【正文】 記，報中心負責人批示處理意見，交由相關責任人處理。 內(nèi)部聯(lián)系單簽署完意見后，項目經(jīng)理根據(jù)意見擬發(fā)傳真或工程聯(lián)系單，由項目秘書按權限表簽批并分發(fā)。 8 文件管理辦法 按確定的后續(xù)各部門/人員的順序，由各部門/人員填寫“意見”并在“準備者”、“審核者”、“批準者”欄中簽名。運營管理中心酌情編制新舊編號對照表。 各子公司制定的管理文件原則上不能與網(wǎng)新機電的管理文件有矛盾和抵觸之處，各子公司制定頒布和重新修訂的各種管理文件均需報送網(wǎng)新機電行政中心歸檔備查。 管理文件調閱申請單見附件 8。 對絕密級管理文件，網(wǎng)新機電或子公司員工須填寫管理文件調閱單，由網(wǎng)新機電或子公司總裁簽批可以查閱，不得復印。 對機密級管理文件，網(wǎng)新機電或子公司員工須填寫文件調閱單，由網(wǎng)新機電或子公司分管副總裁以上領導簽批可以查閱，不得復印。發(fā)送給機關和部門的 WORD 形式電子文檔、抄送機關和部門的 PDF 形式文檔以郵件方式發(fā)出刪除通知，發(fā)送郵件要設置回執(zhí)方式，自動回復郵件閱讀情況。 管理文件的回收流程：發(fā)送給主送機關和部門的紙質管理文件由行政中心負責按管理文件發(fā)放記錄表回收，統(tǒng)一銷毀處理。 7 文件管理辦法 廢止申請表交由行政中心，行政中心負責組織總裁班子會簽，會簽后報網(wǎng)新機電或子公司總裁簽批廢止。 管理文件的修訂或改版流程見流程 3。 管理文件改版時，按照與上述 或 相同流程進行審批，經(jīng)批準后予以發(fā)布。修改號以阿拉伯數(shù)字依次表示。若評審時發(fā)現(xiàn)在執(zhí)行中存在重復、遺漏、矛盾處或已不適應網(wǎng)新機電的業(yè)務發(fā)展，不能全面貫徹管理效能時，應責成相關部門負責對文件進行修訂或改版。 管理文件發(fā)放流程見流程 2。格式見附件 5。 管理文件的發(fā)放，應同時與發(fā)布該管理文件的公文同時由主送機關和部門的負責人在《文件發(fā)放回收紀錄》上簽字確認。文件管理辦法 在管理文件頒布公文簽批單上標明的主送機關和部門、抄送機關和部門為管理文件發(fā)送的范圍，應具體到部門和人。頒布和實施流程見流程 1。已頒布的管理文件由行政中心負責存檔備案。 所有管理文件以公文的形式頒布，具體請參照 相關條款執(zhí)行。 修改后的管理文件的電子版本和文字版本交由運營管理中心進行文件規(guī)范化審查。 會簽中心需在《文件會簽單》上簽署審核意見。 運營管理中心根據(jù)文件所屬業(yè)務領域，確定文件會簽范圍，然后對已賦號的管理文件進行會簽流程。 管理文件頒布和實施流程 運營管理中心負責組織編制公司級管理文件，即《質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理手冊》及程序文件，分管副總裁審核，總裁批準簽發(fā)。 編制的文件必須保證適用性、系統(tǒng)性、協(xié)調性和完整性。 管理文件系統(tǒng) 管理文件的編制 按本文件 的職責分工，各中心選擇和確認文件要素，負責收集、整理和編制有關文件。3）外發(fā)公文由行政中心分發(fā)至相關責任對口部門，由對口部門責任人負責對外分發(fā)。2） 公文分發(fā)由行政中心統(tǒng)一負責。印章要蓋得清楚端正，印章的位置在成文時間處，整個印模應當壓年壓月，上大下小。e. 翻印標有密級的公文,除絕密和注明不準翻印的以外，經(jīng)中心負責人批準，可以翻印，翻印件同正式文件一樣管理。3）中心和項目經(jīng)理層級及以上的管理干部任命公文由總裁簽發(fā)；部門經(jīng)理及同等層級技術干部的任命由分管副總裁簽發(fā)。d. 簽發(fā)1) 公文經(jīng)擬稿中心負責人、行政中心負責人核稿，分管副總裁審核后，送總裁簽發(fā)，批示主、抄送機關。② 有關部門、單位是否已協(xié)商、會簽。對不符合要求的文件應及時退經(jīng)辦人修改或重辦。c. 核稿1) 各級中心負責人應對文稿全面審核，嚴格把關。a. 擬稿公文草擬稿件應由擬稿人填寫《公文簽批單》，詳細寫明文件標題、文件密級、緊急程度、主送范圍、抄送范圍、擬稿單位/擬稿人等信息，格式見附件 2。2) 除行政中心負責催辦外，承辦單位的負責人要及時催辦，并將辦理情況向有關領導反饋。5) 凡屬公司分管副總裁和各中心傳閱的文件，由行政中心組織傳閱，切忌橫傳。凡涉及其他中心的問題，主辦中心負責人應當主動與有關中心協(xié)商辦理。2) 對不屬于本單位職權范圍或者不適宜由本中心辦理的，應迅速退回行政中心，并說明理由。a. 分辦1) 公司級重要文件，由總裁辦填寫《公文處理單》（格式見附件 1），送公司總裁閱批后分送承辦部門閱辦，一般于一個工作日處理完畢；各所屬單位及部門的一般業(yè)務文件，按文件內(nèi)容和性質，送相關部門于 2 個工作日內(nèi)閱辦。 報告中不得夾帶請示事項。公司和分公司不得聯(lián)合行文。向下級單位的重要行文，應同時抄送直接上級單位。 不得越級行文。 公司在職權范圍內(nèi)，可以對所屬單位行文；可以同網(wǎng)新集團、網(wǎng)新科技和其所屬單位，省、市人民政府的職能部門互相行文；可以根據(jù)業(yè)務需要同合作伙伴互相行文。 公文處理必須做到準確、及時、安全。 中心/項目秘書負責傳真的編號、處理工作。 各中心秘書、各項目部秘書負責工作聯(lián)系單的編號、處理工作。 運營管理中心負責所有管理文件的頒布、發(fā)放、歸檔及回收，行政中心負責公 2 司外來文件的歸口管理。 行政中心負責制定公司人力資源管理、固定資產(chǎn)管理、員工職業(yè)健康等各項行政管理文件、相關記錄和報表。 售后服務中心負責收集、編制公司售后服務工作標準、操作規(guī)范等管理文件及相關記錄、報表。 項目管理中心負責組織編制項目管理手冊、項目管理相關制度、記錄及報表。 采供中心負責組織編制采購工作標準、規(guī)定、程序等管理文件、記錄及報表。 運營管理中心負責組織公司《質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理手冊》、程序文件的編制、修訂，負責對所有管理文件的標準化管理，包括形式規(guī)范化、賦號及相關記錄的賦號等工作。 管理者代表負責公司《質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理手冊》和程序文件的審核及各作業(yè)文件的批準。第五章 職責 公文管理職責： 總裁辦是公文處理歸口管理部門，負責和督導公司的公文處理。除公司對外的行文，為了考慮法律效力問題外，提倡在公司內(nèi)部使用電子公文。 電子公文處理以電子郵件、公司內(nèi)網(wǎng)發(fā)布等形式的以計算機網(wǎng)絡為發(fā)送載體的公文形式，稱為電子公文。第三章 規(guī)范性引用文件 GB/T 190002000 idt ISO 9000：2000 質量管理體系 基礎和術語。關于文件分類及標準要求，具體參見《文件分類及編號規(guī)定》。I第一章 目的文件管理辦法為規(guī)范和加強本公司的文件管理，使文件在經(jīng)營管理中充分發(fā)揮信息導向作用，保障和促進公司各項經(jīng)營活動的順利進行，實現(xiàn)文件管理的程序化，使文件管理高效、安全，特制訂本辦法。本作業(yè)文件自 XXXX 年 3 月 2 日起發(fā)布,XXXX年 3 月 12 日起實施。機電公司文件管理辦法XXXX機電工程有限公司目 錄前 言 ...............................................................I 第一章 目的 .................................................... 1 第二章 適用范圍 ................................................ 1 第三章 規(guī)范性引用文件 .......................................... 1 第四章 術語和定義 ..................