程序(qp-01)文件和質量記錄控制程序(編輯修改稿)
2025-08-18 18:57 本頁面
【文章內容簡介】 〔控制文件〕 經相關部門確認會簽后，送文件控制人員對相關章節(jié)修改打印。 文件控制人員將修訂頁打字完成后，送回原修訂部門校稿，再依版次編訂原則賦予新版次，用新頁內容直接抽換原頁內容后呈管理者代表及總經理審查核準。 核準后的文件由文件控制人員依規(guī)定重新控制發(fā)行。 文件廢止： 不適用于本公司質量管理體系的文件應予廢止，由管理者代表向總經理提出說明廢止原因后核準廢止。 文件廢止后原文件編碼不得再重復使用，經頒布發(fā)行的文件須由文件控制人員回收作廢或銷毀，同時應保管一份作廢文件，以便今后查閱，并予以記錄。 記錄控制： 文件控制人員應編制「質量管理體系文件總覽表」，將所有文件記錄表中管理，注明文件編碼、文件名稱、文件版次及發(fā)行日期或相關使用部門。 各部門持有的文件若發(fā)現(xiàn)有無效或作廢文件未抽換者，應立即告知文件控制人員，要求更換新版適用文件。 文件發(fā)行： 文件發(fā)行控制由文件控制人員負責執(zhí)行。 經核準頒布發(fā)行的控制文件，文件控制人員視工作需要性，復印適當份數(shù)，于文件封面頁上注明分發(fā)單位及分發(fā)編號（無封面頁者免），并于每頁加蓋紅色 [受控 ]章，記錄于「文件分發(fā)回收記錄表或非檢查文件記錄」，由受領部門／人員簽領后分發(fā)。 如因特殊需要擬送外部機構時，應由需求單位填寫「文件申請單」向管理者代表提出申請，經核準后向文件控制人員申請復印需求文件份數(shù)，對外發(fā)行，若有修訂時不做換版及回收控制。 修訂后的換版文件，由文件控制人員重新分發(fā)修訂頁及文件封面頁，并登錄于「文件分發(fā)回收記錄表」， 由受領部門／人員簽領。 文件回收： 文件經修訂或廢止后，無效及作廢文件應由文件控制人員負責回收，并在「文件分發(fā)回收記錄表」上予以記錄。 CDJJ 晉杰企業(yè)管理顧問（成都 ） 有 限 公 司 文件和質量記錄控制程序 QP01 20xx/06/25 A0 6/10 〔控制文件〕 回收的舊版文件，由文件控制人員畫『』當作廢紙背面可二次使用或直接予以銷毀。 無效的文件原稿應于文件上加蓋 [作廢 ]章，并與正確版本文件區(qū)分隔離保存。 表單控制： 表單未被記錄使用前應視為文件，但因作業(yè)上需復印使用，故表單分發(fā)時不須登錄控制。 表單若因適用性而修訂時，由 A 版－ B 版－ C 版－ Z 版，應由文件控制人員以公告方式通知 使用者全面改用新版表單格式，自公告日起舊版表單即正式作廢，不得再使用。 外來文件控制： 取自外部的標準或規(guī)范，由文控登錄于「文件受控發(fā)放／回收記錄」中管理，并對其進行編號或加蓋“外來文件”印章，該文件存放于適當?shù)氖褂脝挝换蛉藛T，如有另外部門必要時，由保管人員復印發(fā)行，但若有換版時應由保管人員主動追回舊版文件并重新發(fā)行新版文件。應有專人負責收集最新版本的外來文件。 文件保存： 最新版本文件保存： 文件原稿由文控人員保存管理。 各部門／人員領有的控制文件應妥善保存，若有遺失或破損不堪辨識，應填寫「文件申請單」說 明原因呈管理代表核準后，向文件控制人員申請補發(fā)。 無效／作廢文件保存： 無效／作廢文件原稿，由文件控制人員加蓋 [作廢 ]章后留存，以供對比新版文件修訂處之用，該無效／作廢的文件原稿應至少保留至后續(xù)二版文件發(fā)行時才能銷毀。 復印分發(fā)的無效／作廢文件，回收后不再保存，畫『』后當作廢紙再利用或直接銷毀。 其它規(guī)定： 控制文件除控制人員可依作業(yè)流程規(guī)定復印分發(fā)外，其余持有文件人 員均不得擅自復印使用，以確保文件能有效控制。 CDJJ 晉杰企業(yè)管理顧問（成都 ） 有 限 公 司
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