【文章內容簡介】 4. 供應商（流程的上游）。消除企業(yè)和供應商之間的一些不必要的官僚手續(xù)，建立信任和伙伴關系，整合雙方的流程。 廣州地鐵關建業(yè)務流程優(yōu)化報告 漢普管理咨詢（中國）有限公司 第 9 頁 共 29 頁 A（ Automate） : 自動化 對于流程的自動化，不是簡單以自動化完成就可以了，事實上，許多流程，計算機的應用反而使得流程更加復雜和繁瑣，因而是在對流程任務的清除、簡化和整合基礎上應用自動化，同時，任務的清除，簡化和整合許多也是要依靠自動化來解決。 1. 臟活、累活與乏味的工作。 2. 數(shù)據(jù)的采集與傳輸。減少反復的數(shù)據(jù)采集，并降低單次采集的時間。 3. 數(shù)據(jù)的分析。通過分析軟件，對數(shù)據(jù)進行收集，整理與 分析。加強對信息的利用率。 以上都是針對細節(jié)，在流程優(yōu)化設計中所需考慮的問題，那么從大的方面歸結起來，實際上是由以下設計要點為指導的，有些要點是對上述 ESIA內容的總括，還有些是對 ESIA內容的補充。 1. 以客戶 為導向 2. 計劃與執(zhí)行相分離 3. 評審流程簡化與規(guī)范化 4. 審查、執(zhí)行與評價相分離 5. 會計核算面向管理，財務業(yè)務一體化 6. 職責分工明確 7. IS 信息的一體 廣州地鐵關建業(yè)務流程優(yōu)化報告 漢普管理咨詢（中國）有限公司 第 10 頁 共 29 頁 2 流程示例 為了說明我們在廣州地鐵中對于現(xiàn)狀業(yè)務流程進行優(yōu)化的工作，先舉一個比較具有代表性的例子來說明目標優(yōu)化流程是如何產(chǎn)生的。 在這里，我們選取了全面預算管理流程進 行說明。這主要是考慮全面預算管理在地鐵公司實行時間不長，仍然處于嘗試階段，缺乏歷史數(shù)據(jù)的積累，在制度的制定上仍然需要完善，同時，還考慮到廣州地鐵正在進行的信息系統(tǒng)規(guī)劃工作，而且，流程涉及的部門和崗位比較多，基于這些考慮，將全面預算管理流程作為示例進行分析，來說明漢普公司對于廣州地鐵進行的基于信息系統(tǒng)規(guī)劃目的的業(yè)務流程優(yōu)化工作是如何處理的。 優(yōu)流程示例，列舉了廣州地鐵在全面預算管理方面的幾個有關的流程和優(yōu)化之后的結果，同時對化的方法結合流程優(yōu)化的原則進行了分析。參照示例，廣州地鐵能夠比較清楚的了解漢普公司對其 其它的流程所做優(yōu)化的方法。 . 現(xiàn)狀流程示例 (見下頁 ) 廣州地鐵關建業(yè)務流程優(yōu)化報告 漢普管理咨詢（中國）有限公司 第 11 頁 共 29 頁 廣州地鐵關建業(yè)務流程優(yōu)化報告 漢普管理咨詢（中國）有限公司 第 12 頁 共 29 頁 廣州地鐵關建業(yè)務流程優(yōu)化報告 漢普管理咨詢（中國）有限公司 第 13 頁 共 29 頁 廣州地鐵關建業(yè)務流程優(yōu)化報告 漢普管理咨詢（中國）有限公司 第 14 頁 共 29 頁 . 目標流程 在參考廣州地鐵預算相關的現(xiàn)狀流程后，我們向總公司財務總部預算分析部以及其他事業(yè)部相關部門了解了公司關于全面預算管理的情況，包括預算編制、預算執(zhí)行、預算控制及預警等各方面的情況，結合地鐵公司目前有關全面預算管理制度、財務管理制度及其他相關的管理制度基礎上，并利用上文提到的 地鐵公司流程優(yōu)化的原則、方法、技巧在信息系統(tǒng)的全面支持下，同時征求了預算分析部等相關人員的意見，得出了如下的目標流程： (見下頁 ) 廣州地鐵關建業(yè)務流程優(yōu)化報告 漢普管理咨詢（中國）有限公司 第 15 頁 共 29 頁 廣州地鐵關建業(yè)務流程優(yōu)化報告 漢普管理咨詢（中國）有限公司 第 16 頁 共 29 頁 . 流程優(yōu)化分析 對比現(xiàn)狀流程和目標流程，如果仔細分析的話，我們可以看到，在上文中提到的 ESIA的流程優(yōu)化方法在這個例子中能夠得到比較全面的展現(xiàn)。 根據(jù)廣州地鐵現(xiàn)狀流程和我們從多個部門了解到的情況，我們可以把廣州地鐵在全面預算管理中存在的問題列舉如下： 預算編制階段： 1. 現(xiàn)階段企管總部制定公司年度發(fā)展目標的時間在財務部門制定預算之后，所以，發(fā)展目標的工作指導性比較差。 2. 對于預算中明細科目內容的定義，其中管理費用已經(jīng)在做一個統(tǒng)一的標準，并能提出意見指導第二年的工作，但是由于各部門間的成本特性差異比較大，對不同的成本特性需逐步建立其不同成本定額，并需逐步完善和逐漸調整。 3. 建設總部、資源總部、運營總部、總公司各職能部門的預算編制方法上，根據(jù)不同性質的經(jīng)濟主體采用不同的處理方法，但因地鐵公司所經(jīng)營的業(yè)務實體多種多樣，在編制預算時存在很大的難度，因此還需逐步完善預算編制、執(zhí)行的體系，特別是在預算的深度及其全面性上予以加強。 4. 財務總部對于 其他各總部和總公司各職能部門仍需要加強預算編制的培訓，增加交流的機會，從而進一步推廣全面預算管理在廣州地鐵全公司的認知和參與。 5. 目前雖然預算領導小組部分成員有相關業(yè)務背景，但成立預算工作小組成員時，其成員結構仍需要有各主要部門的業(yè)務骨干組成，預算工作小組為臨時工作小組，在預算編制完畢后，可解散，各成員即回到原工作崗位。 預算執(zhí)行和調整階段： 1. 資金計劃中除了固定資產(chǎn)的部分審批所花費的時間比較短，但是涉及固定資產(chǎn)的部分在 20xx 年爭取做到先立項、后納入 預算。財務部門要求基層的部門在 10~15 日之前上報資金計 劃。但立項管理工作具體由哪一部門負責，目前地鐵公司還沒確定，因此在具體操作上存在一定的難度。 2. 財務部對于下級各業(yè)務部門的合同執(zhí)行情況都有一個比較全面的了解，同時對于一些比較重要的問題也同各業(yè)務部門進行了溝通和協(xié)調，使預算的執(zhí)行更為順暢。 3. 預算的調整與預算編制流程相似，當需進行預算調整時，其執(zhí)行過程與預算編制過程可基本遵循預算編制過程。 4. 預算控制過程包括預算的執(zhí)行、預算監(jiān)督、情況分析、預算調廣州地鐵關建業(yè)務流程優(yōu)化報告 漢普管理咨詢（中國）有限公司 第 17 頁 共 29 頁 整等。 . 流程改進方法應用 在對現(xiàn)狀流程進行改進的時候，我們遵循 ESIA的原則，同時也考慮到一些相關的因素： 現(xiàn) 狀 優(yōu) 化 E（清除） 1 需要總公司對于一些文檔進行備案。 數(shù)據(jù)庫的支持清除了流程運營過程中大量的文件和信息的淤積。 S（簡化） 1 預警報告的產(chǎn)生需要先由事業(yè)總部 /總公司編制財務報表后根據(jù)情況交由財務總部分析處理。 通過 IT系統(tǒng)的支持簡化了報告制定和結果分析以及提交預警報告的動作。 2 需要提交的表格比較繁瑣 通過系統(tǒng)支持規(guī)范了表格，使信息流動更暢通。 I（整合） 1 在基層部門制定預算的時候由相關的預算責任部門制定預算，并報派駐財務部。 將預算制定的工作交由預算責任部門 和派駐財務部共同執(zhí)行。 A（自動化） 1 由企管總部提出公司的發(fā)展目標，下級預算部門依據(jù)目標查詢歷史數(shù)據(jù)編制預算。 可以利用系統(tǒng)功能編制多個預算和參考系。 2 文檔在部門之間的流轉采用手工的方式進行收發(fā)。 利用 OA系統(tǒng)進行文檔傳遞和審批。 3 系統(tǒng)外審批 系統(tǒng)內審批，增加了流程的透明度，減少了部門之間文件流轉的時間延誤，但是需要強化安全性的概念。 4 各事業(yè)部業(yè)務部門提供的許多商業(yè)數(shù)據(jù)不能夠及時全面的提交到財務部，作為制訂預算的重要參考資料。 通過信息的集中，管理財務能夠更及時全面的了解事業(yè)部 各業(yè)務部門的情況，預算工作小組（由預算分析部和業(yè)務專家組成）能夠更有效的進行預算的制定。 3 關鍵業(yè)務流程優(yōu)化 廣州地鐵項目前一段的現(xiàn)狀流程描述中，客戶提出了 73個現(xiàn)狀流程，經(jīng)過分析和討論后，我們挑選出了 12 個涉及財務、人力資源、運營等多個部門的關鍵流程進行了優(yōu)化，優(yōu)化的工作將在下面進行詳盡的描述。由于在示例中我們已經(jīng)列舉了流程優(yōu)化的方法是如何在地鐵項目中應用的，所以，下面主要圍繞問題的描述和解決方法，不多贅述方法的運用。對于關鍵流程之外的 32 個流程，我們也依據(jù) BPR 的觀點和漢普公司的經(jīng)驗積累，給出了相關的 解決方法和改進方向，詳廣州地鐵關建業(yè)務流程優(yōu)化報告 漢普管理咨詢（中國）有限公司 第 18 頁 共 29 頁 見附件。希望廣州地鐵公司能夠在逐步的流程優(yōu)化過程中，掌握科學與合理的方法，將 BPR 和 BPI相結合，最大程度的改進公司流程，使其在某一時期達到最優(yōu)。 下文涉及到的目標流程圖，請參照附件 B中的《目標優(yōu)化流程 》。 廣州地鐵關建業(yè)務流程優(yōu)化報告 漢普管理咨詢（中國）有限公司 第 19 頁 共 29 頁 工程支付審批流程 流程描述： 該流程體現(xiàn)了在地鐵公司內普遍存在的一個問題，就是流程審批的解決方法。 序號 現(xiàn)狀問題 優(yōu)化結果 1 工程支付審批流程體現(xiàn)一個在地鐵公司內部普遍存在的問題，就是由于公司實際情況造成的審批層次過多。如何解決這個問題，成為提高流程通暢程度 ，減少文檔流轉時間的一個。 在經(jīng)過對多個流程、多個部門的訪談后，考慮到地鐵公司的審批層次制定有其一定的合理性和不可替換性，所以流程的改進點在于對文件審批的 IT 支撐上。 也即通過辦公自動化系統(tǒng)的支撐，使文件的審批更加及時，流程更加透明。公司的有關領導和相關部門的人員能夠隨時了解到一定文檔的審批情況，從而做出相應的處理，以達到加快文件審批速度、提高文件審批質量、增加文件審批透明度的目的。 成本、費用核算流程 流程描述： 該流程是將《成本費用核算流程（ 1）》同《成本費用核算流程（ 2）》整合而成的。地鐵公司 成本、費用核算流程的優(yōu)化，目的在于明確崗位、統(tǒng)一信息。同時，在支持網(wǎng)絡的財務系統(tǒng)的支持下，能夠減少總部和異地部門或公司交流的困難。 序號 現(xiàn)狀問題 優(yōu)化結果 1 各部門間信息沒有集成、共享，存在多個“信息孤島”。 通過 IT 系統(tǒng)的支撐能夠實現(xiàn)有關財務數(shù)據(jù)和信息在一定安全體系監(jiān)督下的共享。 2 憑證的編制和審批、明