【正文】 ............................ 1 第五章 職責(zé) .................................................... 2 第六章 管理內(nèi)容和要求 .......................................... 3 第七章 相關(guān)/支持性文件 ........................................ 10 第八章 附件 ................................................... 11 第九章 流程圖 ................................................. 25 前 言 文件管理辦法本作業(yè)文件是根據(jù) GB/T190012000 質(zhì)量管理體系要求（idt ISO9001：2000）標(biāo)準(zhǔn)中 文件控制的要求進(jìn)行制定的。本作業(yè)文件是公司《文件控制程序》的支持性文件，也是進(jìn)行文件管理的具體規(guī)定。本作業(yè)文件由行政中心歸口管理。第二章 適用范圍 本文件適用于XXXX機(jī)電工程有限公司文件管理執(zhí)行工作。 本文件規(guī)定了公司公文、管理文件、聯(lián)系單的編制、審核、修訂、廢止等流程要求以及傳真、會(huì)議紀(jì)要等文件的收發(fā)文管理。第四章 術(shù)語(yǔ)和定義 公文處理公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。電子公文必須以需發(fā)布的公文的正本作為依據(jù)，轉(zhuǎn)制成相應(yīng)電子文件。 管理文件的分類管理文件分為兩個(gè)層次：第一層文件為公司級(jí)管理文件，包括《質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理手冊(cè)》及體系程序文件，第二層為專業(yè)級(jí)管理文件，按 5 個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域分 1 類：營(yíng)銷管理類、行政管理類、財(cái)務(wù)管理類、生產(chǎn)管理類、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)類。 管理文件管理職責(zé)：文件管理辦法 總裁負(fù)責(zé)公司《質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理手冊(cè)》、程序文件等公司級(jí)管理文件的批準(zhǔn)。 總工程師負(fù)責(zé)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)類管理文件的批準(zhǔn)。 設(shè)計(jì)中心負(fù)責(zé)組織編制設(shè)計(jì)操作規(guī)范、設(shè)計(jì)管理、工程制圖等管理文件、記錄及報(bào)表。 工程中心負(fù)責(zé)收集、編制施工管理、安全生產(chǎn)、環(huán)保等管理方面的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、方法、程序等文件及相關(guān)記錄、報(bào)表。 總工辦負(fù)責(zé)組織公司內(nèi)部技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定、技術(shù)原則等文件的制定、歸口管理和修訂工作，負(fù)責(zé)收集國(guó)家和電力行業(yè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和技術(shù)政策。 營(yíng)銷中心負(fù)責(zé)組織編制公司合同管理、顧客信息等相關(guān)制度及相關(guān)記錄、報(bào)表。 各中心總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織本中心管理文件及相關(guān)記錄的編制、審核、實(shí)施和修訂。 聯(lián)系單管理職責(zé)：文件管理辦法 行政中心總裁辦負(fù)責(zé)工作聯(lián)系單格式、編號(hào)系統(tǒng)的編制；負(fù)責(zé)規(guī)范化審查。 傳真管理職責(zé)： 行政中心總裁辦負(fù)責(zé)傳真格式、編號(hào)系統(tǒng)的編制、傳真發(fā)送、接收登記和規(guī)范化審查。第六章 管理內(nèi)容和要求 公文管理： 公文處理原則 辦理公文，應(yīng)實(shí)事求是，認(rèn)真負(fù)責(zé)，克服形式主義，講求實(shí)效，行文要少而精，注重效用。 行文規(guī)則 根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文關(guān)系。 公司部門(mén)之間不相互行文。因特殊情況必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)抄送越過(guò)的單位。 同級(jí)單位、合作伙伴可以聯(lián)合行文。 請(qǐng)示的公文應(yīng)一文一事，一般只寫(xiě)一個(gè)主送單位，如需同時(shí)送其他單位，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得同時(shí)抄送下級(jí)單位。 公文處理流程 收文處理 3 文件管理辦法收文一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。涉及幾個(gè)中心共同辦理的文件，分文時(shí)應(yīng)確定主辦中心，由主辦中心商請(qǐng)有關(guān)中心會(huì)辦。3）主辦中心收到重要的或領(lǐng)導(dǎo)批示的文電，都要先經(jīng)中心負(fù)責(zé)人閱后簽名以示負(fù)責(zé)，并按分管副總裁批示責(zé)成承辦部門(mén)及承辦人依據(jù)批示辦理。4) 傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)傳閱范圍和保密規(guī)定進(jìn)行傳閱，絕密文件等有特殊要求的文件，傳閱后必須立即收回，不得將文件轉(zhuǎn)給他人閱看，不得向外泄漏內(nèi)容。b. 催辦1) 對(duì)重要的和有時(shí)限要求的公文，行政中心要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。 發(fā)文處理發(fā)文一般包括擬稿、會(huì)簽、審核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。 4 b. 會(huì)簽文件管理辦法發(fā)文凡涉及其他中心業(yè)務(wù)的，應(yīng)事先由相應(yīng)中心負(fù)責(zé)人會(huì)簽，并在公文會(huì)簽單上簽署意見(jiàn)。2) 公司發(fā)文在送分管副總裁簽發(fā)之前，必須經(jīng)行政中心核稿。核稿的重點(diǎn)是：① 是否需要行文。③ 提出的要求、辦法和措施是否明確具體、切實(shí)可行；④ 公文內(nèi)容、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本辦法的規(guī)定。2）發(fā)文涉及兩位及兩位以上分管領(lǐng)導(dǎo)的，應(yīng)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽。4) 公司賀電、唁電等授權(quán)總裁辦主任代簽。f. 用印、分發(fā)1） 印章管理人員須按《印章管理辦法》相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核，手續(xù)完備方可用印。不得在文件的空白頁(yè)上蓋章。內(nèi)發(fā)公文應(yīng)按發(fā)放范圍填寫(xiě)《文件發(fā)放回收記錄》，格式見(jiàn)附件 3 分發(fā)至相應(yīng)部門(mén)，并由接收人簽字確認(rèn)。g. 公文的立卷與銷毀 5 文件管理辦法公文辦完后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家和上級(jí)主管部門(mén)的有關(guān)法規(guī)和規(guī)定，定期（暫定為年度）將公文定稿、收文正本和有關(guān)材料（包括音像）整理好，每年 12月底定期向檔案部門(mén)移交。 涉及到多中心管理事項(xiàng)的文件，應(yīng)由編制文件的主管中心牽頭，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、確保其內(nèi)容合理、不漏項(xiàng)。 文件編寫(xiě)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行《文件分類及編號(hào)規(guī)定》所規(guī)定的格式要求執(zhí)行。 各體系中心負(fù)責(zé)本中心管理文件的編制或修改，本中心總經(jīng)理負(fù)責(zé)審核，審核后的管理文件初稿交由運(yùn)營(yíng)管理中心進(jìn)行賦號(hào),并填寫(xiě)《文件會(huì)簽單》。會(huì)簽單格式見(jiàn)附件 4。文件編制中心依據(jù)審核意見(jiàn)組織修改。 會(huì)簽后的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)類管理文件由編制中心總經(jīng)理審核，總工批準(zhǔn)頒布實(shí)施，其他業(yè)務(wù)領(lǐng)域（營(yíng)銷、行政、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)）管理文件由編制中心總經(jīng)理審核，管理者代表批準(zhǔn)頒布或授權(quán)于相應(yīng)的分管副總裁批準(zhǔn)頒布。 非機(jī)密管理文件應(yīng)以公告板和網(wǎng)上公告的方式發(fā)布，機(jī)密管理文件應(yīng)以書(shū)面方式發(fā)給當(dāng)事人或部門(mén)。 網(wǎng)新機(jī)電分管領(lǐng)導(dǎo)為管理制度執(zhí)行和實(shí)施的責(zé)任人。 管理文件的發(fā)放流程 6 運(yùn)營(yíng)管理中心為管理文件發(fā)放的責(zé)任部門(mén)。主送機(jī)關(guān)和部門(mén)發(fā)放紙質(zhì)文檔，必要時(shí)可提供 WORD 形式的電子文檔；發(fā)送采用郵件方式，郵件主題為管理文件全稱加版本號(hào)，發(fā)送郵件要設(shè)置回執(zhí)方式，自動(dòng)回復(fù)郵件閱讀情況。根據(jù)抄送機(jī)關(guān)和部門(mén)郵件回執(zhí)情況由行政中心填寫(xiě)管理文件閱讀登記表。 管理手冊(cè)、程序文件和作業(yè)文件等受控文件應(yīng)在文件封面標(biāo)明受控狀態(tài)和分發(fā)號(hào)；非受控文件則在文件封面上標(biāo)明非受控字樣，分發(fā)時(shí)將分發(fā)順序號(hào)作為受控號(hào)填寫(xiě)。 管理文件的修訂或改版流程 已簽發(fā)實(shí)施的所有規(guī)范管理文件，由運(yùn)營(yíng)管理中心每年定期進(jìn)行評(píng)審。 管理文件更改若只因重復(fù)、遺漏或部分管理職能矛盾等原因的，可采用修訂的方式，責(zé)任部門(mén)可填寫(xiě)《文件變更單》（格式見(jiàn)附件 6），按照與上述 或 相同流程進(jìn)行審批，經(jīng)批準(zhǔn)后予以發(fā)布，替換原管理文件中相應(yīng)條款或表述，同時(shí)在對(duì)應(yīng)文件版本號(hào)處進(jìn)行修改。 若管理文件經(jīng)多次修改，已影響其識(shí)別、公司管理職能發(fā)生規(guī)模性調(diào)整，現(xiàn)有管理文件已不能通過(guò)局部修改體現(xiàn)管理效能時(shí)，可通過(guò)回收原有管理制度，進(jìn)行改版。同時(shí)應(yīng)在文件版本號(hào)處進(jìn)行修改，版本號(hào)以大寫(xiě)英文字母依次表示。 管理文件的廢止流程 已實(shí)施的管理文件，若在執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)已不適應(yīng)網(wǎng)新機(jī)電或子公司的業(yè)務(wù)發(fā)展，需要廢止，應(yīng)由網(wǎng)新機(jī)電或子公司業(yè)務(wù)中心組織填寫(xiě)管理文件廢止申請(qǐng)表（見(jiàn)附件 7），寫(xiě)清廢止理由，并在廢止理由欄目簽字確認(rèn)。管理文件廢止流程見(jiàn)流程 4。存檔備案的原件不做銷毀處理。 管理文件的查閱 對(duì)無(wú)密級(jí)