【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 過(guò)程： 從編制標(biāo)書到評(píng)標(biāo)、開標(biāo)是一個(gè)非常程序化的過(guò)程，可以結(jié)合本身的情況采取自己管理和聘用專門的招投標(biāo)公司進(jìn)行管理。 – 與供應(yīng)商初步協(xié)商： 在正式確定供應(yīng)商以前，應(yīng)該和供應(yīng)商進(jìn)行一定的接觸，確定標(biāo)書中的一些關(guān)鍵要求，并且協(xié)商特殊要求的解決方法。 – 確定供應(yīng)商： 經(jīng)過(guò)考察，最終確定供應(yīng)商。 – 簽訂特殊條款： 針對(duì)非標(biāo)準(zhǔn)的物料，需要考慮簽訂進(jìn)度、服務(wù)、賠償、退貨和換貨的特殊條款，并且根據(jù)特殊條款產(chǎn)生物料需求。如果是標(biāo)準(zhǔn)化的物料，可以采用無(wú)特殊和附加條款的合同。 – 制定合同： 合同應(yīng)該采取標(biāo)準(zhǔn)合同， 應(yīng)該在法律部門的協(xié)助下共同制定 19 合同及詢價(jià)管理（主要物料）新舊對(duì)比 的老流程 的新流程 具有采購(gòu)招標(biāo)管理辦法和規(guī)定，但是規(guī)定和流程缺乏標(biāo)準(zhǔn)化。 采用標(biāo)準(zhǔn)的招標(biāo)流程對(duì)化工原材料和技術(shù)采購(gòu)進(jìn)行集中管理，有利于降低采購(gòu)成本，增強(qiáng)與供應(yīng)商的關(guān)系。 20 合同及詢價(jià)管理（非主要物料） P060 N o采 購(gòu) 流 程合 同 及 詢 價(jià) 管 理 ( 非主 要 物 料 )編 號(hào) : P 0 6 0匯 總 需 求制 作 供 應(yīng) 商 詢 價(jià) 單選 擇 供 應(yīng) 商選 出 經(jīng) 批 準(zhǔn) 的 供 應(yīng)商確 定 合 同 需 求管 理 詢 價(jià) 過(guò) 程Y e sY e sN o有 框 架 采 購(gòu) 協(xié)議 ?發(fā) 出 供 應(yīng) 商 詢 價(jià) 單收 到 供 應(yīng) 商 報(bào) 價(jià)處 理 供 應(yīng) 商 報(bào) 價(jià)P 0 8 0 采購(gòu) 物 料和 服 務(wù)與 供 應(yīng) 商 談 判達(dá) 成 協(xié) 議 ?P 0 8 0 采購(gòu) 物 料和 服 務(wù)Y e s制 定 進(jìn) 度 協(xié) 議制 定 供 貨 合 同制 定 服 務(wù) 協(xié) 議需 要 特 殊 條 款 ?P 0 7 0 采購(gòu) 需 求的 生 成和 保 存P 0 2 0 實(shí)施 采 購(gòu)戰(zhàn) 略P 0 3 0 采購(gòu) 政 策管 理P 0 7 0 采購(gòu) 需 求的 生 成和 保 存M 0 9 0P 0 9 0 采購(gòu) 合 同的 監(jiān) 控管 理合 同 需 求 書供 應(yīng) 商 詢 價(jià) 單供 應(yīng) 商 名 單21 合同及詢價(jià)管理（非主要物料）流程說(shuō)明 輸入流程 P020實(shí)施采購(gòu)戰(zhàn)略 P030采購(gòu)政策管理 P070采購(gòu)需求的生成和保存 P090采購(gòu)合同的監(jiān)控管理 M090 生產(chǎn)計(jì)劃組織安排 輸出流程 P080采購(gòu)物料和服務(wù) P070采購(gòu)需求的生成和保存 目的 確定用于支持生產(chǎn)用的非主要物料的合同和詢價(jià)管理 內(nèi)容說(shuō)明 建立與供應(yīng)商的關(guān)系，管理供應(yīng)商的投標(biāo)過(guò)程并且和供應(yīng)商簽訂合同，確定采購(gòu)物品的需求。本流程主要適用于那些標(biāo)準(zhǔn)的、常規(guī)的、重復(fù)性物料的采購(gòu)活動(dòng)。 參與部門 采購(gòu)部 生產(chǎn)部 主要文檔說(shuō)明 合同需求書： 合同需求書中規(guī)定了合同需求中的主要條款，包括：物料的種類、物料的質(zhì)量要求、物料的數(shù)量規(guī)格等信息。應(yīng)該在法律部門的協(xié)助下，制定標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)合同 供應(yīng)商詢價(jià)單： 供應(yīng)商詢價(jià)單是管理供應(yīng)商報(bào)價(jià)的重要文件，其中應(yīng)該包括詢價(jià)和供應(yīng)商報(bào)價(jià)的信息，使用這些信息能夠?qū)?yīng)商的反饋進(jìn)行處理，并基于這些信息與供應(yīng)商談判，最終簽訂供應(yīng)合同。 22 關(guān)鍵活動(dòng)描述 ? 匯總需求： 在采購(gòu)各種標(biāo)準(zhǔn)化物料的時(shí)侯，應(yīng)該統(tǒng)籌考慮需要采購(gòu)的物料種類和數(shù)量。通過(guò)各種途徑把需求進(jìn)行匯總集中，根據(jù)采購(gòu)策略確定采購(gòu)的經(jīng)濟(jì)批量和采購(gòu)的最佳時(shí)間。 ? 確定合同需求： 確定每次采購(gòu)合同中采購(gòu)物料的數(shù)量和種類。 ? 制作供應(yīng)商詢價(jià)單： 根據(jù)需要采購(gòu)的物料種類和數(shù)量，制作詢價(jià)單。 ? 與供應(yīng)商談判： 與供應(yīng)商商談價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量、交付時(shí)間等條件，解決雙方存在的分歧，并且提出解決的方法。 ? 簽訂特殊條款： 根據(jù)物料的特性和要求，需要簽訂進(jìn)度協(xié)議、服務(wù)協(xié)議等附加的條款。 的老流程 的新流程 可以集中進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)的、常規(guī)物料的采購(gòu)，確定經(jīng)濟(jì)采購(gòu)批量和最佳的采購(gòu)時(shí)間。 新舊流程對(duì)比 23 采購(gòu)需求的生成和保存（ P070） 確 定 物 料 需 求 計(jì) 劃外 的 需 求將 列 入 計(jì) 劃 的 訂 單制 成 采 購(gòu) 申 請(qǐng)統(tǒng) 治 有 關(guān) 方 面確 定 該 采 購(gòu) 需 求 未被 執(zhí) 行確 定 該 采 購(gòu) 需 求 是主 要 原 材 料Y e sY e sN oN o該 原 料 是 否 是分 廠 之 間 轉(zhuǎn) 移 ?執(zhí) 行 申 請(qǐng) 審 批 程 序P 0 8 0 采購(gòu) 物 料和 服 務(wù)N oY e s申 請(qǐng) 得 到 批 準(zhǔn) ?Y e sN oO 0 2 0 獲取 訂 單流 程M 0 9 0 生產(chǎn) 計(jì) 劃組 織 安排M 0 6 0 制定 生 產(chǎn)計(jì) 劃確 定 物 料 需 求 計(jì) 劃中 的 需 求是 否 已 經(jīng) 納 入進(jìn) 度 或 者 合 同 ?是 否 物 料 需 求計(jì) 劃 的 需 求 ?Y e sP 0 8 0 采購(gòu) 物 料和 服 務(wù)采 購(gòu) 申 請(qǐng) 已 經(jīng)產(chǎn) 生 ?申 請(qǐng) 需 要 批 準(zhǔn) ?采 購(gòu) 是 否 需 要標(biāo) 書 ?N oY e s生 成 申 請(qǐng)是 否 需 要 采 購(gòu)申 請(qǐng) ?N oN o在 供 應(yīng) 商 之 間 分 配 公 布 采 購(gòu) 需 求Y e sY e sP 0 5 0 采購(gòu) 合 同及 詢 價(jià)管 理( 主 要物 料 )P 0 5 0 采購(gòu) 合 同及 詢 價(jià)管 理( 主 要物 料 )P 0 6 0 采購(gòu) 合 同及 詢 價(jià)管 理( 非 主要 物料 )L 0 2 0 制定 物 料管 理 策略N oP 0 6 0 采購(gòu) 合 同及 詢 價(jià)管 理( 非 主要 物料 )采 購(gòu) 申 請(qǐng) 審 批 程 序采 購(gòu) 需 求 書通 知 單采 購(gòu) 申 請(qǐng) 書采 購(gòu) 流 程采 購(gòu) 需 求 的 生 成 和保 存編 號(hào) : P 0 7 024 采購(gòu)需求產(chǎn)生和采購(gòu)計(jì)劃（ P070） 輸入流程 M060生產(chǎn)計(jì)劃制定 M090生產(chǎn)計(jì)劃組織安排 P050采購(gòu)合同及詢價(jià)管理（主要物料） P060采購(gòu)合同及詢價(jià)管理（非主要物料） L020制定物料管理策略 O020獲取訂單流程 輸出流程 P080采購(gòu)物料和服務(wù) P090采購(gòu)合同的監(jiān)控管理 P050采購(gòu)合同及詢價(jià)管理（主要物料） P060采購(gòu)合同及詢價(jià)管理（非主要物料） 目的 通過(guò)內(nèi)部溝通確定采購(gòu)物料的需求 內(nèi)容說(shuō)明 通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)（例如 MRP系統(tǒng)、庫(kù)存補(bǔ)充系統(tǒng)）或者手工系統(tǒng)確定物料的需求并且建立物料需求書。本過(guò)程包括確定采購(gòu)需求書中的具體內(nèi)容。該采購(gòu)需求書用于指導(dǎo)以后的采購(gòu)活動(dòng)。 參與部門 采購(gòu)部 、 生產(chǎn)部 、 客戶服務(wù)部 、 物流部 主要文檔說(shuō)明 采購(gòu)審批申請(qǐng)程序： 這是一個(gè)根據(jù)公司采購(gòu)組織而制定的采購(gòu)管理程序。通過(guò)這個(gè)程序確定分級(jí)的審批過(guò)程和權(quán)限。 采購(gòu)申請(qǐng)書： 是標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)文件，其中包括采購(gòu)物料的品種、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量、供應(yīng)商等等要素，同時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)書中應(yīng)該有相應(yīng)的審批控制環(huán)節(jié)（例如各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審核簽字）。 采購(gòu)需求書： 經(jīng)過(guò)審批后確定的采購(gòu)需求，可以據(jù)此制作采購(gòu)訂單。 通知書： 當(dāng)采購(gòu)申請(qǐng)沒有被批準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)該采用書面的形式通知有關(guān)部門，并且告知原因 25 采購(gòu)需求及采購(gòu)計(jì)劃 ? 確定物料需求： 確定物料需求一般有兩種方式，一種是通過(guò)系統(tǒng)（例如 MRPII系統(tǒng)）自動(dòng)生成的，一種是通過(guò)手工進(jìn)行集中。 ? 采購(gòu)申請(qǐng)： 將需要采購(gòu)的物料進(jìn)行匯總，并且形成采購(gòu)申請(qǐng)書。 ? 執(zhí)行申請(qǐng)審批程序： 針對(duì)不同的采購(gòu)申請(qǐng)，公司應(yīng)該具有分級(jí)授權(quán)管理辦法。根據(jù)管理辦法的規(guī)定，執(zhí)行相應(yīng)的程序進(jìn)行逐級(jí)審批過(guò)程。 的老流程 的新流程 存在二各個(gè)車間的二級(jí)庫(kù)存 各個(gè)車間需要自行平衡庫(kù)存，提出采購(gòu)申請(qǐng) 現(xiàn)在無(wú)法控制二級(jí)庫(kù)存，會(huì)造成各個(gè)分廠庫(kù)存冗余，占用過(guò)多庫(kù)存資金 對(duì)采購(gòu)需求的產(chǎn)生可以通過(guò)這個(gè)程序標(biāo)準(zhǔn)化，并且采購(gòu)審批過(guò)程比較明確。 新業(yè)務(wù)流程當(dāng)中二級(jí)庫(kù)存取消，由倉(cāng)儲(chǔ)部門統(tǒng)一集中管理 新流程中各個(gè)車間根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃提出用料計(jì)劃，由倉(cāng)儲(chǔ)部門統(tǒng)一平衡庫(kù)存，確定采購(gòu)數(shù)量 新業(yè)務(wù)流程不僅采用了 ERP系統(tǒng)的支持提高了效率和準(zhǔn)確性，而且集中管理庫(kù)存可以最大化，減少庫(kù)存資金的占用 新舊流程對(duì)比 26 采購(gòu)物料（ P080） 根 據(jù) 進(jìn) 度 協(xié) 議 公 布交 貨 安 排確 定 替 代 的 材 料 和方 法檢 查 新 供 應(yīng) 商 滿 足要 求 的 情 況將 訂 單 發(fā) 送 給 供 應(yīng)商Y e sY e sY e sN o發(fā) 現(xiàn) 問(wèn) 題 ?選 擇 新 的 供 應(yīng) 商N(yùn) oY e s手 工 編 制 采 購(gòu) 單需 要 訂 單 確 認(rèn) ?N oN o收 到 貨 運(yùn) 通 知 單N oY e sP 0 5 0 采購(gòu) 合 同及 詢 價(jià)管 理P 0 6 0 采購(gòu) 合 同及 詢 價(jià)管 理( 非 生產(chǎn) 物料 )P 0 7 0 采購(gòu) 需 求的 生 成和 保 存P 0 7 0 采購(gòu) 需 求的 生 成和 保 存根 據(jù) 合 同 制 作 訂 單生 成 分 廠 之 間 的 轉(zhuǎn)移 單生 成 和 處 理 采 購(gòu) 訂單處 理 訂 貨 確 認(rèn) 函收 到 訂 單 確 認(rèn) 函監(jiān) 督 訂 單 執(zhí) 行 情 況與 供 應(yīng) 商 協(xié) 商 解 決訂 單 問(wèn) 題Y e s供 應(yīng) 商 履 行 合同 ?條 款 可 以 修 改 ?修 改 訂 單處 理 貨 運(yùn) 通 知 單原 材 料 是 否 急用 ?N o發(fā) 出 提 醒 通 知N o供 應(yīng) 商 履 行 合同 ?Y e s發(fā) 出 催 貨 通 知 單供 應(yīng) 商 履 行 合同 ?是 否 有 其 它 供應(yīng) 商 ?新 供 應(yīng) 商 能 夠滿 足 要 求 ?取 消 原 有 采 購(gòu) 訂 單Y e sN oN oY e s確 定 允 許 使 用 采 購(gòu)信 用 卡 的 要 求制 定 和 維 護(hù) 采 購(gòu) 信用 卡 的 品 種 名 錄使 用 采 購(gòu) 信 用 卡 采購(gòu)P 0 3 0 制定 和 維護(hù) 采 購(gòu)政 策P 0 9 0 采購(gòu) 合 同的 監(jiān) 控管 理P 1 2 0 收到 原 材料P 1 5 0 支付 貨 款P 1 5 0 支付 貨 款采 購(gòu) 訂 單確 認(rèn) 函采 購(gòu) 流 程采 購(gòu) 物 料編 號(hào) : P 0 8 027 采購(gòu)物料流程說(shuō)明 輸入流程 P030采購(gòu)政策管理 P060采購(gòu)合同及詢價(jià)管理（非主要物料） P050采購(gòu)合同及詢價(jià)管理（主要物料） P070采購(gòu)需求的生成和保存 輸出流程 P090采購(gòu)合同的監(jiān)控管理 P120 收到原材料 P150支付貨款 目的 用于指導(dǎo)實(shí)際采購(gòu)過(guò)程中的所有相關(guān)活動(dòng) 內(nèi)容說(shuō)明 手工或者自動(dòng)（通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)）檢查采購(gòu)訂單并且傳送給供應(yīng)商、將采購(gòu)需求轉(zhuǎn)化為采購(gòu)訂單、確定適合的供應(yīng)商滿足采購(gòu)的要求等等。 參與部門 采購(gòu)部 主要文檔說(shuō)明 采購(gòu)訂單： 用于指導(dǎo)和跟蹤供應(yīng)商的執(zhí)行情況。 確認(rèn)函：