文件控制程序(編輯修改稿)
2024-08-03 14:25 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 文件、質(zhì)量記錄等文件，應(yīng)在文件模板施加“受控”狀態(tài)標(biāo)識。注2：說明書、宣傳樣本等文件，應(yīng)在評審定稿版本上施加“受控”狀態(tài)標(biāo)識。注3：外來文件屬非受控文件，但應(yīng)根據(jù)要求施加“強制執(zhí)行”、“參考執(zhí)行”標(biāo)識。 非受控文件無需施加“受控”狀態(tài)標(biāo)識。但應(yīng)對于非受控文件的編制和發(fā)布應(yīng)進行有效控制，以防作廢文件的誤用； 因文件換版或不適用而產(chǎn)生的舊版本文件或擬作廢文件，應(yīng)由文件主控部門施加“文件作廢”、“限制使用”、“文件作廢，存檔參考”等狀態(tài)標(biāo)識。 受控編號 部門代碼表：部門名稱體系文件質(zhì)量部技術(shù)部生產(chǎn)部保障部綜合部市場部部門代碼QMZLBJSBSCBBZBZHBXSB 受控文件分發(fā)時，分發(fā)文件的受控編號末尾應(yīng)施加分發(fā)號，以識別和追溯發(fā)放對象；同時文件主控部門應(yīng)保留不帶分發(fā)號的主版本受控文件，并存檔管理。 文件編制 質(zhì)量手冊由管理者代表依據(jù)GB/T190012008標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)實際需求編制/修訂。 程序文件由管理者代表依據(jù)GB/T190012008標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量手冊和企業(yè)需求，組織編制/修訂。 作業(yè)文件 “文件編制/修訂、審核、批準(zhǔn)權(quán)限”要求編制/修訂； 作業(yè)文件編制的基本要求A. 作業(yè)文件應(yīng)具有：文件名稱、文件編號、版本號、編制人/日期、審核人/日期、批準(zhǔn)人/日期、頁次標(biāo)識、主控部門（除技術(shù)類和計劃類作業(yè)文件）等信息；B. 多余一頁的文件，應(yīng)建立封面，且需裝訂后發(fā)放；內(nèi)容較多的文件，可根據(jù)情況分條款、分章節(jié)、建目錄（必要時）；C. 當(dāng)文件含有附錄時，必需在主文件末尾增加附錄文件清單。 作業(yè)文件編制的模板文件編制部門應(yīng)對同一類作業(yè)文件建立標(biāo)準(zhǔn)文件模板，經(jīng)管理者代表審批通過后實施，質(zhì)量部對文件模板留底備案。XX公司程序文件文件控制程序XXPC01修改標(biāo)識：0版 本 號：第7頁 / 共11頁生效日期：20160118 質(zhì)量記錄記錄使用部門負(fù)責(zé)編制/修訂所使用質(zhì)量記錄的模板，多部門使用的質(zhì)量記錄由質(zhì)量部負(fù)責(zé)編制/修訂所使用質(zhì)量記錄的模板。 外來文件各類強制執(zhí)行或推薦執(zhí)行的國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、以及適用的各種技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)等外來文件，由質(zhì)量部統(tǒng)一歸檔管理，進行識別、控制、分發(fā)和保存，并跟蹤外來文件的版本更新。注：顧客圖樣、設(shè)備使用手冊特殊的外來文件，依據(jù)相關(guān)程序文件要求由責(zé)任部門存檔管理。 文件評審和審批 本公司所有文件在發(fā)布前，應(yīng)由被授權(quán)人組織對文件進行評審，以確保其清楚、準(zhǔn)確、充分、結(jié)構(gòu)恰當(dāng)。參加評審的人員應(yīng)當(dāng)包括被授權(quán)人、編制人員、使用人員、及其他有關(guān)的人員。 本公司所有文件須經(jīng)授權(quán)的管理人員審核、批準(zhǔn)后授權(quán)放行，“文件編制/修訂、審核、批準(zhǔn)權(quán)限”。 程序中未規(guī)定文件編制/審核/批準(zhǔn)權(quán)限的文件，由管理者代表組織確定相關(guān)權(quán)限。 外來文件由總工程師對其適用性進行審核，施加“強制執(zhí)行”或“參考執(zhí)行”等標(biāo)識后，由質(zhì)量部統(tǒng)一歸檔管理。 文件發(fā)放 文件的載體：紙質(zhì)媒介、紙質(zhì)媒介的傳真件、紙質(zhì)媒介的掃描件、可編輯的電子檔文件，前三種為文件發(fā)放的有效載體。當(dāng)文件需要以可編輯格式的電子檔形式發(fā)放時，主控部門應(yīng)對文件進行加密保護后實施發(fā)放，且應(yīng)同時提供其他有效載體的文件作為證據(jù)。 本公司全部文件由文件管控部門進行文件的分發(fā)和控制。 文件主控部門均應(yīng)安排專門的文件管理人員負(fù)責(zé)文件發(fā)放工作。 文件得到批準(zhǔn)后，由文件管理人員對文件施加受控狀態(tài)標(biāo)識，賦予唯一性受控編號。其中，由文件主控部門留底的主版本受控文件無需施加分發(fā)號，分發(fā)的受控文件的應(yīng)施加分發(fā)號。 文件發(fā)放時，文件主控部門保留主版本受控文件，并確保所有需要文件的部門能夠得到適用文件的正確版本。 文件主控部門記錄并保存《文件發(fā)放記錄》，接收部門在《文件發(fā)放記錄》上簽字接收。 對外發(fā)放的受控文件，由文件主控部門進行分發(fā)和控制。 對外發(fā)放的文件包括： 保障部作為主控部門向供應(yīng)商提供的用于采購和外協(xié)的技術(shù)圖紙、采購訂單/合同； 市場部作為主控部門向顧客提供的技術(shù)文件、產(chǎn)品資料等； 質(zhì)量部作為主控部門向認(rèn)證服務(wù)機構(gòu)提供的質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)文件、質(zhì)量計劃和產(chǎn)品檢測認(rèn)證所需的技術(shù)資料等；
外語相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號-1