【文章內(nèi)容簡介】 般地講，一個質量職能部門可以負責或參與多個質量活動，但不要讓一項質量活動由多個職能部門來負責。目前我國企業(yè)現(xiàn)有職能部門對質量管理活動所承擔的職責、所起的作用普遍不夠理想總的來說應該加強。在活動展開的過程中，必須涉及相應的硬件、軟件和人員配備，根據(jù)需要應進行適當?shù)恼{(diào)配和充實。二、質量體系文件的編制質量體系文件的編制內(nèi)容和要求，從質量體系的建設角度講，應強調(diào)幾個問題：1．體系文件一般應在第一階段工作完成后才正式制訂，必要時也可交叉進行。如果前期工作不做，直接編制體系文件就容易產(chǎn)生系統(tǒng)性、整體性不強，以及脫離實際等弊病。2．除質量手冊需統(tǒng)一組織制訂外，其它體系文件應按分工由歸口職能部門分別制訂，先提出草案，再組織審核，這樣做有利于今后文件的執(zhí)行。3．質量體系文件的編制應結合本單位的質量職能分配進行。按所選擇的質量體系要求，逐個展開為各項質量活動（包括直接質量活動和間接質量活動），將質量職能分配落實到各職能部門。質量活動項目和分配可采用矩陣圖的形式表述，質量職能矩陣圖也可作為附件附于質量手冊之后。4．為了使所編制的質量體系文件做到協(xié)調(diào)、統(tǒng)一，在編制前應制訂“質量體系文件明細表”，將現(xiàn)行的質量手冊（如果已編制）、企業(yè)標準、規(guī)章制度、管理辦法以及記錄表式收集在一起，與質量體系要素進行比較，從而確定新編、增編或修訂質量體系文件項目。5．為了提高質量體系文件的編制效率，減少返工，在文件編制過程中要加強文件的層次間、文件與文件間的協(xié)調(diào)。盡管如此，一套質量好的質量體系文件也要經(jīng)過自上而下和自下而上的多次反復。6．編制質量體系文件的關鍵是講求實效，不走形式。既要從總體上和原則上滿足 ISO9000族標準，又要在方法上和具體做法上符合本單位的實際。三、質量體系的試運行 質量體系文件編制完成后，質量體系將進入試運行階段。其目的，是通過試運行，考驗質量體系文件的有效性和協(xié)調(diào)性，并對暴露出的問題，采取改進措施和糾正措施，以達到進一步完善質量體系文件的目的。在質量體系試運行過程中，要重點抓好以下工作：1．有針對性地宣貫質量體系文件。使全體職工認識到新建立或完善的質量體系是對過去質量體系的變革，是為了向國際標準接軌，要適應這種變革就必須認真學習、貫徹質量體系文件。2．實踐是檢驗真理的唯一標準。體系文件通過試運行必然會出現(xiàn)一些問題，全體職工立將從實踐中出現(xiàn)的問題和改進意見如實反映給有關部門，以便采取糾正措施。3．將體系試運行中暴露出的問題，如體系設計不周、項目不全等進行協(xié)調(diào)、改進。4．加強信息管理，不僅是體系試運行本身的需要，也是保證試運行成功的關鍵。所有與質量活動有關的人員都應按體系文件要求，做好質量信息的收集、分析、傳遞、反饋、處理和歸檔等工作。四、質量體系的審核與評審 質量體系審核在體系建立的初始階段往往更加重要。在這一階段，質量體系審核的重點，主要是驗證和確認體系文件的適用性和有效性。1．審核與評審的主要內(nèi)容一般包括：（1）規(guī)定的質量方針和質量目標是否可行；（2）體系文件是否覆蓋了所有主要質量活動，各文件之間的接口是否清楚；（3）組織結構能否滿足質量體系運行的需要，各部門、各崗位的質量職責是否明確；（4）質量體系要素的選擇是否合理；（5）規(guī)定的質量記錄是否能起到見證作用（6）所有職工是否養(yǎng)成了按體系文件操作或工作的習慣，執(zhí)行情況如何。2．該階段體系審核的特點是：（1）體系正常運行時的體系審核，重點在符合性，在試運行階段，通常是將符合性與適用性結合起來進行；（2）為使問題盡可能地在試運行階段暴露無遺，除組織審核組進行正式審核外，還應有廣大職工的參與，鼓勵他們通過試運行的實踐，發(fā)現(xiàn)和提出問題；（3）在試運行的每一階段結束后，一般應正式安排一次審核，以便及時對發(fā)現(xiàn)的問題進行糾正，對一些重大問題也可根據(jù)需要，適時地組織審核；（4）在試運行中要對所有要素審核覆蓋一遍；（5）充分考慮對產(chǎn)品的保證作用；（6）在內(nèi)部審核的基礎上，由最高管理者組織一次體系評審。應當強調(diào)，質量體系是在不斷改進中行以完善的，質量體系進入正常運行后，仍然要采取內(nèi)部審核，管理評審等各種手段以使質量體系能夠保持和不斷完善。質量手冊的功能 質量手冊一般有以下功能或目的：（1）宣貫組織的質量方針、程序和要求；（2）描述和實施有效的質量體系；（3）提供更好的控制方法，促進質量保證活動；（4）提供質量體系審核的文件依據(jù)；（5）情況改變時，保證質量體系及其要求的連續(xù)性；（6）按質量體系要求和相應的方法培訓人員；（7）對外介紹本組織的質量體系；（8）在合同環(huán)境下，證明質量體系符合相應的標準。分析上述八項功能可看出，前面六項屬于本組織質量管理活動的需要，其中最主要的是第2兩項，即通過宣傳、貫徹本組織的質量方針、程序和要求來實施有效的質量體系。其中第5項“情況變化”是指該組織的主要領導者或質量系統(tǒng)負責人變動時，組織的質量體系仍將按質量手冊的規(guī)定運行。特別是那些獲準質量體系認證的組織，他們的質量手冊是在認證機構備案受控的，重要的變化必須取得質量體系認證機構的批準。從而保證了質量體系運行的連續(xù)性。改變了過去那種質量體系常因管理人員的變動而變動的“人治”狀況，逐步走向 “法治”。質量手冊的特性 對于一本內(nèi)外兼用完整的質量手冊來說應具備以下特性：（1）指令性；（2）系統(tǒng)性；（3）協(xié)調(diào)性；不僅是手冊本身各部分部分協(xié)調(diào)而且手冊與有關質量體系程序、作業(yè)文件、表格均應做到協(xié)調(diào)；（4）科學性：主要表現(xiàn)在遵循質量環(huán)的原理，符合GB/T 19000－ISO9000族標準的要素；（5）可行性：指在符合相應質量體系標準要求的前提下，結合本組織的具體情況，使手冊作出的規(guī)定逐條落實，貫徹執(zhí)行，有的組織強調(diào)本組織基礎差、條件不具備，在手冊中把某采用的體系標準中規(guī)定的要求進行刪減或降低要求則是不恰當?shù)?。?）規(guī)范性：即將質量手冊（包括程序文件）納入本組織的標準化管理，而不作為一般行文件管理，這有利于手冊的保管、查詢、更改、換版等方面的管理與控制。質量手冊的編寫方法質量手冊的編寫可按以下程序進行：（1）成立組織一旦本組織的決策者作出編寫質量手冊的決定后，一般應成立以下組織： ①質量手冊編寫領導小組 由本組織的最高管理者（總經(jīng)理、廠長或所長）的代表、各有關業(yè)務部門主管領導、手冊編寫辦公室負責人參加。負責質量手冊編寫的指導思想，質量方針、目標，手冊的整體框架的編寫進度計劃，手冊編寫中重大事項的確定和協(xié)調(diào)。②質量手冊編寫辦公室 一般由質量管理部門為基礎，吸收各有關職能部門的適當人員組成。負責手冊的具體編寫工作。（2）明確或制定質量方針 質量手冊的一個基本任務就是闡述質量方針及其貫徹。所以編制質量手冊的前提即是明確（對于已有質量方針且經(jīng)質量手冊編寫領導小組審議認為適合明確寫入手冊的組織）或制定（原來沒有質量方針或雖有質量方針經(jīng)審議需重新制定的組織）本組織的質量方針。（3）學習GB/Tl9000－ISO9000族標準首先是組織的管理者、質量手冊編寫領導小組、質量手冊編寫辦公室的人員要深入學習，較系統(tǒng)、全面地掌握上述標準。（4）總結本組織前一段開展質量管理的經(jīng)驗。明確有哪些經(jīng)驗與成效，有哪些教訓與差距。（5）對比分析將GB/T19000－ISO9000族標準的要求與本組織質量管理的經(jīng)驗、教訓相對照，把符合標準或基本符合標準的做法及其規(guī)章、制度、經(jīng)過必要的修改、補充，納入到編制的質量手冊或程序文件中去。（6）落實質量職能把采用的質量體系模式標準中規(guī)定的職能，具體落實到各職能部門。有些要素涉及到多個部門，應確定哪個部門是主辦單位，哪個部門是配合單位。在落實職能過程中必須明確建立符合國際標準要求的質量體系是全公司（廠）各個部門、單位的共同職責，不應看成是質量部門一家的事，從而把很多應當由其它職能部門承擔的要素或分要素都推到質量部門來負責。這是當前編寫手冊落實質量職能時一個值得重視的偏向。（7）編寫質量手冊草案實際工作中首先由手冊編寫辦公室提出一份手冊編寫的框架（包括頒發(fā)令、前言、目次、手冊正文、手冊管理使用規(guī)定、支持性文件目錄的具體編寫提綱、分工、進度等）經(jīng)手冊編寫領導小組同意后，分工編制，辦公室組織集體討論、協(xié)調(diào)，經(jīng)過幾次討論修改，形成草案。在草案編寫過程中，遇到難以解決的問題，如請示主管領導能較快解決的應及時匯報解決；有些重大的涉及面較廣的復雜問題，也可集中在一起，提請手冊領導小組審查手冊草案時解決。（8）質量手冊的審定、批準和頒發(fā)①質量手冊的審定質量手冊全部內(nèi)容編寫完成后，應經(jīng)編寫辦公室人員內(nèi)部校對并簽字后提交本組織質量手冊編寫領導小組審定，最后由本組織最高管理者批準。在質量手冊的審定和批準時應著重考慮以下內(nèi)容： a．質量手冊對采用的國家標準和相應國際標準的符合程度； b．質量手冊對有關政策法令的符合程度； c．質量手冊對實現(xiàn)既定的質量方針、質量目標和顧客的質量要求的保證水平； d．質量手冊的系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性、可行性及規(guī)范性。②質量手冊的發(fā)布 質量手冊的發(fā)布通常是采用由組織的最高管理者簽署發(fā)布令的方式來實施。組織的最高管理者簽署質量手冊的發(fā)布令，表示手冊是全組織的法規(guī)性重要文件，全體人員應當嚴格遵照執(zhí)行；另一方面也表明了組織的最高管理者對質量責任的承諾。編寫質量手冊應注意的幾個問題 為了確保質量手冊的有效實施，使企業(yè)取得良好的效益，在編制質量手冊的過程中，應注意以下問題：（一）要注重從企業(yè)自身需要出發(fā)編制字冊，防止走形式企業(yè)的產(chǎn)品要打入國際市場，需要提供產(chǎn)品質量和信譽的證據(jù)。一般來說，提供產(chǎn)品質量可靠的證據(jù)包括兩個方面，即產(chǎn)品的檢驗、試驗結果和企業(yè)的質量保證能力，有了這種證據(jù)，用戶才能相信你有能力提供滿足質量要求的產(chǎn)品，用戶才能與你簽訂合同，許多國家用戶在訂合同的時候，不僅對產(chǎn)品質量提出要求，而且對生產(chǎn)企業(yè)的質量體系提出要求，即對質量保證能力提出要求。自從ISO 9000族標準頒布以后，很多國家都把它作為評價生產(chǎn)廠商質量體系的準則。我國的企業(yè)要想把產(chǎn)品打入國際市場，在競爭中取勝，除了產(chǎn)品質量要符合國外用戶要求以外，企業(yè)的質量體系也要符合國際上通行的這套標準的要求，否則，不能取得用戶的信任。質量手冊全面系統(tǒng)地反映一個組織的質量體系，是質量體系運行的規(guī)范性依據(jù)，因此，如何編制質量手冊直接關系到企業(yè)質量體系是否能有效運行。事實上，各企業(yè)由于產(chǎn)品類型、設備狀況、企業(yè)規(guī)范、生產(chǎn)特點、機構設置、管理方式、用戶要求和企業(yè)文化等的不同，其質量體系彼此問都存在著比較大的差別，因此，描述質量體系的質量手冊也應有較大的差別。質量手冊應當確實反映本企業(yè)的特點，對影響質量的各種因素應明確說明，并明確控制的重點所在。這樣的質量手冊，才是真正有用的手冊。對內(nèi)，它可以起到加強質量管理的作用；對外，可以讓顧客對企業(yè)的管理產(chǎn)生信任感。以前我國企業(yè)在開展質量管理活動時也編制質量文件，但是由于在計劃經(jīng)濟體制下，市場競爭機制沒有確立，市場對企業(yè)的壓力沒有形成，企業(yè)編制的質量文件僅僅是為了應付上級檢查，沒有真正成為企業(yè)開展質量管理活動的規(guī)范?，F(xiàn)在企業(yè)如果仍然以過去的觀念貫徹GB/