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正文內(nèi)容

公司行政管理制度制度規(guī)范工作范文(編輯修改稿)

2025-05-12 01:59 本頁面
 

【文章內(nèi)容簡介】 久保存;對公司經(jīng)營管理在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別按長期和短期保存;對于確定無保存價值的檔案,造冊登記,報總經(jīng)理批準后由行政部監(jiān)督銷毀。 文件、檔案的保管必須安全、保密、整齊有序,有關(guān)機密資料未經(jīng)總經(jīng)理批準任何人不得查閱和傳閱。查閱檔案人員必須嚴格遵守保密制度,嚴禁涂改、損壞和私自翻錄。1 檔案管理人員要有良好的職業(yè)道德,熟悉公司各部門情況,了解公司業(yè)務(wù),積極提供各類檔案為公司生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)。1 公司人員領(lǐng)、借用檔案必須按規(guī)定辦理登記手續(xù),并由經(jīng)辦人簽名,借用必須注明用途和歸還日期并按期歸還,若管理人員不在急用檔案時,必須在管理人員知情的情況下借用檔案并登記。1 流程設(shè)計 根據(jù)文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理,編制編目→存檔→借閱→清退第九節(jié) 證照管理制度 公司各種證照的原件統(tǒng)一由行政部負責(zé)保管,放置各種證照的文件柜必須安全保險,確定各種證照的完整有效。 公司各種證照的復(fù)印件統(tǒng)一由行政部負責(zé)保管,并編制(證照檔案目錄)、(證照領(lǐng)、借用登記表),公司人員領(lǐng)、借用證照復(fù)印件必須按規(guī)定辦理登記手續(xù),并由經(jīng)辦人簽名,借用必須注明歸還日期并按期歸還。 公司各種證照的申辦、年檢、變更由專人負責(zé),并建立(證照申辦、年檢、變更登記表),注明核發(fā)日期、有效期、年檢日期。 行政部指定專人負責(zé)按期辦理各種證照的申辦、年檢、變更手續(xù),專管人員如不按期對各種證照進行年檢而給公司造成經(jīng)濟損失的當追究其責(zé)任。 公司人員領(lǐng)、借用證照必須按規(guī)定辦理登記手續(xù),并由經(jīng)辦人簽名,借用必須注明用途和歸還日期并按期歸還,若管理人員不在急用證照時,必須在管理人員知情的情況下借用證照并登記。 第十節(jié) 印章管理制度 公司印章含公司行政章、財務(wù)專用章、合同專用章、業(yè)務(wù)專用章,必須嚴格管理,嚴禁違章使用。 印章實行專人保管和審批用印登記制度。保管人員必須忠誠可靠,具有法制觀念和責(zé)任心,敢于負責(zé)且有良好的職業(yè)道德。 公司行政章、合同專用章、業(yè)務(wù)專用章由辦公室專人保管,財務(wù)專用章和私章由行政部經(jīng)理分別管理。各印章專章專用,嚴禁混用、濫用和代用。 公司公章、合同專用章必須經(jīng)總經(jīng)理及主管經(jīng)理批準后才準帶離公司使用,辦理員工郵件領(lǐng)取和車輛年檢等手續(xù)須用印章時,管理人員經(jīng)核實無誤后,即可使用;公司財務(wù)專用章和法人、出納印鑒由財務(wù)部門按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行使用。 公司建立《印鑒使用登記表》,印鑒使用必須按規(guī)定由保管人逐項登記使用情況,由使用經(jīng)辦人簽名。 原則上公司印章不得攜帶外出辦事,特殊情況報部門領(lǐng)導(dǎo)批準,發(fā)送“釘釘”印鑒審批至行政經(jīng)理及總經(jīng)理,登記備案,事后立即歸還。使用人必須保管好印章,防止丟失、被盜用,如發(fā)現(xiàn)丟失或被盜用,應(yīng)立即報告有關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)采取措施補救。 公司一般不允許開具空白介紹信、證明,如因特殊情況需要開具時,必須經(jīng)部門經(jīng)理批準,持空白介紹信人員外出工作歸來必須向公司匯報其使用情況,未使用者必須交回。 印章管理人員必須堅持原則,嚴禁違規(guī)保管、使用。主管領(lǐng)導(dǎo)每月要進行一次檢查;如有違反規(guī)定保管、使用者,視情況和后果追究責(zé)任人的行政和經(jīng)濟責(zé)任;如觸犯法律的,送交公安司法機關(guān)追究其法律責(zé)任。第十一節(jié) 辦公用品管理制度 辦公用品是公司日常工作開展的基本保證,為使辦公用品合理使用,節(jié)省開支,杜絕浪費,特制定本制度。 各部門根據(jù)實際工作情況需要購買特定辦公用品,辦公用品購置應(yīng)遵循以下程序:每月25號之前各部門將所需辦公用品報至行政部,行政部根據(jù)各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量,做出采購計劃,經(jīng)部門主管批準,財務(wù)部簽字后方可采購。對急用品的采購,可根據(jù)具體實際進行靈活處理,但必須經(jīng)部門主管批準。 凡發(fā)放的辦公用品(低價易耗品),由各部門統(tǒng)一申購、領(lǐng)取,行政部不對個人辦理申購、領(lǐng)取手續(xù)。 辦公用品保管實行“日清月結(jié),出入庫等量、年終查存統(tǒng)計”原則。 根據(jù)物品所屬類別,對辦公用品進行及時出入庫登記, 注明名稱、數(shù)量、規(guī)格、單價、出入庫時間等,做到帳物相符。 由行政部專員負責(zé)收發(fā)入、離職人員的辦公用品。 財務(wù)部配合行政部建立公司固定資產(chǎn)總賬,每年進行一次匯總普查。 辦公用品(低價易耗品除外)由使用者本人負責(zé),誰使用誰保管,若使用或保管不善造成丟失、損壞,行政部一律不予補發(fā),若需補發(fā),必須由行政部向部門領(lǐng)導(dǎo)核準,視情況予以補發(fā)。辦公用品嚴禁取回家私用,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴肅處理。第十二節(jié) 電腦管理制度 總則(1) 為了規(guī)范我司計算機的使用與管理,提高工作效率,確保電腦及局域網(wǎng)正常運作,使計算機更好的發(fā)揮其作用,特制定本制度。(2) 本制度所稱的電腦主要指:主機、顯示器、鍵盤、鼠標、打印機、以及所有的電腦網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品和附屬設(shè)備,各類應(yīng)軟件等。 使用規(guī)定(1) 部門配備的電腦設(shè)備,實行使用人負責(zé)制。工作人員要加強電腦知識的學(xué)習(xí),按規(guī)范要求正確操作使用,注意電腦設(shè)備的保養(yǎng)和維護,嚴防病毒侵入,保證正常運轉(zhuǎn);嚴禁非本部人員擅自使用,人為造成設(shè)備損壞,除追究當事人的責(zé)任外,其維修費用從當事人工資中核減。(2) 公司網(wǎng)絡(luò)資源是公司用于工作目的的投資,電腦是公司員工教育學(xué)習(xí)、處理信息和整理資料的重要工具,只能用于工作。嚴禁在工作時間瀏覽與公司工作無關(guān)的網(wǎng)頁、資料,嚴禁利用電腦玩游戲、看影碟、網(wǎng)上聊天等或進行其它與工作無關(guān)的活動,嚴?利用電腦設(shè)備播放反動、黃色音像、訪問不健康的網(wǎng)站。(3) 使用規(guī)定:工具只能用來聯(lián)系與工作有關(guān)的事宜,包括文件的傳輸、相關(guān)單位和人員的溝通聯(lián)系、信息的發(fā)布等,禁止利用工具同與工作無關(guān)的人員聊天,傳輸文件等。(4) 嚴禁私自安裝聊天、游戲等與工作無關(guān)的軟件。電腦使用中出現(xiàn)軟件系統(tǒng)損壞應(yīng)及時維修,加強網(wǎng)絡(luò)安全管理,個人不得隨便安裝網(wǎng)上下載的軟件,如因私自安裝無關(guān)軟件造成電腦系統(tǒng)損壞的,由個人自行維修或賠償?shù)戎惦娔X。個人不能私自對電腦軟件進行改動、安裝或刪除等操作。嚴禁私自拆卸電腦,調(diào)換配件。一經(jīng)查實,按損壞程度進行相應(yīng)處理;電腦使用中出現(xiàn)故障需要維修的,請與行政管理部人員聯(lián)系。由于操作不當造成硬件損壞,由個人自行維修或賠償?shù)戎低愑布?。?) 更換電腦時,要做好文件的拷貝工作,同時在電腦負責(zé)人的協(xié)助下檢查電腦各方面是否正常。(6) 離職時,應(yīng)保證電腦完好、程序正常、文件齊全,接手人在確認文件無誤后,須找電腦負責(zé)人檢查電腦運行是否正常,未按上述程序操作而導(dǎo)致的一切后果由接手人承擔。(7) 對于密級文件及數(shù)據(jù)要建立雙備份制度,對重要資料除在電腦貯存外,還應(yīng)定期拷貝到U盤或移動硬盤上,便于公司文件統(tǒng)一管理,以及防遭病毒破壞或斷電而丟失。(8) 不得將來歷不明的軟件裝入機器運行,防止染上病毒。發(fā)現(xiàn)機器故障及時報告,不得擅自進行維護,防止造成損失。電腦設(shè)備維修應(yīng)由專業(yè)人士進行,嚴防計算機病毒入侵,其它單位或個人的外部存儲設(shè)備(如軟盤、U盤、硬盤等)不得隨意連入計算機,確有必要連入的必須事先進行病毒掃描,不得使用未經(jīng)病毒檢查的軟盤。(9) 加強本司電腦設(shè)備的集中統(tǒng)一管理,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準,部門不得自行調(diào)換、拆卸、處理電腦及附屬設(shè)備。設(shè)備的配備、更新、維修和報廢都須按程序通知行政管理人員,上機人員未經(jīng)許可不得私自拆卸和連接各種硬件設(shè)備,不準在非正常狀態(tài)下使用計算機,嚴禁私自拆卸機箱,硬件或應(yīng)用軟件出現(xiàn)異常,應(yīng)及時與管理人員聯(lián)系,未經(jīng)部門同意,計算機及其附屬設(shè)備不得外借。(10) 無論是本單位,還是外單位人員,凡與本部門無關(guān)人員,嚴禁上機操作。各部門及個人在未經(jīng)允許下,不得打開其他部門或個人的郵件,更不得打開來歷不明的郵件及附件。(11) 計算機資源緊缺時,遵循緊急事務(wù)優(yōu)先原則協(xié)商解決。(12) 員工離開座位超過半小時需關(guān)閉顯示器,以延長顯示器的使用壽命和節(jié)約用電,下班后需按正確方法關(guān)機,并關(guān)閉電源,關(guān)好門窗,方可離開。(13) 所有員工各自的電腦需設(shè)定密碼,以防相關(guān)信息泄露。 安全規(guī)定(1) 部門或個人應(yīng)高度重視公司的技術(shù)秘密和商業(yè)秘密的保護。(2) 嚴格遵守密制度,工作人員不得將保密文件資料上網(wǎng)共享。(3) 重要的部門或個人文檔必要時需加密;對公司或個人的資料,未經(jīng)允許任何人不得進行改動,或者告之部門之外的人員。(4) 所有員工在下班前,要保證鎖好自己負責(zé)的柜子,以防重要文件或物品丟失。 處罰辦法(1) 違反規(guī)定者視情節(jié)輕重給予口頭警告、書面警告處分。(2) 違反規(guī)定者視情節(jié)輕重給予書面警告甚至處以一定數(shù)額的罰款。(3) 違反規(guī)定者視情節(jié)輕重給予嚴重警告、罰款或者開除處分。第十三節(jié) 衛(wèi)生管理制度 管理要點(1) 為了營造一個良好的工作環(huán)境,樹立公司形象,保證清潔衛(wèi)生管理工作順利進行。(2) 按照規(guī)定,清潔人員完成所有規(guī)定項目,并達到相應(yīng)潔凈標準。(3) 行政部管理人員為第一責(zé)
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