【正文】 機(jī)電公司文件管理辦法XXXX機(jī)電工程有限公司目 錄前 言 ...............................................................I 第一章 目的 .................................................... 1 第二章 適用范圍 ................................................ 1 第三章 規(guī)范性引用文件 .......................................... 1 第四章 術(shù)語(yǔ)和定義 .............................................. 1 第五章 職責(zé) .................................................... 2 第六章 管理內(nèi)容和要求 .......................................... 3 第七章 相關(guān)/支持性文件 ........................................ 10 第八章 附件 ................................................... 11 第九章 流程圖 ................................................. 25 前 言 文件管理辦法本作業(yè)文件是根據(jù) GB/T190012000 質(zhì)量管理體系要求（idt ISO9001：2000）標(biāo)準(zhǔn)中 文件控制的要求進(jìn)行制定的。本作業(yè)文件是公司《文件控制程序》的支持性文件，也是進(jìn)行文件管理的具體規(guī)定。本作業(yè)文件自 XXXX 年 3 月 2 日起發(fā)布,XXXX年 3 月 12 日起實(shí)施。本作業(yè)文件由行政中心歸口管理。I第一章 目的文件管理辦法為規(guī)范和加強(qiáng)本公司的文件管理，使文件在經(jīng)營(yíng)管理中充分發(fā)揮信息導(dǎo)向作用，保障和促進(jìn)公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)文件管理的程序化，使文件管理高效、安全，特制訂本辦法。第二章 適用范圍 本文件適用于XXXX機(jī)電工程有限公司文件管理執(zhí)行工作。關(guān)于文件分類及標(biāo)準(zhǔn)要求，具體參見(jiàn)《文件分類及編號(hào)規(guī)定》。 本文件規(guī)定了公司公文、管理文件、聯(lián)系單的編制、審核、修訂、廢止等流程要求以及傳真、會(huì)議紀(jì)要等文件的收發(fā)文管理。第三章 規(guī)范性引用文件 GB/T 190002000 idt ISO 9000：2000 質(zhì)量管理體系 基礎(chǔ)和術(shù)語(yǔ)。第四章 術(shù)語(yǔ)和定義 公文處理公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。 電子公文處理以電子郵件、公司內(nèi)網(wǎng)發(fā)布等形式的以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為發(fā)送載體的公文形式，稱為電子公文。電子公文必須以需發(fā)布的公文的正本作為依據(jù)，轉(zhuǎn)制成相應(yīng)電子文件。除公司對(duì)外的行文，為了考慮法律效力問(wèn)題外，提倡在公司內(nèi)部使用電子公文。 管理文件的分類管理文件分為兩個(gè)層次：第一層文件為公司級(jí)管理文件，包括《質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理手冊(cè)》及體系程序文件，第二層為專業(yè)級(jí)管理文件，按 5 個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域分 1 類：營(yíng)銷管理類、行政管理類、財(cái)務(wù)管理類、生產(chǎn)管理類、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)類。第五章 職責(zé) 公文管理職責(zé)： 總裁辦是公文處理歸口管理部門，負(fù)責(zé)和督導(dǎo)公司的公文處理。 管理文件管理職責(zé)：文件管理辦法 總裁負(fù)責(zé)公司《質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理手冊(cè)》、程序文件等公司級(jí)管理文件的批準(zhǔn)。 管理者代表負(fù)責(zé)公司《質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理手冊(cè)》和程序文件的審核及各作業(yè)文件的批準(zhǔn)。 總工程師負(fù)責(zé)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)類管理文件的批準(zhǔn)。 運(yùn)營(yíng)管理中心負(fù)責(zé)組織公司《質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理手冊(cè)》、程序文件的編制、修訂，負(fù)責(zé)對(duì)所有管理文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理，包括形式規(guī)范化、賦號(hào)及相關(guān)記錄的賦號(hào)等工作。 設(shè)計(jì)中心負(fù)責(zé)組織編制設(shè)計(jì)操作規(guī)范、設(shè)計(jì)管理、工程制圖等管理文件、記錄及報(bào)表。 采供中心負(fù)責(zé)組織編制采購(gòu)工作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定、程序等管理文件、記錄及報(bào)表。 工程中心負(fù)責(zé)收集、編制施工管理、安全生產(chǎn)、環(huán)保等管理方面的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、方法、程序等文件及相關(guān)記錄、報(bào)表。 項(xiàng)目管理中心負(fù)責(zé)組織編制項(xiàng)目管理手冊(cè)、項(xiàng)目管理相關(guān)制度、記錄及報(bào)表。 總工辦負(fù)責(zé)組織公司內(nèi)部技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定、技術(shù)原則等文件的制定、歸口管理和修訂工作，負(fù)責(zé)收集國(guó)家和電力行業(yè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和技術(shù)政策。 售后服務(wù)中心負(fù)責(zé)收集、編制公司售后服務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)范等管理文件及相關(guān)記錄、報(bào)表。 營(yíng)銷中心負(fù)責(zé)組織編制公司合同管理、顧客信息等相關(guān)制度及相關(guān)記錄、報(bào)表。 行政中心負(fù)責(zé)制定公司人力資源管理、固定資產(chǎn)管理、員工職業(yè)健康等各項(xiàng)行政管理文件、相關(guān)記錄和報(bào)表。 各中心總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織本中心管理文件及相關(guān)記錄的編制、審核、實(shí)施和修訂。 運(yùn)營(yíng)管理中心負(fù)責(zé)所有管理文件的頒布、發(fā)放、歸檔及回收，行政中心負(fù)責(zé)公 2 司外來(lái)文件的歸口管理。 聯(lián)系單管理職責(zé)：文件管理辦法 行政中心總裁辦負(fù)責(zé)工作聯(lián)系單格式、編號(hào)系統(tǒng)的編制；負(fù)責(zé)規(guī)范化審查。 各中心秘書、各項(xiàng)目部秘書負(fù)責(zé)工作聯(lián)系單的編號(hào)、處理工作。 傳真管理職責(zé)： 行政中心總裁辦負(fù)責(zé)傳真格式、編號(hào)系統(tǒng)的編制、傳真發(fā)送、接收登記和規(guī)范化審查。 中心/項(xiàng)目秘書負(fù)責(zé)傳真的編號(hào)、處理工作。第六章 管理內(nèi)容和要求 公文管理： 公文處理原則 辦理公文，應(yīng)實(shí)事求是，認(rèn)真負(fù)責(zé)，克服形式主義，講求實(shí)效，行文要少而精，注重效用。 公文處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。 行文規(guī)則 根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文關(guān)系。 公司在職權(quán)范圍內(nèi)，可以對(duì)所屬單位行文；可以同網(wǎng)新集團(tuán)、網(wǎng)新科技和其所屬單位，省、市人民政府的職能部門互相行文；可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要同合作伙伴互相行文。 公司部門之間不相互行文。 不得越級(jí)行文。因特殊情況必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)抄送越過(guò)的單位。向下級(jí)單位的重要行文，應(yīng)同時(shí)抄送直接上級(jí)單位。 同級(jí)單位、合作伙伴可以聯(lián)合行文。公司和分公司不得聯(lián)合行文。 請(qǐng)示的公文應(yīng)一文一事，一般只寫一個(gè)主送單位，如需同時(shí)送其他單位，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得同時(shí)抄送下級(jí)單位。 報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。 公文處理流程 收文處理 3 文件管理辦法收文一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。a. 分辦1) 公司級(jí)重要文件，由總裁辦填寫《公文處理單》（格式見(jiàn)附件 1），送公司總裁閱批后分送承辦部門閱辦，一般于一個(gè)工作日處理完畢；各所屬單位及部門的一般業(yè)務(wù)文件，按文件內(nèi)容和性質(zhì)，送相關(guān)部門于 2 個(gè)工作日內(nèi)閱辦。涉及幾個(gè)中心共同辦理的文件，分文時(shí)應(yīng)確定主辦中心，由主辦中心商請(qǐng)有關(guān)中心會(huì)辦。2) 對(duì)不屬于本單位職權(quán)范圍或者不適宜由本中心辦理的，應(yīng)迅速退回行政中心，并說(shuō)明理由。3）主辦中心收到重要的或領(lǐng)導(dǎo)批示的文電，都要先經(jīng)中心負(fù)責(zé)人閱后簽名以示負(fù)責(zé)，并按分管副總裁批示責(zé)成承辦部門及承辦人依據(jù)批示辦理。凡涉及其他中心的問(wèn)題，主辦中心負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)中心協(xié)商辦理。4) 傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)傳閱范圍和保密規(guī)定進(jìn)行傳閱，絕密文件等有特殊要求的文件，傳閱后必須立即