4秘書(shū)職責(zé)在領(lǐng)導(dǎo)管理中的位置和作用(編輯修改稿)
2024-09-06 18:56 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 工作繁忙，工作量巨大。如果秘書(shū)能夠在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)盡量讓領(lǐng)導(dǎo)做選擇題，少讓領(lǐng)導(dǎo)做問(wèn)答題，則可以大大地提高領(lǐng)導(dǎo)的決策效率。 舉個(gè)簡(jiǎn)單的例子： 某公司總裁按照日程安排，他今天應(yīng)該在九點(diǎn)到十點(diǎn)一刻約見(jiàn)公司 a 的劉總會(huì)談，確定聯(lián)合開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品的一些原則問(wèn)題；之后，從十點(diǎn)半到十一點(diǎn)半跟公司 b 的李總見(jiàn)面，解決產(chǎn)品代銷(xiāo)過(guò)程中的一些問(wèn)題。到了十點(diǎn)一刻的時(shí)候，公司 b 的李總準(zhǔn)時(shí)來(lái)到公 司，此時(shí)總裁仍在與公司 a 的李總會(huì)談。于是，該公司總裁秘書(shū)小柔在做了必要的接待安排后，借為客人加水的名義來(lái)到老總辦公室并向總裁暗示李總已到?？煽偛脤?duì)小柔的暗示一點(diǎn)反應(yīng)都沒(méi)有，還是繼續(xù)與劉總窮侃。到了十點(diǎn)四十分，她見(jiàn)李總等得有點(diǎn)不耐煩了，于是只好又一次來(lái)到老總辦公室，這次她遞給了總裁一張紙條。紙條上寫(xiě)著： ? 老總，李總已到。他有些不耐煩了。現(xiàn)在該怎么辦。 ? 老總看了小柔的字條后皺了一下眉頭，之后仍繼續(xù)與劉總談笑風(fēng)生。小柔只好悻悻地退出總裁辦公室，對(duì)此她很是不解。 事實(shí)上，上例中，不是老總不愿回答小柔的問(wèn)題 ，而是小柔 第 8 頁(yè) 共 16 頁(yè) 的這個(gè)關(guān)于 ? 怎么辦 ? 的問(wèn)題確實(shí)讓老總很為難。老總在談興正濃的時(shí)候，他很難在小柔的紙條上做什么暗示，也更不方便中斷來(lái)回答這個(gè)問(wèn)題。如果小柔把字條的內(nèi)容改成： ? 還要讓李總等多久。 5 分鐘。 10 分鐘。 20 分鐘。 30 分鐘。 ? 則總裁就能夠很輕易且簡(jiǎn)便地進(jìn)行決策并給小柔暗示。 ，并適時(shí)地給領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)造再?zèng)Q策的機(jī)會(huì) 當(dāng)秘書(shū)人員在確知領(lǐng)導(dǎo)做了一個(gè)錯(cuò)誤的決策時(shí)，其有義務(wù)委婉地指出領(lǐng)導(dǎo)工作中的錯(cuò)誤以免這個(gè)錯(cuò)誤的決策給企業(yè)造成無(wú)法挽回的負(fù)面影響。如果當(dāng)前時(shí)機(jī)不合適立即指出的話 ，則秘書(shū)人員需要努力為其領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)造再?zèng)Q策的機(jī)會(huì)。下面這個(gè)例子深刻說(shuō)明了這點(diǎn)的重要性： 某天，某公司的總經(jīng)理氣沖沖地給了秘書(shū)小溫一封信，讓她馬上打印出來(lái)并立即傳真出去給深圳的一家合作公司的錢(qián)總。信的內(nèi)容大致是這樣的： ? 錢(qián)總，你我兩家公司打了這么多年的交道了，你怎能做出這種背信棄義的事來(lái)呢，我決定斷絕我們兩家公司的一切往來(lái)。 ? 小溫看后覺(jué)得有些不妥，因?yàn)檫@件事還不至于到要大動(dòng)干戈的地步。于是，她對(duì)老總說(shuō)： ? 老板，您這么做是不是意氣用事。 ? 沒(méi)想老總一聽(tīng)更火了： ? 你怎么知道我是意氣用事。我就是意氣用事怎么了。 ? 真是狗咬呂洞賓，不識(shí)好人心。小溫回辦公室后就按老總說(shuō)的把信打印出來(lái)并傳真了過(guò)去。 第 9 頁(yè) 共 16 頁(yè) 當(dāng)下班后老總得知該信已經(jīng)打印并傳真出去后，眼里露出了明顯的悔意，因?yàn)樗浪约阂呀?jīng)做了一個(gè)無(wú)法挽回的錯(cuò)誤決策。 上例中的小溫在得知領(lǐng)導(dǎo)正做一個(gè)錯(cuò)誤的決策時(shí)能夠及時(shí)地糾正，這點(diǎn)是正確的，是一種忠誠(chéng)的表現(xiàn)，只是她用錯(cuò)了說(shuō)話的口氣。如果小溫委婉點(diǎn)對(duì)老總說(shuō)： ? 老板，容我說(shuō)句話您別生氣，我也覺(jué)得這件事是某某公司錢(qián)總不對(duì)，他不應(yīng)該 …… 。不過(guò)，如果因此而與之?dāng)嘟^一切往來(lái)的話，好像就顯得我們不夠大度了，您要不要再考慮下呢。 ? 一般老 總在聽(tīng)到這一席話后，應(yīng)該會(huì)冷靜下來(lái)想一想后果而很可能會(huì)打消這個(gè)念頭。即便是老總?cè)詧?jiān)持要發(fā)這封信，小溫也沒(méi)必要急著把這封信發(fā)出去。她應(yīng)該要在快下班的時(shí)候再請(qǐng)示下心平氣和的老總，看是否真要把這封信發(fā)出去。這是一個(gè)秘書(shū)的職責(zé)，因而老總只會(huì)看到小溫做事比較謹(jǐn)慎，不會(huì)怪她在自己不冷靜的時(shí)候也跟著自己不冷靜。 領(lǐng)導(dǎo)的工作忙之又忙，工作是重之又重。為了讓領(lǐng)導(dǎo)集中精力工作，秘書(shū)工作應(yīng)盡可能地為領(lǐng)導(dǎo)工作屏蔽掉一切不必要的干擾。例如，某些來(lái)訪的客人是領(lǐng)導(dǎo)不想見(jiàn)的（例如一些既 非公務(wù)的也非老總認(rèn)識(shí)的人來(lái)訪），亦或某些電話是與領(lǐng)導(dǎo)工作無(wú)關(guān)的（包括一些廣告電話、推銷(xiāo)電話）等等，秘書(shū)應(yīng)該盡量地把這些事情自行解決掉而無(wú)需向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào) 。 第 10 頁(yè) 共 16 頁(yè) 社會(huì)的競(jìng)爭(zhēng)是殘酷的，很多時(shí)候往往會(huì)因?yàn)槟承┲槿耸康囊痪湓挾鴮?dǎo)致公司機(jī)密泄露，其必然會(huì)影響本公司的整體部署、工作安排以及未來(lái)發(fā)展戰(zhàn)略，嚴(yán)重的甚而會(huì)給企業(yè)帶來(lái)巨大的名譽(yù)損失和經(jīng)濟(jì)損失。由于秘書(shū)直接輔助于領(lǐng)導(dǎo)工作的特性，其必然會(huì)聽(tīng)到很多公司相關(guān)的機(jī)密，包括公司發(fā)展的方針政策、公司與其他
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