【正文】 ② 除符合上述規(guī)定外，如有處理時(shí)效的相關(guān)記錄，應(yīng)保存至該相關(guān)處理確認(rèn)完成后半年以上。 （ 3）如因客戶或利害相關(guān)者的要求，產(chǎn)品的相關(guān)檢驗(yàn)記錄可提供給客戶或利害相關(guān)者做為產(chǎn)品符合要求的證據(jù)。 （ 3）為減少資源浪費(fèi)，任何作廢的記錄表單若以廢紙?jiān)倮茫鲝U面應(yīng)畫「」識(shí)別，以免誤導(dǎo)記錄內(nèi)容。 CDJJ 晉杰企業(yè)管理顧問(wèn)（成都 ） 有 限 公 司 文件和質(zhì)量記錄控制程序 QP01 2021/06/25 A0 7/13 〔控制文件〕 控制文件持有人不得在文件上書寫任何文字、符號(hào)，但若認(rèn)為必要標(biāo)注重點(diǎn)時(shí)，可于重點(diǎn)文字上畫 線標(biāo)識(shí)。 表單若因適用性而修訂時(shí)，由 A 版－ B 版－ C 版－ Z 版，應(yīng)由文件控制人員以公告方式通知 使用者全面改用新版表單格式，自公告日起舊版表單即正式作廢，不得再使用。 文件發(fā)行： 文件發(fā)行控制由文件控制人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。 文件修訂： 文件若有不符現(xiàn)狀需要修訂、增訂時(shí)，由欲修訂的部門／或人員研討修訂。 （ 4） 公司標(biāo)志用 CDYL 表示：成都市第一預(yù)應(yīng)力鋼絲有限公司。 文件制訂： 依組織任務(wù)與管理運(yùn)作的需求，由相關(guān)部門草擬文件內(nèi)容送文件控制人員以文件標(biāo)準(zhǔn)格式打字及賦予文件編碼、版次。 3 參考文件 ISO 9001:2021 Section 質(zhì)量手冊(cè) ??????????????????? 【 QM】 4 名詞及定義 文件：凡被引用作為標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、作業(yè)指引等的文件均屬于。 控制文件：被使用為作業(yè)依據(jù)的 書面文件，須隨時(shí)保持最新版次，具有分發(fā)控制、修訂版本時(shí)須重新分發(fā)以確保文件正確性者。 文件控制人員打字完成后，依權(quán)責(zé)規(guī)定呈管理者代表審查、總經(jīng)理核準(zhǔn)。 對(duì)已有編號(hào)的外來(lái)文件直接采用原編號(hào)，對(duì)沒(méi)有編號(hào)的外來(lái)文件以該文件出版日期為編號(hào)。 修訂時(shí)將欲修訂部分草擬內(nèi)容后，填寫在《文件更改申請(qǐng)／會(huì)簽表》內(nèi) FR－ XX－ XX 該質(zhì)量記錄或表單編號(hào) 程序文件順序號(hào) 表單記錄代號(hào) CDJJ 晉杰企業(yè)管理顧問(wèn)（成都 ） 有 限 公 司 文件和質(zhì)量記錄控制程序 QP01 2021/06/25 A0 5/13 〔控制文件〕 經(jīng)相關(guān)部門確認(rèn)會(huì)簽后，送文件控制人員對(duì)相關(guān)章節(jié)修改打印。 經(jīng)核準(zhǔn)頒布發(fā)行的控制文件，文件控制人員視工作需要性，復(fù)印適當(dāng)份數(shù)，于文件封面頁(yè)上注明分發(fā)單位及分發(fā)編號(hào)（無(wú)封面頁(yè)者免），并于每頁(yè)加蓋紅色 [受控 ]章，記錄于「文件分發(fā)回收記錄表或非檢查文件記錄」，由受領(lǐng)部門／人員簽領(lǐng)后分發(fā)。 外來(lái)文件控制： 取自外部的標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范，由文控登錄于「文件受控發(fā)放／回收記錄」中管理，并對(duì)其進(jìn)行編號(hào)或加蓋“外來(lái)文件”印章，該文件存放于適當(dāng)?shù)氖褂脝挝换蛉藛T，如有另外部門必要時(shí)，由保管人員復(fù)印發(fā)行，但若有換版時(shí)應(yīng)由保管人員主動(dòng)追回舊版文件并重新發(fā)行新版文件。 部份歸類為公司機(jī)密文件者，全體員工應(yīng)確保該份文件不致外流到公司以外的場(chǎng)所，否則一經(jīng)查獲，當(dāng)予以嚴(yán)懲。 記錄的儲(chǔ)存與保護(hù)： （ 1）記錄應(yīng)以適當(dāng)?shù)沫h(huán)境分類歸檔儲(chǔ)存，原則上記錄應(yīng)保存于卷宗夾并置放于檔案柜中。 記錄的保存期限： （ 1）記錄表單的保存期限依「質(zhì)量記錄保存年限表（附件一）」上注明的保存期限為主。 記錄的處置： （ 1）超逾保存期限的各類相關(guān)記錄，由文控中心的相關(guān)人員于適當(dāng)時(shí)機(jī)加以整理，呈報(bào)管理者代表確認(rèn)有無(wú)繼續(xù)保 存的必要性，判定無(wú)保存必要時(shí)，則自行銷毀或于記錄上畫「」做為廢紙?jiān)倮谩? c、體系管理與持續(xù)改善相關(guān)記錄： ① 屬質(zhì)量管理體系中管理責(zé)任與持續(xù)改善相關(guān)的記錄（如：管理審查會(huì)議記錄、內(nèi)部稽核記錄、矯正及預(yù)防措施記錄）應(yīng)至少保存二年以上。 （ 2）記錄若因取用致毀損或無(wú) 法辨識(shí)時(shí)，應(yīng)立即通知記錄相關(guān)單位或人員，可行時(shí)，應(yīng)重新建立該項(xiàng)記錄歸檔保存。 （ 2）記錄保存于卷宗夾時(shí)，卷宗夾的書背應(yīng)注明存放記錄的名稱。 其它規(guī)定： 控制文件除控制人員可依作業(yè)流程規(guī)定復(fù)印分發(fā)外，其余持有文件人 員均不得擅自復(fù)印使用，以確保文件能有效控制。 表單控制： 表單未被記錄使用前應(yīng)視為文件，但因作業(yè)上需復(fù)印使用，故表單分發(fā)時(shí)不須登錄控制。 各部門持有的文件若發(fā)現(xiàn)有無(wú)效或作廢文件未抽換者，應(yīng)立即告知文件控制人員，要求更換新版適用文件。依次類推。 （ 3） 文件類別中 QM 表示質(zhì)量手冊(cè)， QP 表示程序文件， QC 表示標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書等， FR 表文件記錄或表單。 外部文件的版次依原