【文章內容簡介】 新機電行政中心歸檔備查。 公司已經頒布并正在執(zhí)行的制度編號仍然有效，新制定的制度和修訂后的制度按照本規(guī)范進行編號。運營管理中心酌情編制新舊編號對照表。 聯(lián)系單管理 內部傳送單管理 當項目組內某部門由于內部或外部原因需變更某合同內容時，填寫第一欄意見，并按項目有關程序、確定需征求意見、協(xié)辦、審核、批準的后續(xù)各部門/人員，后續(xù)部門/人員可以是一個部門/人員，也可以是多個部門/人員。 8 文件管理辦法 按確定的后續(xù)各部門/人員的順序，由各部門/人員填寫“意見”并在“準備者”、“審核者”、“批準者”欄中簽名。 最后簽署意見者必須是《傳真（工程聯(lián)系單）發(fā)文及審批權限表》（見附件 11）中的簽發(fā)人。 內部聯(lián)系單簽署完意見后，項目經理根據(jù)意見擬發(fā)傳真或工程聯(lián)系單，由項目秘書按權限表簽批并分發(fā)。 內部聯(lián)系單由項目秘書按流水號存檔，并實時填寫電子目錄進行登記。XXX 項目內部傳送單目錄編號 工作聯(lián)系單管理主題準備者日期備注 中心收到工作聯(lián)系單后，由中心文秘在資料目錄中進行登記，報中心負責人批示處理意見，交由相關責任人處理。中心文秘負責留存。 項目部收到工作聯(lián)系單后，由項目秘書加蓋收文章，在資料目錄中進行登記， 并制作文書處理表（格式見附件 9），項目經理審批后分發(fā)，項目秘書留存。工作聯(lián)系單收文流程詳見流程 5。 各中心發(fā)出工作聯(lián)系單，由中心文秘或相關人起草、簽名，中心負責人批準后，中心文秘依據(jù)發(fā)送范圍填制《文件發(fā)放回收記錄》進行分發(fā)。 各項目部發(fā)出的工作聯(lián)系單，由項目秘書或相關人起草后，由起草人簽名，項目經理批準，編制文書處理表后加蓋發(fā)文章，按主送、分發(fā)人進行分發(fā)。工作聯(lián)系單發(fā)文流程詳見附件流程 6。 聯(lián)系單必須由中心／項目秘書（現(xiàn)場資料員）傳送并辦理簽收手續(xù)。并負責跟蹤事件處理情況，反饋中心負責人／項目經理。 工程聯(lián)系單管理： 項目現(xiàn)場產生的工程聯(lián)系單，審批前須先填報《內部傳送單》； 工程聯(lián)系單必須依據(jù)《傳真（工程聯(lián)系單）發(fā)文及審批權限表》（見附件 11）進行簽發(fā)，簽發(fā)完畢后交現(xiàn)場文秘分發(fā)相關責任單位及責任人。 凡涉及與費用、進度等有關合同內容變更的所有事宜，工程聯(lián)系單審批前必須填報，依據(jù)最終意見進行審批?！秲炔總魉蛦巍肥琼椖坎扛鳂I(yè)務單元之間需相 9 互征求意見、協(xié)辦、審核、批準的書面記錄。文件管理辦法 收到現(xiàn)場施工單位、業(yè)主監(jiān)理等相關單位發(fā)出的工程聯(lián)系單，應由項目秘書填寫文書處理表，報項目經理批示處理意見后，登記、轉發(fā)相關責任人后存檔。 傳真管理： 傳真接收管理： 行政中心資料管理員負責公司傳真的接收、分類、編號，并在《傳真接收登記表》上進行登記。格式見附件 10。登記后的傳真在半小時內通知中心/項目秘書領取，并在《傳真接收登記表》上簽收，由中心/項目秘書送達相關責任人。 項目類傳真由項目秘書歸檔保管，中心類傳真由中心秘書或專人歸檔保管，歸檔登記時須登記傳真編號。 傳真從接收到送達至相關責任人員須及時完成。原則上不超過 30 分鐘（非工作時間接收的傳真除外）。 收到不屬于自己業(yè)務范圍內的傳真應及時退還給行政中心。 傳真接收流程詳見流程 7。 傳真發(fā)送管理： 傳真發(fā)送須發(fā)件人草擬傳真件，由中心文秘/項目秘書統(tǒng)一進行編號按傳真審批流程取得傳真發(fā)送批準后，送至行政中心。 行政中心傳真管理員依據(jù)《傳真（工程聯(lián)系單）發(fā)文及審批權限表》進行審核，確認符合審批權限后進行發(fā)送。中心秘書/項目秘書填寫《傳真發(fā)送登記表》（見附件 12）簽字確認發(fā)送。 傳真發(fā)送流程詳見流程 8。 會議紀要管理 所有會議需在 1 個工作日內整理完成《會議紀要》，由會議召集人對會議紀要的內容和發(fā)送范圍進行確認和簽發(fā)。會議紀要記載會議精神和決議，與公文等效，與會者必須遵照執(zhí)行。 會議紀要屬公司內部重要文件，具有一定保密性，未經批準不得外傳。第七章 相關/支持性文件 集團 ZHJTX10010 《管理文件制定規(guī)范和流程》 10 《文件分類及編號規(guī)定》 《印章管理辦法》第八章 附件文件管理辦法 附件 1 WXJDMDX1116B1《公文處理單》 附件 2 WXJDMDX1116B2《公文簽批單》 附件 3 WXJDMDX1116B3《文件發(fā)放回收記錄》 附件 4 WXJDMDX1116B4《文件會簽單》 附件 5 WXJDMDX1116B5《管理文件閱讀登記表》 附件 6 WXJDMDX1116B6《文件變更單》 附件 7 WXJDMDX1116B7《管理文件廢止申請單》 附件 8 WXJDMDX1116B8《文件調閱申請單》 附件 9 WXJDMDX1116B9《文書處理表》 附件 10 WXJDMDX1116B10《傳真接收登記表》 附件 11 傳真發(fā)文及審批權限表 附件 12 WXJDMDX1116B11《傳真發(fā)送登記表》 11 附件 1 XXXX機電工程有限公司公文處理單編號：WXJDMDX1116B1 NO：收文日期 文件密級來文單位來 文 標 題字 號待復期限 承辦人行政□ 財務□ 銷售□ 商務□ 設計□文件屬性文件管理辦法領導批示主（會）辦單位意見催辦記錄抄送備注項目□ 工程□辦理結果 12  年 月 日 年 月 日年 月 日附件 2 XXXX機電工程有限公司公文簽批單編號：WXJDMDX1116B2 NO：標題附件名稱發(fā)文部單位/擬稿人： 會簽單位/會簽人：核稿： 簽發(fā)人：主送單位或部門： 抄送單位或部門：打印人： 主題詞：發(fā)文字號： 印發(fā)日期：秘密等級： 緊急程度：備 注： 13 文件管理辦法附件 3 XXXX機電工程有限公司文 件 發(fā) 放/ 回 收 記 錄 編號：WXJDMDX1116B3 NO： 版本/修訂文件管理辦法文件 名稱 序號 1234567891011發(fā)放中心/部門 份 數(shù) 文件編號 簽 收 日 期 號 發(fā)出部門 份 數(shù)