質(zhì)量管理企業(yè)體系管理文件和質(zhì)量記錄控制程序(編輯修改稿)
2025-06-19 02:35 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 － Z 版，應(yīng)由文件控制人員以公告方式通知 使用者全面改用新版表單格式，自公告日起舊版表單即正式作廢，不得再使用。 外來文件控制： 取自外部的標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范，由文控登錄于「文件受控發(fā)放／回收記錄」中管理，并對其進行編號或加蓋“外來文件”印章，該文件存放于適當(dāng)?shù)氖褂脝挝换蛉藛T，如有另外部門必要時，由保管人員復(fù)印發(fā)行，但若有換版時應(yīng)由保管人員主動追回舊版文件并重新發(fā)行新版文件。應(yīng)有專人負責(zé)收集最新版本的外來文件。 文件保存： 最新版本文件保存： 文件原稿由文控人員保存管理。 各部門／人員領(lǐng)有的控制文件應(yīng)妥善保存，若有遺失或破損不堪辨識，應(yīng)填寫「文件申請單」說 明原因呈管理代表核準(zhǔn)后，向文件控制人員申請補發(fā)。 無效／作廢文件保存： 無效／作廢文件原稿，由文件控制人員加蓋 [作廢 ]章后留存，以供對比新版文件修訂處之用，該無效／作廢的文件原稿應(yīng)至少保留至后續(xù)二版文件發(fā)行時才能銷毀。 復(fù)印分發(fā)的無效／作廢文件，回收后不再保存，畫『』后當(dāng)作廢紙再利用或直接銷毀。 其它規(guī)定： 控制文件除控制人員可依作業(yè)流程規(guī)定復(fù)印分發(fā)外，其余持有文件人 員均不得擅自復(fù)印使用，以確保文件能有效控制。 CDJJ 晉杰企業(yè)管理顧問（成都 ） 有 限 公 司 文件和質(zhì)量記錄控制程序 QP01 2021/06/25 A0 7/13 〔控制文件〕 控制文件持有人不得在文件上書寫任何文字、符號，但若認為必要標(biāo)注重點時，可于重點文字上畫 線標(biāo)識。 部份歸類為公司機密文件者，全體員工應(yīng)確保該份文件不致外流到公司以外的場所，否則一經(jīng)查獲，當(dāng)予以嚴懲。 控制文件受領(lǐng)部門人員調(diào)任、離職時，應(yīng)將保管的文件列入移交或繳回文件控制人員。文件移交時，若發(fā)現(xiàn)份數(shù)不足或毀損，應(yīng)由原受領(lǐng)部門人員提出申請補發(fā)齊全后再交接。 質(zhì)量記錄控制 質(zhì)量記錄的收集 凡本公司質(zhì)量管理體系運作相關(guān)活動所產(chǎn)生的記錄（包括外協(xié)廠商提供的適當(dāng)記錄），均應(yīng)予以收集及管理。 記錄由各相關(guān)活動參與人員或職能人員負責(zé)收集，并加以適當(dāng)?shù)恼須w檔。 記 錄的識別： （ 1）記錄應(yīng)有個別的記錄名稱（不同的記錄表單應(yīng)有不同的記錄有不同的編號和名稱），如適用時，記錄應(yīng)包含日期、編號、權(quán)責(zé)人員等必要的信息。 （ 2）記錄保存于卷宗夾時，卷宗夾的書背應(yīng)注明存放記錄的名稱。 （ 3）為減少資源浪費，任何作廢的記錄表單若以廢紙再利用，但作廢面應(yīng)畫「」識別，以免誤導(dǎo)記錄內(nèi)容。 記錄的儲存與保護： （ 1）記錄應(yīng)以適當(dāng)?shù)沫h(huán)境分類歸檔儲存，原則上記錄應(yīng)保存于卷宗夾并置放于檔案柜中。 （ 2）記錄如屬較不常使用或需長期保存者，得于相當(dāng)數(shù)量后統(tǒng)一收存于紙箱中保護，儲存時應(yīng)避免 記錄受潮致使記錄毀損。 （ 3）為確保記錄能清晰易于辨識內(nèi)容，如保存期限超過半年者，不得以傳真熱感應(yīng)紙做為記錄使用，應(yīng)先將傳真紙復(fù)印后再歸檔保存。 （ 4）記錄存放于卷宗夾中，應(yīng)以記錄發(fā)生日期、或記錄編號順序，依序排列符合邏輯方式整理，以免混亂致使記錄取用時找不到。 （ 5）各部門的記錄于每年 12 月 30 日至元月 5 日前整理包裝標(biāo)識好，交文控中心統(tǒng)一保存和處理。 CDJJ 晉杰企業(yè)管理顧問（成都 ） 有 限 公 司 文件和質(zhì)量記錄控制程序 QP01 2021/06/25 A0 8/13 〔控制文件〕 記錄的取用： （ 1）記錄歸檔后，需閱讀或使用時應(yīng)避免將記錄攜離卷宗夾中，如有必要時，應(yīng)能于使用后立即放回原位歸檔。 （ 2）記錄若因取用致毀損或無 法辨識時，應(yīng)立即通知記錄相關(guān)單位或人員，可行時，應(yīng)重新建立該項記錄歸檔保存。 （ 3）如因客戶或利害相關(guān)者的要求，產(chǎn)品的相關(guān)檢驗記錄可提供給客戶或利害相關(guān)者做為產(chǎn)品符合要求的證據(jù)。 記錄的保存期限： （ 1）記錄表單的保存期限依「質(zhì)量記錄保存年限表（附件一）」上注明的保存期限為主。 （ 2）記錄上若未注明保存期限者，依下列規(guī)定保存： a、一般性記錄： ① 與產(chǎn)品質(zhì)量無關(guān)，屬行政或事務(wù)性的記錄者，應(yīng)保存至少三個月以上。 ② 上述記錄若有時效超過三個月者，應(yīng)依記錄所述時間再加三個月保存。 b、與產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)記錄： ① 與產(chǎn)品檢驗相關(guān)的記錄，應(yīng)保存至交貨后二年以上。 ② 儀器設(shè)備的校驗記錄，應(yīng)保存至校驗的有效期內(nèi)延期半年。 ③ 如因客戶要求者，應(yīng)依客戶要求予以維持。 c、體系管理與持續(xù)改善相關(guān)記錄： ① 屬質(zhì)量管理體系中管理責(zé)任與持續(xù)改善相關(guān)的記錄（如：管理審查會議記錄、內(nèi)部稽核記錄、矯正及預(yù)防措施記錄）應(yīng)至少保存二年以上。 ② 除符合上述規(guī)定外，如有處理時效的相關(guān)記錄，應(yīng)保存至該相關(guān)處理確認完成后半年以上。 記錄的處置： （ 1）超逾保存期限的各類相關(guān)記錄，由文控中心的相關(guān)人員于適當(dāng)時機加以整理，呈報管理者代表確認有無繼續(xù)保 存的必要性，判定無保存
公司管理相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號-1