【正文】 的機讀目錄存在同一載體上如果是自行開發(fā)的應用軟件，也應將軟件及相關數(shù)據(jù)存在同一載體上。 文件時，則應在內(nèi)容、相關說明及描述上保持一致。 第 10 頁 共 23 頁 、管理數(shù)據(jù)等 應與電子文件一同收集。 用文字處理技術形成的電子文件，收集時應注明文件存儲格式和屬性。 適用范圍 本規(guī)定適用于公司電子文件的形成、傳遞、積累、歸檔及電子檔案的管理。 檔案管理員應對檔案資料進行分類、登記 、造冊，存放 第 7 頁 共 23 頁 位置固定，做到檔案清晰明了，查閱方便。 3 編寫依據(jù) 本中心《質(zhì)量手冊》 《實驗室資質(zhì)認定評審準則》 4 職責 第 6 頁 共 23 頁 辦公室負責以下檔案資料管理： （含比對實驗和能力驗證）等質(zhì)量保證活動記錄，申訴、投訴處理檔案資料； 、檢驗原始記錄、送檢單及檢驗報告?zhèn)浞蒈洷P（以上資料由檢驗科室負責整理，定期上交辦公室）； 、檢驗分包的申請書及其調(diào)研、評審全部質(zhì)量記錄； 、被采用的技術文獻以及委托方提供的技術資料； ； 認證資料； 。 記錄的借閱和復制 因工作需要借閱和復制記錄須經(jīng)質(zhì)量負責人批準。 技術標準和規(guī)程規(guī)范等外來文件保存期根據(jù)其性質(zhì)確定。 . 5 記錄可以是各種載體形式，如紙張、電子媒體、膠片等，在電子媒體或膠片上的記錄必須有相應的原始記錄資料備份。試驗室負責人應根據(jù) 承檢產(chǎn)品或項目的技術標準、規(guī)程規(guī)范制定出原始檢測記錄的格式。 第 1 頁 共 23 頁 記錄和檔案管理程序 1 目的 為對與檢測過程相關的記錄和質(zhì)量體系運行記錄進行控制，保證對檢測活動的復現(xiàn)、驗證和追溯，確保記錄（檔案）的安全，制定本程序。 4 程序內(nèi)容 記錄的分類與格式 . 1 與檢測過程相關的記錄為技術記錄，主要包括抽樣（當參與抽樣時）、樣品接收和處置、樣品的準備和原始觀測記錄，儀 第 2 頁 共 23 頁 器設備購置、自校和使用記錄，檢測過程、計算和導出數(shù)據(jù)記錄，出具證書（報告）記錄，不合格品處置記錄。 第 3 頁 共 23 頁 . 4 對計算機采集的原始記錄應避免原始數(shù)據(jù)丟失或變動，記錄的更改必須由原記錄者更改，其他人一律無權更改。 第 4 頁 共 23 頁 服務和供應品的采購記錄、實驗室的環(huán)境維護記錄，保存期為 5 年。 ，以方便檢索查閱。 2 范圍 適用于本中心檢驗工作質(zhì)量記錄的整理、保存和借閱，不適用于技術標準的管理。檔案管理員應仔細認真，責任心強，切實做好檔案資料的管理工作。 6 記錄表格 *****gswjcxbg018 檔案資料登記表*****gswjcxbg019*****gswjcxbg020 檔案資料借閱登記表檔案資料銷毀申 請表 第三篇：電子檔案管理程序電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī) 第 8 頁 共 23 頁 定（試行） 1 目的和適用范圍 目的 為使公司設計和管理文檔的規(guī)范化，保證電子文檔的安全性、可利用性，對電子文件的形成、傳遞、積累、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，從而確保信息的真實性、安全性和完整性，使公司的利益不受損失，特制定本規(guī)定。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，井對有檔案價值的電子文件制作紙質(zhì)保留。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時必須連同專用軟件一并收集。 電子文件的歸檔 歸檔電子文件時應填寫有限公司 sl0100701a《檔案材料歸檔移交清單》。 將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。與紙質(zhì)檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗的方法，樣本數(shù)不少于總數(shù)的 20％合格率應達到 100%。員工按要求存入到服務器中的個人文件夾里，同時保證存入的電子文件的正確性和完整性。 本規(guī)定的解釋權屬于公司。 人力資源部設有專用的檔案柜，檔案應每年核對一次，發(fā)現(xiàn)問題，及時處理 人事檔案屬保密文件，任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。 6 人事檔案的處置 對離職人員及時辦理檔案轉(zhuǎn)移，企業(yè)內(nèi)部檔案 2 年后銷毀，對死亡人員的檔案半年后銷毀。 公司所開發(fā)的各項目均有單獨的項目代號或簡稱。 工程竣工資料的驗收條件 工程竣工檔案應進行專項驗收，驗收應具備以下條件： 完畢； 全部工程檔案文件材料按有關規(guī) 定已收集齊全、整理完畢。 工程管理部在接收承建方的竣工檔案時，應檢查所交資料是否符合規(guī)定要求、在確保與原件一致的前提下，向各項目經(jīng)理部出具《接收工程項目檔案（資料）登記單》。 文字材料組卷時，厚度不得超過 2cm，一卷內(nèi)有多種材料時，應用彩色