【文章內(nèi)容簡介】 P090采購合同的監(jiān)控管理 輸出流程 P040供應商資質(zhì)管理 P070采購需求的生成和保存 P080采購物料和服務(wù) 目的 確定短期和長期的物料和服務(wù)的需求，并進行招標管理。 內(nèi)容說明 與符合要求的供應商建立關(guān)系，管理供應商的投標過程并且和供應商簽訂合同。對于生產(chǎn)中需要的主要化工原材料、儀器儀表、機電設(shè)備等應該盡量采用標準的招標管理流程。對于化工原材料，可以采用每年集中招標的方式進行，可以在招標完成后簽訂靈活的供貨合同。對于氧化鋁無法招標采購的 ,則應執(zhí)行其他非招標環(huán)節(jié) .對于一次性采購，應該嚴格執(zhí)行本流程中的環(huán)節(jié)。 參與部門 采購部 主要文檔說明 物料檔案： 在采購活動的初期就應該建立物料檔案對物料進行集中的標準化管理，物料檔案應該包括：物料的名稱、所屬的物料大類、質(zhì)量要求、數(shù)量規(guī)格、侯選供應商等等信息。 物料招標書： 標準化的標書文件，用于公司所有采購中的招標活動。 特殊采購合同： 針對的情況，在一般的標準合同文本中加入特殊的時間、進度、服務(wù)等條款。在一次性采購中，尤其要形成這樣的合同。 18 流程關(guān)鍵活動描述 主要活動描述 – 確定招標需求： 在確定招標需求時，需要綜合考慮每次招標活動需要完成的目標，統(tǒng)籌考慮需要采購的物料種類和數(shù)量，初步確定標書的發(fā)放范圍等等。 – 確定物料要求： 針對一次招標中的所有物料，應該明確其質(zhì)量要求、數(shù)量規(guī)格、交付時間等等。 – 建立物料檔案： 在確定物料要求以后，針對不同的物料，采用統(tǒng)一格式建立物料檔案。物料檔案中應該包括全面的物料信息和物料的規(guī)格說明。 – 尋找潛在的供應商： 針對非標準化的儀器儀表、機電設(shè)備等應該確定能夠提供產(chǎn)品的潛在廠商，而對于標準的重復性的采購應該從侯選供應商中選擇可能的供應商。 – 管理招標過程： 從編制標書到評標、開標是一個非常程序化的過程，可以結(jié)合本身的情況采取自己管理和聘用專門的招投標公司進行管理。 – 與供應商初步協(xié)商： 在正式確定供應商以前，應該和供應商進行一定的接觸，確定標書中的一些關(guān)鍵要求，并且協(xié)商特殊要求的解決方法。 – 確定供應商： 經(jīng)過考察，最終確定供應商。 – 簽訂特殊條款： 針對非標準的物料，需要考慮簽訂進度、服務(wù)、賠償、退貨和換貨的特殊條款，并且根據(jù)特殊條款產(chǎn)生物料需求。如果是標準化的物料，可以采用無特殊和附加條款的合同。 – 制定合同： 合同應該采取標準合同， 應該在法律部門的協(xié)助下共同制定 合同及詢價管理（主要物料）新舊對比 宇田化工的老流程 宇田化工新流程 具有采購招標管理辦法和規(guī)定，但是規(guī)定和流程缺乏標準化。 采用標準的招標流程對化工原材料和技術(shù)采購進行集中管理，有利于降低采購成本，增強與供應商的關(guān)系。 19 合同及詢價管理（非主要物料） P060 N o采 購 流 程合 同 及 詢 價 管 理 ( 非主 要 物 料 )編 號 : P 0 6 0匯 總 需 求制 作 供 應 商 詢 價 單選 擇 供 應 商選 出 經(jīng) 批 準 的 供 應商確 定 合 同 需 求管 理 詢 價 過 程Y e sY e sN o有 框 架 采 購 協(xié)議 ?發(fā) 出 供 應 商 詢 價 單收 到 供 應 商 報 價處 理 供 應 商 報 價P 0 8 0 采購 物 料和 服 務(wù)與 供 應 商 談 判達 成 協(xié) 議 ?P 0 8 0 采購 物 料和 服 務(wù)Y e s制 定 進 度 協(xié) 議制 定 供 貨 合 同制 定 服 務(wù) 協(xié) 議需 要 特 殊 條 款 ?P 0 7 0 采購 需 求的 生 成和 保 存P 0 2 0 實施 采 購戰(zhàn) 略P 0 3 0 采購 政 策管 理P 0 7 0 采購 需 求的 生 成和 保 存M 0 9 0P 0 9 0 采購 合 同的 監(jiān) 控管 理合 同 需 求 書供 應 商 詢 價 單供 應 商 名 單20 合同及詢價管理（非主要物料）流程說明 輸入流程 P020實施采購戰(zhàn)略 P030采購政策管理 P070采購需求的生成和保存 P090采購合同的監(jiān)控管理 M090 生產(chǎn)計劃組織安排 輸出流程 P080采購物料和服務(wù) P070采購需求的生成和保存 目的 確定用于支持生產(chǎn)用的非主要物料的合同和詢價管理 內(nèi)容說明 建立與供應商的關(guān)系，管理供應商的投標過程并且和供應商簽訂合同，確定采購物品的需求。本流程主要適用于那些標準的、常規(guī)的、重復性物料的采購活動。 參與部門 采購部 生產(chǎn)部 主要文檔說明 合同需求書： 合同需求書中規(guī)定了合同需求中的主要條款，包括：物料的種類、物料的質(zhì)量要求、物料的數(shù)量規(guī)格等信息。應該在法律部門的協(xié)助下，制定標準的采購合同 供應商詢價單： 供應商詢價單是管理供應商報價的重要文件，其中應該包括詢價和供應商報價的信息，使用這些信息能夠?qū)痰姆答佭M行處理，并基于這些信息與供應商談判，最終簽訂供應合同。 21 關(guān)鍵活動描述 匯總需求： 在采購各種標準化物料的時侯，應該統(tǒng)籌考慮需要采購的物料種類和數(shù)量。通過各種途徑把需求進行匯總集中，根據(jù)采購策略確定采購的經(jīng)濟批量和采購的最佳時間。 確定合同需求： 確定每次采購合同中采購物料的數(shù)量和種類。 制作供應商詢價單： 根據(jù)需要采購的物料種類和數(shù)量，制作詢價單。 與供應商談判： 與供應商商談價格、數(shù)量、質(zhì)量、交付時間等條件，解決雙方存在的分歧，并且提出解決的方法。 簽訂特殊條款： 根據(jù)物料的特性和要求，需要簽訂進度協(xié)議、服務(wù)協(xié)議等附加的條款。 宇田化工的老流程 宇田化工的新流程 可以集中進行標準的、常規(guī)物料的采購，確定經(jīng)濟采購批量和最佳的采購時間。 新舊流程對比 22 采購需求的生成和保存（ P070） 確 定 物 料 需 求 計 劃外 的 需 求將 列 入 計 劃 的 訂 單制 成 采 購 申 請統(tǒng) 治 有 關(guān) 方 面確 定 該 采 購 需 求 未被 執(zhí) 行確 定 該 采 購 需 求 是主 要 原 材 料Y e sY e sN oN o該 原 料 是 否 是分 廠 之 間 轉(zhuǎn) 移 ?執(zhí) 行 申 請 審 批 程 序P 0 8 0 采購 物 料和 服 務(wù)N oY e s申 請 得 到 批 準 ?Y e sN oO 0 2 0 獲取 訂 單流 程M 0 9 0 生產(chǎn) 計 劃組 織 安排M 0 6 0 制定 生 產(chǎn)計 劃確 定 物 料 需 求 計 劃中 的 需 求是 否 已 經(jīng) 納 入進 度 或 者 合 同 ?是 否 物 料 需 求計 劃 的 需 求 ?Y e sP 0 8 0 采購 物 料和 服 務(wù)采 購 申 請 已 經(jīng)產(chǎn) 生 ?申 請 需 要 批 準 ?采 購 是 否 需 要標 書 ?N oY e s生 成 申 請是 否 需 要 采 購申 請 ?N oN o在 供 應 商 之 間 分 配 公 布 采 購 需 求Y e sY e sP 0 5 0 采購 合 同及 詢 價管 理( 主 要物 料 )P 0 5 0 采購 合 同及 詢 價管 理( 主 要物 料 )P 0 6 0 采購 合 同及 詢 價管 理( 非 主要 物料 )L 0 2 0 制定 物 料管 理 策略N oP 0 6 0 采購 合 同及 詢 價管 理( 非 主要 物料 )采 購 申 請 審 批 程 序采 購 需 求 書通 知 單采 購 申 請 書采 購 流 程采 購 需 求 的 生 成 和保 存編 號 : P 0 7 023 采購需求產(chǎn)生和采購計劃（ P070） 輸入流程 M060生產(chǎn)計劃制定 M090生產(chǎn)計劃組織安排 P050采購合同及詢價管理（主要物料） P060采購合同及詢價管理（非主要物料） L020制定物料管理策略 O020獲取訂單流程 輸出流程 P080采購物料和服務(wù) P090采購合同的監(jiān)控管理 P050采購合同及詢價管理（主要物料） P060采購合同及詢價管理（非主要物料） 目的 通過內(nèi)部溝通確定采購物料的需求 內(nèi)容說明 通過計算機系統(tǒng)（例如 MRP系統(tǒng)、庫存補充系統(tǒng)）或者手工系統(tǒng)確定物料的需求并且建立物料需求書。本過程包括確定采購需求書中的具體內(nèi)容。該采購需求書用于指導以后的采購活動。 參與部門 采購部 、 生產(chǎn)部 、 客戶服務(wù)部 、 物流部 主要文檔說明 采購審批申請程序： 這是一個根據(jù)公司采購組織而制定的采購管理程序。通過這個程序確定分級的審批過程和權(quán)限。 采購申請書： 是標準的采購申請文件，其中包括采購物料的品種、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量、供應商等等要素，同時采購申請書中應該有相應的審批控制環(huán)節(jié)（例如各級領(lǐng)導的審核簽字）。 采購需求書： 經(jīng)過審批后確定的采購需求，可以據(jù)此制作采購訂單。 通知書： 當采購申請沒有被批準時，應該采用書面的形式通知有關(guān)部門，并且告知原因 24 采購需求及采購計劃 確定物料需求： 確定物料需求一般有兩種方式，一種是通過系統(tǒng)（例如 MRPII系統(tǒng)）自動生成的，一種是通過手工進行集中。 采購申請： 將需要采購的物料進行匯總，并且形成采購申請書。 執(zhí)行申請審批程序： 針對不同的采購申請，公司應該具有分級授權(quán)管理辦法。根據(jù)管理辦法的規(guī)定，執(zhí)行相應的程序進行逐級審批過程。 宇田化工的老流程 宇田化工的新流程 存在二各個車間的二級庫存 各個車間需要自行平衡庫存，提出采購申請 現(xiàn)在無法控制二級庫存，會造成各個分廠庫存冗余，占用過多庫存資金 對采購需求的產(chǎn)生可以通過這個程序標準化，并且采購審批過程比較明確。 新業(yè)務(wù)流程當中二級庫存取消，由倉儲部門統(tǒng)一集中管理 新流程中各個車間根據(jù)生產(chǎn)計劃提出用料計劃，由倉儲部門統(tǒng)一平衡庫存，確定采購數(shù)量 新業(yè)務(wù)流程不僅采用了 ERP系統(tǒng)的支持提高了效率和準確性，而且集中管理庫存可以最大化，減少庫存資金的占用 新舊流程對比 25 采購物料（ P080） 根 據(jù) 進 度 協(xié) 議 公 布交 貨 安 排確 定 替 代 的 材 料 和方 法檢 查 新 供 應 商 滿 足要 求 的 情 況將