【文章內(nèi)容簡介】 接任者提供幫助，或為管理團隊提供建議。這也是企業(yè)之所以需要好好思考離職程序，以及合理組織離職面談流程的一大原因。所有這些都取決于離職時的氣氛。通常，尤其是當銷售人員離職時，企業(yè)和離職人員會互相猜疑，視對方為威脅。這大大影響了工作交接的有效性。這種猜疑對雙方都沒有任何好處，應(yīng)努力消除。最理想的狀況就是，應(yīng)當鼓勵（甚至是獎勵）離職人員參加簡短的離職會議，感興趣的各方（如果可能，當然包括接任者）都應(yīng)該參加以獲得他們想要的知識。離職面談的原則離職訪談最好以面對面的形式進行，這有利于雙方的溝通和理解，也有利于更好地發(fā)現(xiàn)和從根本上消除敏感及抵觸的情緒。然而，如果無法進行面對面的離職訪談，也可以通過郵寄離職調(diào)查問卷紙件或者電子件進行。在離職面談的過程中，代表企業(yè)與離職者進行面談的人員應(yīng)多聽少說。應(yīng)給予離職人員合適的空間和足夠的時間。適當?shù)臅r候，應(yīng)對離職人員進行善意引導(dǎo)或打消他的疑慮，而不是施加壓力。對有些事情，你應(yīng)進行必要的解釋，并思考和理解離職人員說的話（可以只是理解他的觀點，但不一定要同意）。保持冷靜，要抵制自衛(wèi)或反駁的情緒。要記住，你的目的是探出離職人員的想法、意見和對一些問題的答案，而不是進行說教或訓(xùn)誡。多問一些類似“什么”、“如何”和“為什么”等開放式的問題，而不是用“是”或 “否”就可以回答的封閉式的問題，除非你需要對某個觀點加以確認。當你用“何時”和“何地”來詢問大背景下的一些事件，而不是僅詢問具體的時間或地理位置時，它們也可以是較為具體的問題?！罢l”這類問題應(yīng)該謹慎使用，以免有破壞名譽之嫌。許多離職人員在被要求指名道姓或指責(zé)某人時，都會覺得不舒服。離職面談不是為“譴責(zé)”某個人而設(shè)的。除非是針對一些非常嚴重的抱怨或指控，指名道姓地進行攻擊是毫無建設(shè)性的，應(yīng)盡量避免。準備好面談的問題和主題，尤其是你認為離職人員擁有良好的工作經(jīng)驗、鑒賞能力和理解能力時。記錄面談的內(nèi)容，且根據(jù)離職面談問卷發(fā)問。很顯然，離職面談的風(fēng)格取決于員工離職的原因（公司要求、退休、人員過剩、公司解雇）和氣氛（猜疑、公司是否加以挽留）。然而，對每位離職人員都應(yīng)給予面談的機會，企業(yè)也可以從中獲益。有時，離職面談也是改變離職人員想法的最后機會，雖然這不是離職面談的主要目的。面談結(jié)束后，要對離職人員表示感謝，并表達良好祝愿。如果需要完成一些特別的檢查事項或后續(xù)工作，確保完成它，并進行報告。離職面談結(jié)束后，客觀地思考離職人員給出的答案，找出其中明確和隱含的意思。根據(jù)你對離職面談結(jié)果的分析，采取必要的行動。如果問題迫切，或者離職人員想繼續(xù)留在公司且公司也非常想留住他們，立即采取行動，否則機會就會喪失。離職人員有權(quán)自行決定是否參加離職面談，公司不要強迫他們參加。如果有人拒絕參加離職面談，可以提供離職調(diào)查問卷，但對方同樣有權(quán)自行決定是否接受。除了雇主可以正當要求離職人員歸還的文件和材料之外，你不能強迫他轉(zhuǎn)移自己掌握的知識。不管在何種情況下，一個積極、富有建設(shè)性且成熟的方法是確保最佳效果的“定海神針”，它可以使離職人員高高興興地轉(zhuǎn)移出對公司有用的知識和客戶聯(lián)絡(luò)名單。如果你聽到公司里的管理者嘮叨“沒有人是不可替代的”，以此作為不向離職人員討教重要知識的借口，這表明企業(yè)還要去發(fā)掘一切可以實現(xiàn)工作順利交接的機會。因此，應(yīng)鼓勵組織成員去發(fā)掘這些機會，或親自去發(fā)掘這些機會。理想狀況下，企業(yè)應(yīng)有成文的政策來闡述離職面談的方式、時機和組織者。一些企業(yè)將這個責(zé)任交給人力資源部經(jīng)驗豐富的人員。其實，也可由直線經(jīng)理甚至主管組織離職面談。代表企業(yè)與離職者面談的人員需要接受過一般的工作面談培訓(xùn)。任何面談都具有其敏感和情緒性的一面，這就要在大型企業(yè)，人力資源部應(yīng)該負責(zé)設(shè)計面談流程、提供面談指南和文檔、收集面談結(jié)果數(shù)據(jù)，并且分析和報告發(fā)現(xiàn)的問題、趨勢、機會和建議，尤其是當這些發(fā)現(xiàn)涉及到與健康、安全，或雇傭法和責(zé)任有關(guān)的問題時。如果你設(shè)計了離職調(diào)查問卷或離職面談表格，作為用于分析的文檔時，盡量將問題轉(zhuǎn)化成“可計分的”或多項選擇的格式。比起一大堆的書面觀點，這將大大簡化針對面談結(jié)果的分析。根據(jù)離職面談反饋分析的結(jié)果采取行動是至關(guān)重要的。將離職面談反饋轉(zhuǎn)化為行動，是驗證和維護流程的重要性及實施效果的重要因素。通常，人力資源主管有責(zé)任將這些問題提交給公司董事會或CEO。無論是大公司還是小公司，都可以采取兩種行動：一是補救和預(yù)防行動（比如改善員工健康和工作環(huán)境的安全系數(shù)等），二是戰(zhàn)略性改進（比如更加以員工為導(dǎo)向、進行管理培訓(xùn)、給員工授權(quán)或開展團隊建設(shè)活動、改進流程、改善客戶服務(wù)等）。離職面談的樣題下面的問題可用于進行離職面談，也可用于編寫離職調(diào)查問卷或電子反饋表格。在面對面的談話中，可以用“為什么”來提問以獲取進一步的信息，尤其是當已獲得的答案含糊不清或者過于膚淺時。以“什么”和“如何”開頭的問題更有助于讓對方思考和發(fā)表真實見解。雖然其中一些樣題更適用于針對管理層離職員工進行的面談，但是公司應(yīng)盡量給予所有離職員工發(fā)表評論的機會，而不論他們是什么級別。這樣，你將會發(fā)現(xiàn)他們是多么見識廣博和富有洞察力。企業(yè)的管理者可以根據(jù)離職面談的場合、被約談?wù)咔闆r及公司情況對這些樣題進行刪減。．你是如何做出離職決定的？．你決定離職的主要原因是什么？．你決定離職的其他原因是什么？．為什么這點對你非常重要？．在你決定離職的原因中，你最在意的是什么？．公司本可以采取什么措施讓你打消離職的念頭？．你本希望問題如何得到解決？．你覺得有哪些機會本可以預(yù)防出現(xiàn)現(xiàn)在的情況或解決