【文章內(nèi)容簡介】 久保存；對公司經(jīng)營管理在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別按長期和短期保存；對于確定無保存價值的檔案，造冊登記，報總經(jīng)理批準后由行政部監(jiān)督銷毀。 文件、檔案的保管必須安全、保密、整齊有序，有關(guān)機密資料未經(jīng)總經(jīng)理批準任何人不得查閱和傳閱。查閱檔案人員必須嚴格遵守保密制度，嚴禁涂改、損壞和私自翻錄。1 檔案管理人員要有良好的職業(yè)道德，熟悉公司各部門情況，了解公司業(yè)務(wù)，積極提供各類檔案為公司生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)。1 公司人員領(lǐng)、借用檔案必須按規(guī)定辦理登記手續(xù)，并由經(jīng)辦人簽名，借用必須注明用途和歸還日期并按期歸還，若管理人員不在急用檔案時，必須在管理人員知情的情況下借用檔案并登記。1 流程設(shè)計 根據(jù)文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退第九節(jié) 證照管理制度 公司各種證照的原件統(tǒng)一由行政部負責(zé)保管，放置各種證照的文件柜必須安全保險，確定各種證照的完整有效。 公司各種證照的復(fù)印件統(tǒng)一由行政部負責(zé)保管，并編制（證照檔案目錄）、（證照領(lǐng)、借用登記表），公司人員領(lǐng)、借用證照復(fù)印件必須按規(guī)定辦理登記手續(xù)，并由經(jīng)辦人簽名，借用必須注明歸還日期并按期歸還。 公司各種證照的申辦、年檢、變更由專人負責(zé)，并建立（證照申辦、年檢、變更登記表），注明核發(fā)日期、有效期、年檢日期。 行政部指定專人負責(zé)按期辦理各種證照的申辦、年檢、變更手續(xù)，專管人員如不按期對各種證照進行年檢而給公司造成經(jīng)濟損失的當追究其責(zé)任。 公司人員領(lǐng)、借用證照必須按規(guī)定辦理登記手續(xù)，并由經(jīng)辦人簽名，借用必須注明用途和歸還日期并按期歸還，若管理人員不在急用證照時，必須在管理人員知情的情況下借用證照并登記。 第十節(jié) 印章管理制度 公司印章含公司行政章、財務(wù)專用章、合同專用章、業(yè)務(wù)專用章，必須嚴格管理，嚴禁違章使用。 印章實行專人保管和審批用印登記制度。保管人員必須忠誠可靠，具有法制觀念和責(zé)任心，敢于負責(zé)且有良好的職業(yè)道德。 公司行政章、合同專用章、業(yè)務(wù)專用章由辦公室專人保管，財務(wù)專用章和私章由行政部經(jīng)理分別管理。各印章專章專用，嚴禁混用、濫用和代用。 公司公章、合同專用章必須經(jīng)總經(jīng)理及主管經(jīng)理批準后才準帶離公司使用，辦理員工郵件領(lǐng)取和車輛年檢等手續(xù)須用印章時，管理人員經(jīng)核實無誤后，即可使用；公司財務(wù)專用章和法人、出納印鑒由財務(wù)部門按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行使用。 公司建立《印鑒使用登記表》，印鑒使用必須按規(guī)定由保管人逐項登記使用情況，由使用經(jīng)辦人簽名。 原則上公司印章不得攜帶外出辦事，特殊情況報部門領(lǐng)導(dǎo)批準，發(fā)送“釘釘”印鑒審批至行政經(jīng)理及總經(jīng)理，登記備案，事后立即歸還。使用人必須保管好印章，防止丟失、被盜用，如發(fā)現(xiàn)丟失或被盜用，應(yīng)立即報告有關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)采取措施補救。 公司一般不允許開具空白介紹信、證明，如因特殊情況需要開具時，必須經(jīng)部門經(jīng)理批準，持空白介紹信人員外出工作歸來必須向公司匯報其使用情況，未使用者必須交回。 印章管理人員必須堅持原則，嚴禁違規(guī)保管、使用。主管領(lǐng)導(dǎo)每月要進行一次檢查；如有違反規(guī)定保管、使用者，視情況和后果追究責(zé)任人的行政和經(jīng)濟責(zé)任；如觸犯法律的，送交公安司法機關(guān)追究其法律責(zé)任。第十一節(jié) 辦公用品管理制度 辦公用品是公司日常工作開展的基本保證，為使辦公用品合理使用，節(jié)省開支，杜絕浪費，特制定本制度。 各部門根據(jù)實際工作情況需要購買特定辦公用品，辦公用品購置應(yīng)遵循以下程序：每月25號之前各部門將所需辦公用品報至行政部，行政部根據(jù)各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出采購計劃，經(jīng)部門主管批準，財務(wù)部簽字后方可采購。對急用品的采購，可根據(jù)具體實際進行靈活處理，但必須經(jīng)部門主管批準。 凡發(fā)放的辦公用品（低價易耗品），由各部門統(tǒng)一申購、領(lǐng)取，行政部不對個人辦理申購、領(lǐng)取手續(xù)。 辦公用品保管實行“日清月結(jié)，出入庫等量、年終查存統(tǒng)計”原則。 根據(jù)物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記， 注明名稱、數(shù)量、規(guī)格、單價、出入庫時間等，做到帳物相符。 由行政部專員負責(zé)收發(fā)入、離職人員的辦公用品。 財務(wù)部配合行政部建立公司固定資產(chǎn)總賬，每年進行一次匯總普查。 辦公用品（低價易耗品除外）由使用者本人負責(zé)，誰使用誰保管，若使用或保管不善造成丟失、損壞，行政部一律不予補發(fā)，若需補發(fā)，必須由行政部向部門領(lǐng)導(dǎo)核準，視情況予以補發(fā)。辦公用品嚴禁取回家私用，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴肅處理。第十二節(jié) 電腦管理制度 總則（1） 為了規(guī)范我司計算機的使用與管理，提高工作效率，確保電腦及局域網(wǎng)正常運作，使計算機更好的發(fā)揮其作用，特制定本制度。（2） 本制度所稱的電腦主要指：主機、顯示器、鍵盤、鼠標、打印機、以及所有的電腦網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品和附屬設(shè)備，各類應(yīng)軟件等。 使用規(guī)定（1） 部門配備的電腦設(shè)備，實行使用人負責(zé)制。工作人員要加強電腦知識的學(xué)習(xí)，按規(guī)范要求正確操作使用，注意電腦設(shè)備的保養(yǎng)和維護，嚴防病毒侵入，保證正常運轉(zhuǎn)；嚴禁非本部人員擅自使用，人為造成設(shè)備損壞，除追究當事人的責(zé)任外，其維修費用從當事人工資中核減。（2） 公司網(wǎng)絡(luò)資源是公司用于工作目的的投資，電腦是公司員工教育學(xué)習(xí)、處理信息和整理資料的重要工具，只能用于工作。嚴禁在工作時間瀏覽與公司工作無關(guān)的網(wǎng)頁、資料，嚴禁利用電腦玩游戲、看影碟、網(wǎng)上聊天等或進行其它與工作無關(guān)的活動，嚴？利用電腦設(shè)備播放反動、黃色音像、訪問不健康的網(wǎng)站。（3） 使用規(guī)定：工具只能用來聯(lián)系與工作有關(guān)的事宜，包括文件的傳輸、相關(guān)單位和人員的溝通聯(lián)系、信息的發(fā)布等，禁止利用工具同與工作無關(guān)的人員聊天，傳輸文件等。（4） 嚴禁私自安裝聊天、游戲等與工作無關(guān)的軟件。電腦使用中出現(xiàn)軟件系統(tǒng)損壞應(yīng)及時維修，加強網(wǎng)絡(luò)安全管理，個人不得隨便安裝網(wǎng)上下載的軟件，如因私自安裝無關(guān)軟件造成電腦系統(tǒng)損壞的，由個人自行維修或賠償?shù)戎惦娔X。個人不能私自對電腦軟件進行改動、安裝或刪除等操作。嚴禁私自拆卸電腦，調(diào)換配件。一經(jīng)查實，按損壞程度進行相應(yīng)處理；電腦使用中出現(xiàn)故障需要維修的，請與行政管理部人員聯(lián)系。由于操作不當造成硬件損壞，由個人自行維修或賠償?shù)戎低愑布?。?） 更換電腦時，要做好文件的拷貝工作，同時在電腦負責(zé)人的協(xié)助下檢查電腦各方面是否正常。（6） 離職時，應(yīng)保證電腦完好、程序正常、文件齊全，接手人在確認文件無誤后，須找電腦負責(zé)人檢查電腦運行是否正常，未按上述程序操作而導(dǎo)致的一切后果由接手人承擔。（7） 對于密級文件及數(shù)據(jù)要建立雙備份制度，對重要資料除在電腦貯存外，還應(yīng)定期拷貝到U盤或移動硬盤上，便于公司文件統(tǒng)一管理，以及防遭病毒破壞或斷電而丟失。（8） 不得將來歷不明的軟件裝入機器運行，防止染上病毒。發(fā)現(xiàn)機器故障及時報告，不得擅自進行維護，防止造成損失。電腦設(shè)備維修應(yīng)由專業(yè)人士進行，嚴防計算機病毒入侵，其它單位或個人的外部存儲設(shè)備（如軟盤、Ｕ盤、硬盤等）不得隨意連入計算機，確有必要連入的必須事先進行病毒掃描，不得使用未經(jīng)病毒檢查的軟盤。（9） 加強本司電腦設(shè)備的集中統(tǒng)一管理，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準，部門不得自行調(diào)換、拆卸、處理電腦及附屬設(shè)備。設(shè)備的配備、更新、維修和報廢都須按程序通知行政管理人員，上機人員未經(jīng)許可不得私自拆卸和連接各種硬件設(shè)備，不準在非正常狀態(tài)下使用計算機，嚴禁私自拆卸機箱，硬件或應(yīng)用軟件出現(xiàn)異常，應(yīng)及時與管理人員聯(lián)系，未經(jīng)部門同意，計算機及其附屬設(shè)備不得外借。（10） 無論是本單位，還是外單位人員，凡與本部門無關(guān)人員，嚴禁上機操作。各部門及個人在未經(jīng)允許下，不得打開其他部門或個人的郵件，更不得打開來歷不明的郵件及附件。（11） 計算機資源緊缺時，遵循緊急事務(wù)優(yōu)先原則協(xié)商解決。（12） 員工離開座位超過半小時需關(guān)閉顯示器，以延長顯示器的使用壽命和節(jié)約用電，下班后需按正確方法關(guān)機，并關(guān)閉電源，關(guān)好門窗，方可離開。（13） 所有員工各自的電腦需設(shè)定密碼，以防相關(guān)信息泄露。 安全規(guī)定（1） 部門或個人應(yīng)高度重視公司的技術(shù)秘密和商業(yè)秘密的保護。（2） 嚴格遵守密制度，工作人員不得將保密文件資料上網(wǎng)共享。（3） 重要的部門或個人文檔必要時需加密；對公司或個人的資料，未經(jīng)允許任何人不得進行改動，或者告之部門之外的人員。（4） 所有員工在下班前，要保證鎖好自己負責(zé)的柜子，以防重要文件或物品丟失。 處罰辦法（1） 違反規(guī)定者視情節(jié)輕重給予口頭警告、書面警告處分。（2） 違反規(guī)定者視情節(jié)輕重給予書面警告甚至處以一定數(shù)額的罰款。（3） 違反規(guī)定者視情節(jié)輕重給予嚴重警告、罰款或者開除處分。第十三節(jié) 衛(wèi)生管理制度 管理要點（1） 為了營造一個良好的工作環(huán)境，樹立公司形象，保證清潔衛(wèi)生管理工作順利進行。（2） 按照規(guī)定，清潔人員完成所有規(guī)定項目，并達到相應(yīng)潔凈標準。（3） 行政部管理人員為第一責(zé)