【正文】 010制定采購戰(zhàn)略 輸出 流程 P040供應(yīng)商資質(zhì)管理 \P050采購合同及詢價管理（主要物料） P060采購合同及詢價管理（非主要物料） \P080采購物料和服務(wù) 目的 確定和更新采購政策，用以執(zhí)行采購活動，指導(dǎo)供應(yīng)商選擇和評價活動。 內(nèi)容 說明 采購政策管理包括：確定采購決策、采用組合采購策略、確定流程和政策（例如采購訂單批準(zhǔn)、供應(yīng)商選擇和評價等等）、建立采購總成本的模型等等 參與部門 采購部 主要 文檔 說明 主要文檔： ? 采購授權(quán)管理制度： 根據(jù)不同物料、訂單性質(zhì)、采購數(shù)量和金額等不同因素，劃分不同的權(quán)限，然后共過正式文件的型式授予不同的采購人員。完成以后將是一個授權(quán)表。 ? 例外采購管理制度： 針對例外采購管理制度，應(yīng)該著重描述例外采購的界定方法，審批的流程和審批的權(quán)限。 ? 相關(guān)法律問題和服務(wù)： 在制定標(biāo)準(zhǔn)采購合同規(guī)范的時侯，應(yīng)該聘用法律服務(wù)機(jī)構(gòu)并參照必要的法律文件。 ? 費用歸結(jié)和分配表： 根據(jù)總成本和計算模型，編制費用歸結(jié)和分配表。 ? 采購管理政策： 經(jīng)過采購政策的制定過程，應(yīng)該形成采購政策和工作程序手冊。該手冊能夠?qū)π聠T工進(jìn)行培訓(xùn)，能夠使其快速熟悉并進(jìn)入崗位。采購政策是一個公司在一定時期內(nèi)的采購教科書和指導(dǎo)文件。在采購實施過程中應(yīng)該嚴(yán)格按照各種管理規(guī)定執(zhí)行，同時應(yīng)該根據(jù)采購環(huán)境的變化定期修訂采購政策。 11 制定采購政策流程說明 主要活動： – 確定主要物料的分類管理政策： 首先列出本公司所有需要采購的物料，然后根據(jù)物料的不同性質(zhì)進(jìn)行分類，我們建議將生產(chǎn)中使用的物料劃分成化工原材料和技術(shù)物料?；ぴ牧鲜侵富ぶ髁虾洼o料，技術(shù)物料是指備品備件、機(jī)電儀表、閥門等生產(chǎn)設(shè)備中使用的物料。然后針對不同類別的物料，制定符合其特點的管理政策。 – 確定采購訂單管理政策： 無論供應(yīng)商是否需要采購訂單，公司都應(yīng)該采用訂單管理的方法進(jìn)行采購的規(guī)范管理。因此在制定采購訂單管理政策時要充分考慮的因素有：如何區(qū)分訂單的緊急程度、如何劃分訂單的優(yōu)先級、如何針對不同的訂單進(jìn)行跟蹤和審計控制等等 – 制定爭端解決流程： 采購活動中的爭端不可避免，主要來自于交貨日期的延遲、質(zhì)量問題、數(shù)量差異等等。公司應(yīng)該制定標(biāo)準(zhǔn)的工作流程來解決出現(xiàn)的爭端。 – 制定報價評審制度： 針對供應(yīng)商的報價，公司應(yīng)該針對不同的物料制定不同的評審制度，確保能夠采購質(zhì)優(yōu)價廉的產(chǎn)品。 – 建立標(biāo)準(zhǔn)采購訂單批準(zhǔn)制度： 應(yīng)該根據(jù)訂單的性質(zhì)采用不同的授權(quán)管理審批制度。這樣做的好處在于可以提高采購審批的效率，使審批權(quán)限能夠適當(dāng)?shù)姆稚?，降低人為因素的風(fēng)險。 – 建立例外采購管理制度： 在公司運(yùn)營過程中經(jīng)常會出現(xiàn)緊急和特殊的情況，針對這種情況發(fā)生的采購，應(yīng)該具有應(yīng)急的辦法，參照這種辦法能夠盡快滿足生產(chǎn)和運(yùn)營的需要。 – 確定定額采購政策： 對于有些物料，供應(yīng)商能夠給予一定的額度并按照一定時間進(jìn)行結(jié)算。對于這些采購，公司應(yīng)該制定相應(yīng)的政策進(jìn)行管理。 – 制定供應(yīng)商資質(zhì)評估和審查制度： 以制度化的形式對供應(yīng)商的評估和審查進(jìn)行規(guī)范管理，確保供應(yīng)的效率。 – 確定總成本的計算模型： 與財務(wù)部門一起確定采購的總成本，并且按照一定的模型計算各個部分的費用。 12 新老業(yè)務(wù)流程對比 宇田化工的老流程 宇田化工的新流程 ? 目前的采購政策管理尚未形成一個標(biāo)準(zhǔn)的流程。 ? 通過定期的制定和更新采購政策，能夠形成更適合發(fā)展需要的采購管理方式，相應(yīng)的授權(quán)制度和采購手冊。 13 供應(yīng)商資質(zhì)管理 (P040) 制 定 供 應(yīng) 商 標(biāo) 準(zhǔn)執(zhí) 行 階 段 性 供 應(yīng) 商評 定 分 級分 析 供 應(yīng) 商 表 現(xiàn)將 結(jié) 果 定 期 通 知 供應(yīng) 商交 貨 進(jìn) 度 安 排P 0 2 0 實施 采 購戰(zhàn) 略P 0 5 0 采購 合 同及 詢 價管 理( 非 主要 物料 )應(yīng) 對 方 案 的 結(jié) 果 分析 和 反 饋供 應(yīng) 商 履 約 情 況 監(jiān)督通 知 供 應(yīng) 商與 供 應(yīng) 商 進(jìn) 行 需 求溝 通制 定 針 對 有 問 題 供應(yīng) 商 的 應(yīng) 對 方 案Y e sN oN oY e sP 0 3 0 采購 政 策管 理P 0 5 0 采購 合 同及 詢 價管 理( 主 要物 料 )質(zhì) 量 管 理 手 冊組 織 多 部 門 的 評 審小 組供 應(yīng) 商 資 格 認(rèn) 證確 定 對 現(xiàn) 有 供 應(yīng) 商的 影 響確 定 潛 在 的 新 供 應(yīng)商對 現(xiàn) 有 供 應(yīng) 商 重 新評 定需 要 評 審 ?確 定 供 應(yīng) 商 的 評 價標(biāo) 準(zhǔn)供 應(yīng) 商 評 審 標(biāo) 準(zhǔn)進(jìn) 行 供 應(yīng) 商 評 價批 準(zhǔn) 為 供 應(yīng) 商 ?通 知 供 應(yīng) 商 淘 汰終 止 合 作 ?將 供 應(yīng) 商 從 候 選 名單 中 去 除Y e s保 存 供 應(yīng) 商 信 息確 定 首 選 和 備 選 供應(yīng) 商更 新 供 應(yīng) 商 名 單商 定 詳 細(xì) 條 款相 關(guān) 法 律 文 件 和 服務(wù)收 集 供 應(yīng) 商 的 履 約情 況N oP 1 3 0 到貨 檢 驗通 知 書供 應(yīng) 商 名 單P 1 2 0 收到 原 材料M 1 4 0 生產(chǎn) 及 過程 中 的原 材 料處 置供 應(yīng) 商 信 息供 應(yīng) 商 評 價 表問 題 應(yīng) 對 方 案采 購 流 程供 應(yīng) 商 資 質(zhì) 管 理編 號 : P 0 4 014 管理供應(yīng)商資質(zhì)說明 輸入流程 P020實施采購戰(zhàn)略 /P030采購政策管理 /P050 采購合同及詢價管理（主要物料） P130到貨檢驗 輸出流程 P120收到原材料 P050采購合同及詢價管理（主要物料） 目的 用于確定和管理供應(yīng)商的資質(zhì) 內(nèi)容說明 資質(zhì)管理程序提供一種結(jié)構(gòu)化的方法來評價供應(yīng)商，包括：初始的資質(zhì)調(diào)查、采購過程中的審計、確定資質(zhì)管理的流程和政策、供應(yīng)商供貨表現(xiàn)、產(chǎn)品質(zhì)量、成本等等。供應(yīng)商資質(zhì)管理還包括確定資質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)、確定衡量業(yè)績的方法、與供應(yīng)商的溝通等等。供應(yīng)商選擇和評價管理應(yīng)該針對不同的物料分別進(jìn)行。其中化工原材料屬于程序性、重復(fù)性的標(biāo)準(zhǔn)采購，因此供應(yīng)商的選擇和評價可以定期進(jìn)行，一般是半年到一年進(jìn)行一次。而在評價過程中出現(xiàn)的嚴(yán)重問題，可以采用緊急方式進(jìn)行。對于研發(fā)和技改以及生產(chǎn)中使用的儀器儀表、機(jī)電設(shè)備等則可以根據(jù)一定的金額標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行本流程進(jìn)行規(guī)范采購管理。 參與部門 采購部 \生產(chǎn)部 主要文檔說明 主要文檔： 供應(yīng)商信息： 用于記錄供應(yīng)商的地點、聯(lián)系方法、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量規(guī)格、交付周期、價格范圍、折扣折讓等信息，作為評審的標(biāo)準(zhǔn)。 供應(yīng)商評審標(biāo)準(zhǔn)： 用于數(shù)量化評價供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)性文件，其中規(guī)定了供應(yīng)商評價的指標(biāo)體系、評分標(biāo)準(zhǔn)和計算方法。 供應(yīng)商評價表： 用于填寫供應(yīng)商評價信息的表格。 供應(yīng)商名單： 記錄所有的供應(yīng)商的基本資料，包括供應(yīng)商的地點、聯(lián)系方式等等。特別重要的是名單是按照評價的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行排序的，名單中應(yīng)該注明供應(yīng)商是首選供應(yīng)商還是備選供應(yīng)商。 問題應(yīng)對方案： 可能存在問題的類型、原因、重要程度和解決辦法，并且應(yīng)該規(guī)定如何確定這些問題。 15 管理供應(yīng)商資質(zhì)流程關(guān)鍵活動描述 進(jìn)行供應(yīng)商評價： 根據(jù)評分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評分，并且按照一定的權(quán)重進(jìn)行計算，最后按照綜合得分進(jìn)行供應(yīng)商排序。 通知供應(yīng)商： 以書面形式通知供應(yīng)商。 更新供應(yīng)商名單： 將評審確定的供應(yīng)商加入供應(yīng)商名單中。 商訂詳細(xì)條款： 根據(jù)法律條文和法律顧問的意見和供應(yīng)商商訂詳細(xì)的供應(yīng)合同條款。 供應(yīng)商履約情況監(jiān)督： 通過與供應(yīng)商的不斷溝通和從生產(chǎn)、質(zhì)檢、財務(wù)和倉儲部門收集的信息監(jiān)督供應(yīng)商的履情況。 執(zhí)行階段性的供應(yīng)商評定分級： 根據(jù)供應(yīng)商的履約情況和交付貨物的情況以及供應(yīng)商的歷史記錄，進(jìn)行階段性的分級評定。 制定針對有問題供應(yīng)商的應(yīng)對方案： 存在問題的供應(yīng)商應(yīng)該加倍關(guān)注并且嚴(yán)格管理，為了減少問題的出現(xiàn)并且在出現(xiàn)問題時能夠快速解決，可以根據(jù)問題的情況制定不同的標(biāo)準(zhǔn)解決方案，在出現(xiàn)問題時參照執(zhí)行。 將供應(yīng)商從侯選名單中去除： 更新整個供應(yīng)商名單，將不合格的供應(yīng)商從名單中去除。應(yīng)該注意不能簡單地去掉供應(yīng)商的資料，而是應(yīng)該將淘汰的供應(yīng)商資料進(jìn)行單獨的保存，以備在以后的工作中能夠作為參考。 的老流程 的新流程 供應(yīng)商的管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的流程，沒有指標(biāo)化的供應(yīng)商評審方法。 采用新的供應(yīng)商資質(zhì)管理辦法能夠建立標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商挑選和評價程序，能夠形成供應(yīng)商的評價的數(shù)量化方法和標(biāo)準(zhǔn)，能夠形成完整的供應(yīng)商檔案。 新舊流程對比 16 合同和詢價管理 (主要物料 )（Ｐ－０５０） 與 供 應(yīng) 商 協(xié) 商 條 款 確 定 供 應(yīng) 商制 定 退 貨 換 貨 協(xié) 議P 0 2 0 實施 采 購戰(zhàn) 略P 0 4 0 供應(yīng) 商 資質(zhì) 管 理拒 絕 供 應(yīng) 商Y e sY e sN oY e sP 0 3 0 采購 政 策管 理確 定 招 標(biāo) 需 求 確 定 物 料 要 求 尋 找 潛 在 供 應(yīng) 商建 立 物 料 檔 案確 定 可 能 適 合 的 供應(yīng) 商N(yùn) o編 制 標(biāo) 書Y e s召 開 招 標(biāo) 前 會 議收 到 供 應(yīng) 商 報 價整 理 供 應(yīng) 商 報 價制 定 進(jìn) 度 協(xié) 議N o物 料 檔 案需 要 招 標(biāo) ?管 理 招 標(biāo) 過 程發(fā) 布 標(biāo) 書進(jìn) 行 價 格 計 算 和 成本 分 析與 供 應(yīng) 商 初 步 協(xié) 商供 應(yīng) 商 滿 足 要求 ?通 知 被 拒 絕 供 應(yīng) 商更 新 供 應(yīng) 商 檔 案所 有 供 應(yīng) 商 被拒 絕 ?制 定 供 貨 合 同制 定 服 務(wù) 協(xié) 議需 要 特 殊 條 款 ?P 0 4 0 供應(yīng) 商 資質(zhì) 管 理P 0 7 0 采購 需 求的 生 成和 保 存P 0 9 0 采購 合 同的 監(jiān) 控管 理P 0 8 0 采購 物 料和 服 務(wù)P 0 7 0 采購 需 求的 生 成和 保 存物 料 招 標(biāo) 書特 殊 采 購 合 同采 購 流 程合 同 及 詢 價 管 理 ( 主要 物 料 )編 號 : P 0 5 017 合同及詢價管理 (主要物料 )流程說明 輸入流程 P020實施采購戰(zhàn)略 P030采購政策管理 P040供應(yīng)商資質(zhì)管理 P070采購需求的生成和保存