【正文】 質(zhì)量管理體系要求（idt ISO9001：2000）標準中 文件控制的要求進行制定的。 本文件規(guī)定了公司公文、管理文件、聯(lián)系單的編制、審核、修訂、廢止等流程要求以及傳真、會議紀要等文件的收發(fā)文管理。 管理文件管理職責(zé)：文件管理辦法 總裁負責(zé)公司《質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理手冊》、程序文件等公司級管理文件的批準。 總工辦負責(zé)組織公司內(nèi)部技術(shù)標準、規(guī)定、技術(shù)原則等文件的制定、歸口管理和修訂工作，負責(zé)收集國家和電力行業(yè)的技術(shù)標準、規(guī)范和技術(shù)政策。 傳真管理職責(zé)： 行政中心總裁辦負責(zé)傳真格式、編號系統(tǒng)的編制、傳真發(fā)送、接收登記和規(guī)范化審查。因特殊情況必須越級行文時，應(yīng)抄送越過的單位。涉及幾個中心共同辦理的文件，分文時應(yīng)確定主辦中心，由主辦中心商請有關(guān)中心會辦。 發(fā)文處理發(fā)文一般包括擬稿、會簽、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。③ 提出的要求、辦法和措施是否明確具體、切實可行；④ 公文內(nèi)容、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本辦法的規(guī)定。不得在文件的空白頁上蓋章。 文件編寫應(yīng)嚴格執(zhí)行《文件分類及編號規(guī)定》所規(guī)定的格式要求執(zhí)行。 會簽后的技術(shù)標準類管理文件由編制中心總經(jīng)理審核，總工批準頒布實施，其他業(yè)務(wù)領(lǐng)域（營銷、行政、生產(chǎn)、財務(wù)）管理文件由編制中心總經(jīng)理審核，管理者代表批準頒布或授權(quán)于相應(yīng)的分管副總裁批準頒布。主送機關(guān)和部門發(fā)放紙質(zhì)文檔，必要時可提供 WORD 形式的電子文檔；發(fā)送采用郵件方式，郵件主題為管理文件全稱加版本號，發(fā)送郵件要設(shè)置回執(zhí)方式，自動回復(fù)郵件閱讀情況。 管理文件更改若只因重復(fù)、遺漏或部分管理職能矛盾等原因的，可采用修訂的方式，責(zé)任部門可填寫《文件變更單》（格式見附件 6），按照與上述 或 相同流程進行審批，經(jīng)批準后予以發(fā)布，替換原管理文件中相應(yīng)條款或表述，同時在對應(yīng)文件版本號處進行修改。管理文件廢止流程見流程 4。非本公司或子公司員工不得查閱和復(fù)印。 最后簽署意見者必須是《傳真（工程聯(lián)系單）發(fā)文及審批權(quán)限表》（見附件 11）中的簽發(fā)人。 各項目部發(fā)出的工作聯(lián)系單，由項目秘書或相關(guān)人起草后，由起草人簽名，項目經(jīng)理批準，編制文書處理表后加蓋發(fā)文章，按主送、分發(fā)人進行分發(fā)。 傳真管理： 傳真接收管理： 行政中心資料管理員負責(zé)公司傳真的接收、分類、編號，并在《傳真接收登記表》上進行登記。 傳真發(fā)送管理： 傳真發(fā)送須發(fā)件人草擬傳真件，由中心文秘/項目秘書統(tǒng)一進行編號按傳真審批流程取得傳真發(fā)送批準后，送至行政中心。 23 附件 12 編號：WXJDMDX1116B11日編 號期內(nèi) 容 摘 要XXXX機電工程有限公司傳 真 發(fā) 送 登 記 表 頁數(shù) 發(fā) 往 單 位 24  NO：發(fā) 件 部 門簽 發(fā) 人發(fā) 送 時 間經(jīng) 辦 人文件管理辦法備 注第九章 流程圖 網(wǎng)新機電管理文件頒布、實施流程 25 文件管理辦法 管理文件發(fā)放流程 26 文件管理辦法 管理文件修訂或改版流程 27 文件管理辦法 管理文件廢止流程不同意廢止行政中心負責(zé)通知原管理文件不得廢止開始分管領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)組織填寫管理文件廢止申請表公司或子公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認交行政中心負責(zé)總裁班子會簽總裁審批同意廢止行政中心負責(zé)廢止文件的回收、銷毀結(jié)束 28 文件管理辦法廢止理由不充分 29 文件管理辦法 工作聯(lián)系單收文流程：文件管理辦法工 作 聯(lián) 系單產(chǎn)生報批中心/項目經(jīng)理簽發(fā)中心/項目秘書或現(xiàn)場資料員傳送接收單位（人員） 工作聯(lián)系單發(fā)文流程：傳送外 來 中心/項目秘書聯(lián) 系 或現(xiàn)場資料員經(jīng)辦部門（人員）簽發(fā)分發(fā) 30 中心負責(zé)人項目經(jīng)理中心/ 項目秘書或現(xiàn)場資料員 傳真接收流程：資料管理員接收、分類、裝訂、編號并填寫傳真接收登記表 沒有明確收件人的傳真填寫傳真處 明確收件人的傳真通知理單送總裁辦主任核定傳真收件人 收件人所在中心或項目秘書中心或項目秘書簽收中心或項目秘書登記傳真送達相關(guān)責(zé)任人 傳真發(fā)送流程：發(fā)件人填寫傳真發(fā)送單按傳真審批流程審批取得傳真發(fā)送批準由中心文秘或項目秘書送至行政中心資料管理員處資料管理員按傳真（工程聯(lián)系單）審批權(quán)限表進行核對中心文秘或項目秘書發(fā)送并在傳真發(fā)送登記表上登記中心文秘或項目秘書在傳真發(fā)送登記表上進行登記 31 文件管理辦法