容 貨物驗(yàn)收程序 修改號(hào) 0 文件編號(hào) PC 03 頁 碼 第 4 頁共 4 頁 如有價(jià)格上的變動(dòng)，只有當(dāng)財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理同意按新價(jià)格購進(jìn)貨品時(shí)，收貨員才能驗(yàn)收此物品，否則不予以辦理。 5. 對(duì)于無采購申請(qǐng)單的小金額采購的物品驗(yàn)收 ，才可驗(yàn)收收貨。 ，并在發(fā)票上簽名證明即可。 6. 填寫物品驗(yàn)收收貨記錄單 再次核對(duì)采購申請(qǐng)單上的采購數(shù)量、價(jià)格是否與發(fā)票上的數(shù)量、價(jià)格一致。 將申請(qǐng)部門名稱、發(fā)票號(hào)及采購申請(qǐng)單號(hào)填寫在收貨單的相應(yīng)位置 上。 將填寫完畢的收貨記錄單與貨物一起交給接收部門驗(yàn)收人，請(qǐng)接收部門的經(jīng)理簽收。 每日 按財(cái)務(wù)部轉(zhuǎn)來的附有海鮮單的“每日鮮活海產(chǎn)品銷售表”準(zhǔn)確地填寫 收貨記錄單。 7. 收貨主管填寫《收貨日?qǐng)?bào)》 食品直撥：即“每日食品市場采購單”上的物品；在填寫時(shí)按不同接收部門分別填寫，如 : 中廚房、西廚房、員工餐廳等。 食品入庫：即由倉庫填寫的“采購申請(qǐng)單”上的物品。 酒水直撥：由餐飲部填寫的“采購申請(qǐng)單”上的酒水 (少量酒水或?yàn)樘厥庋鐣?huì)臨時(shí)采購的酒水，其它情況應(yīng)由倉庫填寫“采購申請(qǐng)單” )。 酒水入庫：即由倉庫填寫的“采購申請(qǐng)單”上的酒水。 其它入庫物品：按不同種類分別填寫，如 : 瓷器、玻璃器、銀器、布草、客用品、清潔用品等。 雜項(xiàng)直撥：即由各部門填寫的“采購申請(qǐng)單”上的日常用品。 編制 Days Inn China 美國戴斯酒店集團(tuán)（中國） 生效日期 2021 年 3 月 1 日 序號(hào) 修訂 內(nèi) 容 修訂日期 審 核 批 準(zhǔn) 24 手冊名稱 財(cái)務(wù)部政策與程序手冊 文件內(nèi)容 倉庫領(lǐng)貨程序 修改號(hào) 0 文件編號(hào) PC 04 頁碼 第 1 頁共 3 頁 目的 : 使各用貨部門能夠按照規(guī)定的程序，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)領(lǐng)取各部門所必要的物品，從而使酒店的 庫存資金占用和經(jīng)營成本、費(fèi)用得到合理控制。 政策： 1. 所有部門及員工有責(zé)任遵守庫房申請(qǐng)領(lǐng)貨程序的規(guī)定及步驟。 2. 不同種類的物品，領(lǐng)貨單上應(yīng)注明類別。 3. 所有領(lǐng)貨申請(qǐng)單必須由申請(qǐng)部門經(jīng)理簽署，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)或授權(quán)人批準(zhǔn)后，倉庫主管才可辦理發(fā)貨手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)的領(lǐng)貨單不允許發(fā)貨。 4. 領(lǐng)貨人員交單領(lǐng)貨時(shí)，未經(jīng)倉庫人員同意，請(qǐng)勿進(jìn)入倉庫自行取貨，應(yīng)在倉庫外等候。 5. 為了確保不同部門發(fā)貨 /領(lǐng)貨的有序性，庫房的發(fā)貨時(shí)間必須是固定的，并得到財(cái)務(wù)總監(jiān)的批準(zhǔn)。建議的倉庫領(lǐng)貨頻率如下，確定后的時(shí)間應(yīng)在倉庫外張貼告知領(lǐng)貨人： 食品、酒水、香煙 星期一至五 10:0016:00 印刷品及文具 星期二、四 14:0016:00 客用品及清潔用品 每周一次（也可以由 使用部門自行管理 ） 營運(yùn)用品（玻璃、瓷器、布草） 每周一次（也可以由 使用部門自行管理 ） 6. 盤點(diǎn)時(shí)間內(nèi)需要領(lǐng)貨急用者，須經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)同意，方可領(lǐng)貨。 編制 Days Inn China 美國戴斯酒店集團(tuán)（中國） 生效日期 2021 年 3 月 1 日 序號(hào) 修訂 內(nèi) 容 修訂日期 審 核 批 準(zhǔn) 25 手冊名稱 財(cái)務(wù)部政策與程序手冊 文件內(nèi)容 倉庫領(lǐng)貨程序 修改號(hào) 0 文件編號(hào) PC 04 頁碼 第 2 頁共 3 頁 程序 ： 1 填寫領(lǐng)貨申請(qǐng)單 凡領(lǐng)用各倉庫物品，均應(yīng)由領(lǐng)貨部門填寫領(lǐng)貨申請(qǐng)單，領(lǐng)貨申請(qǐng)單必須填寫部門名稱、申請(qǐng)日期，所領(lǐng)物品名稱、數(shù)量、價(jià)格，并由申請(qǐng)部門經(jīng)理（或指定之負(fù)責(zé)人）簽字申請(qǐng)。凡相關(guān)簽批領(lǐng)貨申請(qǐng)單之各部門經(jīng)理，均應(yīng)將簽名式樣交財(cái)務(wù)部備案。 領(lǐng)貨申請(qǐng)單上之領(lǐng)貨數(shù)量原則上不允許涂改，如確有修改，應(yīng)請(qǐng)有關(guān)部門經(jīng)理在涂改處加簽 。 為了防止在已經(jīng)批準(zhǔn)的領(lǐng)貨申請(qǐng)單上隨意添加物品，要求申請(qǐng)部門經(jīng)理在最后一個(gè)申請(qǐng)物品下劃“ 7”形劃線，以示結(jié)束。 領(lǐng)貨申請(qǐng)單上的“實(shí)發(fā)數(shù)量”、“單價(jià)”、“合計(jì)”等信息需倉庫及財(cái)務(wù) 人員填寫，各部門在填寫及簽名時(shí)不要占用這些位置。 各部門在發(fā)貨時(shí)間之前的個(gè)工作日將領(lǐng)貨申請(qǐng)單交財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。 2 物品出庫程序 所申請(qǐng)的貨物必須按物品歸類分別填寫領(lǐng)貨申請(qǐng)單 ( 例如：食品不能和文具用品在同一張領(lǐng)貨申請(qǐng)單上申請(qǐng) )，避免在同一份領(lǐng)貨申請(qǐng)單上申請(qǐng)不同庫房的貨物。 確保申請(qǐng)單上所列貨物的任何更改（數(shù)量、名稱等）均有部門經(jīng)理或主管，以及領(lǐng)貨單批準(zhǔn)人的簽字。 相關(guān)申請(qǐng)部門經(jīng)理負(fù)責(zé)確定每日物品的領(lǐng)貨量，避免因過多領(lǐng)貨而導(dǎo)致部門備用貨物過量，從而導(dǎo)致部門當(dāng)月成本不合理，以及增加當(dāng)月不必要的營運(yùn)費(fèi)用。 特別用品（ 包括促銷用品、禮品），例如：圣誕卡、賀年卡、日歷等，均由酒店統(tǒng)一安排分配數(shù)量，各部門只能領(lǐng)用自己配額內(nèi)之?dāng)?shù)量。如沒有總經(jīng)理批準(zhǔn)，不接受任何理由領(lǐng)貨或超額領(lǐng)貨。 編制 Days Inn China 美國戴斯酒店集團(tuán)（中國） 生效日期 2021 年 3 月 1 日 序號(hào) 修訂 內(nèi) 容 修訂日期 審 核 批 準(zhǔn) 26 手冊名稱 財(cái)務(wù)部政策與程序手冊 文件內(nèi)容 倉庫領(lǐng)貨程序 修改號(hào) 0 文件編號(hào) PC 04 頁碼 第 3 頁共 3 頁 3 倉庫發(fā)貨程序： 當(dāng)接到領(lǐng)貨申請(qǐng)單時(shí)，應(yīng)確保其相關(guān)項(xiàng)目填寫正確，并已經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)過的。 確認(rèn)為已經(jīng)批準(zhǔn)的領(lǐng)貨申請(qǐng)單，庫管員按填寫的項(xiàng)目逐一發(fā)放，發(fā)出的數(shù)量必須與申請(qǐng)數(shù)量相等。 如果因?yàn)閹旆看尕洸蛔愣鴽]有發(fā)出的項(xiàng)目， 在領(lǐng)貨申請(qǐng)單相應(yīng)的“實(shí)發(fā)數(shù)量處”填寫