酒店采購管理制度及流程(編輯修改稿)
2025-11-15 23:11 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 定合理的采購線，在存量接近或低于采購線時(shí) 即需要補(bǔ)充貨倉里的存貨。一般來說，倉庫管理員每月月底根據(jù)流動資金狀況、固定資產(chǎn)的配備情況、本期預(yù)計(jì)的客流量、物料的采購周期、物料的保存期擬定下月的補(bǔ)倉物品，并據(jù)此填寫一份倉庫補(bǔ)倉“采購申請單”且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料（改為：并作出書面的補(bǔ)庫計(jì)劃表，表格內(nèi)必須列明的物品信息如下）（1）貨品名稱、規(guī)格（2）平均每月消耗量（3）庫存數(shù)量（4）最近一次訂貨單價(jià)（5）最近一次訂貨數(shù)量（6）提供本次訂貨數(shù)量建議經(jīng)采購小組簽批同意后送采購部初審（審核后必須由總經(jīng)理及副總經(jīng)理簽名確認(rèn)），采購部在采購申請單上簽字確認(rèn)并注明到貨時(shí)間。采購部初審?fù)夂?，按倉庫“申購單”內(nèi)容要求在至少三家供貨商中比較，選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報(bào)批經(jīng)采購小組批準(zhǔn)后，采購部立即組織實(shí)施。一般物品要求 3 天內(nèi)完成，如有特殊情況要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。各部門使用物品的日常采購工作流程（1）部門新增物品的采購工作流程若部門欲添置新物品，部門經(jīng)理應(yīng)填寫申購單，經(jīng)采購小組審批后，連同“申購單”一并送交采購部，采購部初審?fù)夂蟀础吧曩弳巍眱?nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較，選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報(bào)批，經(jīng)采購小組批準(zhǔn)后，采購部立即組織實(shí)施。（2）部門更新替換舊有設(shè)備和物品的采購工作流程 如部門欲更新替換舊有設(shè)備或舊有物品，應(yīng)先填寫一份“物品報(bào)損報(bào)告”給財(cái)務(wù)部及采購小組審批。經(jīng)審批后，將一份“物品報(bào)損報(bào)告”和采購申請單一并送交采購部，申購部須在采購申請單內(nèi)注明以下資料：①貨品名稱、規(guī)格 ②最近一次訂貨單價(jià) ③最近一次訂貨數(shù)量 ④提供本次訂貨數(shù)量建議采購部在至少三家供應(yīng)商中比較價(jià)格品質(zhì)，并按酒店采購審批程序辦理有關(guān)審批手續(xù)，經(jīng)采購小組批準(zhǔn)后組織采購。（3）部門所需物料的日常申購酒店各部門在日常的經(jīng)營管理中，需要大量的物料，為了不占倉位，通常進(jìn)貨是直接存放在使用部門中的，所以這批物料的短缺，均由使用部門直接提出物料的申購單，這批物料申購單的數(shù)量較大，涉及面較廣，幾乎所有酒店部門都有，因此在申購與審批過程中均需嚴(yán)格控制，考慮因素有下面兩個方面：①部門在提出物料申購單的時(shí)候，應(yīng)詳細(xì)了解該物料的現(xiàn)存數(shù)、每日用量、采購和審批期、目前物料的價(jià)格和涉及的成本因素、物料的質(zhì)量情況有無需請采購部門尋找新的替代品種的建議等等。②采購部門若發(fā)現(xiàn)申購單上的物料，屬于新近增加而以往是未曾采購過的物料，采購部門應(yīng)將新采購《物料樣品確認(rèn)書》一起保送財(cái)務(wù)總監(jiān)，物料申購部門主管及有關(guān)人員驗(yàn)證簽署后方可履行下一步的采購程序。鮮活食品、凍品的采購工作流程蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮 水果等物料的采購申請由餐飲部根據(jù)當(dāng)日經(jīng)營情況預(yù)測明天用量填寫每日申購單交采購部，采購部當(dāng)日下午以電話落單或第二日直接到市場選購。維修零配件和工程物料的采購工作流程（1）工程部日常補(bǔ)倉由工程部填寫申購單且申購單內(nèi)必須注明以下資料（為減小采購的工作量，建議工程部盡量能按月度作出補(bǔ)庫計(jì)劃，除了根據(jù)突發(fā)的維修事件需要進(jìn)行的及時(shí)、零星采購之外）：①貨品名稱、規(guī)格 ②平均每月消耗量 ③庫存數(shù)量④最近一次訂貨單價(jià) ⑤最近一次訂貨數(shù)量 ⑥提供本次訂貨數(shù)量建議（2）大型改造工程或大型維修活動，工程部須做工程預(yù)算，并根據(jù)預(yù)算表項(xiàng)目填寫 工程立項(xiàng)書(工程預(yù)算表附后)，且申購單內(nèi)必須注明以下資料：①貨品名稱、規(guī)格 ②庫存數(shù)量③最近一次訂貨單價(jià) ④最近一次訂貨數(shù)量 ⑤提供本次訂貨數(shù)量建議。以上申購單經(jīng)采購小組簽批同意后送采購部初審，初審?fù)夂蟀瓷曩弳蝺?nèi)容要求在至少三家供貨商中比較，選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報(bào)批，經(jīng)采購小組批準(zhǔn)后，采購部立即組織實(shí)施。（3）經(jīng)營中不常備的經(jīng)營物料或常備物料，但某一時(shí)使用量超出常規(guī)的庫存范圍時(shí)可以隨時(shí)出單而不受常規(guī)的限定，此類情況的采購可由采購部進(jìn)行優(yōu)先采購，或在政策規(guī)定的范圍中經(jīng)主管副總同意后，由使用部門在指定地點(diǎn)進(jìn)行緊急采購，但價(jià)格不能超過財(cái)務(wù)規(guī)定的指導(dǎo)價(jià)。事后工程部補(bǔ)簽申購單。二、采購工作流程中須規(guī)范事項(xiàng)采購申請單一共三聯(lián)，在經(jīng)審批后，第一聯(lián)采購部存檔并組織采購，第二聯(lián)作倉庫收貨用，第三聯(lián)部門存檔。審核采購申清單，收到采購申請單后，采購部應(yīng)作出以下復(fù)查以防錯漏：（1）簽字核對：檢查采購申請單是否部門經(jīng)理簽字，核對其是否正確。（2）數(shù)量核對：復(fù)查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗，決定采購申請單上的數(shù)量是否正確。（3）規(guī)格核對：申購部門應(yīng)注明詳細(xì)的申購物品規(guī)格。(4)價(jià)格核對：倉庫需注明物品最近一次價(jià)格，采購時(shí)原則上不能高于此價(jià)格。邀請供應(yīng)商報(bào)價(jià)。三、貨比三家工作流程 每類物品報(bào)價(jià)單需要最少三家作出比較，目的是防止有關(guān)人員從中徇私舞弊，保證采購物品價(jià)格的合理性。酒店采取三方報(bào)價(jià)的方法進(jìn)行采購工作，即在訂貨前必須征詢3個或3個以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)，然后確定選用那家供應(yīng)商的物品。具體做法如下：采購部按照申購單的要求組織進(jìn)貨，填制空白報(bào)價(jià)單，包括：物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、包裝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及交貨時(shí)間送交供應(yīng)商（至少選擇 3家供應(yīng)商），要求供應(yīng)商填寫價(jià)格并簽名退回。對于交通不便或外地的供應(yīng)商可用傳真或電話詢價(jià)。用電話詢價(jià)時(shí)應(yīng)把詢價(jià)結(jié)果填在報(bào)價(jià)單上并記下報(bào)價(jià)人的姓名、職務(wù)等。提出采購部的選擇意見和理由
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