企業(yè)文件控制程序(編輯修改稿)
2025-08-03 12:40 本頁面
【文章內容簡介】 用者應在登記表簽收，收文作相應的收文登記。. 當文件破損嚴重時，應到發(fā)放部門辦理更換手續(xù)，補發(fā)新文件沿用原來受控號，破損文件由原發(fā)文單位收回。. 當文件丟失時，應說明原因，申請補發(fā)。補發(fā)文件應給予新受控號，同時注明丟失文件受控號作廢。. 提供給認證機構和供方的文件，按“受控”文件處理。 文件的更改 嚴格控制管理體系文件更改。確需更改時，應由原編寫部門到總辦填寫《文件更改單》，更改單應注明編號、原因、內容和生效日期等。并按原來的審批程序由原審批人審批后實施，若由其他人審批時，應注明情況。 管理體系文件的更改填寫《文件更改單》，經總經理批準后，由總工室實施，更改方式可采取劃改或換頁。 更改信息應由發(fā)放部門傳至原文的全部持有者，文件持有者應按更改要求進行更改，按規(guī)定作好記錄，保存更改單；發(fā)放部門應適用時收回相應作廢的文件。 總辦應保存更改記錄。 文件評審每年第四季度適宜時間由總辦組織，各使用部門及項目組有關人員參加，對現有體系文件的適用性、協(xié)調性進行評審，必要時進行修訂或適時改版。 文件管理 文件的貯存，應提供適宜的環(huán)境和設施。有防火、防蟲和防潮措施，以防變質和損壞。 體系文件原版一般不外借，需臨時借閱時，應辦理借閱手續(xù)，在指定日期內歸還。 總經理辦公室負責收集外來政府法律、法規(guī)等管理性文件，公司資質申報、升級、年檢工作文件，人員培訓文件及各類會務相關資訊，公司各種行政管理制度等，并作好接收、發(fā)送傳遞相關部門、跟進落實、歸檔保管工作。 各部門由專人負責收集相應業(yè)務的法規(guī)管理性文件、專業(yè)性文件、技術規(guī)范、強制性標準、技術資料與書籍（購買），并及時報送總工室，建立適宜的受控文件總清單。 各部門、項目組應建立本單位的受控文件清單（包括各項記錄）。并由總辦定期（一般半年）檢查一次各部門的受控文件的管理狀況。各部門對項目組也應作受控文件（包括各項記錄）及管理資料記錄的檢查工作，并作好記錄（時間設定三個月）。 總經理辦公室、工程管理中心、經營合同管理中心等各部門、項目組應建立收、發(fā)文登記，并整理好文本，作好文件和資料管理。 公司文書檔案管理按《文書檔案管理規(guī)定》執(zhí)行。 公司電子文檔的管理按《電子文檔管理規(guī)定》執(zhí)行。 任何人不得在受控文件上涂改，確保文件整潔和清晰。 作廢留用的文件，應作好標識和單獨存放。 文件記錄：按
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