【文章內(nèi)容簡介】 型、“M”型或“x”型。接待室、會議室接待室不必過大，能放置二至三套沙發(fā)，同時能接待七八倍客人即可。會議室則視單位規(guī)模而定，一一以容納二二十人開會為宜。接待室和會議室內(nèi)除了必要的桌椅、沙發(fā)、茶幾之外，其他布置府比辦公室講究一些。如鋪設(shè)地毯，安裝空調(diào)器．掛置夏冬兩套窗簾，四角放置盆景，墻卜并些格調(diào)高雅的油畫或國畫等等。2整潔P108辦公室的首要要求是整齊和清潔。整齊要求辦公桌椅和柜櫥等盡量采用同一尺寸、同一顏色(主管人員的桌椅可以特殊一些)，排列盡可能有規(guī)則或朝同一方向。辦公桌上除必要的文件、電腦、電話機、文具等辦公用品之外，其他物品都應(yīng)該放在抽斗或小櫥內(nèi)。各種筆和裁紙小刀應(yīng)放在筆筒或文具盒內(nèi)，墨水、膠水、修正液、膠紙、回形針、釘書機等小型文具都應(yīng)歸在一個盒內(nèi)，既不易碰翻，又不會攤得滿桌都是零星東西。辦公桌上也不宜放置相片架和其他小玩意，要盡量顯得簡潔。柜櫥書架要經(jīng)常清理，文件、圖書、報紙、雜志要放得井然有序，不可亂放亂塞，既雜亂無章又不便尋找。清潔和整齊是不可分的。清潔要求窗明幾凈，地面應(yīng)天天打掃，桌椅柜廚府天天揩拭，門窗應(yīng)定期擦洗。每張辦公桌邊都應(yīng)有廢紙簍，廢紙物品不可亂丟，但不放煙灰缸，辦公室內(nèi)應(yīng)禁止吸煙。地毯雖有美觀、保暖、減少噪音之利，但也是藏污納垢之所。人員較多、走動頻繁的大辦公室內(nèi)不宜鋪設(shè)，小辦公室鋪設(shè)后應(yīng)經(jīng)常清掃。打字機、電腦、復(fù)印機也應(yīng)保持整潔，長期不用者應(yīng)加罩蓋。2光線、空氣與溫度P108 辦公室要求光亮運區(qū)，空氣清新，溫度適宜。白天辦公最好自然采光，太陽光不直射辦公桌為宜。辦工桌不靠窗擺放，或以白色或但顏色活頁窗簾調(diào)整光照。臺燈有燈罩，以20到25w為宜。也可采用整體燈光，光線柔和的日光燈，安置在室頂或天花板四周，采用頂部反光，柔和均勻，保護視力。用磨砂或乳白玻璃面集中光源，不宜采用五顏六色的光線。春秋季節(jié)經(jīng)常開窗，夏冬季節(jié)使用空調(diào)器，在上班前，中午用餐時，下午下班時至少三次打開門窗換取新鮮空氣。晚上下班將綠色植物搬出辦公室，早上搬進來，或者一早通風(fēng)5到10分鐘。2接聽電話的程序與要求P111電話鈴響兩遍以后，四五遍以內(nèi)就應(yīng)接聽電話。接聽電話首先應(yīng)說“您好”，緊接著白報家門，再說“請講”，避免問來問去浪費時問。秘書應(yīng)養(yǎng)成一手摘機，—手拿筆，隨時準備記錄的習(xí)慣。電話記錄應(yīng)記清對方單位、姓名、回電號碼、內(nèi)容要點、來電時間(準確到幾點幾分)，最后是接話人簽名。六個要素一個也不能缺少。電話記錄單圖示如下：重要的內(nèi)容，特別是人名、地名、時間、數(shù)字等一定要記錄準確，并由接聽人復(fù)述一追，讓對方核實元誤。通話完中，應(yīng)說“謝謝”或“再見”，接聽人等對方先掛斷電估才可掛斷，應(yīng)貫徹“誰打出電話誰先掛斷”的原則。重要的電話內(nèi)容應(yīng)立即向主管上司匯報，電話記錄單應(yīng)保存?zhèn)洳?。如果電話是打給上司的，秘書應(yīng)先廠解對方的身份、意圖，然后決定是否轉(zhuǎn)給上司；或者先請對方稍等，將外線電話閉音，用內(nèi)線電話請示上司后再作處理。轉(zhuǎn)接的電話托通以后，秘書應(yīng)立即掛斷，不應(yīng)再聽。如果電話是訂給同事的，秘書府輕輕放下話筒走近同事通知，或者用于捂住話筒叫人，切不可大聲喊叫。如果秘書剛接聽一個電話，另一個電話鈴聲又響，秘書應(yīng)請前者稍等，并閉音，再接另一個電話，區(qū)分輕重緩急，分別及時處理，切不可讓一方聽見秘書與另一方的談話。2郵件收進的程序和要求P113(1)分類。郵件收進后第一步工作是根據(jù)其性質(zhì)大體分為以下幾類，然后按其輕重緩急分別處理。A電報、特快專遞、航空信等急件；B政府部門或上級公司文件；c業(yè)務(wù)往來公函D寫明上司親啟的信函；e匯票、匯款單人包裹、印刷品；g．報紙、雜志；h．同事的私人信件。(2)拆封。私人信件，秘書不可拆開，應(yīng)原封送交。萬一無意拆開，應(yīng)立即封口并注明“誤拆”，還需秘書簽字，一般會取得諒解。(3)登記。除私人信件外，其他公文、公函、匯票、包裹、雜志等均需分別登記，以便管理。登記時應(yīng)寫明：編號、收到日期、發(fā)出日期、發(fā)出單位、收閱人或部門、郵件種類、處理辦法、辦理日期(4)分送。(5)閱辦。重點部分可用紅筆劃出，以提醒上司注意，還應(yīng)為上司處理提供有關(guān)依據(jù)。復(fù)雜的長信應(yīng)做摘要，提出擬辦意見置于信前。每份信箋、信封及附件等應(yīng)乎整裝訂在一起，然后分送上司或有關(guān)部門處理，也便于辦畢保管備查。2郵件發(fā)出P113 ①內(nèi)容校核：格式正確，文句無錯意，無錯、別、漏字；簽名、蓋章清晰無誤。②信封、封皮查對。地址、收件人姓名或單位、郵政編碼、寄方單位地址、郵政編碼，以及附加符號。紙箋及附件折疊時應(yīng)小于信封周邊各—‘公分左右，個uJ撐滿，以免對方拆封時損壞。③郵件寄發(fā)2日程安排的原則和要求P120（1）服從于組織的總目標和整體目標（2）區(qū)分輕重緩急（3）隨時補充、調(diào)整（4）提示、督促（5）酌留彈性、勞逸結(jié)合2訂約事宜 P121 指秘書為上司接受邀請出訪或同意客人來訪所做的預(yù)先約定，屬于預(yù)先安排的一部分（1）事先征求上司意見（2）再次確定，及時提醒（3）善用臺歷和備忘錄2督查工作的原則和程序P124 督察工作的原則：領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)、分級負責(zé)、實事求是、不直接辦案、講求實效督察工作的程序：查辦立項、查辦通知、催辦、直接調(diào)查、商討處理、結(jié)案反饋、立案歸檔2公章的樣式 P1291．公章的樣式公章的樣式由質(zhì)料、形狀、印文、圖案、尺寸等組成。(1)質(zhì)料。近代公章用過角質(zhì)、木質(zhì)，現(xiàn)代則多用橡膠和塑料刻制。另有一種專用于貼有照片的身份證明上的鋼印。近幾年還有將色油或固體色料熱壓而成的“原子印”和“滲透印“，無須印泥可連續(xù)使用萬次以上。(2)形狀。古代官印為正方形?，F(xiàn)代機關(guān)、單位公章則為正圓形，用于其他公務(wù)(如收發(fā)、校對、財務(wù)等)的印章也有長方形、三角形或橢圓形的。領(lǐng)導(dǎo)人和法人代表的印章一般仍為方形。(3)印文。按規(guī)定使用國務(wù)院公布的規(guī)范簡化漢字，字形為宋體，自左向右環(huán)行排列。領(lǐng)導(dǎo)人簽名章則由個人書寫習(xí)慣而定，民族自治機關(guān)的公章應(yīng)并列刊有漢字和當?shù)孛褡逦淖帧?4)圖案?？h以上政府機關(guān)、法院、檢察院、駐外使館的公章的中心部位刊有國微；黨的各級機關(guān)印章刊有黨微；企事業(yè)單位公章則刊有五角星圖案。(5)尺寸。按國務(wù)院規(guī)定：國務(wù)院的公章，直徑為6厘米；省、部級政府機關(guān)，直徑5厘米；地、市、州、縣機關(guān)為4．5厘米；其他機關(guān)、部門、企事業(yè)單位公章直徑一律為4．2厘米(包括邊框)。公章的使用 P131 自己看凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。蓋章一般使用紅色印油，應(yīng)擺正位置，用力均勻，使章印完榴、印文清晰3值班工作的制度和要求P1381．交接班制度值班人員必須認真做好值班記錄，并嚴格執(zhí)行交接班制度。在每個班內(nèi)來訪的客人、打進的電話、收受的文件、電報．以及發(fā)生的事故等，值班人員都要將內(nèi)容、情況、處理方法記錄在案；需要下一班做的事情或注意的問題也應(yīng)寫明。接班人員應(yīng)提前20分鐘左右到達。交接的內(nèi)容有來客登記表、電話記錄、文件及登記冊，原有的設(shè)備、器材、資料以及鑰匙等。交接時雙方應(yīng)查明實物與記錄是否相符．確認無誤后，交班人員方可離開。2．請假制度當班人員如有病、事，應(yīng)提前向主管請假，以便安排替代。接班人員如果遲到，上一班人員應(yīng)繼續(xù)堅守崗位，并電話請示主管，萬得擅自離崗。3．安全、保密制度在值班時應(yīng)集中精力，保持警惕，與安全保衛(wèi)人員密切聯(lián)系，共同負責(zé)整個機關(guān)、單位的安全、保衛(wèi)工作。除值班室外，其他關(guān)閉的辦公室不得擅自進入，上鎖的柜櫥抽屜不得開啟。不得把家屬帶入值班室，也不得接受私人來訪，更不可在值班室內(nèi)打牌、喝酒等。值班室的電話號碼表也屬于保密范圍，不得外傳。3信息的形式P143 ①文字形態(tài)：文字、數(shù)字、圖形、表格。一次文獻（報紙、雜志、圖書）價值較高；二次文獻（詞典、名錄）信息量大，綜合性強②聲像形態(tài)：圖書、照片、錄像帶、錄音帶、電影片、模型、實物。缺點是往往不夠全面、深刻，有些觀念、心態(tài)、思想等抽象的內(nèi)容以及未來的、想象的、預(yù)測的事物不能很好地體現(xiàn)。所以，秘書最好是將聲像信息與文字信息配合使用，可可相補充、相得益彰。③記憶形態(tài)：即存在于人們腦海中的信息，被稱為“零次文獻”或“零次情報”。秘書收集這類信息只能通過來訪、交談。其優(yōu)點是尚未發(fā)表過，有新鮮感；缺點是往往不成熟，具有不確定性。3調(diào)查的類型P152 ①普遍調(diào)查：資料全面客觀、精確；對象多，工作量大。只能采用書面問卷和數(shù)學(xué)統(tǒng)計方法②典型調(diào)查：選擇有代表性的單位調(diào)查，適用于經(jīng)驗性調(diào)查。側(cè)重于定性分析，有特殊性，適用于思想道德方面 ③個案調(diào)查：例如突發(fā)事件或事故調(diào)查，有明顯針對性，涉及歷史、社會背景因素，不能單單就事論事 ④重點調(diào)查：就決定性單位進行調(diào)查，典型是人為選擇的，而重點是客觀存在的。⑤抽樣調(diào)查：在現(xiàn)代社會最普遍，例如課題“狀態(tài)性”“傾向性”調(diào)查。又分為隨機抽樣和非隨機抽樣3訪問法P154 對象是個體（記者采訪當事人或知情人），群體（召開座談會：能分析、評估的人，一般以三五人，至多十來人）首先：必須態(tài)度誠懇、和藹、謙虛，與被訪者建立良好的人際關(guān)系。其次，根據(jù)提出的直接和明確程度有結(jié)構(gòu)式訪問、無結(jié)構(gòu)式訪問、半結(jié)構(gòu)式訪問三種。結(jié)構(gòu)式訪問就是調(diào)查者根據(jù)事先擬就的提綱或問題直截了當?shù)靥岢?，一般適用于比較熟悉或有了一定基礎(chǔ)的被訪者，用于與被訪者沒有直接利害關(guān)系的問題。無結(jié)構(gòu)式訪問就是調(diào)查者將問題做些隱蔽，或采用委婉的方式提出．或以聊家常的形式交談。這種方式可使被訪者少些顧忌，適用于比較生疏的被訪者或是比較敏感的問題。結(jié)構(gòu)式訪問可以當場記錄，非結(jié)構(gòu)式訪問則不宜當場記錄，而只能事后作回憶筆記。訪問法的優(yōu)點是與被訪者面對面地交談，可以追問，可以討論，了解情況能夠全面、深入。又是邊問邊看，察言觀色，容易辨別情況的真?zhèn)纬潭取Ｈ秉c是費時費力，難以作大規(guī)模的調(diào)查；而且問題難行統(tǒng)一、科學(xué)的標難，所 得情況不易作定量分析。3秘書寫作的特點 P165 ①代單位立言，非個人意愿 ②集體成果，非個人創(chuàng)作③內(nèi)容真實、實用、客觀，符合政策 ④語言流暢、平實、簡潔、規(guī)范 ⑤講究文體格式3公文的行文方式P182 1．下行文(1)逐級下行文，如“批復(fù)”，只用于對“請示”的直接下級。(2)多級下行文，如“決定”、“通知”，可同時用于不同層次的下級。(3)直達基層組織和群眾的下行文，如“公告”、“通告”。2．上行文上行文通常有兩種情況：(1)逐級上行文，如“請示”，一般只用于向直接上級行文。(2)越級上行文，如“報告”和“請示”，在一些特殊必要的情況下才可以采用。嚴重的自然災(zāi)害，長期沒有解決問題，指定越級上報的問題，對上級機關(guān)進行檢舉、控告，直接上下級機關(guān)間有爭議無法解決 3．平行文指凡是互相沒有隸屬關(guān)系的機關(guān)、單位之間或同級機關(guān)之間的一種行文，如“函”、“通知”。3公文的行文準則P182 1．各級黨政機關(guān)的行文關(guān)系，應(yīng)根據(jù)本機關(guān)的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍來確定。2．行文必須本著精簡的原則，嚴格控制發(fā)文的數(shù)量和范圍。3．在一般情況下，黨政機關(guān)不得越級行文。4．行文必須正確確定主送機關(guān)和抄送機關(guān)。5．各部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，或未經(jīng)上級裁決．一律不得各自向下行文。6．同級機關(guān)可以聯(lián)合行文。7．凡請示的公文應(yīng)當一文一事，一般只寫一個主送機關(guān)。直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人，不得在報告中夾帶請示事項。8．主送機關(guān)與文件名稱要互相呼應(yīng)。9．經(jīng)過批準在報刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)當視為正式公文依照執(zhí)行，可不再行文。10．各級黨政機關(guān)的辦公廳(室)向下直接行文，必須把握好職權(quán)范圍和授權(quán)范圍。3收文辦理程序P183（1）簽收、拆封和登記簽收(1)查清信封或封筒上的收文機關(guān)名稱，是否確屬本機關(guān)的收文，以防錯投、錯收；(2)查清信封號碼與遞送人在簽收登記簿所登的號碼是否一致；(3)查清文件封口是否破損，包裝是否牢固；(4)查清文件的登記件數(shù)與實有件數(shù)是否相符。拆封只是對寫明由本機關(guān)或本部門收啟的封件進行拆封；寫明某某領(lǐng)導(dǎo)人“親收”、“親啟”的封件，則應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)人本人拆封或由其委托的人代拆。拆封文件要細心，不要撕毀封內(nèi)文件，要將封內(nèi)的文件取干凈，然后檢查文件是否齊全。對于重要作者的親筆信封．應(yīng)予以保存。對封內(nèi)文件的發(fā)文機關(guān)、發(fā)文日期不祥的．應(yīng)根據(jù)封皮上的發(fā)文機關(guān)和郵戳日期予以 注明。登記(1)便于管理和保護文件，防止積壓和丟失；(2)便于檢查和檢索文件；(3)便于文件的統(tǒng)計和催辦工作；(4)作為核對與交接文件的憑據(jù)。收文登記的形式分為簿冊式、聯(lián)單式和卡片式（2）分辦和傳閱分辦(1)屬于方針政策性的，均應(yīng)先送辦公部門負責(zé)人或機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；(2)屬于機關(guān)日常事務(wù)性的已明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；(3)分送給機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；(4)便函、請柬、介紹佰、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責(zé)人辦理；(5)在文件份數(shù)少，問辦問知部門(或領(lǐng)導(dǎo))多的情況下．應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理。傳閱(1)文件傳閱的順序，一般應(yīng)先送給機關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)、主管負責(zé)人和主管業(yè)務(wù)部門閱讀(2)所有傳閱的文件均應(yīng)以文書人員為中心進行傳遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪軸式傳閱”。(3)文件在傳閱過程中或文件傳閱完畢后，文書人員要及時對文件進行檢查，發(fā)現(xiàn)有領(lǐng)導(dǎo)批示時，要按批示意見進行處理；(4)每份傳閱的文件，都應(yīng)由文書部門在文件首頁附上“文件傳閱單”。文件閱畢后，閱看文件的人員要在“文件傳閱單”上簽注姓名和日期。大中型機關(guān)設(shè)有“閱文室”，凡屬傳閱的文件，成文書人員送到閱文室。用“閱文通知革”通知有關(guān)人員到閱文室看文件。（3）擬辦和批辦（提出初步意見；如何處理做出的批示）（4）承辦、催辦和助辦3公文立卷的基本方法P188 ①根據(jù)文件的特征組卷（問題特征、時間、文種、作者、地區(qū)、通訊者）②“六個特征”在組卷時應(yīng)靈活運用，即在一個案卷之內(nèi)結(jié)合使用兩個、三個甚至四個特征立卷，