【文章內(nèi)容簡介】 料和勞務(wù)的短缺情況，提出采購申請，按規(guī)定格式編制請購單據(jù)。評價(jià)供應(yīng)商勞務(wù)或物料質(zhì)量和服務(wù)等信息，監(jiān)督采購實(shí)施過程。使用部門要指定專門人員為申請購買人員，負(fù)責(zé)編制申請購買的文字材料及相關(guān)業(yè)務(wù)的處理。4．倉庫管理部門。負(fù)責(zé)采購商品的暫時(shí)接收、貯存和保管，實(shí)現(xiàn)采購商品在倉庫內(nèi)的安全。負(fù)責(zé)制定倉庫管理制度，對接近商品的人員進(jìn)行控制。根據(jù)商品的庫存情況審核使用部門的請購單。倉庫自身需要商品的請購。5．驗(yàn)收部門。按照合同的標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)對購進(jìn)商品及勞務(wù)的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等屬性進(jìn)行檢查。評價(jià)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量，協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇決策。按照使用部門的要求制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，并將信息傳達(dá)給采購部門；制定有關(guān)驗(yàn)收程序和驗(yàn)收人員管理制度。采購與付款關(guān)鍵控制點(diǎn)及控制活動 請購請購活動控制首先明確請購權(quán)的歸屬，并予以制度化，按采購商品性質(zhì)和特點(diǎn)確定歸口管理部門，給予相應(yīng)的請購權(quán)，明確相關(guān)人員職責(zé)，并將請購程序化。1．請購實(shí)物預(yù)算的編制與審批。財(cái)務(wù)、使用及倉庫管理部門應(yīng)該通過預(yù)算和資料分析確認(rèn)需求，編制采購商品的有關(guān)實(shí)物和資金預(yù)算，明確采購商品的種類、數(shù)量、購買時(shí)間等。實(shí)物預(yù)算編制過程中要根據(jù)采購商品的市場需求狀況、企業(yè)自身的生產(chǎn)情況和規(guī)模經(jīng)濟(jì)分析確定有關(guān)經(jīng)濟(jì)采購批量、庫存成本和采購價(jià)格區(qū)間等計(jì)算表，形成最初的采購預(yù)算單。采購預(yù)算方案控制的主要內(nèi)容有：編制所需物料的數(shù)量信息和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格；確定物料采購過程中的業(yè)務(wù)分工，主要是進(jìn)行限制接近控制，防止實(shí)物采購過程中的實(shí)物損失風(fēng)險(xiǎn)；對企業(yè)的產(chǎn)能進(jìn)行估計(jì)，說明采購計(jì)劃的可行性；分析企業(yè)是否還能通過購買物料擴(kuò)大生產(chǎn)規(guī)模，以實(shí)現(xiàn)經(jīng)營活動的規(guī)模經(jīng)濟(jì)效益。根據(jù)采購物料性質(zhì)和類型劃分各級管理部門的審批權(quán)限，并保持請購權(quán)與審批權(quán)的職務(wù)分離。事關(guān)全局的物料或勞務(wù)采購，審批權(quán)在總經(jīng)理層，零星的、金額較小的物料采購由使用部門主管批準(zhǔn)。審批內(nèi)容包括：采購預(yù)算和企業(yè)的生產(chǎn)、銷售計(jì)劃以及實(shí)際經(jīng)營情況是否一致；采購預(yù)算的內(nèi)容是否足夠全面具體；采購預(yù)算方案是否具有可行性；采購權(quán)責(zé)分配是否合理。2．采購資金預(yù)算的編制。財(cái)務(wù)部門和請購部門共同完成采購資金預(yù)算的編制。主要包括采購資金需要量的確定、采購資金來源的確定、采購資金使用監(jiān)控和采購資金收付控制。3．采購計(jì)劃的編制。根據(jù)采購預(yù)算由采購部門組織，會同財(cái)務(wù)、倉庫及使用部門編制詳細(xì)的采購計(jì)劃，對采購細(xì)節(jié)進(jìn)行說明，如采購合同基本要求、商品質(zhì)量特征和品質(zhì)、采購包裝、售后服務(wù)、運(yùn)輸方式及成本、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和入庫方式等。 采購1．采購商品實(shí)物控制。對采購過程中的重要物料，企業(yè)監(jiān)督部門隨時(shí)檢查采購人員的業(yè)務(wù)執(zhí)行情況，并核對供貨商的發(fā)貨單和實(shí)際到貨情況，防止貨物在運(yùn)輸途中的丟失和損壞，在必要的情況下要對在途物資進(jìn)行保險(xiǎn)。2．供應(yīng)商的評價(jià)與選擇。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立供應(yīng)商評價(jià)制度，由企業(yè)的采購部門、請購部門、生產(chǎn)部門、財(cái)會部門、倉儲部門等相關(guān)部門共同對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)，包括對所購商品的質(zhì)量、價(jià)格、交貨及時(shí)性、付款條件及供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營狀況等進(jìn)行綜合評價(jià)，并根據(jù)評價(jià)結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)整。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對緊急、小額零星采購的范圍、供應(yīng)商的選擇作出明確規(guī)定。同一企業(yè)（或企業(yè)集團(tuán)）下屬的分支機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)盡量避免多頭對同一供應(yīng)商。對單價(jià)高、數(shù)量多的物資采購，企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)格的比質(zhì)比價(jià)采購制度。3．采購方式的確定。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)商品或勞務(wù)等的性質(zhì)及其供應(yīng)情況確定采購方式。一般物品或勞務(wù)等的采購可以采用訂單采購或合同訂貨等方式，小額零星物品或勞務(wù)等的采購可以采用直接購買等方式。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對例外緊急需求、小額零星采購等特殊采購處理程序作出明確規(guī)定。企業(yè)應(yīng)當(dāng)成立由企業(yè)管理層，以及來自采購、請購、生產(chǎn)、財(cái)會、內(nèi)審、法律等部門的負(fù)責(zé)人組成的采購價(jià)格委員會，明確采購價(jià)格形成機(jī)制。大宗商品或勞務(wù)采購等必須采用招投標(biāo)方式確定采購價(jià)格，并明確招投標(biāo)的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施程序和評標(biāo)規(guī)則。其他商品或勞務(wù)的采購，應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場行情制定最高采購限價(jià)，不得以高于采購限價(jià)的價(jià)格采購。以低于最高采購限價(jià)進(jìn)行采購的應(yīng)以適當(dāng)方式予以獎(jiǎng)勵(lì)。企業(yè)應(yīng)根據(jù)市場行情的變化適時(shí)調(diào)整最高采購限價(jià)。委托中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行招投標(biāo)的，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對中介機(jī)構(gòu)的監(jiān)督。 驗(yàn)收及保管1．驗(yàn)收過程控制。驗(yàn)收工作獨(dú)立于請購、采購和會計(jì)部門的工作。驗(yàn)收中將發(fā)貨單與訂單核對，并點(diǎn)清商品數(shù)量；按采購合同標(biāo)準(zhǔn)對采購商品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，如外形、新舊程度和規(guī)格等，需要測試的設(shè)備等，需有專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行調(diào)試，并出具質(zhì)量驗(yàn)收意見，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)，并由采購部門與供應(yīng)商聯(lián)系。驗(yàn)收后，驗(yàn)收部門編制一式多聯(lián)并預(yù)先編號的驗(yàn)收單，并將商品交給倉庫或使用部 門，移交時(shí)要求對方在驗(yàn)收單副聯(lián)上簽收。2．收貨控制。收貨人與驗(yàn)收人及采購人職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離。收貨人檢查貨物后編制收貨憑證，連同供應(yīng)商單據(jù)作為附件一起傳遞。商品入庫時(shí)要編制入庫商品清單。3．倉庫保管。倉庫管理部門要將已經(jīng)檢驗(yàn)和未檢驗(yàn)的商品進(jìn)行分離存放。對倉庫保管中的實(shí)物資產(chǎn)，要對接近商品人員進(jìn)行授權(quán)審批控制，任何未經(jīng)授權(quán)的人員不準(zhǔn)接近采購商品，有效防止采購商品的濫用和丟失。 付款控制付款業(yè)務(wù)程序大致包括申請、審批、資金支付、會計(jì)記錄和資料保管。不相容職務(wù)包括：記錄和支付，往來賬管理和資金賬戶管理、審核和執(zhí)行、審核和記錄等。1．付款申請。采購部門應(yīng)該嚴(yán)格審核請購申請資料、驗(yàn)收入庫材料、供應(yīng)商出具的