文件與記錄控制程序(編輯修改稿)
2025-08-05 12:53 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 ：版本： 版發(fā)行日期：文件與記錄控制程序修訂： 次生效日期：共 9 頁第 4 頁 受控文件、表格的編制、修訂、。(或以上)的責(zé)任部門時,文件應(yīng)商定由其中一個責(zé)任部門具體擬(制)定，經(jīng)兩個(或以上)的責(zé)任部門的經(jīng)理共同審核批準(zhǔn)。各部門每年12月應(yīng)對本部門所制(修)定的文件至少進(jìn)行一次適用性的評審，必要時申請修訂或廢止?！舢?dāng)文件有文字修正或增加時，在當(dāng)次修正或增加的內(nèi)容文字下面用劃直線（—）來表識，之前的橫線（—）應(yīng)該刪除，并在《改訂履歷》中追加記錄?！陡挠喡臍v》的作成、確認(rèn)和承認(rèn)欄一般用電腦直接輸入，不建議親筆簽名；封面中的確認(rèn)、承認(rèn)欄必須采用親筆簽名，不能用電腦直接輸入。◆當(dāng)文件有文字刪除時，在當(dāng)次刪除內(nèi)容文字上用間隔橫線（ ）直接畫線表示，例：“內(nèi)容”?！舢?dāng)以上方式，不能清楚地標(biāo)識修改的內(nèi)容時，可以考慮使用其他方式和符號?！羧绻抻唭?nèi)容超過文件內(nèi)容的50%以上，或是進(jìn)行管理體系的變更時，則文件應(yīng)進(jìn)行換版發(fā)行，修訂文字可以不作任何標(biāo)識，只在修訂履歷中說明即可。(見附錄) 對公司現(xiàn)有的部門別按功能進(jìn)行細(xì)分，然后根據(jù)功能進(jìn)行命名,制(修)訂文件時,按其相對應(yīng)的功能來命名現(xiàn)有部門名。 文件的控制：（管理流程圖見附件一），填寫《文件擬制（修訂）申請表》申請文件發(fā)行，說明編制/修訂原因和內(nèi)容，同時開始編制/修訂文件。對新編制的文件，在文件的最終審批確認(rèn)之前編制部門應(yīng)把電子版文件、表格發(fā)送到體系管理部門進(jìn)行文件格式審核和文件編碼；對重新修訂的文件，編制部門直接把文件修訂次數(shù)變更即可進(jìn)行文件最終的審批，但當(dāng)對文件的格式進(jìn)行變更時，應(yīng)先發(fā)送到體系管理部門進(jìn)行確認(rèn)?！段募M制（修訂）申請表》交體系管理部門發(fā)行，并在送交書面文件前將相應(yīng)的電子版文件送交體系管理部門。，對文件進(jìn)行存檔并登錄臺帳。然后，對于采用紙張檔發(fā)行的文件,根據(jù)發(fā)行申請中指定的部門和發(fā)行數(shù)量復(fù)印文件，加蓋紅色“受控”印章和部門代碼后發(fā)給相應(yīng)部門。如果為修訂發(fā)行，還應(yīng)回收舊版文件。如果是采用電子化管控發(fā)行,則應(yīng)將相應(yīng)文件的電子檔存放在服務(wù)器的固定區(qū)域,并將尋訪路徑以郵件的形式知會相關(guān)部門的文件管理人員。XXXX有限公司編號：版本： 版發(fā)行日期：文件與記錄控制程序修訂： 次生效日期：共 9 頁第 5 頁，保留電子檔,不再保留紙張文檔。，如需修正，由原制定部門擬定《文件擬制（修訂）申請表》，經(jīng)審核通過后變更版次進(jìn)行換版發(fā)行。 ☆品保部門負(fù)責(zé)接收于顧客提供的關(guān)于環(huán)境、ROHS等方面的文件并審核其適用性，當(dāng)有必要發(fā)行時由品保部門申請發(fā)行?！钌a(chǎn)采購部門負(fù)責(zé)接收對于供方提供的關(guān)于環(huán)境、ROHS等方面的文件并審核其適用性，當(dāng)有必要發(fā)行時由生產(chǎn)采購部門申請發(fā)行。☆技術(shù)部門負(fù)責(zé)接收對于產(chǎn)品有關(guān)的國標(biāo)/國家/行業(yè)/地方標(biāo)準(zhǔn)、日精公司總部提供的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及圖紙的最新版本并審核其適用性，當(dāng)有必要發(fā)行時由技術(shù)部門申請發(fā)行。☆體系管理部門負(fù)責(zé)接收除技術(shù)部門負(fù)責(zé)接收的其他標(biāo)準(zhǔn)或法規(guī)并審核其適用性，當(dāng)有必要發(fā)行時由體系管理部門申請發(fā)行。 對于經(jīng)接收部門審核后適用的外來文件，通過直接采用或部份修訂采用的方式受控發(fā)行。如果直接采用，外來文件的編號可以采用原有的文件編號或根據(jù)公司文件編碼原則進(jìn)行管理；如果對原版文件、表格進(jìn)行翻譯或修訂后使用，則必須根據(jù)公司的文件、表格編碼規(guī)范增加新編號管控。 接收部門對接收的外來文件確認(rèn)有必要發(fā)行時，由接收部門填寫《文件擬制（修訂）申請表》，經(jīng)相關(guān)人員確認(rèn)后發(fā)行，外來文件是外文版，申請發(fā)行部門必須譯成中文后申請發(fā)行。對于品質(zhì)和技術(shù)相關(guān)的外來文件須用紙質(zhì)發(fā)行；其他的除特殊注明外采用電子檔發(fā)行。 各部門接收到品質(zhì)和技術(shù)相關(guān)的外來文件后，需對文件內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，并組織實施培訓(xùn)。當(dāng)外來文件有變更時，由接收部門審核根據(jù)需要原接收文件是否需進(jìn)行相應(yīng)的變更。如果確定需變更，由接收部門申請重新?lián)Q版發(fā)行，發(fā)行新版時應(yīng)回收舊版文件。，如
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