文件管理控制程序(編輯修改稿)
2025-05-04 23:10 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 、程序文件由企業(yè)運(yùn)營管理部負(fù)責(zé)組織編寫； 部門管理制度、流程、規(guī)定和記錄表式等文件由各對口管理部門起草編制，發(fā)布或修訂后的文件及電子文件報(bào)企業(yè)運(yùn)營管理部備案；。文件的內(nèi)容應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、法律、法規(guī)要求，符合本公司實(shí)際情況。 文件的審核與批準(zhǔn) 一級文件的審批a）管理手冊、程序文件由管理者代表審核，公司總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布；b）其它一級文件：文件編制部門分管領(lǐng)導(dǎo)審核→企業(yè)運(yùn)營管理部審核→總經(jīng)理辦公會審核→總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布；文件編制部門分管領(lǐng)導(dǎo)審核→企業(yè)運(yùn)營管理部審核→總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布；文件編制部門經(jīng)理審核→分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 公司發(fā)文由行政中心初審，總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。 文件的發(fā)放 管理手冊、程序文件由管理者代表確定發(fā)放范圍和受控狀態(tài)； 管理手冊、程序文件、流程、管理制度、公司發(fā)文的發(fā)放由行政中心進(jìn)行登記，按發(fā)放范圍發(fā)放文件； 其他文件由各部門根據(jù)文件性質(zhì)確定發(fā)放范圍和受控狀態(tài)，并予以發(fā)放，確保崗位、部門都能得到有關(guān)文件的有效版本； 文件領(lǐng)用人在《文件發(fā)放回收登記表》上簽名領(lǐng)取注有分發(fā)號和加蓋“受控”印章的文件。每份文件都有不同的分發(fā)號，便于追溯； 當(dāng)需使用文件的人員未領(lǐng)到文件時(shí)，不得隨意借用他人的文件復(fù)印。公司不得使用未蓋“受控”印章的復(fù)印件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即收回銷毀； 當(dāng)文件使用人的文件破損嚴(yán)重，影響使用時(shí)，應(yīng)到文件管理部門辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補(bǔ)發(fā)新文件，新文件的分發(fā)號仍沿用原文件分發(fā)號，文件管理員將破損文件銷毀； 當(dāng)文件使用人將文件丟失后，應(yīng)辦理申請領(lǐng)用手續(xù)，但必須在領(lǐng)用申請中作出說明，文件管理員在補(bǔ)發(fā)文件時(shí)應(yīng)給與新的分發(fā)號，并注明丟失文件的分發(fā)號作廢，必要時(shí)將作廢文件的分發(fā)號通知各部門；、公司內(nèi)部網(wǎng)發(fā)布等一種或多種形式。 文件評審 對質(zhì)量管理體系的文件應(yīng)組織評審，確保文件持續(xù)適宜； 文件的評審每年至少一次，特殊情況單獨(dú)評審； 評審方式采用會議評審（管理評審會、專題會等）、表格傳遞、現(xiàn)場觀測等； 在每年的管理評審會上，最高管理者組織對管理手冊、程序文件、流程、制度進(jìn)行一次評審。根據(jù)管理評審結(jié)果由管理者代表組織對手冊、程序文件、流程、制度不適宜處進(jìn)行修訂； 各部門每年應(yīng)根據(jù)法規(guī)的變化，組織機(jī)構(gòu)、崗位的變化，文件使用中反饋的問題等等，組織對本部門文件進(jìn)行評審。評審后對不適宜的文件進(jìn)行修訂。對失效文件加蓋“作廢”標(biāo)識，同時(shí)更改受控文件清單，并報(bào)行政中心備案。 文件的更改 在體系運(yùn)行過程，內(nèi)審、管理評審、監(jiān)測、糾正或預(yù)防措施的實(shí)施，外部審核，外部文件（法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等）變化等情況下，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)行文件確有不適宜時(shí)，應(yīng)對相應(yīng)文件進(jìn)行更改； 凡需要更改的文件，由原起草部門提出修改意見，經(jīng)原審批部門審批同意后執(zhí)行。需要相關(guān)部門會簽的，原部門需提供審批所依據(jù)的背景資料； 管理手冊的修改由企業(yè)運(yùn)營管理部組織進(jìn)行，總經(jīng)理批準(zhǔn)；程序文件的修改，由執(zhí)行部門提出意見并制定修改草案，企業(yè)運(yùn)營管理部審核，管理者代表批準(zhǔn)；其他文件的修改由原
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