【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 始 反映產(chǎn)品問題及要求 判斷客戶能 否解決 No 準(zhǔn)備新貨物 進(jìn)入發(fā)貨流程 信息存 檔 Yes 鑒定并出 具報(bào)告 調(diào) 整 業(yè) 績(jī) 通知客戶并據(jù)情況要求退回閥門 填寫售后服務(wù)聯(lián)絡(luò)單 對(duì)客戶聯(lián)系進(jìn)行指導(dǎo)解決產(chǎn)品問題并填寫售后服務(wù)反饋 判斷是否現(xiàn)場(chǎng)售后 現(xiàn)場(chǎng)解決并做售后反饋 Yes 編制售后生產(chǎn)單 No 退回 產(chǎn)品 編制退換貨反饋單 視情況收費(fèi) 信息存 檔 某某某 有限公司 某某某 CO., LTD XXX 有限公司管理文件 第三部分：商務(wù)管理 制度 辦法 (一 ) 報(bào)價(jià)管理辦法及規(guī)范 標(biāo) 題 報(bào)價(jià)管 理辦法及規(guī)范 版 本 編 碼 生效日期 年 月 日 執(zhí)行主體 監(jiān)督主體 考評(píng)主體 本公司市場(chǎng)報(bào)價(jià)要遵循市場(chǎng)規(guī)律，以 公司 的總體營(yíng)銷目標(biāo)為大目標(biāo)，重視報(bào)價(jià)策略。 公司產(chǎn)品的銷售銷售底價(jià)為公司商務(wù)保密內(nèi)容，未經(jīng)許可不得隨意泄漏。 報(bào)價(jià)的目的是在市場(chǎng)接受的前提下，達(dá)到利潤(rùn)最大化、爭(zhēng)取最大限度的市場(chǎng)占有率并確立 公司 系列產(chǎn)品在市場(chǎng)上的領(lǐng)先地位。 在進(jìn)行報(bào)價(jià)提出以前，銷售人員必須盡量正確地收集客戶各項(xiàng)信息，必須慎重考慮有無洽談?wù)劭鄣男枨笄倚枰袑?shí)落實(shí)所報(bào)產(chǎn)品是否的確是最佳 配置，技術(shù)人員及報(bào)價(jià)人員應(yīng)給予有利的報(bào)價(jià)前的各項(xiàng)評(píng)審。 定價(jià)原則： 銷售 人員的最大折扣權(quán)限為現(xiàn)行產(chǎn)品面價(jià)的 7 折，部門經(jīng)理的最大折扣權(quán)限為現(xiàn)行面價(jià)的 6 折，總經(jīng)理的最大折扣權(quán)限為底價(jià)，即現(xiàn)行面價(jià)的 5 折。低于底價(jià)銷售的須經(jīng)過董事長(zhǎng)的特殊批準(zhǔn)同意。低于底價(jià)銷售的合同不享受本制度規(guī)定的提成，可以由董事長(zhǎng)酌情考慮給予獎(jiǎng)勵(lì)。 報(bào)價(jià)單提出后，銷售人員應(yīng)及時(shí)跟蹤并提供準(zhǔn)確的反饋，并根據(jù)反饋?zhàn)龀鱿鄳?yīng)的價(jià)格或銷售策略調(diào)整。 當(dāng)報(bào)價(jià)成功后，銷售人員應(yīng)及時(shí)上報(bào)并做需報(bào)價(jià)人員做相應(yīng)報(bào)價(jià)結(jié)果記錄。 在報(bào)價(jià)過程中，應(yīng)加強(qiáng)非價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)策略，如進(jìn) 行售前服務(wù)，推薦適用產(chǎn)品，必要有提供樣機(jī)；與客戶進(jìn)行技術(shù)交流，更行產(chǎn)品研討等等。 報(bào)價(jià)需嚴(yán)格按報(bào)價(jià)流程執(zhí)行 ， 報(bào)價(jià)單后需注明下浮比例及外調(diào)貨比例 ； 報(bào)價(jià)人，審核人及銷售人員均需在報(bào)價(jià)單背面簽字確認(rèn)；報(bào)價(jià)追蹤工作由銷售人員完成，報(bào)價(jià)內(nèi)勤人員負(fù)責(zé)收集整理信息并督促銷售人員。 編制 /日期 審核 /日期 批準(zhǔn) /日期 某某某 有限公司 某某某 CO., LTD XXX 有限公司管理文件 (二 ) 合同管理辦法及規(guī)范 標(biāo) 題 合同管理辦法及規(guī)范 版 本 編 碼 生效日期 年 月 日 執(zhí)行主體 監(jiān)督主體 考評(píng)主體 為規(guī)范本公司合同管理工 作，增強(qiáng)公司在經(jīng)濟(jì)、技術(shù)交往活動(dòng)中的自我保護(hù)、自我約束及自我發(fā)展的能力，提高合同的簽約質(zhì)量及履約率，防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的合法權(quán)益并促進(jìn)公司的健康、穩(wěn)步發(fā)展，特制訂本制度。 本制度適用于公司對(duì)外簽訂、履行的各類合同，主要包括銷售合同、采購(gòu)合同及長(zhǎng)期購(gòu)銷合作協(xié)議等。 一、 合同編號(hào)規(guī)則 （ 1） 對(duì) 現(xiàn)有客戶進(jìn)行分類匯總，實(shí)現(xiàn)編號(hào)管理。 a) 國(guó)內(nèi)客戶：編號(hào)原則為國(guó)內(nèi)客戶代號(hào)字母加三位順序號(hào)。字母含義是以國(guó)內(nèi)客戶所在區(qū)域來劃分，具體區(qū)域及編號(hào)情況如下表： 地區(qū) (省 ) 編號(hào)首字母 地區(qū) 編號(hào)首字母 說明 北京 B 河北 L 每個(gè)客戶按所屬區(qū)域進(jìn)行順序編號(hào)，如B001，即為北京區(qū)的 1 號(hào)客戶 天津 T 河南 X 上海 H 山西 A 重慶、四川 Y 東三?。ㄟ|、吉、黑） D 云南貴州廣西 N 江蘇浙江安徽 J 山東 K 陜甘寧青 W 某某某 有限公司 某某某 CO., LTD XXX 有限公司管理文件 湖南、湖北 F 廣東、海南 G 江西、福建 E 新疆、內(nèi)蒙、西藏 Z b) 外貿(mào)客戶：編號(hào)原則為國(guó)外客戶代號(hào)字母 Q 加三位順序號(hào)。如 Q001 即為外貿(mào)部門的 1 號(hào)客戶。 c) 經(jīng)銷商：編號(hào)原則為經(jīng)銷商代號(hào)字母 S 加三位順序號(hào) . 如 S001 即為公司的 1號(hào)經(jīng)銷商。 d) 補(bǔ)充說明：字母 C 未在客戶編號(hào)中使 用，可將此編號(hào)用于公司供應(yīng)商編號(hào)。 （ 2） 對(duì)公司目前運(yùn)營(yíng)中所使用的主要文件進(jìn)行編號(hào)及目錄管理，便于查詢、存檔 a) 合同單編號(hào)：公司代號(hào)（ XX） 年份 月份 順序號(hào)－客戶代號(hào) 如： XX1101001B001 b) 生產(chǎn)單編號(hào)（面向工廠）：生產(chǎn)單編號(hào)采用與合同統(tǒng)一編號(hào)的原則，并視合同情況在編號(hào)后加 A 或不加，具體要求如下： 對(duì)應(yīng)的合同無門市采購(gòu)商品，編號(hào)后不用加 A，即與合同號(hào)保持一致 如： XX1101001B001 對(duì)應(yīng)的合同有門市采購(gòu)商品，編號(hào)后加 A 如： XX1101001B001A c) 如外貿(mào)部 門需自行單獨(dú)編號(hào)，編號(hào)原則同上，公司代號(hào)改為 FT 即可。 d) 采購(gòu)單編號(hào)（面向門市）：面向門市的采購(gòu)單編號(hào)采用與合同統(tǒng)一編號(hào)的原則，并視合同情況在編號(hào)后加 B 或不加，具體要求如下： 對(duì)應(yīng)的合同無本公司生產(chǎn)商品，編號(hào)后不用加 B，即與合同號(hào)保持一致 如： XX1101001B001 對(duì)應(yīng)的合同有本公司生產(chǎn)商品，編號(hào)后加 B 某某某 有限公司 某某某 CO., LTD XXX 有限公司管理文件 如： XX1101001B001B 說明：以上三種編號(hào)原則是為了實(shí)現(xiàn)本公司流程管理中數(shù)據(jù)傳遞的唯一性。 e) 報(bào)價(jià)單編號(hào)：公司代號(hào)（ BJ）年份 月份 順序號(hào) 如： BJ1101001 f) 售后單編號(hào)：公司代號(hào)（ SH）年份 月份 順序號(hào)－客戶代號(hào) 如： SH1101001B001 注：為保護(hù)自身利益，規(guī)范采購(gòu)及供貨程序，公司的長(zhǎng)期采購(gòu)商及供貨商需簽訂長(zhǎng)期協(xié)議，如無協(xié)議需補(bǔ)簽。 二、 合同規(guī)范樣本 （ 1） 合同均應(yīng)以公司標(biāo)準(zhǔn)合同范本進(jìn)行簽訂，如有修改需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可修改執(zhí)行。公司合同范本分以下幾類，具體《范本匯編》 （ 2） 各市場(chǎng)部及采購(gòu)部根據(jù)市場(chǎng)需求及公司生產(chǎn)計(jì)劃按標(biāo)準(zhǔn)合同范本擬訂合同草案，擬定合同前必須對(duì)供（需）方有相應(yīng)了了解及調(diào)查，一般情況下如無部門經(jīng)理確認(rèn)不 得與自然人簽訂合同。無標(biāo)牌的銷售合同，在簽訂時(shí)需對(duì)對(duì)方公司進(jìn)行核查；訂牌合同必須索取真實(shí)、有效、合法的相關(guān)資料。 三、 合同評(píng)審 （ 1） 合同擬訂完畢后，需進(jìn)行合同評(píng)審工作。采購(gòu)合同金額在 10 萬元以上須制造中心總經(jīng)理審核簽字后方可履行。 （ 2） 銷售合同則由各市場(chǎng)部 負(fù)責(zé)識(shí)別顧客的需求與期望 ,組織有關(guān)部門對(duì)產(chǎn)品需求進(jìn)行評(píng)審 ,并負(fù)責(zé)與顧客溝通 ， 合同評(píng)審工作可根據(jù)合同具體情況進(jìn)行審核程序。為簡(jiǎn)化合同評(píng)審流程并提高工作效率，可將訂單分為常規(guī)合同及特殊合同： a) 常規(guī)合同 是指 對(duì)公司定型產(chǎn)品所 訂 的合同 。具體評(píng)審如下： ? 數(shù)量小于 100 臺(tái)且客戶 對(duì)交貨期沒有加急要求的訂單則由經(jīng)營(yíng)管理部確認(rèn)后可直接下達(dá)生產(chǎn)訂單，兩小時(shí)內(nèi)無異議則完成訂單評(píng)審； ? 訂 貨數(shù)量不限，但交貨期要求加急的訂單或訂貨數(shù)量小于 100 臺(tái)的訂單，此類訂單由各市場(chǎng)部與生產(chǎn)及采購(gòu)部門進(jìn)行電話溝通確認(rèn)進(jìn)行評(píng)審，經(jīng)評(píng) 某某某 有限公司 某某某 CO., LTD XXX 有限公司管理文件 審后的訂單由經(jīng)營(yíng)管理部確認(rèn)后下達(dá)生產(chǎn)訂單，采購(gòu)部門及生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人需在下達(dá)的生產(chǎn)訂單上對(duì)評(píng)審結(jié)論進(jìn)行確認(rèn)簽字。 ? 特殊合同 是指 新產(chǎn)品開發(fā)或定型產(chǎn)品重大改進(jìn)的合同 及訂貨數(shù)量大于 500臺(tái)（合同金額大于 30 萬）或技術(shù)要求特殊的合同，此類合同需按合同評(píng)審流程進(jìn)行，但評(píng)審時(shí)間不超過 8 小時(shí)。如不能 在規(guī)定時(shí)間完成合同評(píng)審，需出現(xiàn)評(píng)審困難的部門負(fù)責(zé)人提前通知市場(chǎng)管理部負(fù)責(zé)人。 ? 具體評(píng)審程序及內(nèi)容參見《合同評(píng)審簽訂流程圖》。 四、 合同履行 （ 1） 評(píng)審工作完成后，根據(jù)評(píng)審結(jié)果對(duì)合同進(jìn)行修改確定，所有合同文件需進(jìn)行本部門的二次審核后經(jīng)公司有效授權(quán)的負(fù)責(zé)人簽字后方可傳真至需（供）方，在得到對(duì)方蓋章確認(rèn)后方可履行。所有成交的合同 一旦簽訂生效，應(yīng)復(fù)印一份交本 公司經(jīng)營(yíng)管理部、 財(cái)務(wù)部門 各一份 ，以便按合同條款所規(guī)定的時(shí)間和款額收款或付款。 （ 2） 合同的生效批準(zhǔn)權(quán)限如下： ? 合同金額在 20 萬元以下，需本部門經(jīng)理簽字生效； ? 合同金額在 20 至 50 萬元之間，需本部門經(jīng)理及營(yíng)銷總監(jiān)簽字； ? 合同金額在 50 萬以上的，需本部門經(jīng)理、營(yíng)銷總監(jiān)及總經(jīng)理簽字生效； ? 長(zhǎng)期購(gòu)銷協(xié)議需部門經(jīng)理審核后，經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)方可履行。 （ 3） 正式成立的合同需滿足以下要求： ? 合同均以公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行簽訂，如產(chǎn)生特殊要求需臨時(shí)修改合同必須總經(jīng)理確認(rèn)； ? 合同產(chǎn)品描述需準(zhǔn)確無誤； ? 合同均需供需雙方簽字蓋公章或合同章。如因特殊原因無對(duì)方簽字蓋章則需本公司部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后履行； ? 本公司合同章由專人保管，工作人員不得隨帶合同專用章或已蓋章的空白合同出行，特殊情況，由公司有效授權(quán)人批準(zhǔn)。 ? 成立 的合同無論原件或傳真件必須保證清晰無修改，如有修改處需由修改 某某某 有限公司 某某某 CO., LTD XXX 有限公司管理文件 方在該處簽字確認(rèn)； ? 合同必須具有合法性，當(dāng)事人須 有簽訂、履行該合同的權(quán)利能力和行為能力；合同內(nèi)容 必須 符合國(guó)家法律、政策和本制度規(guī)定 ； ? 合同必須具有可行性，對(duì)方要具備履行合同的能力。 ? 合同的履行 過程中，各 部門應(yīng)全力配合 盡力保障合同的 順利履行。 五、 合同變更及解除 如 合同 的 實(shí)際履行或適當(dāng)履行確有不可克服的困難而需要變更、解除合同時(shí)，應(yīng)在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商 ： （ 1） 因本公司的需（供）方提出合同修改或解除時(shí)，需 從維護(hù)本企業(yè)合法權(quán)益出發(fā)，從嚴(yán)控制 ，如未造成公司損失可視情況對(duì)合同進(jìn)行修改或解除。修改后的合同需在原合同號(hào)后加上修改版本號(hào)并及時(shí)電話通知并發(fā)傳真至合同涉及部門；解除合同需書面?zhèn)髡嫱ㄖ婕安块T。 （ 2） 因變更、解除合同而使 公司 的利益遭受損失的，除法律允許免負(fù)責(zé)任的以外， 合同另一方 均應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。 （ 3） 變更、解除合同，一律必需采用書面形式（包括當(dāng)事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律 不予認(rèn)可 。 如以 變更、解除合同為名，行以權(quán)謀私、假公濟(jì)私之實(shí)，損公肥私的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，從嚴(yán)懲處 六、 合同糾紛處理 合同糾紛的處理需以 雙方協(xié)商解決為基本辦法。在既維護(hù)本公司 合法權(quán)益，又不侵犯對(duì)方合法權(quán)益的基礎(chǔ)上，互諒互讓，達(dá)成協(xié)議，解決糾紛。因?qū)Ψ截?zé)任引起的糾紛，應(yīng)堅(jiān)持原 則，保障我方合法權(quán)益不受侵犯；因我方責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)尊重對(duì)方的合法權(quán)益，主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任，并盡量采取補(bǔ)救措施，減少我方損失；因雙方責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)實(shí)事求是，分清主次，合情合理解決 。 如不能以雙方協(xié)商解決的糾紛 應(yīng)按《合同法》等有關(guān)法規(guī)和規(guī)定妥善處理。 七、 合同存檔管理 （ 1） 所有合同需由經(jīng)營(yíng)管理部以合同類型歸類并按編號(hào)進(jìn)行順序歸檔，中間不能出現(xiàn)空號(hào)、斷號(hào)，如有空號(hào)、斷號(hào)產(chǎn)生需夾帶書面說明一同歸檔。合同歸檔資料應(yīng)包括 合同的 文本（包括變更、解除合同的協(xié)議），以及與合同 某某某 有限公司 某某某 CO., LTD XXX 有限公司管理文件 有關(guān)的附件、文書、傳真、圖表等 。相應(yīng)的其他合同憑證如： 送貨、提貨、托運(yùn)、驗(yàn)收、發(fā)票等有關(guān)憑證； 2 貨款的承付、托收憑證 等 有關(guān)財(cái)務(wù) 賬目 ； 產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、封樣、樣品或鑒定報(bào)告 等均需由相應(yīng)部門交公司檔案管理部存檔。 （ 2） 存檔時(shí)間為次月 5 日之前。 （ 3） 合同檔案需進(jìn)行妥善 保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作。 編制 /日期 審核 /日期 批準(zhǔn) /日期 某某某 有限公司 某某某 CO., LTD XXX 有限公司管理文件 (三 ) 賬款回收管理工作辦法及規(guī)范 標(biāo) 題 賬款回收管理工作辦法及規(guī)范 版 本 編 碼 生效日期 年 月 日 執(zhí)行 主體 監(jiān)督主體 考評(píng)主體 為了 加強(qiáng)回款力度