工程項目的信息管理系統(tǒng)(編輯修改稿)
2025-03-26 05:09 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 或項目小組計劃成本各分項工程成本分析成本曲線和累計成本曲線成 本 計 劃 return return 圖18 6 合同分析信息流程圖合同文件 目標和總體設計 項目結構分解合同事件表特殊問題的 合同 分析合同總體分析 文 件合 同 分 析合同價格及 成本 分析總工期 要求第四節(jié) 工程項目文檔管理 一、 文檔管理的任務和基本要求 二、 項目文件資料的特點 三、 文檔系統(tǒng)的建立 to 一、文檔管理的任務和基本要求 文檔管理指的是對作為信息載體的資料進行有序地收集、加工、分解、編目、存檔，并為項目各參加者提供專用的和常用的信息的過程。文檔系統(tǒng)是管理信息系統(tǒng)的基礎，是管理信息系統(tǒng)有效率運行的前提條件。 文檔系統(tǒng)有如下要求： 1. 系統(tǒng)性 ， 即包括項目相關的 ， 應進入信息系統(tǒng)運行的所有資料 。 事先要羅列各種資料并進行系統(tǒng)化 。 2. 各個文檔要有單一標志 ， 能夠互相區(qū)別 ， 通常通過編碼區(qū)別 。 3. 文檔管理責任的；落實 ， 即有專門人員或部門負責資料工作 。 對具體的項目資料要確定具體的問題 (見 圖 187)。 4． 內(nèi)容正確 、 實用 ， 在文檔處理過程中不失真 。 return 圖 187 圖18 7項目實施活動資料負責活動結果=資料時間使用誰？什么？為誰？何時？ return 二、項目文件資料的特點 資料是數(shù)據(jù)或信息的載體。在項目實施過程中資料上的數(shù)據(jù)有兩種 (見圖 188)： 1．內(nèi)容性數(shù)據(jù) 2．說明性數(shù)據(jù) 圖18 8 兩 種數(shù)據(jù)資料內(nèi)容性數(shù)據(jù) 說明性數(shù)據(jù)三、文檔系統(tǒng)的建立 (一 )資料特征標識 (編碼 ) 1．有效范圍 2．資料種類 3．內(nèi)容和對象 4．日期／序號 這里必須對每部分的編碼進行設計和定義 。 例如某工程用 l1個數(shù)碼作資料代碼 ， 見圖 l89。 圖18 9 某工程資料編碼結構B G B G S L T 2 0 1 5范圍 種類 對象 序號辦公樓 設計變更 樓梯間 第15 號變更(二 )索引系統(tǒng) 為了資料使用的方便 ， 必須建立資料的索引系統(tǒng) ， 它類似于圖書館的書刊索引 。 項目相關資料的索引一般可采用表格形式 。 在項目實施前 ，它就應被專門設計 。 表中的欄目應能反映資料的各種特征信息 。 不同類別的資料可以采用不同的索引表 ， 如果需要查詢或調(diào)用某種資料 ， 即可按圖索驟 。 例如信件索引可以包括如下欄目：信件編碼 ， 來 (回 )信人 ，來 (回 )信日期 ， 主要內(nèi)容 ， 文檔號 ， 備注等 。 這里要考慮到來信和回信之間的對應關系 ， 收到來信或回信后即可在索引表上登記 ， 并將信件存入對應的文檔中 。 索引和文檔的對應關系可見圖 1810。 return return 圖18 10 索引 和文檔的關系 信 件索引信件1??信件2??信件3?? 會議 紀要索引會議紀要1??會議紀要2??會議紀要3??信件2信件3信件1會議紀要1會議紀要2會議紀要3??第五節(jié) 項目管理中的軟信息 一、 軟信息的概念 二、 軟信息的作用 三、 軟信息的特點 四、 軟信息的獲取 五、 現(xiàn)在要解決的問題 return 一、軟信息的概念 有許多信息是很難用信息形式表達和通過正規(guī)的 信息渠道溝通的 。 這主要是反映項目參加者的心 理行為 ， 項目組織狀況的信息 。 例如： 參加者的期望和管理者的工作作風 、 對項目工作的興趣； 各工作人員的積極性； 項目的軟環(huán)境狀況； 項目的組織程度及組織效率； 項目組織與環(huán)境 ， 項目小組與其它參加者 ， 項目小組內(nèi)部的關系； 業(yè)主或上層領導對項目的態(tài)度 、 信心和重視程度 項目小組精神；組織約束程度； 項目實施的秩序程度等 。 它們無法或很難定量化 ， 甚至很難用具體的語言表達 。 return 二、軟信息的作用 軟信息在管理決策和控制中起著很大的作用 。 它能更快 、 更直接她反映深層次的 ， 帶根本 性的問題 。 它也有表達能力 ， 對項目組織 、 項目參加者行為狀況的反映 ， 能夠預見項目的危機 ， 可以說它對項目未來的影響比硬信息更大 。 它能夠直接揭示問題的實質(zhì) ， 根本原因 。 而通常的硬信息只能說明現(xiàn)象 。 在項目管理的決策支持系統(tǒng)和專家系統(tǒng)中 ， 必須考慮軟信息的作用和影響 ， 通過項目的整體信息體系來研究 、 評價項目問題 ， 作出決策 ， 否則這些系統(tǒng)是不科學的 ， 也是不適用的 。 軟信息還可以更好地幫助項目管理者研究和把握項目組織 ，造成對項目組織的激勵 。 在趨向分析中應考慮硬信息和軟信息 ， 描述必須與目標系統(tǒng)一致 ， 符合特定的要求 。 return 三、軟信息的特點 1． 軟信息尚不能在報告中反映或完全正確的反映 ， 缺少表達方式和正常的溝通渠道 。 2． 由于它無法準確地描述和傳遞 ， 所以它的狀況只能由各自領會 ， 仁者見仁 ， 智者見智 ， 不確定性很大 ， 這便會導致決策的不確定性 。 3． 由于很難表達 ， 不能傳遞 ， 很難進入信息系統(tǒng)溝通 ， 則軟信息的使用是局部的 。 真正有決策權的上層管理者 (如業(yè)主 、投資者 )由于不具備條件 (不參與實際操作 )， 所以無法獲得和使用軟信息 ， 因而容易造成決策失誤 。 4． 軟信息目前主要通過非正式溝通來影響人們的行為 。 例如人們對項目經(jīng)理的專制作風的意見和不滿 ， 互相訴說 ， 以軟抵抗對待項目經(jīng)理的指令 、 安排 。 5． 軟信息必須通過人們的模糊判斷 ， 通過人們的思考來作信息處理 ， 常規(guī)的信息處理方式是不適用的 。 return 東南大學遠程教育 工程項目管理 第四十七 講 主講教師： 成 虎 四、軟信息的獲取 目前由于在正規(guī)的報告中比較少地涉及軟信息 ， 它又不能通過正常的信息流通過程取得 ， 而且 即使獲得也
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