【文章內(nèi)容簡介】 核算系統(tǒng)由系統(tǒng)管理員、會計電算化操作員、數(shù)據(jù)審核員組成。 系統(tǒng)管理員：負(fù)責(zé)核算系統(tǒng)運行環(huán)境的建立，組織協(xié)調(diào)系統(tǒng)的日常 運行操作，提出軟件修改的意見；發(fā)現(xiàn)和解決操作故障，及時糾正數(shù)據(jù)差錯；負(fù)責(zé)檢查和督促系統(tǒng)各類人員的工作，負(fù)責(zé)系統(tǒng)的安全保密工作；負(fù)責(zé)對系統(tǒng)硬件設(shè)備的檢查及故障處理工作，確保系統(tǒng)的正常運行，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)及程序的正確性和適應(yīng)性的維護。發(fā)生不可處理的錯誤，應(yīng)及時與銷售公司技術(shù)人員取得聯(lián)系，及時解決發(fā)生的錯誤。一般由計算機專業(yè)人員負(fù)責(zé)。 會計電算化操作員：負(fù)責(zé)所分管的財會工作，做好分管的原始憑證的匯集和記帳憑證編制及預(yù)處理工作。負(fù)責(zé)審查輸入憑證的預(yù)處理，整理輸入憑證、編制記帳憑證、進行核算工作。負(fù)責(zé)系統(tǒng)的操作運行 ，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)登錄、打印各種帳表數(shù)據(jù)，嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，并負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)正確性的校核，發(fā)現(xiàn)故障應(yīng)及時報告系統(tǒng)管理員。同時應(yīng)做好會計數(shù)據(jù)的備份。由具有合格證的會計人員負(fù)責(zé)。 復(fù)核及審核員：負(fù)責(zé)對輸入憑證的代碼及數(shù)據(jù)的完整性和正確性的審核，保證輸出帳表數(shù)據(jù)的完整性和正確性。由不是輸入憑證的另一人負(fù)責(zé)。 出納：與手工方式下的職責(zé)一樣，區(qū)別在于必須對會計電算化比較了解，并充分利用會計電算化提供的各種會計資料。 第八條、會計電算化系統(tǒng)各類人員崗位責(zé)任制 系統(tǒng)管理員責(zé)任制 (1) 負(fù)責(zé)會計電算化系統(tǒng)的 日常管理工作，監(jiān)督并保證系統(tǒng)的正常運行，做到合法、安全、可靠、可審計的要求。在系統(tǒng)發(fā)生故障時，應(yīng)及時到場，并組織有關(guān)人員盡快恢復(fù)正常運行。 (2) 定期檢查軟、硬設(shè)備的運行情況；負(fù)責(zé)系統(tǒng)運行中軟、硬件故障的消除工作；負(fù)責(zé)系統(tǒng)的安裝和調(diào)試工作；按規(guī)定的程序?qū)嵤┸浖耐暾?、適應(yīng)性和正確性的維護。 (3) 協(xié)調(diào)本系統(tǒng)各類人員之間的工作關(guān)系。 (4) 檢查會計憑證的預(yù)處理工作，確保各類輸入數(shù)據(jù)符合系統(tǒng)的要求。 (5) 負(fù)責(zé)計算機輸出帳表、憑證數(shù)據(jù)的正確性和及時性檢查工作。 (6) 負(fù)責(zé)本系統(tǒng)各 有關(guān)資源（包括硬件設(shè)備、軟件、數(shù)據(jù)及文檔資料等）的調(diào)用、修改和更新的審批手續(xù)。 (7) 負(fù)責(zé)本系統(tǒng)運行的安全性、正確性、及時性檢查工作。 (8) 做好本系統(tǒng)操作運行情況的總結(jié)工作，并提出更新軟件或修改軟件的需求報告。 (9)完善現(xiàn)有的管理制度，并制定崗位責(zé)任與經(jīng)濟責(zé)任考核制度。 會計電算化操作員責(zé)任制 19 (1) 負(fù)責(zé)本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)登錄、數(shù)據(jù)備份和輸出帳表的打印工作。嚴(yán)格按照輸入憑證做好數(shù)據(jù)輸入操作，輸入完畢進行自檢核對工作，核對無誤后交審核員復(fù)核；在輸入操作中，如發(fā)現(xiàn)輸入憑證有疑 問或錯誤時，應(yīng)及時向系統(tǒng)管理員或?qū)Ｂ殨媶T反映，不得擅自作廢或修改；發(fā)現(xiàn)輸入數(shù)據(jù)與憑證不符時，應(yīng)按憑證數(shù)據(jù)予以修正。 (2) 嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作說明進行操作。 (3) 當(dāng)星期的日記帳數(shù)據(jù)，做到當(dāng)星期登錄。登錄后即打印出當(dāng)星期的帳表，做到每星期帳每星期清。 (4) 月末打印系統(tǒng)所有的會計報表和自動轉(zhuǎn)帳憑證。 (5) 每次操作完畢，應(yīng)及時做好各類備份數(shù)據(jù)和存檔數(shù)據(jù)。 (6) 注意安全保密，各自的操作口令不得隨意泄露，備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保管。 (7) 系統(tǒng)操作過程中發(fā)現(xiàn)故障，應(yīng)及時向系統(tǒng)管理員報 告，并做好故障記錄和上機記錄等事項。 復(fù)核及審核員責(zé)任制 (1) 負(fù)責(zé)憑證數(shù)據(jù)的審核工作，包括各類代碼的合法性、摘要的規(guī)范性和數(shù)據(jù)的正確性。 (2) 負(fù)責(zé)輸出數(shù)據(jù)正確性的審核工作。 (3) 對不真實、不合法、不完整、不規(guī)范的憑證，退還各有關(guān)人員更正、補齊后，再行審核。 (4) 對于不符合要求的憑證和不正確的輸出帳表數(shù)據(jù)不予簽章確認(rèn)。 第四章 會計電算化系統(tǒng)操作管理制度 第九條、系統(tǒng)使用管理 為保證會計電算化系統(tǒng)的安全可靠運行 , 必須對系統(tǒng)的操作使用做出嚴(yán)格的 控制。 在會計電算化系統(tǒng)投入運行前 , 由系統(tǒng)管理員確定本電算化系統(tǒng)的合法有權(quán)使用人員及其操作權(quán)限 , 并報公司主管審核批準(zhǔn)后在系統(tǒng)內(nèi)授予其使用權(quán)。運行中需要增減使用人員 , 按同樣手續(xù)辦理。 對各使用人員明確劃分使用操作權(quán)限 , 形成適當(dāng)?shù)姆止恐?, 健全內(nèi)部控制制度。 本會計電算化系統(tǒng)原則上專機專用 , 謝絕無關(guān)人員使用機器做其他工作。 任何人員不得直接打開數(shù)據(jù)庫文件進行操作，不允許隨意增刪改數(shù)據(jù)、原程序和數(shù)據(jù)庫文件結(jié)構(gòu)。 出納人員不允許進行系統(tǒng)性的操作。 操作人員應(yīng)嚴(yán)格在規(guī)定范圍內(nèi)對系統(tǒng)進行操作，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸入、運算、記帳和打印有關(guān) 20 帳表。 存檔數(shù)據(jù)、軟盤、 帳表和文檔資料等由系統(tǒng)管理員按規(guī)定指派專人統(tǒng)一復(fù)制、核對和保管。 系統(tǒng)管理員必須做好日常檢查監(jiān)督工作 , 發(fā)現(xiàn)不規(guī)范使用應(yīng)及時制止 , 并采取措施避免同樣情況再次發(fā)生。 第十條、上機操作管理 １、操作人員必須是合法有權(quán)使用人員 , 經(jīng)過培訓(xùn)合格并經(jīng)系統(tǒng)管理員正式認(rèn)可后 , 才能上機操作。 操作人員的操作密碼應(yīng)注意保密 , 不能隨意泄露 , 密碼要不定期變更。 操作 人員必須嚴(yán)格按操作權(quán)限操作 , 不得越權(quán)或擅自上機操作。 每次上機工作完畢后都要作好工作備份，以防發(fā)生意外事故。 在系統(tǒng)運行過程中 , 操作人員如要離開工作現(xiàn)場 , 必須在離開前退出系統(tǒng) , 以防止其他人員越權(quán)操作。 任何人如有偽造，非法涂改變更，故意毀壞命令程序、數(shù)據(jù)文件、帳冊、軟盤等行為，依照《會計法》，將受到行政處分，情節(jié)嚴(yán)重的要追究法律責(zé)任。 第五章 會計電算化系統(tǒng)軟、硬件管理制度 第十一條、系統(tǒng)管理制度 財務(wù)用計算機應(yīng)做到專機專用。 除被允許操作財務(wù)軟件 的人員和系統(tǒng)管理員外，其他人未經(jīng)允許不得用機。 計算機發(fā)生故障應(yīng)及時維護。如果沒有能力維修，應(yīng)及時與銷售計算機的公司取得聯(lián)系。 財務(wù)軟件運行中發(fā)生錯誤時，應(yīng)及時排除，如無法處理，應(yīng)及時與財務(wù)軟件銷售公司取得聯(lián)系以便及時解決問題。 第十二條、系統(tǒng)維護 為保障電算化系統(tǒng)的正常運行，需要進行經(jīng)常性的系統(tǒng)維護，其任務(wù)主要包括： 對系統(tǒng)硬件設(shè)備的日常檢查和維護，以保證系統(tǒng)的正常運行。 在系統(tǒng)發(fā)生故障和出現(xiàn)異常時，排除和恢復(fù)運行。 在系統(tǒng)擴充時，負(fù)責(zé)安裝、 調(diào)試，直至運行正常。 在系統(tǒng)環(huán)境發(fā)生變化時，隨時做好適應(yīng)性的維護工作。 第十三條、系統(tǒng)硬件維護 21 一般情況下每周應(yīng)全面檢查一次計算機硬件系統(tǒng)，并做好檢查記錄。 在系統(tǒng)運行過程中，出現(xiàn)硬件故障，及時進行故障分析，并做好檢查維修記錄。 在設(shè)備更新、擴充、修復(fù)后，由系統(tǒng)管理員與維護員共同研究決定，并由系統(tǒng)維護人員實施安裝和調(diào)試。 第六章 會計電算化系統(tǒng)會計檔案管理制度 公司的會計檔案包括貯存在存儲介質(zhì)上的會計文件和會計憑證、會計帳簿、會計報表等書面形式的會 計核算資料。 第十四條、數(shù)據(jù)資料管理與保密 機內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、帳冊、報表，應(yīng)按有關(guān)財會制度使用、保管。 １、記帳憑證及日記帳的輸出及保管。 記帳憑證要做到每星期業(yè)務(wù)每星期清。記帳憑證一律由專職會計人員登錄并做記帳憑證，有關(guān)會計人員應(yīng)及時將審核無誤的原始憑證輸入計算機并打印，審核后交出納人員核對現(xiàn)金庫存，相符后出納員及主管負(fù)責(zé)人在帳頁上蓋章，按月裝訂成冊，妥為保管。 科目匯總表、帳簿打印時間。 (1)、銀行余額調(diào)整表每月打印一次。 (2)、總分類帳和各種明細分類帳每年打印一次。 (3)、科目匯總表每本打印一張，并同該本記帳憑證一起裝訂。 (4)、會計報表、計算表、分析表，按管理要求和時間打印輸出，經(jīng)有關(guān)財會人員審核無誤后簽字生效。 其他 由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，必須補充打印，并要求操作人員在打印輸出的帳頁上簽字蓋章，財務(wù)主管簽字蓋章認(rèn)可。 第十五條、數(shù)據(jù)備份管理 由于會計核算數(shù)據(jù)的重要性，必須經(jīng)常進行備份工作。 需要做備份的包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月帳務(wù)文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。 機內(nèi)憑證及總分類帳、明細分類帳、報表，應(yīng)視同會計資料按月做兩套備份，交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。 22 第十六條、會計檔案管理 會計檔案存檔手續(xù) : 打印輸出的憑證、帳冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。 由打印輸出的憑證、帳冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理。 隨計算機配置而來的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件 以及購買的商品化會計核算系統(tǒng)軟件，和以上軟件的備份磁盤，作為會計檔案保管。 各類會計檔案的出借，均必須經(jīng)過會計主管審批同意并簽章，如果對備份磁盤的操作可能危及該備份磁盤的完整性，應(yīng)制作該備份磁盤的復(fù)制件，使用復(fù)制件進行操作。 必須加強會計檔案的保密工作，任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、帳冊、備份磁盤等的行為，將受到行政處分，情節(jié)嚴(yán)重者，將追究其法律責(zé)任。 第十七條、本規(guī)范自發(fā)文之日起開始執(zhí)行。 23 房地產(chǎn) 集團會計檔案管理辦法 為加強會計檔案管理 ，統(tǒng)一集團各成員公司（以下簡稱各公司）會計檔案管理制度，根據(jù)《會計檔案管理辦法》和《中華人民共和國檔案法》的相關(guān)規(guī)定結(jié)合集團實際制訂本辦法。會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料、各類合同、財務(wù)文檔等，是記錄和反映公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)和財務(wù)活動的重要史料和證據(jù)，在一定時間內(nèi)起著事后備考的作用。各公司必須建立和健全檔案的立卷、歸檔、調(diào)閱和銷毀制度。 一、會計檔案的保管期 根據(jù)《會計檔案管理辦法》，特作如下規(guī)定： (見下表 ) 序號 檔案名稱 保管期限 備注 一、會計憑證類 1 原始憑證、記賬憑證和匯總憑證 15年 2 銀行存款余額調(diào)節(jié)表 5年 裝訂成冊 3 銀行對帳單 5年 裝訂成冊 二、會計賬簿類 4 總帳、明細賬、日記賬 15年 其中：現(xiàn)金和銀行存款日記賬 25年 5 固定資產(chǎn)備查簿 固定資產(chǎn)報廢清理后保存五年 6 輔助賬簿 15年 三、財務(wù)報告類 (包括匯總財務(wù)報告 ) 7 月、季度財務(wù)報告（包括文字分析） 3年 8 年終經(jīng)審計財務(wù)報告（決算） 永久 包括年度財務(wù)分析報告 (裝訂成冊 ) 四、合同類 9 合同 15年 視同憑證附件 五、其他類 10 本公司收據(jù)存根 5年 24 11 會計移交清冊 15年 包括會計人員移交清冊 12 會計檔案保管清冊 永久 13 會計檔案銷毀清冊 永久 對使用計算機處理財務(wù)會計核算數(shù)據(jù)和資料的磁帶、軟盤等，其保管年限與書面檔案相同。 會計檔案的保管期限，自會計年度終了后的第一天算起。 二、會計檔案的保管 會計憑證于次月初裝訂，明細賬于次年初裝訂，連同總帳、財務(wù)報告等需要存檔的會計檔案，經(jīng)各經(jīng)辦人員、財務(wù)負(fù)責(zé)人簽章，蓋好公章后存檔。合同、財務(wù)文件按年分類分項目整理存檔。 會計檔案應(yīng)按照歸檔 要求，裝訂成冊，編制保管清冊，統(tǒng)一設(shè)置財務(wù)檔案保管箱，由財務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)保管。出納不得兼任檔案保管員。保管人員調(diào)動時，必須辦理移交手續(xù)。 根據(jù)財務(wù)管理和會計核算的需要，各公司每年形成的會計檔案，可暫由財務(wù)部門保管 1至 3年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由財務(wù)部門編制移交清冊，移交本公司檔案部門統(tǒng)一保管。未設(shè)立檔案部門的、雖設(shè)立了檔案部門但在尚未移交檔案部門保管前均應(yīng)由財務(wù)部門設(shè)立專門保管庫，指定專人負(fù)責(zé)保管。 會計檔案一律不準(zhǔn)外借，切實防止丟失或泄密。如有特殊需要，經(jīng)本單位財務(wù)經(jīng)理和財務(wù)總監(jiān)（或分管財務(wù)的公司領(lǐng) 導(dǎo)）批準(zhǔn)后，可以提供查閱或者復(fù)制。保管人員應(yīng)建立“會計檔案查閱登記簿”，對會計檔案的借閱、復(fù)制情況進行登記。內(nèi)部人員借閱應(yīng)填寫“會計檔案查閱登記簿”，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理和財務(wù)總監(jiān)（或分管財務(wù)的公司領(lǐng)導(dǎo)）批準(zhǔn)后方可借閱。公安機關(guān)、司法部門和有關(guān)單位處理案件或特殊需要查閱、復(fù)制會計檔案時，必須持有以上主管部門介紹信并經(jīng)財務(wù)總監(jiān)（或分管財務(wù)的公司領(lǐng)導(dǎo)）同意后方可借閱，檔案管理員應(yīng)妥善保管介紹信，并將查閱日期和有關(guān)情況登記在“會計檔案查閱登記簿”上，由經(jīng)辦人和財務(wù)經(jīng)理共同簽章，以備驗考。查閱檔案時，應(yīng)有專人在場陪同，查閱人 所需要的證據(jù)和有關(guān)資料，經(jīng)財務(wù)總監(jiān)（或分管財務(wù)的公司領(lǐng)導(dǎo)）同意后準(zhǔn)予抄錄或復(fù)制，但不準(zhǔn)將原件借出。 三、會計檔案的銷毀 會計檔案保管期滿，需銷毀時，由各公司提出銷毀意見，集團計財部組織專人進行核查，編造清冊，報經(jīng)集團財務(wù)總監(jiān)和總裁批準(zhǔn)后進行銷毀。對于其中未了的債權(quán)債務(wù)、賬務(wù)未查清、未滿保管期限、保管期限已滿但項目未結(jié)清、屬于永久保管的，應(yīng)單獨抽出，不得銷毀。單獨抽出的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。 25 銷毀會計檔案時，應(yīng)注意保密和安全，