【正文】 購質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的產(chǎn)品。 – 確定定額采購政策： 對于有些物料，供應(yīng)商能夠給予一定的額度并按照一定時(shí)間進(jìn)行結(jié)算。 12 新老業(yè)務(wù)流程對比 宇田化工的老流程 宇田化工的新流程 ? 目前的采購政策管理尚未形成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的流程。供應(yīng)商選擇和評價(jià)管理應(yīng)該針對不同的物料分別進(jìn)行。 參與部門 采購部 \生產(chǎn)部 主要文檔說明 主要文檔： 供應(yīng)商信息： 用于記錄供應(yīng)商的地點(diǎn)、聯(lián)系方法、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量規(guī)格、交付周期、價(jià)格范圍、折扣折讓等信息，作為評審的標(biāo)準(zhǔn)。特別重要的是名單是按照評價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行排序的，名單中應(yīng)該注明供應(yīng)商是首選供應(yīng)商還是備選供應(yīng)商。 更新供應(yīng)商名單： 將評審確定的供應(yīng)商加入供應(yīng)商名單中。 制定針對有問題供應(yīng)商的應(yīng)對方案： 存在問題的供應(yīng)商應(yīng)該加倍關(guān)注并且嚴(yán)格管理，為了減少問題的出現(xiàn)并且在出現(xiàn)問題時(shí)能夠快速解決，可以根據(jù)問題的情況制定不同的標(biāo)準(zhǔn)解決方案，在出現(xiàn)問題時(shí)參照執(zhí)行。 采用新的供應(yīng)商資質(zhì)管理辦法能夠建立標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商挑選和評價(jià)程序，能夠形成供應(yīng)商的評價(jià)的數(shù)量化方法和標(biāo)準(zhǔn)，能夠形成完整的供應(yīng)商檔案。對于化工原材料，可以采用每年集中招標(biāo)的方式進(jìn)行，可以在招標(biāo)完成后簽訂靈活的供貨合同。 特殊采購合同： 針對的情況，在一般的標(biāo)準(zhǔn)合同文本中加入特殊的時(shí)間、進(jìn)度、服務(wù)等條款。 – 建立物料檔案： 在確定物料要求以后，針對不同的物料，采用統(tǒng)一格式建立物料檔案。 – 與供應(yīng)商初步協(xié)商： 在正式確定供應(yīng)商以前，應(yīng)該和供應(yīng)商進(jìn)行一定的接觸，確定標(biāo)書中的一些關(guān)鍵要求，并且協(xié)商特殊要求的解決方法。 – 制定合同： 合同應(yīng)該采取標(biāo)準(zhǔn)合同， 應(yīng)該在法律部門的協(xié)助下共同制定 合同及詢價(jià)管理（主要物料）新舊對比 宇田化工的老流程 宇田化工新流程 具有采購招標(biāo)管理辦法和規(guī)定，但是規(guī)定和流程缺乏標(biāo)準(zhǔn)化。 參與部門 采購部 生產(chǎn)部 主要文檔說明 合同需求書： 合同需求書中規(guī)定了合同需求中的主要條款，包括：物料的種類、物料的質(zhì)量要求、物料的數(shù)量規(guī)格等信息。 確定合同需求： 確定每次采購合同中采購物料的數(shù)量和種類。 宇田化工的老流程 宇田化工的新流程 可以集中進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)的、常規(guī)物料的采購，確定經(jīng)濟(jì)采購批量和最佳的采購時(shí)間。 參與部門 采購部 、 生產(chǎn)部 、 客戶服務(wù)部 、 物流部 主要文檔說明 采購審批申請程序： 這是一個(gè)根據(jù)公司采購組織而制定的采購管理程序。 通知書： 當(dāng)采購申請沒有被批準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)該采用書面的形式通知有關(guān)部門，并且告知原因 24 采購需求及采購計(jì)劃 確定物料需求： 確定物料需求一般有兩種方式，一種是通過系統(tǒng)（例如 MRPII系統(tǒng)）自動(dòng)生成的，一種是通過手工進(jìn)行集中。 宇田化工的老流程 宇田化工的新流程 存在二各個(gè)車間的二級庫存 各個(gè)車間需要自行平衡庫存，提出采購申請 現(xiàn)在無法控制二級庫存，會造成各個(gè)分廠庫存冗余，占用過多庫存資金 對采購需求的產(chǎn)生可以通過這個(gè)程序標(biāo)準(zhǔn)化，并且采購審批過程比較明確。 27 流程主要活動(dòng)描述 將訂單發(fā)送給供應(yīng)商： 將制作完成的訂單發(fā)送給供應(yīng)商，以備訂單的確認(rèn)，防止發(fā)生誤解和問題。 宇田化工的老流程 宇田化工的新流程 采購訂單管理不嚴(yán)格，可能和供應(yīng)商產(chǎn)生誤解（例如到貨時(shí)間要求、數(shù)量要求等），因此需要多次溝通。其中還應(yīng)該規(guī)定問題確定的程序，參與的主要部門的人員等等。針對不同的物料，應(yīng)該從供應(yīng)商的表現(xiàn)、進(jìn)度情況、技術(shù)情況等多個(gè)方面進(jìn)行監(jiān)督，盡快發(fā)現(xiàn)問題并提供解決的方案。修正方案的確定應(yīng)該參照問題解決管理辦法的規(guī)定進(jìn)行，并且靈活結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況。訂單的內(nèi)容主要包括：物料的種類、物料的數(shù)量、到達(dá)的時(shí)間要求、質(zhì)量等級要求。 使用代管物料時(shí)標(biāo)明供應(yīng)商： 由于代管物料可能有多種，而每種物料可能有多個(gè)供應(yīng)商提供，因此在使用物料時(shí)應(yīng)該標(biāo)明供應(yīng)商。 管理代管存貨主要活動(dòng)說明 34 收到原材料（ P120） N o核 對 收 到 貨 物 和 提單Y e sP 0 9 0 采購 合 同的 監(jiān) 控管 理L 0 3 0 運(yùn)輸 管 理Y e s按 合 同 訂 單 辦 理 收貨處 理 受 損 壞 的 貨 物貨 物 滿 足 要 求 ?Y e s貨 物 進(jìn) 入 庫 存 移 送 到 車 間P 0 8 0 采購 物 料和 服 務(wù)訂 單 外 采 購 收 貨送 至 申 請 方 處L 0 8 0 管理 工 廠之 間 運(yùn)輸 貨 物檢 查 材 料 的 損 壞 情況 ( 開 收 據(jù) 前 )接 收 材 料 ?運(yùn) 輸 方 責(zé) 任 ?向 運(yùn) 輸 方 索 賠N o按 貨 運(yùn) 通 知 單 辦 理收 貨按 訂 單 辦 理 收 貨按 照 分 廠 轉(zhuǎn) 移 單 辦理 收 貨按 進(jìn) 度 協(xié) 議 辦 理 售貨過 磅數(shù) 量 差 異 不 可以 接 受 ?貨 物 暫 存 差 異 解 決 是 否 廢 料 ?Y e sL 0 9 0 管理 物 料報(bào) 廢 和處 置是 否 退 貨 ?N o N oN oY e sL 0 3 0 管理 運(yùn) 輸L 0 3 0 管理 運(yùn) 輸按 實(shí) 際 數(shù) 量 收 貨合 格 供 應(yīng) 商 ?需 要 質(zhì) 量 檢 驗(yàn) ?Y e sN o貨 物 直 接 去 車間 ?貨 物 直 接 進(jìn) 入庫 存 ?N oN oY e sY e s檢 查 貨 物 項(xiàng) 目貨 物 入 庫N o送 到 質(zhì) 量 檢 驗(yàn) 處Y e sP 1 4 0 差異 材 料處 理Y e sN oL 0 6 0 管理 庫 存/ 存 儲 /移 送L 0 2 0 制定 物 料管 理 策略P 1 3 0 到貨 檢 驗(yàn)貨 物 提 單入 庫 單采 購 流 程收 到 原 材 料編 號 : P 1 2 0磅 單35 收到原材料流程說明 輸入流程 L030管理運(yùn)輸 P090采購合同的監(jiān)控管理 L020制定物料管理政策 L080 管理工廠之間運(yùn)送貨物 P080 采購物料和服務(wù) P040供應(yīng)商資質(zhì)管理 輸出流程 L030管理運(yùn)輸 P150支付貨款 L090管理物料報(bào)廢和處置 P130到貨質(zhì)檢 L060管理庫存／存儲／移送 P140差異材料處理 目的 管理和控制收到物料和服務(wù)的過程 內(nèi)容說明 管理采購實(shí)物的收到過程，如果需要質(zhì)檢則進(jìn)行質(zhì)檢，否則將物料放置在庫房和相應(yīng)的存儲地點(diǎn)。 接收貨物： 接收貨物過程中需要根據(jù)貨物的來源進(jìn)行必要的處理工作。 37 到貨質(zhì)檢（ P130 ） 采 購 流 程到 貨 檢 驗(yàn)編 號 : P 1 3 0生 成 抽 查 樣 本 分 配 測 試 優(yōu) 先 級 別N oY e s確 定 質(zhì) 量 檢 驗(yàn) 要 求L 0 4 0 收到 產(chǎn) 品記 錄 結(jié) 果 樣 本 批 號 記 錄P 1 2 0 收到 原 材料P 0 2 0 實(shí)施 采 購戰(zhàn) 略P 1 4 0 差異 材 料處 理初 步 檢 驗(yàn)進(jìn) 行 檢 測 記 錄 測 試 結(jié) 果 測 試 文 檔 復(fù) 核 材 料 滿 足 要 求 ?移 送 到 庫 房可 以 接 受 ?Y e s貨 物 重 新 評 級調(diào) 整 付 款 安 排P 1 4 0 差異 材 料處 理N oL 0 6 0 管理 庫 存/ 存 儲 /移 送P 0 4 0 供應(yīng) 商 資質(zhì) 管 理入 庫 單質(zhì) 量 管 理 手 冊 初 步 檢 驗(yàn) 單檢 驗(yàn) 記 錄 單付 款 計(jì) 劃38 到貨質(zhì)檢流程說明 輸入流程 P020實(shí)施采購戰(zhàn)略 L040收到產(chǎn)品 P120收到原材料 P140差異材料處理 輸出流程 P040供應(yīng)商資質(zhì)管理 L060 管理庫存／存儲／移送 P140差異材料的處理 目的 用于管理與收到樣品、檢驗(yàn)和測試物料的所有活動(dòng)。 付款計(jì)劃： 根據(jù)調(diào)整的結(jié)果更改付款的計(jì)劃。 調(diào)整付款安排： 根據(jù)質(zhì)檢過程中出現(xiàn)的問題，進(jìn)行付款調(diào)整，主要包括：處理降低價(jià)格、處理貨物的級別降低等等。 調(diào)整付款安排： 根據(jù)質(zhì)檢過程中出現(xiàn)的問題，進(jìn)行付款調(diào)整，主要包括：處理降低價(jià)格、處理貨物的級別降低等等。 42 主要活動(dòng)描述 確定差異性質(zhì)： 確定產(chǎn)生的數(shù)量差異和質(zhì)量問題的性質(zhì)，并且根據(jù)問題提出初步的處理意見，例如需要返工、降低標(biāo)準(zhǔn)接受、或者退回供應(yīng)商等等。 43 支付貨款（ P150） N oY e sP 1 2 0 收到 原 材料P 0 8 0 采購 物 料和 服 務(wù)Y e sN oN o與 現(xiàn) 有 的 供 應(yīng)商 發(fā) 票 一 致 ?處 理 重 新 付 款有 無 發(fā) 票 ?Y e s發(fā) 票 處 理收 回 收 據(jù)通 知 有 關(guān) 部 門核 對 采 購 訂 單 和 貨物 收 據(jù) 通 知與 訂 單 / 發(fā) 票 / 收 據(jù)核 對 付 款 要 求P 0 9 0 采購 合 同的 監(jiān) 控管 理L 0 3 0 管理 運(yùn) 輸和 現(xiàn) 有 的 采 購訂 單 一 致 ?收 到 供 應(yīng) 商 發(fā) 票批 準(zhǔn) 通 過 ?Y e sN o解 決 差 異 修 正 記 錄處 理 付 款確 定 最 佳 付 款 時(shí) 間電 子 付 款 結(jié) 算人 工 結(jié) 算 ( 支 票 )更 新 會 計(jì) 記 錄跟 蹤 / 監(jiān) 控 大 宗 供應(yīng) 折 扣資 產(chǎn) 性 支 出 ?固 定 資 產(chǎn) 管 理Y e s流 程 結(jié) 束N o付 款 記 錄P 1 0 0 管理 代 管存 貨P 1 7 0 管理 存 貨和 物 料需 求 訂單采 購 流 程支 付 貨 款編 號 : P 1 5 044 支付貨款流程說明 主要文檔說明 付款記錄： 記錄付款的情況、拒付的情況和拒付的原因等，定期向管理層進(jìn)行匯報(bào)，作為決策支持的重要信息。 跟蹤／監(jiān)控大宗采購折扣： 作為一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化的管理手段，應(yīng)該制定大宗采購折扣的跟蹤和監(jiān)控的管理規(guī)定，使得企業(yè)能夠獲得最佳的采購價(jià)格。 差異解決： 解決在核對訂單、發(fā)票和收據(jù)的過程中出現(xiàn)的差異。在返工之前應(yīng)該雙方商訂返工的費(fèi)用和各自負(fù)擔(dān)的比例，通過一定的方式向供應(yīng)商收取返工費(fèi)用（可以采取從下次貨款中抵扣的辦法進(jìn)行）。 參與部門 采購部 物流部 主要