【文章內(nèi)容簡介】 4. 供應(yīng)商（流程的上游）。消除企業(yè)和供應(yīng)商之間的一些不必要的官僚手續(xù)，建立信任和伙伴關(guān)系，整合雙方的流程。 廣州地鐵關(guān)建業(yè)務(wù)流程優(yōu)化報告 漢普管理咨詢（中國）有限公司 第 9 頁 共 29 頁 A（ Automate） : 自動化 對于流程的自動化，不是簡單以自動化完成就可以了，事實(shí)上，許多流程，計算機(jī)的應(yīng)用反而使得流程更加復(fù)雜和繁瑣，因而是在對流程任務(wù)的清除、簡化和整合基礎(chǔ)上應(yīng)用自動化，同時，任務(wù)的清除，簡化和整合許多也是要依靠自動化來解決。 1. 臟活、累活與乏味的工作。 2. 數(shù)據(jù)的采集與傳輸。減少反復(fù)的數(shù)據(jù)采集，并降低單次采集的時間。 3. 數(shù)據(jù)的分析。通過分析軟件，對數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，整理與 分析。加強(qiáng)對信息的利用率。 以上都是針對細(xì)節(jié)，在流程優(yōu)化設(shè)計中所需考慮的問題，那么從大的方面歸結(jié)起來，實(shí)際上是由以下設(shè)計要點(diǎn)為指導(dǎo)的，有些要點(diǎn)是對上述 ESIA內(nèi)容的總括，還有些是對 ESIA內(nèi)容的補(bǔ)充。 1. 以客戶 為導(dǎo)向 2. 計劃與執(zhí)行相分離 3. 評審流程簡化與規(guī)范化 4. 審查、執(zhí)行與評價相分離 5. 會計核算面向管理，財務(wù)業(yè)務(wù)一體化 6. 職責(zé)分工明確 7. IS 信息的一體 廣州地鐵關(guān)建業(yè)務(wù)流程優(yōu)化報告 漢普管理咨詢（中國）有限公司 第 10 頁 共 29 頁 2 流程示例 為了說明我們在廣州地鐵中對于現(xiàn)狀業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化的工作，先舉一個比較具有代表性的例子來說明目標(biāo)優(yōu)化流程是如何產(chǎn)生的。 在這里，我們選取了全面預(yù)算管理流程進(jìn) 行說明。這主要是考慮全面預(yù)算管理在地鐵公司實(shí)行時間不長，仍然處于嘗試階段，缺乏歷史數(shù)據(jù)的積累，在制度的制定上仍然需要完善，同時，還考慮到廣州地鐵正在進(jìn)行的信息系統(tǒng)規(guī)劃工作，而且，流程涉及的部門和崗位比較多，基于這些考慮，將全面預(yù)算管理流程作為示例進(jìn)行分析，來說明漢普公司對于廣州地鐵進(jìn)行的基于信息系統(tǒng)規(guī)劃目的的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化工作是如何處理的。 優(yōu)流程示例，列舉了廣州地鐵在全面預(yù)算管理方面的幾個有關(guān)的流程和優(yōu)化之后的結(jié)果，同時對化的方法結(jié)合流程優(yōu)化的原則進(jìn)行了分析。參照示例，廣州地鐵能夠比較清楚的了解漢普公司對其 其它的流程所做優(yōu)化的方法。 . 現(xiàn)狀流程示例 (見下頁 ) 廣州地鐵關(guān)建業(yè)務(wù)流程優(yōu)化報告 漢普管理咨詢（中國）有限公司 第 11 頁 共 29 頁 廣州地鐵關(guān)建業(yè)務(wù)流程優(yōu)化報告 漢普管理咨詢（中國）有限公司 第 12 頁 共 29 頁 廣州地鐵關(guān)建業(yè)務(wù)流程優(yōu)化報告 漢普管理咨詢（中國）有限公司 第 13 頁 共 29 頁 廣州地鐵關(guān)建業(yè)務(wù)流程優(yōu)化報告 漢普管理咨詢（中國）有限公司 第 14 頁 共 29 頁 . 目標(biāo)流程 在參考廣州地鐵預(yù)算相關(guān)的現(xiàn)狀流程后，我們向總公司財務(wù)總部預(yù)算分析部以及其他事業(yè)部相關(guān)部門了解了公司關(guān)于全面預(yù)算管理的情況，包括預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算控制及預(yù)警等各方面的情況，結(jié)合地鐵公司目前有關(guān)全面預(yù)算管理制度、財務(wù)管理制度及其他相關(guān)的管理制度基礎(chǔ)上，并利用上文提到的 地鐵公司流程優(yōu)化的原則、方法、技巧在信息系統(tǒng)的全面支持下，同時征求了預(yù)算分析部等相關(guān)人員的意見，得出了如下的目標(biāo)流程： (見下頁 ) 廣州地鐵關(guān)建業(yè)務(wù)流程優(yōu)化報告 漢普管理咨詢（中國）有限公司 第 15 頁 共 29 頁 廣州地鐵關(guān)建業(yè)務(wù)流程優(yōu)化報告 漢普管理咨詢（中國）有限公司 第 16 頁 共 29 頁 . 流程優(yōu)化分析 對比現(xiàn)狀流程和目標(biāo)流程，如果仔細(xì)分析的話，我們可以看到，在上文中提到的 ESIA的流程優(yōu)化方法在這個例子中能夠得到比較全面的展現(xiàn)。 根據(jù)廣州地鐵現(xiàn)狀流程和我們從多個部門了解到的情況，我們可以把廣州地鐵在全面預(yù)算管理中存在的問題列舉如下： 預(yù)算編制階段： 1. 現(xiàn)階段企管總部制定公司年度發(fā)展目標(biāo)的時間在財務(wù)部門制定預(yù)算之后，所以，發(fā)展目標(biāo)的工作指導(dǎo)性比較差。 2. 對于預(yù)算中明細(xì)科目內(nèi)容的定義，其中管理費(fèi)用已經(jīng)在做一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，并能提出意見指導(dǎo)第二年的工作，但是由于各部門間的成本特性差異比較大，對不同的成本特性需逐步建立其不同成本定額，并需逐步完善和逐漸調(diào)整。 3. 建設(shè)總部、資源總部、運(yùn)營總部、總公司各職能部門的預(yù)算編制方法上，根據(jù)不同性質(zhì)的經(jīng)濟(jì)主體采用不同的處理方法，但因地鐵公司所經(jīng)營的業(yè)務(wù)實(shí)體多種多樣，在編制預(yù)算時存在很大的難度，因此還需逐步完善預(yù)算編制、執(zhí)行的體系，特別是在預(yù)算的深度及其全面性上予以加強(qiáng)。 4. 財務(wù)總部對于 其他各總部和總公司各職能部門仍需要加強(qiáng)預(yù)算編制的培訓(xùn)，增加交流的機(jī)會，從而進(jìn)一步推廣全面預(yù)算管理在廣州地鐵全公司的認(rèn)知和參與。 5. 目前雖然預(yù)算領(lǐng)導(dǎo)小組部分成員有相關(guān)業(yè)務(wù)背景，但成立預(yù)算工作小組成員時，其成員結(jié)構(gòu)仍需要有各主要部門的業(yè)務(wù)骨干組成，預(yù)算工作小組為臨時工作小組，在預(yù)算編制完畢后，可解散，各成員即回到原工作崗位。 預(yù)算執(zhí)行和調(diào)整階段： 1. 資金計劃中除了固定資產(chǎn)的部分審批所花費(fèi)的時間比較短，但是涉及固定資產(chǎn)的部分在 20xx 年爭取做到先立項、后納入 預(yù)算。財務(wù)部門要求基層的部門在 10~15 日之前上報資金計 劃。但立項管理工作具體由哪一部門負(fù)責(zé)，目前地鐵公司還沒確定，因此在具體操作上存在一定的難度。 2. 財務(wù)部對于下級各業(yè)務(wù)部門的合同執(zhí)行情況都有一個比較全面的了解，同時對于一些比較重要的問題也同各業(yè)務(wù)部門進(jìn)行了溝通和協(xié)調(diào)，使預(yù)算的執(zhí)行更為順暢。 3. 預(yù)算的調(diào)整與預(yù)算編制流程相似，當(dāng)需進(jìn)行預(yù)算調(diào)整時，其執(zhí)行過程與預(yù)算編制過程可基本遵循預(yù)算編制過程。 4. 預(yù)算控制過程包括預(yù)算的執(zhí)行、預(yù)算監(jiān)督、情況分析、預(yù)算調(diào)廣州地鐵關(guān)建業(yè)務(wù)流程優(yōu)化報告 漢普管理咨詢（中國）有限公司 第 17 頁 共 29 頁 整等。 . 流程改進(jìn)方法應(yīng)用 在對現(xiàn)狀流程進(jìn)行改進(jìn)的時候，我們遵循 ESIA的原則，同時也考慮到一些相關(guān)的因素： 現(xiàn) 狀 優(yōu) 化 E（清除） 1 需要總公司對于一些文檔進(jìn)行備案。 數(shù)據(jù)庫的支持清除了流程運(yùn)營過程中大量的文件和信息的淤積。 S（簡化） 1 預(yù)警報告的產(chǎn)生需要先由事業(yè)總部 /總公司編制財務(wù)報表后根據(jù)情況交由財務(wù)總部分析處理。 通過 IT系統(tǒng)的支持簡化了報告制定和結(jié)果分析以及提交預(yù)警報告的動作。 2 需要提交的表格比較繁瑣 通過系統(tǒng)支持規(guī)范了表格，使信息流動更暢通。 I（整合） 1 在基層部門制定預(yù)算的時候由相關(guān)的預(yù)算責(zé)任部門制定預(yù)算，并報派駐財務(wù)部。 將預(yù)算制定的工作交由預(yù)算責(zé)任部門 和派駐財務(wù)部共同執(zhí)行。 A（自動化） 1 由企管總部提出公司的發(fā)展目標(biāo)，下級預(yù)算部門依據(jù)目標(biāo)查詢歷史數(shù)據(jù)編制預(yù)算。 可以利用系統(tǒng)功能編制多個預(yù)算和參考系。 2 文檔在部門之間的流轉(zhuǎn)采用手工的方式進(jìn)行收發(fā)。 利用 OA系統(tǒng)進(jìn)行文檔傳遞和審批。 3 系統(tǒng)外審批 系統(tǒng)內(nèi)審批，增加了流程的透明度，減少了部門之間文件流轉(zhuǎn)的時間延誤，但是需要強(qiáng)化安全性的概念。 4 各事業(yè)部業(yè)務(wù)部門提供的許多商業(yè)數(shù)據(jù)不能夠及時全面的提交到財務(wù)部，作為制訂預(yù)算的重要參考資料。 通過信息的集中，管理財務(wù)能夠更及時全面的了解事業(yè)部 各業(yè)務(wù)部門的情況，預(yù)算工作小組（由預(yù)算分析部和業(yè)務(wù)專家組成）能夠更有效的進(jìn)行預(yù)算的制定。 3 關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程優(yōu)化 廣州地鐵項目前一段的現(xiàn)狀流程描述中，客戶提出了 73個現(xiàn)狀流程，經(jīng)過分析和討論后，我們挑選出了 12 個涉及財務(wù)、人力資源、運(yùn)營等多個部門的關(guān)鍵流程進(jìn)行了優(yōu)化，優(yōu)化的工作將在下面進(jìn)行詳盡的描述。由于在示例中我們已經(jīng)列舉了流程優(yōu)化的方法是如何在地鐵項目中應(yīng)用的，所以，下面主要圍繞問題的描述和解決方法，不多贅述方法的運(yùn)用。對于關(guān)鍵流程之外的 32 個流程，我們也依據(jù) BPR 的觀點(diǎn)和漢普公司的經(jīng)驗(yàn)積累，給出了相關(guān)的 解決方法和改進(jìn)方向，詳廣州地鐵關(guān)建業(yè)務(wù)流程優(yōu)化報告 漢普管理咨詢（中國）有限公司 第 18 頁 共 29 頁 見附件。希望廣州地鐵公司能夠在逐步的流程優(yōu)化過程中，掌握科學(xué)與合理的方法，將 BPR 和 BPI相結(jié)合，最大程度的改進(jìn)公司流程，使其在某一時期達(dá)到最優(yōu)。 下文涉及到的目標(biāo)流程圖，請參照附件 B中的《目標(biāo)優(yōu)化流程 》。 廣州地鐵關(guān)建業(yè)務(wù)流程優(yōu)化報告 漢普管理咨詢（中國）有限公司 第 19 頁 共 29 頁 工程支付審批流程 流程描述： 該流程體現(xiàn)了在地鐵公司內(nèi)普遍存在的一個問題，就是流程審批的解決方法。 序號 現(xiàn)狀問題 優(yōu)化結(jié)果 1 工程支付審批流程體現(xiàn)一個在地鐵公司內(nèi)部普遍存在的問題，就是由于公司實(shí)際情況造成的審批層次過多。如何解決這個問題，成為提高流程通暢程度 ，減少文檔流轉(zhuǎn)時間的一個。 在經(jīng)過對多個流程、多個部門的訪談后，考慮到地鐵公司的審批層次制定有其一定的合理性和不可替換性，所以流程的改進(jìn)點(diǎn)在于對文件審批的 IT 支撐上。 也即通過辦公自動化系統(tǒng)的支撐，使文件的審批更加及時，流程更加透明。公司的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門的人員能夠隨時了解到一定文檔的審批情況，從而做出相應(yīng)的處理，以達(dá)到加快文件審批速度、提高文件審批質(zhì)量、增加文件審批透明度的目的。 成本、費(fèi)用核算流程 流程描述： 該流程是將《成本費(fèi)用核算流程（ 1）》同《成本費(fèi)用核算流程（ 2）》整合而成的。地鐵公司 成本、費(fèi)用核算流程的優(yōu)化，目的在于明確崗位、統(tǒng)一信息。同時，在支持網(wǎng)絡(luò)的財務(wù)系統(tǒng)的支持下，能夠減少總部和異地部門或公司交流的困難。 序號 現(xiàn)狀問題 優(yōu)化結(jié)果 1 各部門間信息沒有集成、共享，存在多個“信息孤島”。 通過 IT 系統(tǒng)的支撐能夠?qū)崿F(xiàn)有關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)和信息在一定安全體系監(jiān)督下的共享。 2 憑證的編制和審批、明