【正文】 跟蹤／監(jiān)控大宗采購折扣： 作為一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化的管理手段，應(yīng)該制定大宗采購折扣的跟蹤和監(jiān)控的管理規(guī)定，使得企業(yè)能夠獲得最佳的采購價格。 差異解決： 解決在核對訂單、發(fā)票和收據(jù)的過程中出現(xiàn)的差異。 43 支付貨款（ P150） N oY e sP 1 2 0 收到 原 材料P 0 8 0 采購 物 料和 服 務(wù)Y e sN oN o與 現(xiàn) 有 的 供 應(yīng)商 發(fā) 票 一 致 ?處 理 重 新 付 款有 無 發(fā) 票 ?Y e s發(fā) 票 處 理收 回 收 據(jù)通 知 有 關(guān) 部 門核 對 采 購 訂 單 和 貨物 收 據(jù) 通 知與 訂 單 / 發(fā) 票 / 收 據(jù)核 對 付 款 要 求P 0 9 0 采購 合 同的 監(jiān) 控管 理L 0 3 0 管理 運(yùn) 輸和 現(xiàn) 有 的 采 購訂 單 一 致 ?收 到 供 應(yīng) 商 發(fā) 票批 準(zhǔn) 通 過 ?Y e sN o解 決 差 異 修 正 記 錄處 理 付 款確 定 最 佳 付 款 時 間電 子 付 款 結(jié) 算人 工 結(jié) 算 ( 支 票 )更 新 會 計(jì) 記 錄跟 蹤 / 監(jiān) 控 大 宗 供應(yīng) 折 扣資 產(chǎn) 性 支 出 ?固 定 資 產(chǎn) 管 理Y e s流 程 結(jié) 束N o付 款 記 錄P 1 0 0 管理 代 管存 貨P 1 7 0 管理 存 貨和 物 料需 求 訂單采 購 流 程支 付 貨 款編 號 : P 1 5 044 支付貨款流程說明 主要文檔說明 付款記錄： 記錄付款的情況、拒付的情況和拒付的原因等，定期向管理層進(jìn)行匯報(bào)，作為決策支持的重要信息。在返工之前應(yīng)該雙方商訂返工的費(fèi)用和各自負(fù)擔(dān)的比例，通過一定的方式向供應(yīng)商收取返工費(fèi)用（可以采取從下次貨款中抵扣的辦法進(jìn)行）。 42 主要活動描述 確定差異性質(zhì)： 確定產(chǎn)生的數(shù)量差異和質(zhì)量問題的性質(zhì)，并且根據(jù)問題提出初步的處理意見，例如需要返工、降低標(biāo)準(zhǔn)接受、或者退回供應(yīng)商等等。 參與部門 采購部 物流部 主要文檔說明 返工單： 通知供應(yīng)商進(jìn)行返工的文件，文件中應(yīng)該注明返工物料的類型、編號、數(shù)量、處理方法等信息，以便以后進(jìn)行接收。 調(diào)整付款安排： 根據(jù)質(zhì)檢過程中出現(xiàn)的問題，進(jìn)行付款調(diào)整，主要包括：處理降低價格、處理貨物的級別降低等等。 樣本批號記錄： 為了準(zhǔn)確跟蹤物料的檢驗(yàn)，應(yīng)該對樣本進(jìn)行編號，并且將批號作為樣本的唯一標(biāo)識進(jìn)行記錄。 調(diào)整付款安排： 根據(jù)質(zhì)檢過程中出現(xiàn)的問題，進(jìn)行付款調(diào)整，主要包括：處理降低價格、處理貨物的級別降低等等。 樣本批號記錄： 為了準(zhǔn)確跟蹤物料的檢驗(yàn)，應(yīng)該對樣本進(jìn)行編號，并且將批號作為樣本的唯一標(biāo)識進(jìn)行記錄。 付款計(jì)劃： 根據(jù)調(diào)整的結(jié)果更改付款的計(jì)劃。 參與部門 采購部 物流部 主要文檔說明 初步檢驗(yàn)單： 記錄初步檢驗(yàn)的結(jié)果，例如物料的外觀、包裝的損壞情況等等。 37 到貨質(zhì)檢（ P130 ） 采 購 流 程到 貨 檢 驗(yàn)編 號 : P 1 3 0生 成 抽 查 樣 本 分 配 測 試 優(yōu) 先 級 別N oY e s確 定 質(zhì) 量 檢 驗(yàn) 要 求L 0 4 0 收到 產(chǎn) 品記 錄 結(jié) 果 樣 本 批 號 記 錄P 1 2 0 收到 原 材料P 0 2 0 實(shí)施 采 購戰(zhàn) 略P 1 4 0 差異 材 料處 理初 步 檢 驗(yàn)進(jìn) 行 檢 測 記 錄 測 試 結(jié) 果 測 試 文 檔 復(fù) 核 材 料 滿 足 要 求 ?移 送 到 庫 房可 以 接 受 ?Y e s貨 物 重 新 評 級調(diào) 整 付 款 安 排P 1 4 0 差異 材 料處 理N oL 0 6 0 管理 庫 存/ 存 儲 /移 送P 0 4 0 供應(yīng) 商 資質(zhì) 管 理入 庫 單質(zhì) 量 管 理 手 冊 初 步 檢 驗(yàn) 單檢 驗(yàn) 記 錄 單付 款 計(jì) 劃38 到貨質(zhì)檢流程說明 輸入流程 P020實(shí)施采購戰(zhàn)略 L040收到產(chǎn)品 P120收到原材料 P140差異材料處理 輸出流程 P040供應(yīng)商資質(zhì)管理 L060 管理庫存／存儲／移送 P140差異材料的處理 目的 用于管理與收到樣品、檢驗(yàn)和測試物料的所有活動。根據(jù)不同的方式確定不同的倉庫和帳務(wù)處理方式。 接收貨物： 接收貨物過程中需要根據(jù)貨物的來源進(jìn)行必要的處理工作。 入庫單： 記錄收到貨物的憑證。 管理代管存貨主要活動說明 34 收到原材料（ P120） N o核 對 收 到 貨 物 和 提單Y e sP 0 9 0 采購 合 同的 監(jiān) 控管 理L 0 3 0 運(yùn)輸 管 理Y e s按 合 同 訂 單 辦 理 收貨處 理 受 損 壞 的 貨 物貨 物 滿 足 要 求 ?Y e s貨 物 進(jìn) 入 庫 存 移 送 到 車 間P 0 8 0 采購 物 料和 服 務(wù)訂 單 外 采 購 收 貨送 至 申 請 方 處L 0 8 0 管理 工 廠之 間 運(yùn)輸 貨 物檢 查 材 料 的 損 壞 情況 ( 開 收 據(jù) 前 )接 收 材 料 ?運(yùn) 輸 方 責(zé) 任 ?向 運(yùn) 輸 方 索 賠N o按 貨 運(yùn) 通 知 單 辦 理收 貨按 訂 單 辦 理 收 貨按 照 分 廠 轉(zhuǎn) 移 單 辦理 收 貨按 進(jìn) 度 協(xié) 議 辦 理 售貨過 磅數(shù) 量 差 異 不 可以 接 受 ?貨 物 暫 存 差 異 解 決 是 否 廢 料 ?Y e sL 0 9 0 管理 物 料報(bào) 廢 和處 置是 否 退 貨 ?N o N oN oY e sL 0 3 0 管理 運(yùn) 輸L 0 3 0 管理 運(yùn) 輸按 實(shí) 際 數(shù) 量 收 貨合 格 供 應(yīng) 商 ?需 要 質(zhì) 量 檢 驗(yàn) ?Y e sN o貨 物 直 接 去 車間 ?貨 物 直 接 進(jìn) 入庫 存 ?N oN oY e sY e s檢 查 貨 物 項(xiàng) 目貨 物 入 庫N o送 到 質(zhì) 量 檢 驗(yàn) 處Y e sP 1 4 0 差異 材 料處 理Y e sN oL 0 6 0 管理 庫 存/ 存 儲 /移 送L 0 2 0 制定 物 料管 理 策略P 1 3 0 到貨 檢 驗(yàn)貨 物 提 單入 庫 單采 購 流 程收 到 原 材 料編 號 : P 1 2 0磅 單35 收到原材料流程說明 輸入流程 L030管理運(yùn)輸 P090采購合同的監(jiān)控管理 L020制定物料管理政策 L080 管理工廠之間運(yùn)送貨物 P080 采購物料和服務(wù) P040供應(yīng)商資質(zhì)管理 輸出流程 L030管理運(yùn)輸 P150支付貨款 L090管理物料報(bào)廢和處置 P130到貨質(zhì)檢 L060管理庫存／存儲／移送 P140差異材料處理 目的 管理和控制收到物料和服務(wù)的過程 內(nèi)容說明 管理采購實(shí)物的收到過程，如果需要質(zhì)檢則進(jìn)行質(zhì)檢，否則將物料放置在庫房和相應(yīng)的存儲地點(diǎn)。 宇田化工的老流程 宇田化工的新流程 沒有代管物料的情況。 使用代管物料時標(biāo)明供應(yīng)商： 由于代管物料可能有多種，而每種物料可能有多個供應(yīng)商提供，因此在使用物料時應(yīng)該標(biāo)明供應(yīng)商。 簽訂代管物料合同： 與代管物料的供應(yīng)商簽訂合同，確定代管物料的管理方式、使用方式、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移方式、結(jié)算方式等。訂單的內(nèi)容主要包括：物料的種類、物料的數(shù)量、到達(dá)的時間要求、質(zhì)量等級要求。 通過流程化和制度化的合同執(zhí)行監(jiān)控，達(dá)到預(yù)先知道并解決問題的良好狀態(tài)，為解決問題和更換供應(yīng)商爭取時間。修正方案的確定應(yīng)該參照問題解決管理辦法的規(guī)定進(jìn)行，并且靈活結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況。值得強(qiáng)調(diào)的是，公司應(yīng)該針對采購合同執(zhí)行中出現(xiàn)的各種問題編制問題列表和管理辦法，以便出現(xiàn)問題時依照執(zhí)行。針對不同的物料，應(yīng)該從供應(yīng)商的表現(xiàn)、進(jìn)度情況、技術(shù)情況等多個方面進(jìn)行監(jiān)督，盡快發(fā)現(xiàn)問題并提供解決的方案。 終止合同通知： 書面通知不合格的供應(yīng)商終止執(zhí)行合同，并且明確終止合同的善后事宜。其中還應(yīng)該規(guī)定問題確定的程序，參與的主要部門的人員等等。 流程主要活動描述 28 采購合同的監(jiān)控管理（ P090） 監(jiān) 督 供 應(yīng) 商 成 本 方面 的 表 現(xiàn)簽 發(fā) 終 止 合 同 通 知與 供 應(yīng) 商 確 定 問 題N oN o終 止 合 同Y e s監(jiān) 控 供 應(yīng) 商 進(jìn) 度 方面 的 表 現(xiàn)Y e sP 0 9 0 采購 合 同的 監(jiān) 控管 理M 0 6 0制 定 生產(chǎn) 計(jì) 劃監(jiān) 督 供 應(yīng) 商 技 術(shù) 方面 的 表 現(xiàn)監(jiān) 督 合 同 完 成 的 情況Y e s修 改 供 應(yīng) 商 合 同分 析 解 決 修 改 合 同Y e s可 以 接 受 修 改 ?確 定 修 正 方 案N o問 題 解 決 ?N oY e sP 0 9 0 采購 合 同的 監(jiān) 控管 理P 0 8 0 采購 物 料和 服 務(wù)滿 足 合 同 中 的要 求 ?合 同 完 成 嗎 ?修 改 合 同 ?修 改 時 間 進(jìn) 度 安 排修 改 服 務(wù) 協(xié) 議P 1 2 0 收到 原 材料監(jiān) 督 修 正 方 案 的 執(zhí)行P 0 5 0 采購 合 同及 詢 價管 理( 主 要物 料 )P 0 6 0 采購 合 同及 詢 價管 理( 非 主要 物料 )N oP 1 2 0 收到 原 材料合 同 修 正 方 案終 止 合 同 通 知采 購 問 題 管 理 規(guī) 定采 購 流 程采 購 合 同 的 監(jiān) 控 管理編 號 : P 0 9 029 采購合同的監(jiān)控管理 輸入 流程 P080采購物料和服務(wù) P090采購合同的監(jiān)控管理 M060制定生產(chǎn)計(jì)劃 輸出 流程 P050采購合同及詢價管理（主要物料） P060采購合同及詢價管理（非主要物料） P090采購合同的監(jiān)控管理 P120收到原材料 目的 監(jiān)督供應(yīng)商的安排、技術(shù)和成本表現(xiàn) 內(nèi)容 說明 監(jiān)督合同完成的情況和物料交付情況，與供應(yīng)商協(xié)