【文章內(nèi)容簡介】 項目結構分解合同事件表特殊問題的 合同分析合同總體分析 文件合 同 分 析合同價格及 成本分析總工期 要求第四節(jié) 工程項目文檔管理 一、文檔管理的任務和基本要求 二、項目文件資料的特點 三、文檔系統(tǒng)的建立 to 一、文檔管理的任務和基本要求 文檔管理指的是對作為信息載體的資料進行有序地收集、加工、分解、編目、存檔，并為項目各參加者提供專用的和常用的信息的過程。文檔系統(tǒng)是管理信息系統(tǒng)的基礎，是管理信息系統(tǒng)有效率運行的前提條件。 文檔系統(tǒng)有如下要求： 1. 系統(tǒng)性 ， 即包括項目相關的 ， 應進入信息系統(tǒng)運行的所有資料 。 事先要羅列各種資料并進行系統(tǒng)化 。 2. 各個文檔要有單一標志 ， 能夠互相區(qū)別 ， 通常通過編碼區(qū)別 。 3. 文檔管理責任的；落實 ， 即有專門人員或部門負責資料工作 。 對具體的項目資料要確定具體的問題 (見圖 187)。 4． 內(nèi)容正確 、 實用 ， 在文檔處理過程中不失真 。 return 圖 187 圖1 8 7項目實施活動資料負責活動結果=資料時間使用誰？什么？為誰？何時？ return 二、項目文件資料的特點 資料是數(shù)據(jù)或信息的載體。在項目實施過程中資料上的數(shù)據(jù)有兩種 (見圖 188)： 1．內(nèi)容性數(shù)據(jù) 2．說明性數(shù)據(jù) 圖1 8 8 兩種數(shù)據(jù)資料內(nèi)容性數(shù)據(jù) 說明性數(shù)據(jù)三、文檔系統(tǒng)的建立 (一 )資料特征標識 (編碼 ) 1．有效范圍 2．資料種類 3．內(nèi)容和對象 4．日期／序號 這里必須對每部分的編碼進行設計和定義 。 例如某工程用 l1個數(shù)碼作資料代碼 ， 見圖 l89。 圖1 8 9 某工程資料編碼結構B G B G S L T 2 0 1 5范圍 種類 對象 序號辦公樓 設計變更 樓梯間 第1 5 號變更(二 )索引系統(tǒng) 為了資料使用的方便 ， 必須建立資料的索引系統(tǒng) ， 它類似于圖書館的書刊索引 。 項目相關資料的索引一般可采用表格形式 。 在項目實施前 ，它就應被專門設計 。 表中的欄目應能反映資料的各種特征信息 。 不同類別的資料可以采用不同的索引表 ， 如果需要查詢或調(diào)用某種資料 ， 即可按圖索驟 。 例如信件索引可以包括如下欄目：信件編碼 ， 來 (回 )信人 ，來 (回 )信日期 ， 主要內(nèi)容 ， 文檔號 ， 備注等 。 這里要考慮到來信和回信之間的對應關系 ， 收到來信或回信后即可在索引表上登記 ， 并將信件存入對應的文檔中 。 索引和文檔的對應關系可見圖 1810。 return return 圖1 8 1 0 索引和文檔的關系 信件索引信件1 ??信件2 ??信件3 ?? 會議紀要索引會議紀要1 ??會議紀要2 ??會議紀要3 ??信件2信件3信件1會議紀要1會議紀要2會議紀要3??第五節(jié) 項目管理中的軟信息 一、軟信息的概念 二、軟信息的作用 三、軟信息的特點 四、軟信息的獲取 五、現(xiàn)在要解決的問題 return 一、軟信息的概念 有許多信息是很難用信息形式表達和通過正規(guī)的 信息渠道溝通的 。 這主要是反映項目參加者的心 理行為 ， 項目組織狀況的信息 。 例如： 參加者的期望和管理者的工作作風 、 對項目工作的興趣； 各工作人員的積極性； 項目的軟環(huán)境狀況； 項目的組織程度及組織效率； 項目組織與環(huán)境 ， 項目小組與其它參加者 ， 項目小組內(nèi)部的關系； 業(yè)主或上層領導對項目的態(tài)度 、 信心和重視程度 項目小組精神；組織約束程度； 項目實施的秩序程度等 。 它們無法或很難定量化 ， 甚至很難用具體的語言表達 。 return 二、軟信息的作用 軟信息在管理決策和控制中起著很大的作用 。 它能更快 、 更直接她反映深層次的 ， 帶根本 性的問題 。 它也有表達能力 ， 對項目組織 、 項目參加者行為狀況的反映 ， 能夠預見項目的危機 ， 可以說它對項目未來的影響比硬信息更大 。 它能夠直接揭示問題的實質(zhì) ， 根本原因 。 而通常的硬信息只能說明現(xiàn)象 。 在項目管理的決策支持系統(tǒng)和專家系統(tǒng)中 ， 必須考慮軟信息的作用和影響 ， 通過項目的整體信息體系來研究 、 評價項目問題 ， 作出決策 ， 否則這些系統(tǒng)是不科學的 ， 也是不適用的 。 軟信息還可以更好地幫助項目管理者研究和把握項目組織 ，造成對項目組織的激勵 。 在趨向分析中應考慮硬信息和軟信息 ， 描述必須與目標系統(tǒng)一致 ， 符合特定的要求 。 return 三、軟信息的特點 1． 軟信息尚不能在報告中反映或完全正確的反映 ， 缺少表達方式和正常的溝通渠道 。 2． 由于它無法準確地描述和傳遞 ， 所以它的狀況只能由各自領會 ， 仁者見仁 ， 智者見智 ， 不確定性很大 ， 這便會導致決策的不確定性 。 3． 由于很難表達 ， 不能傳遞 ， 很難進入信息系統(tǒng)溝通 ， 則軟信息的使用是局部的 。 真正有決策權的上層管理者 (如業(yè)主 、投資者 )由于不具備條件 (不參與實際操作 )， 所以無法獲得和使用軟信息 ， 因而容易造成決策失誤 。 4． 軟信息目前主要通過非正式溝通來影響人們的行為 。 例如人們對項目經(jīng)理的專制作風的意見和不滿 ， 互相訴說 ， 以軟抵抗對待項目經(jīng)理的指令 、 安排 。 5． 軟信息必須通過人們的模糊判斷 ， 通過人們的思考來作信息處理 ， 常規(guī)的信息處理方式是不適用的 。 return 東南大學遠程教育 工程項目管理 第四十七 講 主講教師： 成 虎 四、軟信息的獲取 目前由于在正規(guī)的報告中比較少地涉及軟信息 ， 它又不能通過正常的信息流通過程取得 ， 而且 即使獲得也很難說是準確的 ， 全面的 。 它的獲取方式通常有： 1． 觀察 。 通過觀察現(xiàn)場以及人們的舉止 、 行為 、 態(tài)度 ，分析他們的動機 ， 分析組織狀況； 2． 正規(guī)的詢問 ， 征求意見； 3． 閑談 、 非正式溝通； 4． 要求下