3記錄和檔案管理程序(編輯修改稿)
2024-08-27 01:38 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 發(fā) 時(shí)需填寫《收、發(fā)電子郵件登記表》經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由網(wǎng)管負(fù)責(zé)實(shí)施，并保留郵件副本備案。 電子文件的整理 電子文件的整理，應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級(jí)等因素相對(duì)集中，詳細(xì)請(qǐng)參考黃石有限公司 sl01007《檔案管理制度》。 電子文件應(yīng)按有限公司 sl01007《檔案管理制度》著錄，并制成目錄。 電子文件的歸檔 歸檔電子文件時(shí)應(yīng)填寫有限公司 sl0100701a《檔案材料歸檔移交清單》。 文件時(shí)，則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一致。 第 11 頁(yè) 共 23 頁(yè) 把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，制成 歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式 2 套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時(shí)，復(fù)制第 3 套，異地保存。對(duì)于加密電子文件，則應(yīng)解密后再完成上述工作， 。只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。 存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫編號(hào)、名稱、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境。 將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。 的機(jī)讀目錄存在同一載體上如果是自行開(kāi)發(fā)的應(yīng)用軟件，也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。 原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后，保留時(shí)間至少 1 年。 檔過(guò)程完成物理歸檔。 檢驗(yàn) 檢驗(yàn)項(xiàng)目包括。載體是否有劃痕；是否清潔；有無(wú)病毒。 第 12 頁(yè) 共 23 頁(yè) 檔案保管部門應(yīng)配備相應(yīng)的處理設(shè)備，以保證完成電子檔案的檢驗(yàn)工作。歸檔的每 套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn)，合格率應(yīng)達(dá)到 100%。與紙質(zhì)檔案同時(shí)保存的電子檔案可采取抽樣檢驗(yàn)的方法，樣本數(shù)不少于總數(shù)的 20％合格率應(yīng)達(dá)到 100%。 ，核實(shí)登記表、軟件、說(shuō)明資料等是否齊全。 歸檔載體不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有害氣本隔離。 電子文件的管理 公司員工對(duì)文檔的訪問(wèn)采用分級(jí)授權(quán)的方式，員工只訪問(wèn)與自己工作相關(guān)的資料文檔。 嚴(yán)防病毒破壞，做到定期備份電子文件。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)每周定期備份一次，重要數(shù)據(jù)做到及時(shí)備份。員工按要求存入到服務(wù)器中的個(gè)人文件夾里，同時(shí)保證存入的電子文件的正確性和完整性。 、圖紙應(yīng)注意保管，不得遺失、私自傳播。如有需要他人電子文檔、圖紙應(yīng)申報(bào)批準(zhǔn)，方能夠查詢、打印，成套的圖紙輸出由專人負(fù)責(zé)打印。 公司所有員工應(yīng)加強(qiáng)保密意識(shí)，嚴(yán)禁將公司圖紙、合同（含公司供貨廠家、價(jià)格、經(jīng)營(yíng)模式等信息）等設(shè)計(jì)和管理資 第 13 頁(yè) 共 23 頁(yè) 料以電子、紙張和口頭等方式有意或無(wú)意間提供給任何公司以外的 人員。 原則上，員工不得將圖紙等資料帶回家中，如確實(shí)需要（如加班等），須經(jīng)主管人員批準(zhǔn)方可。 在工程項(xiàng)目實(shí)施中，由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)圖紙文檔的歸口管理，工程完工后交由工程管理部處理。 公司員工要自覺(jué)遵守上述規(guī)定，使公司的電子文件管理逐步走向正規(guī)化、制度化。對(duì)違反本規(guī)定者，輕者提出批評(píng)，重者罰款 10005000 元，對(duì)情節(jié)特別嚴(yán)重者，將予以除名。 本規(guī)定的解釋權(quán)屬于公司。 本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行 。 《 usb、軟盤使用登記表》 《圖紙、資料拷貝登記表》 《收電子郵件登記表》 《發(fā)電子郵件登記表》 第四篇：人事檔案管理程序 1 目的 對(duì)人事檔案的建立、保管、利用、歸檔等進(jìn)行規(guī)范化管理，確保人事檔案為公司在用人、選人等方面提供依據(jù)。 第 14 頁(yè) 共 23 頁(yè) 2 適用范圍 適用于公司人事檔案的建立、編目、保管、處置等過(guò)程的控制、適用于公司各級(jí)人員的人事檔案管理。 3 人事檔案的建立 源部負(fù)責(zé)對(duì)公司新進(jìn)員工建立員工人事檔案工作，用專用的檔案盒裝員工檔案材料。 員工人事檔案應(yīng)包括的人事材料為： 歷材料錄用任免材料進(jìn)修培訓(xùn)材料考核獎(jiǎng)懲材料 職稱評(píng)定資格材料或證書 人事檔案的分類、編目和標(biāo)識(shí) 及順序進(jìn)行分類： ：將同一部門的員工檔案歸在一起按職務(wù)分類：按管理人員、普通員工歸在一起；按編號(hào)分類：按員工編號(hào)排序。 4 人事檔案的保管 保管原則。安全、保密、清晰、完整。 人力資源部設(shè)有專用的檔案柜，檔案應(yīng)每年核對(duì)一次，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)處理 人事檔案屬保密文件，任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。 轉(zhuǎn)遞制度。因工作調(diào)動(dòng)而引起的檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)按發(fā)文要求包裝、密封。檔案轉(zhuǎn)走后，同時(shí)在人事檔案目錄一覽表上表明 “ 注 第 15 頁(yè) 共 23 頁(yè) 銷 ” 5 人事檔案的利用 人事檔案的利用主要指檔案的借閱、查閱、及出具證明等用途。 查閱 /借閱
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