【文章內(nèi)容簡介】 —臟房 VC OC VD VC—OC 接待入住操作； OC—VD 收銀結(jié)帳； VDVC 客房 OC 不可直接轉(zhuǎn)化為 VC； VD 有條件轉(zhuǎn)化為 OC； VC 可直接轉(zhuǎn)化為 VD； 客人狀態(tài)： R—預(yù)訂 I—入住 O—離店 第五節(jié) KKS 基本操作 進(jìn)入和退出 KKS 酒店管理系統(tǒng) 進(jìn)入 KKS 酒店管理系統(tǒng) 一般我們的工程在為客戶配置好系統(tǒng)后，會建立一到三個 IE 的快捷方式在桌面上。 這三個快捷方式都是登錄系統(tǒng)，不同之處在于： 本機(jī)模式。適用于服務(wù)器與客戶端為同一臺 PC，沒有連接到局域網(wǎng)也沒有連接到互聯(lián)網(wǎng)。 局網(wǎng)模式。服務(wù)器與客戶端為不同的 PC，酒店內(nèi)部搭建了局域網(wǎng)，其它客戶段通過局網(wǎng)訪問位于服務(wù)器上的 KKS 酒店管理系統(tǒng)。 公網(wǎng)模式。服務(wù)器與客戶端在不同的地點(diǎn)，通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸數(shù)據(jù)。這種模式是最開放的模式，可以 在任何連通互聯(lián)網(wǎng)的地方登錄系統(tǒng)。 雙擊桌面上的快捷方式，或者接打開 IE 瀏覽器，輸入 IP 地址（ IP 地址可以從系統(tǒng)管理員那里獲得），進(jìn)入系統(tǒng)登錄頁面，彈出如圖 所示的登錄頁面，操作員正確輸入 【 用戶名 】 、 【 密碼 】 、 【 班次號 】 、 【 驗(yàn)證碼 】 四項(xiàng)信息。 金鑰匙酒店管理系統(tǒng) 用戶手冊 第 15 頁／共 38 頁 圖 【 用戶名 】 操作員編號，代碼長度為 16 位，由電腦管理員事先設(shè)置并分配給操作員，工號和操作員是一一對應(yīng)的。若沒有工號，可以請電腦管理員設(shè)置。 【 密碼 】 操作員自己的密碼，密碼長度為 1至 16 位，在密碼輸入時要注意字母的大小寫的區(qū)別。第一次使用時，密碼由系統(tǒng)維 護(hù)員告之，以后的使用中，操作員可以自己修改自己的密碼。 【 班次 】 根據(jù)上班情況從班次下拉列表中選擇一個。 【驗(yàn)證碼】根據(jù)右邊的驗(yàn)證碼圖片輸入正確的數(shù)字。 【界面風(fēng)格】可選項(xiàng)，默認(rèn)的為 Office2021 青藍(lán)的風(fēng)格，可以根據(jù)喜好選擇不同的風(fēng)格，一共有 9種可選風(fēng)格。 注意 ：在輸入以上四項(xiàng)內(nèi)容時，可以使用回車或者鍵盤左上方的 TAB鍵來移動光標(biāo)。 正確輸入 用戶名、密碼、班次號、驗(yàn)證碼之后， 登錄成功。進(jìn)入系統(tǒng)首頁。系統(tǒng)首頁是空白頁，這時需要從左邊的菜單中選擇某一項(xiàng)功能，才能進(jìn)入功能頁面。（左側(cè)菜單見圖） 使用導(dǎo)航功能菜單 在頁面的最左側(cè)，有一個隱藏的工具欄，類似于 的自動隱藏，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊，其隱藏的選項(xiàng)卡就像抽屜一樣被拉出來。見圖 ： 金鑰匙酒店管理系統(tǒng) 用戶手冊 第 16 頁／共 38 頁 ??? 圖 點(diǎn)擊功能菜單，彈出導(dǎo)航菜單，這是整個系統(tǒng)的功能的導(dǎo)航。點(diǎn)擊菜單里的某一項(xiàng)可以進(jìn)入到相關(guān)的功能頁面進(jìn)行操作。 注意： 不同的用戶因?yàn)樗`屬的角色不同，使用的功能也不盡相同，導(dǎo)航菜單是根據(jù)用戶的權(quán)限自動生成，用戶沒有的權(quán)限將不會出現(xiàn)在菜單中。 如何退出 KKS 酒店管理系統(tǒng) KKS酒店管理系統(tǒng)的退出按鈕同樣是在 左邊的菜單 的最下面，只需要單擊退可退出系統(tǒng)重新返回到登錄頁面 。（ 見上圖 ： ） 關(guān)于我們 在進(jìn)入具體的功能面中，執(zhí)行 幫助 → 關(guān)于我們 ，彈出關(guān)于 KKS 軟件的簡單信息，如下圖 所示，幫助了解金鑰匙公司及其產(chǎn)品。 金鑰匙酒店管理系統(tǒng) 用戶手冊 第 17 頁／共 38 頁 圖 注意： 信息根據(jù)版本號和時間，可能有所變化。 第二章 預(yù)訂 /接待系統(tǒng) 第一節(jié) 預(yù)訂接待基礎(chǔ) 為了使讀者盡快的將酒店實(shí)際業(yè)務(wù)與預(yù)訂接待系統(tǒng)聯(lián)系起來，更好的理解和應(yīng)用 KKS酒店管理軟件，我們安排在第一節(jié)介紹預(yù)訂接待系統(tǒng)中常用的一些術(shù)語。 基本概念 ● 房 區(qū) 一般酒店是由幾幢樓組成的，在本系統(tǒng)中，每幢樓則由“房區(qū)”來表示，每個房區(qū)由 1 – 50 個任意的字符組成。 ● 樓 層 包含在房區(qū)中，其代碼由 1 – 10 位任意字符組成。 ● 房 號 一般房間用四位數(shù)字表示，稱為房號。房號前兩位為樓層號，后兩位為實(shí)際房間號。 KKS 系統(tǒng)中的房號一般與酒店實(shí)際房號匹配。 ● 房 價 指的是酒店對于不同類型客房的門市價（也叫掛牌價或臺面價）。 ● 預(yù) 留 房 反映酒店各種房類的訂房情況，預(yù)留房信息是酒店管理房間預(yù)訂情 況的一個重要手段。無論是預(yù)訂團(tuán)體，還是直接登記的團(tuán)體都必須包括此信息，即成員分房以前都須先做預(yù)留房功能，保留相應(yīng)數(shù)目的房間。 ● 分 房 指的是在散客工作窗口的【房號】處輸入房間號碼。 金鑰匙酒店管理系統(tǒng) 用戶手冊 第 18 頁／共 38 頁 房間信息 KKS 系統(tǒng)為了便于提供全面的客房信息，創(chuàng)建了各種類型的房類圖表。這些圖表包括：房間可用性表、客房出租情況表、同住關(guān)系表、實(shí)時房態(tài)盤等。 房間可用性表 執(zhí)行 接待 /預(yù)訂 → 查詢 → 房間可用性表 ，進(jìn)入到房間可用性表頁面 （如圖 所示）。 在 房間可用性表 中可以直到未來幾十天內(nèi)整個酒店的房 間的出租情況： 圖 實(shí)時房態(tài)盤 房態(tài)盤在預(yù)訂、接待和收銀頁面里均有（如圖 所示）。 實(shí)時房態(tài)盤反映酒店當(dāng)前客房的使用情況，是酒店安排客房的最重要依據(jù)之一，它在酒店管理中占有很重要的地位。 實(shí)時房態(tài)盤也稱平面房態(tài)表，特點(diǎn)是全面地反映整個客房的使用情況，對操作員來說，比較直觀易懂。 查詢?nèi)掌? 金鑰匙酒店管理系統(tǒng) 用戶手冊 第 19 頁／共 38 頁 圖 房間類型 KKS 系統(tǒng)允許每種房間類型使用最多 20 個英文字符或 10 個中文字符來表示。團(tuán)隊(duì)成員在預(yù)訂登記之前必須做預(yù)留房。預(yù)訂時，房類不能為空；登記時，房類可以為空，輸入房 號后，系統(tǒng)將自動設(shè)置。 第二節(jié) 前臺預(yù)訂 和接待 彈出左側(cè)菜單：執(zhí)行 接待 /預(yù)訂 ? 預(yù)訂 ，進(jìn)入到預(yù)訂窗口。 散客預(yù)訂基礎(chǔ)實(shí)例 散客預(yù)訂基本流程 散客預(yù)訂最基本的流程如下： 房態(tài)顯示區(qū) 房態(tài)選項(xiàng) 打開散客主單工作窗口 輸入客人基本信息 存盤生成帳號預(yù)訂成功 金鑰匙酒店管理系統(tǒng) 用戶手冊 第 20 頁／共 38 頁 散客預(yù)訂實(shí)例（簡單預(yù)訂） 實(shí)例 ： 客人張先生電話預(yù)訂一間標(biāo)準(zhǔn)房，部門經(jīng)理批準(zhǔn)房價 折，預(yù)計下午 18：00 到，住三天?？腿松矸葑C號碼是 511303198208290039。（要求完整輸入所有已知信息）。 分 析： 根據(jù)已知的客人信息，在電腦登記單中分別找到相應(yīng)的位置，錄入基本信息。 分解信息： 姓名 張先生，身份證 511303198208290039，預(yù)訂方式 電話預(yù)訂，抵離日期，房類 標(biāo)準(zhǔn)間，房價 折，優(yōu)惠理由 部門經(jīng)理優(yōu)惠。 操作步驟： （ 1）、執(zhí)行 散客預(yù)訂，打開散客工作窗口； （ 2）、輸入客人【姓名】，張先生，回車；移動光標(biāo)至【證件】處，此時【證件】是默認(rèn)選擇【身份證】的 ，此時將光標(biāo)轉(zhuǎn)移到后面一欄，輸入身份證號碼 511303198208290039，將焦點(diǎn)移出證件號碼輸入框。此時可以看到系統(tǒng)已經(jīng)變更一些相關(guān)信息： 籍貫自動變更為：四川省南充市高坪區(qū) 生日自動變更為 ： 1982/8/29 性別自動變更為：男 注意：僅當(dāng)客人證件類型選擇為身份證，并且輸入的證件號碼為正確的我國身份證號碼時，系統(tǒng)才會自動變更上述三列信息。 （ 3）、輸入預(yù)計到達(dá)時間， ，表示住三天 ， 當(dāng)選擇離開的天數(shù)后， 系統(tǒng) 將根據(jù)【到達(dá)】日期 自動更改【離日】日期； （ 4）、單擊【房類】， 在彈出窗口中選擇 【標(biāo) 間 】，【房類】顯示 。預(yù)訂房類后，系統(tǒng)自動顯示定價、房價方案。要修改房價，必須將房價代碼設(shè)置為【手工包房】，此時房價處于可編輯狀態(tài)， 在【房價】的第二個空格輸入 75（表示為原價的 75%） ， 單擊 【 優(yōu)惠原因 】，選擇 【 部門經(jīng)理優(yōu)惠】 。 （ 5）、信息輸入完整后，單擊左上角的 〖保存〗 ，保存所輸信息。保存后，系統(tǒng)產(chǎn)生一個帳號，散客工作窗口如圖 所示，至此散客預(yù)訂成功。 金鑰匙酒店管理系統(tǒng) 用戶手冊 第 21 頁／共 38 頁 圖 散客工作窗口介紹 我們已經(jīng)看到散客主單工作窗口（也稱客人主單）是預(yù)訂接待系統(tǒng)中操作使用非常頻繁的一個窗口，該窗口包含了散客、團(tuán)體成員的所有信息，對散客進(jìn)行的所有操作都可在本窗口中完成。 散客工作窗口主要包含五部分的內(nèi)容（如圖 所示）：主單信息、其它信息、備注信息、預(yù)收款信息還有聯(lián)房信息。 圖 金鑰匙酒店管理系統(tǒng) 用戶手冊 第 22 頁／共 38 頁 主單信息 用于輸入當(dāng)前客人的姓名、證件、證件編號、性別、單位、地址等信息。 【賬號】 ── 第一次保存客人資料時電腦自動生成的客人流水號； 【姓名】 ──輸入 客人的姓名， 默認(rèn) 值為“新客人”； 【另名】 ── 即客人的其它稱呼。 【國籍】── 默認(rèn)值是“中國”，單擊可彈出國籍選擇窗口 ,匯集了 196個國家。 【 證件 】── 輸入各類證件的代碼，如身份證、護(hù)照等， 默認(rèn) 為“身份證“。 【證件號】 ──與所選 證件對應(yīng)的證件號碼。如果輸入的是正確的 18或 15位身份證及編 號，系統(tǒng)將自動顯示客人的籍貫、性別、生日、地址等各項(xiàng)內(nèi)容 。 【性別】 ──默認(rèn)值是【男】，可以選擇客人的性別。 【協(xié)議單位】 ──單擊可彈出協(xié)議單位選擇窗口，協(xié)議單位一般是由銷售部門預(yù)選加入好了的，選擇了協(xié)議單位，客人便可以使用協(xié)議房價。 【團(tuán)隊(duì)】 ──通過團(tuán)隊(duì)開單建立的客人，在【團(tuán)隊(duì)】中默認(rèn)為所屬的團(tuán)隊(duì)名稱。如果是一般散客，【團(tuán)隊(duì)】處默認(rèn)為空。此時選擇團(tuán)隊(duì)表示將散客加入到某個團(tuán)隊(duì)中。 【會員 VIP】── KKS系統(tǒng) 可事先設(shè)置多種 VIP 類別，與協(xié)議單位一樣，選擇了 VIP，客人可以享受相應(yīng)的 VIP房價。 其它可輸入信息有：籍貫、生日等，這些信息可根據(jù)實(shí)際情況輸 入，這里不再逐一介紹。 其它 信息 其它信息包含了一些客人次重要的信息，并且是選填信息 。 例如客人的聯(lián)系電話、地址、公司、郵箱等，其它信息 中 還有 有專門針對境外客人的信息錄入，包括 簽證類型、 簽證 日期、有效期、簽證機(jī)關(guān)、入境時間、地點(diǎn)等公安境外管理需要的信息 。 圖 金鑰匙酒店管理系統(tǒng) 用戶手冊 第 23 頁／共 38 頁 備注 信息 備注信息為選填，包含了客人來自哪里，去往哪里，停留事由，航班，備用和備注信息 。 圖 過境客人臨停入住酒店時才會使用這些信息，一般不常用。 預(yù)收 預(yù)收中包含了客人在預(yù)訂或是入住時所 交的押金（預(yù)訂金） 等款項(xiàng)。在客人預(yù)訂或入住時，預(yù)收信息是看不見，只有預(yù)訂或入住完成之后，預(yù)收信息才能操作。 圖 金鑰匙酒店管理系統(tǒng) 用戶手冊 第 24 頁／共 38 頁 也可以在 收銀 頁面對客人進(jìn)行預(yù)收款，但收前臺接待人員與收銀人員所涉及的權(quán)限和分工有可能不同，預(yù)收是前臺接待人員唯一能夠參與客人賬務(wù)操作的地方。 聯(lián)房客人 聯(lián)房客人標(biāo)識客人與哪些房間有聯(lián)房關(guān)系。一般來說，聯(lián)房用于某位客人開多間房并且所有房間的賬務(wù)統(tǒng)一由一間房來結(jié)算。 參看下圖 圖 在聯(lián)房列表中，詳細(xì)地標(biāo)注出了每一間聯(lián)房客人的賬號、姓名、性別、到達(dá)和離開的時間 、使用的房類房號以及房價。 散客預(yù)訂 /接待 實(shí)例集錦 酒店業(yè)務(wù)中，散客預(yù)訂的情況多種多樣，其中最簡單的預(yù)訂需要輸入這樣幾個客人信息：客人姓名和預(yù)訂房類（如果客人是預(yù)訂到房間的，則同時需要選擇房號），保存之后，系統(tǒng)自動生成一個帳號。 銷售散客預(yù)訂 實(shí) 例 ： 張三是銷售員劉德華的客人，他要預(yù)訂一 間總統(tǒng)套房 ，房價 8折。預(yù)計今天到，住 5天。 假設(shè)系統(tǒng)定義總套表示總統(tǒng)套房（該定義一般由工程師在前臺維護(hù)系統(tǒng)中設(shè)置）。 分 析 ：本實(shí)例中需要注意一點(diǎn)： ● 張三是銷售員客人，因關(guān)系到銷售員 業(yè)績，所以要求前臺操作人員輸入銷售員。 分解信息 ：姓名張三，住 5 天， 豪華套間 ，房價 8 折，優(yōu)惠理由 銷售員優(yōu)惠 操作步驟 ： （ 1）、執(zhí)行 接待 /預(yù)訂 → 預(yù)訂 → 散客預(yù)訂 ，打開散客工作窗口； 金鑰匙酒店管理系統(tǒng) 用戶手冊 第 25 頁／共 38 頁 （ 2）、【姓名】 張三 ，然后將移動光標(biāo)至【證件】處，單擊，彈出證件選擇窗口，單擊“中國旅游證”，并在第二欄中輸入簽證號。 （ 3）、輸入預(yù)計到達(dá)時間， 【離開】后輸入 5，表示住五天，系統(tǒng)會根據(jù)所輸日期自動更改離店日期； （ 5 ）、 單 擊 【 房 類 】， 在 下 拉 列 表 中 選 擇 “ 總 套 ”，【 房 類 】 顯 示 。預(yù)訂房類后，系統(tǒng)自動顯示 房價 代碼、房價。此時 【 房價】 顯示為灰色表示不可改，因?yàn)椤痉績r代碼】默認(rèn)為標(biāo)準(zhǔn)房價，將【房價代碼】更改為“手工包房”，此時可更改房價。在【房價】 的第二個空格輸入 80，系統(tǒng)自動顯示打 8折之后的實(shí)際房價 ?！?優(yōu) 惠 原 因 】 中選擇 【銷 售 代表 優(yōu) 惠】 ：。 （ 6）、單擊【 市場 員】 展開下拉列表 ， 下列表中選擇【 劉德華 】， 市場 員處顯示。 （ 7）、信息輸入完整后，單擊工具欄上的 〖保存〗 ，保存所輸信息。保存后，系統(tǒng)產(chǎn)生一個 賬 號。操作完成張三主單如圖