【正文】 記錄、內部稽核記錄、矯正及預防措施記錄）應至少保存二年以上。 記錄的保存期限： （ 1）記錄表單的保存期限依「質量記錄保存年限表（附件一）」上注明的保存期限為主。 部份歸類為公司機密文件者，全體員工應確保該份文件不致外流到公司以外的場所，否則一經(jīng)查獲，當予以嚴懲。 經(jīng)核準頒布發(fā)行的控制文件，文件控制人員視工作需要性，復印適當份數(shù)，于文件封面頁上注明分發(fā)單位及分發(fā)編號（無封面頁者免），并于每頁加蓋紅色 [受控 ]章，記錄于「文件分發(fā)回收記錄表或非檢查文件記錄」，由受領部門／人員簽領后分發(fā)。 對已有編號的外來文件直接采用原編號，對沒有編號的外來文件以該文件出版日期為編號。 控制文件：被使用為作業(yè)依據(jù)的 書面文件，須隨時保持最新版次，具有分發(fā)控制、修訂版本時須重新分發(fā)以確保文件正確性者。 文件制訂： 依組織任務與管理運作的需求，由相關部門草擬文件內容送文件控制人員以文件標準格式打字及賦予文件編碼、版次。 文件修訂： 文件若有不符現(xiàn)狀需要修訂、增訂時，由欲修訂的部門／或人員研討修訂。 表單若因適用性而修訂時，由 A 版－ B 版－ C 版－ Z 版，應由文件控制人員以公告方式通知 使用者全面改用新版表單格式，自公告日起舊版表單即正式作廢，不得再使用。 （ 3）為減少資源浪費，任何作廢的記錄表單若以廢紙再利用，但作廢面應畫「」識別，以免誤導記錄內容。 ② 除符合上述規(guī)定外，如有處理時效的相關記錄，應保存至該相關處理確認完成后半年以上。 （ 3）如因客戶或利害相關者的要求，產品的相關檢驗記錄可提供給客戶或利害相關者做為產品符合要求的證據(jù)。 CDJJ 晉杰企業(yè)管理顧問（成都 ） 有 限 公 司 文件和質量記錄控制程序 QP01 2021/06/25 A0 7/13 〔控制文件〕 控制文件持有人不得在文件上書寫任何文字、符號，但若認為必要標注重點時，可于重點文字上畫 線標識。 文件發(fā)行： 文件發(fā)行控制由文件控制人員負責執(zhí)行。 （ 4） 公司標志用 CDYL 表示：成都市第一預應力鋼絲有限公司。 3 參考文件 ISO 9001:2021 Section 質量手冊 ??????????????????? 【 QM】 4 名詞及定義 文件：凡被引用作為標準、規(guī)范、作業(yè)指引等的文件均屬于。 文件控制人員打字完成后，依權責規(guī)定呈管理者代表審查、總經(jīng)理核準。 修訂時將欲修訂部分草擬內容后，填寫在《文件更改申請／會簽表》內 FR－ XX－ XX 該質量記錄或表單編號 程序文件順序號 表單記錄代號 CDJJ 晉杰企業(yè)管理顧問（成都 ） 有 限 公 司 文件和質量記錄控制程序 QP01 2021/06/25 A0 5/13 〔控制文件〕 經(jīng)相關部門確認會簽后，送文件控制人員對相關章節(jié)修改打印。 外來文件控制： 取自外部的標準或規(guī)范，由文控登錄于「文件受控發(fā)放／回收記錄」中管理，并對其進行編號或加蓋“外來文件”印章，該文件存放于適當?shù)氖褂脝挝换蛉藛T，如有另外部門必要時，由保管人員復印發(fā)行，但若有換版時應由保管人員主動追回舊版文件并重新發(fā)行新版文件。 記錄的儲存與保護： （ 1）記錄應以適當?shù)沫h(huán)境分類歸檔儲存，原則上記錄應保存于卷宗夾并置放于檔案柜中。 記錄的處置： （ 1）超逾保存期限的各類相關記錄，由文控中心的相關人員于適當時機加以整理，呈報管理者代表確認有無繼續(xù)保 存的必要性，判定無保存必要時，則自行銷毀或于記錄上畫「」做為廢紙再利用。 （ 2）記錄若因取用致毀損或無 法辨識時，應立即通知記錄相關單位或人員，可行時，應重新建立該項記錄歸檔保存。 其它規(guī)定： 控制文件除控制人員可依作業(yè)流程規(guī)定復印分發(fā)外，其余持有文件人 員均不得擅自復印使用，以確保文件能有效控制。 各部門持有的文件若發(fā)現(xiàn)有無效或作廢文件未抽換者，應立即告知文件控制人員，要求更換新版適用文件。 （ 3） 文件類別中 QM 表示質量手冊， QP 表示程序文件， QC 表示標準規(guī)范、作業(yè)指導書等， FR 表文件記錄或表單。 2． 2 質量記錄的識別、儲存、防護、取用保存期限等。 審核過程中，權責人員若對文件有疑義時，應與制訂部門／或人員溝通了解，必要時對文件內容進行適當修正 ，以符合本公司質量管理體系運作的需要。 文件控制人員將修訂頁打字完成后，送回原修訂部門校稿，再依版次編訂原則賦予新版次，用新頁內容直接抽換原頁內容后呈管理