【文章內(nèi)容簡介】 部門人員 對外服務(wù)中相關(guān)問題討論、日計(jì)劃 各部主管 月度總結(jié)、規(guī)劃會(huì)議 每月度第一天下午 總經(jīng)理 各部門主管、工作人員 上月度工作總結(jié)月度工作規(guī)劃報(bào)告 各部主管 主管例會(huì) 每月第一天下午 總經(jīng)理、各部主管 月度工作計(jì)劃協(xié)調(diào) 總經(jīng)理 員工大會(huì) 每月中旬一次 總經(jīng)理 全體員工 經(jīng)營總結(jié)、工作安排、其他相關(guān)內(nèi)容 行政管理部 /總經(jīng)理 董事會(huì)會(huì)議 每年度一次 董事長、董事、總經(jīng)理 公司重大事項(xiàng)決議 總經(jīng)理 /董事長 （二） 非定期會(huì)議 會(huì)議名稱 時(shí)間安排 參加人員 會(huì)議內(nèi)容 召集 /主持人員 公司發(fā)展研討會(huì) 不定時(shí) 總經(jīng)理、部門主管、主要經(jīng)營業(yè)務(wù)人員 就市場拓展、業(yè)務(wù)推廣、公司經(jīng)營等 相關(guān)事項(xiàng)的討論 行政管理部主任 /總經(jīng)理 臨時(shí)會(huì)議 不定時(shí) 總經(jīng)理、部門主管、其他有關(guān)人員 特殊事宜 行政管理部主任 /總經(jīng)理 大量的管理資料下載 大量的管理資料下載 董事會(huì)臨時(shí)會(huì)議 不定時(shí) 董事長、董事、總經(jīng)理 公司經(jīng)營特殊重大事宜 總經(jīng)理 /董事長 （三） 會(huì)議安排 1． 公司內(nèi)會(huì)議由行政部秘書安排，部門內(nèi)會(huì)議由各部自行安排 2． 主會(huì)人會(huì)前一天需向秘書告知會(huì)議安排、會(huì)議內(nèi)容 3． 秘書須提前四小時(shí)以上書面通知與會(huì)人地址、時(shí)間、內(nèi)容 4． 秘書負(fù)責(zé)會(huì)場安排與整理 5． 開會(huì)期中，秘書負(fù)責(zé)記錄；并于會(huì)后將會(huì)議摘要決定整理、打印、轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)人員及總經(jīng)理備案 會(huì)議流程 四 辦公設(shè)備管理 1． 電腦 行政部根據(jù)公司文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統(tǒng)； 根據(jù)保密原則需要，由行政部對行政、業(yè)務(wù)文件目錄設(shè)定統(tǒng)一管理的電腦密碼 員工在所屬部門目錄下設(shè)立個(gè)人子目錄 員工不得私設(shè)電腦密碼 2．傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)： 由公司行政部統(tǒng)一管理與使用 建立嚴(yán)格的使用登記制度 未經(jīng)許可，個(gè)人不得自行操作使用 會(huì)議計(jì)劃 秘 書 通 知 安 排 記 錄 摘要備案 會(huì)議計(jì)劃單 會(huì)議通知 大量的管理資料下載 大量的管理資料下載 3．可運(yùn)用狀態(tài)維護(hù) 行政部負(fù)責(zé)電腦、傳真機(jī) \復(fù)印機(jī)的檢查、保養(yǎng)和維修 ,保證設(shè)備的可運(yùn)用狀態(tài) 五 文書作業(yè) （一） 打印 1． 總經(jīng)理、各部門主管交由秘書打印之文函、廣告，需填寫《文書委派單》，并標(biāo)明文件之性質(zhì)，如傳真、公函、內(nèi)部文及保密級別，急迫性程度由秘書根據(jù)其緩急確定先后秩序。 2． 打印完畢后秘書先行校核并于《文書委派單》上簽字，轉(zhuǎn)交委辦單位之經(jīng)辦人校核、簽字 3． 對外傳真、公函秘書須復(fù)印存檔（參見收發(fā)文流程） 4． 文書處理過程中，未經(jīng)同意秘書不得將受托文書傳閱他人 文書作業(yè)流程 （二） 復(fù)印 總經(jīng)理 /主管 文書委托 秘書處理 委辦校核 保密標(biāo)志 文書委派單 文書委派單 文書委派單 大量的管理資料下載 大量的管理資料下載 1． 公司復(fù)印作業(yè)由行政部秘書統(tǒng)一執(zhí)行 2． 一般文件由各部門委托人員口頭交托行政秘書 3． 客戶資料、 服務(wù)文本、公司級文檔等特殊文件，需填寫復(fù)印委托單（文件名、秘級、用途、裝訂要求等）經(jīng)高級主管批準(zhǔn)后執(zhí)行復(fù)印 4． 秘書于復(fù)印、裝訂作業(yè)后，須填寫復(fù)印裝訂登記表（日期、內(nèi)容、頁數(shù)、復(fù)印機(jī)碼、批準(zhǔn)人、保密標(biāo)識(shí)等） 復(fù)印流程 六 收發(fā)文 1. 文件是經(jīng)營信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。英達(dá)仕顧問管理公司的每一位員工都負(fù)有文件管理的責(zé)任或義務(wù)。 2. 本公司對外文件之收發(fā)的責(zé)任者為指定專人 文秘統(tǒng)一辦理，她是各級文件管理的直接承擔(dān)者。附《收、發(fā)文登記表》 3. 文秘在收文后必須先根 據(jù)文件的分類及時(shí)編號(hào)、登記，并在公文上附“公文處理單”，分送有關(guān)部門或人員傳閱承辦，同時(shí)請傳閱人或承辦人在“收文簽字 簿”上簽收，文秘對有回復(fù)要求的文件須跟蹤閱辦人及時(shí)反饋閱辦結(jié)果，并對文本進(jìn)行復(fù)印和留檔。 4. 公司的各類文件均屬內(nèi)部機(jī)密文件 ,文秘不得截留、泄露和私自外帶 ,違者予以警告、經(jīng)濟(jì)處罰、除名或追究法律責(zé)任。屬一般業(yè)務(wù)便函，只要在“收文登記簿”上登記即可，直接分送有關(guān)人員閱辦。 5. 本公司對外之發(fā)送文函按性質(zhì)訂立參見《文檔管理制度》。 6. 文件傳真的發(fā)文工作亦由文秘人員負(fù)責(zé)，需發(fā)文者將文稿經(jīng)主管人員簽字后交文秘 處登記發(fā)文摘要、分類編號(hào)、發(fā)送后歸還原稿人。凡對外報(bào)送的業(yè)務(wù)資料、協(xié)議等重要文件皆須復(fù)印備份存檔。 7. 對一些機(jī)密文件 ,需在文件頁首加蓋印章 ,以防止隨意傳播。 各部門 復(fù)印委托 復(fù)印裝訂 各部門 核準(zhǔn) 保密標(biāo)識(shí) 復(fù)印委托單 復(fù)印裝訂登記 大量的管理資料下載 大量的管理資料下載 8. 每月未，文秘應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊。每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的確無使用價(jià)值之文、報(bào)刊可作一次銷毀，報(bào)行政管理部備查。附《檔案資本銷毀情況記錄表》 9. 文件管理應(yīng)參見《文檔管理制度》規(guī)定辦理。對公司所有訂閱的報(bào)刊由專項(xiàng)負(fù)責(zé)人將重要信息摘錄后交文秘按分類歸檔，文秘必須做好登記造冊工作。每月未，文秘應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊。 10. 每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的確無用之文 、報(bào)刊可作一次銷毀，行政人事部定期檢查檔案保管狀況 ,對破損的檔案進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制或作其它技術(shù)處理。 大量的管理資料下載 大量的管理資料下載 收發(fā)文流程 信函收文 總臺(tái)收函 收件人簽收 個(gè)人信函 部門信函 私函自理 公函歸檔 業(yè)務(wù)部門 總經(jīng)理 主管歸檔 秘書篩選 登記歸檔 總經(jīng)理 責(zé)任人：文員、 GM 秘書 監(jiān)督人：行政主管 發(fā)函發(fā)文 發(fā)函打印 主管簽字 用公司印 收函登記表 分理 復(fù)印存檔 信件 快遞 文員送郵 總臺(tái)電話 責(zé)任人：文員、總臺(tái) 監(jiān)督人：業(yè)務(wù)、行政主管 用印流程 發(fā)文登記表 傳真 保密標(biāo)識(shí) 大量的管理資料下載 大量的管理資料下載 七 用印 1. 本公司以公司名義對外之行文由管理部負(fù)責(zé)蓋印。 2. 公司各部申請簽章及總經(jīng)理、董事長職章，應(yīng)提出申請 (匯簽 )經(jīng)上級核準(zhǔn)后交管理部秘書，由秘書登記于登記表。 用公司印流程 八 文檔 （一）圖書雜志 1. 公司所屬圖書是專供相關(guān)公司內(nèi)人士參閱，由行政部統(tǒng)一保管，于每年 6月、 12 月下旬詳實(shí)盤點(diǎn)。 2. 文秘應(yīng)將圖書書名、出版社名稱、數(shù)冊、金額按類型編號(hào)，各部門員工由于工作需要借閱的須在文秘處登記借期、歸還期。如遇清點(diǎn)期限或公務(wù)上需參考將隨時(shí)通知收閱 ,借書人不得拒絕。附《圖書登記冊》 公司章 合同章 法人章 財(cái)務(wù)章 用印申請 GM 秘書 GM 簽準(zhǔn) 用印 GM 秘書 申請單歸類 申請人 責(zé)任人： GM 秘書 監(jiān)督人： GM 用印申請單 大量的管理資料下載 大量的管理資料下載 3. 一般情況下，圖書只得在司內(nèi)閱讀，借書冊數(shù)以三冊為限，借書期限不得超出過二周，若要續(xù)借者，重新到行政部處登記。 4. 對圖書有損壞或遺失者，要作出一定的賠償。 圖書管理流程 （二）專業(yè)資料 1． 資料分類： 公司搜集的各種公司業(yè)務(wù)文本、流程、企劃案、制度、顧問業(yè)理論等文件正本 及復(fù)印件； 公司由政府主管部門購買的政策法規(guī)； 公司各類剪報(bào) 。 公司搜集的各類行業(yè)（如建材、裝飾等）材料 2． 公司資料只可于公司內(nèi)借閱當(dāng)天歸還，不得攜出司外 3． 特殊情況需復(fù)印者，須填報(bào)復(fù)印申請批準(zhǔn) 圖書購進(jìn) 文員登記 入庫 借閱 文員登記 借書人 圖書登記表 每月清點(diǎn)一次 圖書清點(diǎn)報(bào)告 圖書借閱登記表 按時(shí)回庫 責(zé)任人：文員 監(jiān)督人：行政主管 大量的管理資料下載 大量的管理資料下載 資料管理流程 （三） 客戶檔案 1． 客戶檔案是公司文檔管理和商業(yè)秘 密保護(hù)作業(yè)中的重要領(lǐng)域 2． 客戶檔案包括客戶提供的各類資料，及公司在顧問服務(wù)過程中制作的各類文件、文本 3． 客戶檔案只可于公司內(nèi)借閱，當(dāng)天歸還，不得攜出司外 4． 特殊情況需復(fù)印時(shí)，須填報(bào)復(fù)印申請報(bào)批 5． 服務(wù)結(jié)案前，由指定專案人員負(fù)責(zé)客戶資料管理，并承擔(dān)保密責(zé)任 資料整理 登記注冊 入 庫 借閱 復(fù)印 登記 申請 借閱人 復(fù)印人 登記表 保密標(biāo)識(shí) 定時(shí)清點(diǎn) 清點(diǎn)報(bào)告 當(dāng)天回庫 借閱登記 復(fù)印申請 大量的管理資料下載 大量的管理資料下載 客戶檔案管理流程 （四）辦公文檔 1． 行政管理部負(fù)責(zé)對公司全體員工的辦公文檔進(jìn)行系統(tǒng)管理 2． 行政人員辦公文檔設(shè)： ? 工作計(jì)劃與報(bào)告 ? 司內(nèi)行政 3． 業(yè)務(wù)人員辦公文檔設(shè) ： ? 工作計(jì)劃與報(bào)告 專案人員管理 結(jié) 案 行政登記 入 庫 借 閱 復(fù) 印 登 記 申 請 借閱人 復(fù)印人 當(dāng)天回庫 借閱登記 復(fù)印申請 定時(shí)清點(diǎn) 保密標(biāo)識(shí) 登記表 清點(diǎn)報(bào)告 大量的管理資料下載 大量的管理資料下載 ? 司內(nèi)行政 ? 拓展資料 ? 談項(xiàng)目 A、 B、 C…… ? 執(zhí)行項(xiàng)目 A、 B、 C…… 九 訪客接待 1. 來本公司之賓客由秘書負(fù)責(zé)接待。 2. 接待來訪賓客須熱情、大方、并迅速與有關(guān)主管部門聯(lián)系接洽。 3. 秘書做畢接待須做訪客記錄，其中注明具體單位、姓名、來意、有否約定等事項(xiàng)并向有關(guān)主管匯報(bào)。 訪客接待流程 十 辦公用品 （一） 文具 1． 行政部負(fù)責(zé)辦公文具的采購與領(lǐng)用登記 2．