溫州新星學(xué)校質(zhì)量管理體系文件-學(xué)校程序文件(13個(gè)文件)文件控制程序(編輯修改稿)
2024-07-29 19:30 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 須由相應(yīng)主管部門(mén)收回、銷(xiāo)毀，以確保有效文件的唯一性。 文件的版本 版本采用大寫(xiě)英文字母 A、 B、 C??表示， A表示第一版， B表示第二版， C 表示第三版??；修改狀態(tài)則用阿拉伯?dāng)?shù)字 0、 2??表示， 0 表示未修改， 1表示第一次修改， 2表示第二次修改??。 版本與修改狀態(tài)之間的關(guān)系為：每版每個(gè)文件可允許修改 10次，否則文件須換版，即由 A版升為 B版（依此類(lèi)推）。特殊情況下需要換版，由管理評(píng)審決定。 文件的接收與轉(zhuǎn)移 所有進(jìn)入本部門(mén)的文件首先交給本部門(mén)秘書(shū)，由秘書(shū)將文件按 類(lèi)，并建立相應(yīng)清單，并按照《收文登記表》逐項(xiàng)填寫(xiě)。 秘書(shū)建立《文件借閱登記表》，對(duì)被借閱的文件在《文件借閱登記表》上進(jìn)行登記。 文件的轉(zhuǎn)移 調(diào)離學(xué)校的人員所持有的學(xué)校文件應(yīng)由校辦收回； 在本校范圍內(nèi)調(diào)動(dòng)的人員，所持有的文件應(yīng)辦理相應(yīng)移交和轉(zhuǎn)移手續(xù)。具體按以下辦理： a)在原部門(mén)借閱的文件應(yīng)歸還，原部門(mén)秘書(shū)在相應(yīng)的《文件借閱記錄表》上予以注明； b)由原部門(mén)發(fā)放的文件，如需要?dú)w還， 原部門(mén)秘書(shū)在相應(yīng)的收、發(fā)文臺(tái)帳上注明歸還原因及歸還日期； c)原部門(mén)發(fā)放的文件，在本校部門(mén)間調(diào)動(dòng)時(shí)，被調(diào)出人員如需保留文件，原部門(mén)秘書(shū)在相應(yīng)的發(fā)放臺(tái)帳上注明文件去向及轉(zhuǎn)移時(shí)間，接收部門(mén)秘書(shū)應(yīng)在相應(yīng)的收文臺(tái)帳上進(jìn)行登記，并注明時(shí)間和由來(lái)，文件編號(hào)和受控編號(hào)不變。 文件的保存、作廢與銷(xiāo)毀 文件的保存 所有保存文件按《渝西學(xué)院綜合檔案管理實(shí)施辦法》的規(guī)定執(zhí)行。 a)“受控”文件原版由校辦負(fù)責(zé)統(tǒng)一歸檔保存，副本則由持有者負(fù)責(zé)保管 。 b)與質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系相關(guān) 的文件都必須分類(lèi)存放在干燥通風(fēng)、安全的地方
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