【文章內(nèi)容簡介】 的整體利益出發(fā)，用全面的，歷史的，發(fā)展的。效益的觀點判定檔案的價值 鑒定檔案工作全面的觀點 ： 1 全面的分析文件的各方面的特征，從檔案的來源，內(nèi)容，時間，文本，外形等方面綜合判定檔案價值 2 全面的把握被鑒定檔案與其他檔案的聯(lián)系 3全面的預(yù)測社會對檔案利用的需要 鑒定檔案工作歷史的觀點：它的形成總是同一定的歷史條件相聯(lián)系的，當時是怎樣進行活動的，檔案就是怎樣記錄的，對于歷史上形成的某些內(nèi)容不正確的文件，也不可輕易的棄毀，應(yīng)根據(jù)當時的歷史條件加以分析，以維護歷史的本來面貌 鑒定工作發(fā)展的觀點：現(xiàn)在有用的檔案，隨著時間的推移，將來可能沒有用處，現(xiàn)在尚未用上的檔案，將來可能有用處 鑒定工作的效益的觀點：在鑒定工作中應(yīng)摒棄不計成本，多多益善的觀點，要考慮一下每份檔案是否值得保存，值得保存多久，通過鑒定將那些在政治，經(jīng)濟，法律，科學(xué)文化等方面具有較高的利用價值的檔案保存下來，可能為社會帶來較大的利益，反之，如果花費大量人力物力去保存那些價值較小的檔案就會得不償失 鑒定檔案價值的檔案屬性標準、社會需要標準和相對價值標準 ：檔案屬 性標準： 1 檔案來源標準 2檔案內(nèi)容標準（檔案內(nèi)容的重要性、獨特性、時效性） 3檔案形式特征標準（文件名稱、文件形成時間、文本、文件的外形特點） 社會需要標準： 1 社會需要的方向，利用者需要哪些內(nèi)容，哪些類型檔案的趨向性，被利用者需要的檔案無疑具有較高的利用價值，但不同歷史時期，不同層次，不同目的的利用者所需要的檔案內(nèi)容有很大差別，因此檔案人員要站在社會總需求的高度，把握公民個人，機關(guān)以及社會各方面的各種需要 2社會需要面：具有長久保存價值的檔案是全社會的歷史文化財富，應(yīng)以一定的社會需要面為前提，因此在決定檔案 取舍以及確定檔案保管期限時，要避免片面的以個別需要為鑒定標準，而要考察每份文件的社會意義 3社會需要時間：判定每份檔案的保管期限的長短，這還要是根據(jù)可能被利用時間的長短來決定的 相對價值標準： 1所存檔案的完整程度 2檔案內(nèi)容的可替代程度 3 各全宗之間檔案的重復(fù)性 用檔案鑒定原則中全面的觀點分析“相對價值標準”的必要性 ：運用檔案的相對價值標準，根據(jù)需要人為的延長或縮短某些文件的保管期限，是為了有效的控制檔案館藏檔案的質(zhì)量和數(shù)量，使之達到優(yōu)質(zhì)精煉，每一個檔案館的檔案是一個整體，這個整體共同反映了一定范圍的歷 史面貌，因此，檔案館在鑒定檔案價值，決定收集范圍時，既要考慮文件的固有價值，也要考慮館藏檔案的豐富完整，覆蓋面全和減少重復(fù)等要求，從檔案的完整程度，永久性的保存地點及館藏構(gòu)成等因素出發(fā)，確定檔案的實際保管期限 檔案保管期限表的含義 ：用表冊的形式列舉檔案的來源，內(nèi)容和形式并指明其保管期限的指導(dǎo)性，標準性文件，它是檔案館，檔案室鑒定檔案的價值，確定檔案保管期限的依據(jù) 檔案保管期限表的類型 ：通用檔案保管期限表、專門檔案保管期限表、同系統(tǒng)機關(guān)檔案保管期限表、同類型機關(guān)檔案保管期限表、機關(guān)檔案保管期限表 國家規(guī)定的文書檔案的保管期限 ：永久、長期和短期三種。其中長期為 16－ 50年左右；短期為 15年一下 1 不同類型檔案保管期限表的使用范圍 ： 1通用檔案保管期限表由國家檔案行政機關(guān)編制，供全國各機關(guān)團體企事業(yè)單位適用 2 專門檔案保管期限表由國家檔案行政機關(guān)會同有關(guān)主管部門編制，供各機關(guān)團體企事業(yè)單位鑒定專門檔案時適用 3同系統(tǒng)：由主管領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)編制，供同一系統(tǒng)內(nèi)各機關(guān)，單位鑒定檔案價值時適用 4同類型：由檔案行政機關(guān)或主管領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)編制，供同類型機關(guān) 5機關(guān)：由各級機關(guān)編制，供本機關(guān)鑒定用 1 通用檔案保管期限表的特 點 ： 1 通用性，可供全國各機關(guān)、團體、企事業(yè)單位適用 2依據(jù)性、各系統(tǒng)各機關(guān)可以按照通用檔案保管期限表的原則精神，結(jié)合各自的實際情況來制訂各自范圍的檔案保管期限表 1 不同保管期限文件的范圍 ： 1永久保管：本機關(guān)制定的屬于法規(guī)政策性的文件，處理重要問題形成的文件材料，重要會議的主要文件材料，重要的請示、報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表，機構(gòu)演變、領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料，直屬上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件和非直屬上級機關(guān)頒發(fā)的針對本機關(guān)主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料 2長期保管：本機關(guān)一般工作問題 的文件材料，一般會議的主要文件材料，人事管理工作中形成的一般文件材料，直屬上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料，下級機關(guān)報送的重要總結(jié)，報告和統(tǒng)計報表等文件材料 3短期保管：本機關(guān)一般事務(wù)性的文件材料，上級機關(guān)和同級機關(guān)頒發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料，下級機關(guān)報送的一般工作總結(jié)，報告和統(tǒng)計報表的文件材料 4附注：在條款后對條款及其保管期限所作的必要的注解或說明 5說明：應(yīng)當指出檔案保管期限表的適用范圍，制定檔案保管期限表的依據(jù)，保管期限的結(jié)構(gòu)，保管期限表的計算方法，以及其他應(yīng) 當說明的事項 1 檔案鑒定中運用鑒定原則、標準分析檔案價值與使用檔案保管期限表的關(guān)系及其理由：1檔案的內(nèi)容十分豐富，隨著實踐的發(fā)展還會有所變化，任何一種檔案保管期限表也不可能毫無遺漏的列舉出所有檔案內(nèi)容的條款，因此總會有些文件無號或無確切號可對，需要鑒定人員具體分析 2檔案保管期限表中有些條款要求酌情選擇不同的保管期限，對于特殊檔案，保管期限的確定取決于鑒定人員對文件重要程度、問題性質(zhì)、影響面的分析和認識 3檔案保管期限表主要是依據(jù)文件的來源和內(nèi)容規(guī)定其相應(yīng)的保管期限，而評價檔案價值的標準有許多方面，許多文件 會因其他方面的因素影響其價值，需要延長或縮短其保管期限，因此鑒定人員在照表劃期限的同時，還要兼顧價值評價的其他標準 4現(xiàn)行的檔案保管期限表中對各條款保管期限的規(guī)定，是現(xiàn)階段檔案公作人員在調(diào)查研究，總結(jié)經(jīng)驗的基礎(chǔ)上形成的規(guī)律性認識，但這些認識并不一定是完全正確的，因此檔案鑒定人員在鑒定檔案的過程中，不僅要認真對照執(zhí)行檔案保管期限表，還要全面具體的分析檔案的價值，研究各類檔案的最佳保管期限，以不斷提高檔案鑒定工作的水平 1說明檔案保管期限表中一般性條款和專題性條款的使用條件： 實際劃分保管期限時，有些文件同時具 有兩個方面的特征，應(yīng)先考慮采用專題性條款，無專題性條款的再使用一般性條款，也就是說，如果檔案保管期限表中有與文件內(nèi)容相符的條款，應(yīng)按該條款劃分，再考慮文件來源，文件名稱等因素 1分析“彈性方法”在檔案鑒定工作中的應(yīng)用： 例如當鑒定人員對于某一文件或案卷是否需要歸檔保存，保管期限如何劃分沒有確切的把握時，應(yīng)本著留有余地的精神加以處理，一般應(yīng)掌握保存從寬，銷毀從嚴，孤本復(fù)本從嚴，本機關(guān)文件從寬，外機關(guān)文件從嚴，對介于兩可之間的文件，可采取就高不就低的處理辦法。又如在具有密切聯(lián)系中只有一兩件具有較短的保存價值， 其他均具有長久的保存價值，可合并立卷，從長保管。在剔除保管期滿的檔案時，一般以卷為單位，以短從長，盡量不拆件剔除，如果一卷中只有個別文件失去保存價值可暫不剔除，原卷繼續(xù)保存 1銷毀檔案的批準手續(xù)： 各機關(guān)需要銷毀檔案，須經(jīng)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批準，檔案館需要銷毀檔案，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)批準，如需銷毀建國前的歷史檔案，還須報國家檔案局批準，未經(jīng)鑒定和批準，任何機關(guān)和個人不得銷毀任何檔案，銷毀準銷檔案時，須實行兩人監(jiān)銷制度 1直接鑒定法的含義 ：要求檔案鑒定人員逐件審查檔案材料，從它的內(nèi)容、作者、名稱、可靠程度等方面， 全面考察分析確定其價值，不能只根據(jù)文件題名、名稱、文件目錄、案卷題名、案卷目錄等確定檔案的價值 1檔案鑒定工作制度的基本內(nèi)容： 1制發(fā)鑒定檔案的標準文件 2檔案鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)3銷毀檔案的批準和監(jiān)銷制度 檔案鑒定工作的三個階段： 第一階段，在機關(guān)文件歸檔時確定歸檔范圍，同時剔除沒有保存價值的文件由機關(guān)文書處理部門或業(yè)務(wù)部門保存一兩年后銷毀，第二階段，對于歸檔文件確定保管期限，即確定檔案的生存期，第三階段，到一定年限時進行檔案價值復(fù)審（移交復(fù)審、到期復(fù)審） 第六章 檔案的保管 檔案保管工作的基本任務(wù) ： 1 維護檔案實體的秩序狀態(tài)，使檔案在存放和使用中始終有序 2保護檔案實體的理化性狀，使其在存放和使用中不受或少受人為的或自然因素的損害，并盡量延長其物質(zhì)形體的自然壽命 檔案保管的主要物質(zhì)條件： 庫房、裝具、設(shè)備、卷皮卷盒、消耗品 八防措施的主要內(nèi)容： 防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜 檔案存放位置索引、檔案代理卡的含義和作用： 索引是一種記錄、引導(dǎo)性的管理工具。作用：表冊或卡片形式將檔案在庫房及裝具中存放秩序情況如實記錄和反映，以此指引檔案工作人員對檔案的調(diào)取、歸還和其他日常管理。代理卡： 預(yù)設(shè)若干空白的或印有確定欄目的卡片備用，每從庫房中調(diào)出一個或一組卷號相連的案卷，就隨手填寫一張代理看插放在所調(diào)出案卷的位置上，還卷時再將其取下。作用 :有效防止誤放現(xiàn)象，尤其是在利用頻繁，檔案出入庫數(shù)量、次數(shù)較多的情況下，更為明顯，用過的代理看還可作為分析、統(tǒng)計檔案使用現(xiàn)象及規(guī)律的素材使用，具有登記工作的性質(zhì)。 全宗卷的含義 ：是對全宗的重要管理工具和手段，是由在全宗管理過程中所形成的管理記錄性材料構(gòu)成的一個案卷 檔案庫房管理制度的主要內(nèi)容： 1進出庫制度 2 庫房溫濕度控制 3 八防措施 4庫房與裝具的有序化 5 檔 案在裝具中的存放方式 6 檔案存放秩序的維護與管理 7 定期檢查、清點 8全宗卷 全宗卷的作用與構(gòu)成： 作用：如果吧一個全宗看作一個人的話，全總的作用相當于全宗這個人的人事檔案。構(gòu)成：檔案交接憑據(jù)、立檔單位與全宗歷史考證、整理工作方案、檔案實體分類方案、移出移進記錄及手續(xù)、對全宗檔案進行檢查、清點的歷次記錄及所發(fā)現(xiàn)的問題記錄、以及檔案受損害、造破壞的情況記錄和實施補救性措施的記錄材料、檔案銷毀清冊等 檔案使用過程中維護與保護制度的主要內(nèi)容： 1 檔案使用的登記與交接制度 2 檔案使用行為的管理與限制制度 檔案使用過 程中維護與保護的主要方法： 1 量與順序的控制 2 對利用行為的現(xiàn)場監(jiān)督與檢查 3利用方式及利用場所的限制 4對重要檔案的保護性措施 第七章 檔案檢索 檔案檢索的含義： 對檔案信息進行系統(tǒng)存儲和根據(jù)需要進行查找的工作，是開展提供利用工作的基本手段，是開發(fā)檔案信息資源的必要條件 檔案信息存儲的含義： 將檔案中具有檢索意義的特征標識出來，加以編排，形成檢索工具和檔案信息數(shù)據(jù)庫的過程 檔案檢索的一般過程： 1存儲階段（著錄標引、編制檢索工具） 2查檢階段（確定查找內(nèi)容、查找） 檔案檢索效率的含義： 在檢索過程中滿足利用 者需要的全面性和準確性程度，是衡量檢索系統(tǒng)性能以及每一個檢索過程質(zhì)量高低的最基本的指標 查全率、查準率的含義及計算方法： 查全率：滿足利用者要求的全面程度，檢索出的有關(guān)檔案與全部有關(guān)檔案的百分比。計算方法：查全率＝（檢索出的有關(guān)檔案 /全部有關(guān)檔案）*100％。查準率：滿足利用者要求的準確程度，檢索出檔案與檢索出的全部檔案的百分比，查準率＝（檢索出的有關(guān)檔案 /檢索出的全部檔案） *100％ 檔案檢索語言的含義： 為了提高檔案檢索工作的質(zhì)量，在檔案檢索過程中需要使用專門的檢索語言，也稱為標引語言，是根據(jù)檢索的 需要而編制的一種專門語言 目前我國編制和使用的通用性檔案檢索語言： 《中國檔案分類法》、《中國檔案主題詞表》 檔案檢索語言的特點： 單義性、專業(yè)性 《中國檔案分類法》的分類基礎(chǔ)： 以不同時期的國家機構(gòu)、社會組織從事社會實踐活動的職能分工 交替類目、層累制編號法、八分法、雙位制的含義： 交替類目：指對于具有多重屬性的類目在不同的上位類下均予以列出，以便從不同角度檢索該類檔案，同時，規(guī)定該類檔案實際的歸屬類目，以防止同一內(nèi)容檔案的分散。層累制編號法：用字母和數(shù)字的位數(shù)表示類目的級位，一位字母和數(shù)字代表 一級類，兩位代表二級類，依次類推。八分法：用 1―― 8來標記同位類，號碼順序超過 8時，不用 9，而用 9 9 93―――來標記。雙位制：對同一級類目采用兩位阿拉伯數(shù)字表示。 1《中國檔案分類法》中的類屬關(guān)系： 從屬關(guān)系和并列關(guān)系 1分類號的作用和要求： 作用：在存儲和檢索中可以作為類目的代表，祈禱表征檔案內(nèi)容和固定各個類目在分類體系中的排列次序的作用。要求： 1要能明確表示分類表各類目的層次和順序，能區(qū)分同位類和上下位類； 2要簡單、易寫、易識、易記； 3要具有靈活性和伸縮性，便于類目的補充和擴展 1使用綜 合復(fù)分表應(yīng)注意的問題： 1該表可適用于主表中任何一級類目，各級檔案館在使用時可靈活掌握，各館可對使用的級別和范圍作出規(guī)定 2具有綜合復(fù)分表中兩種以上區(qū)分標準的檔案文件，只能選擇其中主要的一種加以復(fù)分，不能重復(fù)使用 3在主表中列為專類的類目，分類時不再使用綜合復(fù)分表的相應(yīng)類目復(fù)分，即在使用順序上應(yīng)本著先主表后綜合復(fù)分表的原則 1《中國檔案分類法》中設(shè)置的四個分類表及其使用范圍： 1中華人民共和國檔案分類表：適用于類分 1949年 10月 1日建立后形成的檔案 2新民主主義檔案分類表：類分中國共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)的新民主主義革命斗爭 時期形成的檔案 3民國檔案分類表：適用于類分 1911年至 1949年民國時期形成的檔案 4清代檔案分類表：適用于類分清代檔案，其一級類目還適用于類分清代以前各歷史時期的檔案 1比較復(fù)分與仿分的同與異： 同：道理完全一樣。區(qū)別：對于普遍和大量的共同類目采用復(fù)分的方法，按專門編制的復(fù)