10項(xiàng)目溝通管理(編輯修改稿)
2025-03-12 15:17 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 息要及時(shí)、準(zhǔn)確、適度（不冗余）? 不同信宿有不同利益、興趣、性格、溝通偏好。– 領(lǐng)導(dǎo)需要摘要性的關(guān)鍵信息– 中層需要了解業(yè)務(wù)、權(quán)責(zé)變更– 執(zhí)行層需要具體指令指示溝通管理計(jì)劃要明確? 創(chuàng)建 /收集信息要解決 4W– Who：誰(shuí)負(fù)責(zé)創(chuàng)建 /收集信息？– What：創(chuàng)建 /收集什么樣的信息？– When：何時(shí)創(chuàng)建 /收集信息？– Where：信息歸檔在哪里？? 信息 創(chuàng)建 的責(zé)任屬于團(tuán)隊(duì)。項(xiàng)目經(jīng)理要引導(dǎo)成員提供項(xiàng)目干系人需要的信息。項(xiàng)目經(jīng)理需明確 4W? 錯(cuò)：大家要抓緊測(cè)試，盡快上交測(cè)試報(bào)告。? 對(duì)：請(qǐng)測(cè)試組務(wù)必在本周五下班前把測(cè)試報(bào)告交上來(lái)。每個(gè)人要完成分配的模塊功能測(cè)試任務(wù)。我會(huì)后把公司最新版的測(cè)試報(bào)告模板發(fā)給大家，大家按模板填，然后發(fā)到我的郵箱。項(xiàng)目經(jīng)理需明確 4W? 錯(cuò)：小王，你是我們項(xiàng)目組的秘書(shū)，你負(fù)責(zé)所有文檔的歸檔工作。? 對(duì)：小王要?dú)w檔的文件包括 4類(lèi)：合同資料（合同、發(fā)票）；績(jī)效報(bào)告（進(jìn)度、成本、質(zhì)量等報(bào)告、會(huì)議記錄）；外界信息（技術(shù)最新進(jìn)展、合作伙伴的政策調(diào)整、客戶(hù)的需求變更要求）；其它。例 溝通計(jì)劃之信息報(bào)送表交付日期項(xiàng)目評(píng)審會(huì)后，每月一次每半月一次每半月一次每周一外部承包商 …… …… …… ……客戶(hù)高級(jí)管理層里程碑階段報(bào)告 書(shū)面 湯可，吳里 各里程碑階段項(xiàng)目干系人的溝通信息表 制表人： KE 2023/2/4 項(xiàng)目干系人 文件名 文件格式 收件人客戶(hù)中層 項(xiàng)目評(píng)審報(bào)告 書(shū)面 李一，張章客戶(hù)業(yè)務(wù)層 項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告 書(shū)面 財(cái)務(wù)組；倉(cāng)庫(kù)組內(nèi)部管理層 項(xiàng)目匯總報(bào)告 企業(yè)內(nèi)部網(wǎng) 常里項(xiàng)目經(jīng)理 項(xiàng)目工作報(bào)告 電子郵件 陳東摘要? 溝通的概念? 項(xiàng)目溝通管理的過(guò)程–計(jì)劃過(guò)程組：規(guī)劃溝通管理–實(shí)施過(guò)程組：管理溝通 (=信息發(fā)布 )–監(jiān)控過(guò)程組：控制溝通? 案例討論管理溝通 Manage munications? 根據(jù)溝通管理計(jì)劃，生成、收集、分發(fā)、儲(chǔ)存、檢索及最終處置項(xiàng)目信息的過(guò)程。 Creating, collecting, distributing, storing,retrieving and the ultimate disposition of project information in accordance with the munications management plan.? 作用是促進(jìn)項(xiàng)目干系人之間實(shí)現(xiàn)有效率且有效果的溝通。? 通俗來(lái)講，即溝通管理計(jì)劃的執(zhí)行。例：– 大型項(xiàng)目需要信息專(zhuān)員。如項(xiàng)目的行政秘書(shū)，公司的質(zhì)量部門(mén)。當(dāng)一個(gè)設(shè)計(jì)更改后，更改后的圖紙如果采用紙張方式傳遞，秘書(shū)要決定圖紙復(fù)印多少份，分發(fā)給那些部門(mén)的那些人。管理溝通的輸入 處理 輸出? 根據(jù)溝通管理計(jì)劃，生成、收集、分發(fā)、儲(chǔ)存、檢索及最終處置項(xiàng)目信息的過(guò)程。溝通計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中涉及的溝通活動(dòng)溝通活 動(dòng)內(nèi)部（在 項(xiàng) 目?jī)?nèi)）和外部（客 戶(hù) 、供 應(yīng) 商、其他 項(xiàng) 目、 組織 、公眾）；正式（ 報(bào) 告、會(huì) 議記錄 、 簡(jiǎn)報(bào) ）和非正式（電 子 郵 件、 備 忘 錄 、即 興討論 ）；垂直（上下 級(jí) 之 間 ）和水平（同 級(jí) 之 間 ）；官方（新 聞 通 訊 、年 報(bào) ）和非官方（私下的溝通）；書(shū) 面和口 頭 ，以及口 頭語(yǔ) 言（音 調(diào)變 化）和非口 頭語(yǔ) 言（身體 語(yǔ) 言）。常見(jiàn)的溝通手段 手段 作用電子郵件 項(xiàng)目成員間的文本文件、音頻、視頻文件的溝通正式的書(shū)面文件 正式的記錄來(lái)溝通關(guān)鍵性的政策和工作程序即時(shí)消息 使團(tuán)隊(duì)成員可以實(shí)時(shí)實(shí)地交流項(xiàng)目狀況會(huì)議 提供項(xiàng)目狀況的更新和工作回顧電視電話(huà)會(huì)議 提供身處外地的團(tuán)隊(duì)成員參與溝通的媒介內(nèi)部網(wǎng)討論區(qū) 與他人隨時(shí)隨地正式地溝通項(xiàng)目狀況、進(jìn)展和目標(biāo)項(xiàng)目工作巡演 給客戶(hù)和項(xiàng)目資助人提供反饋信息實(shí)地溝通 團(tuán)隊(duì)與客戶(hù)面對(duì)面地溝通績(jī)效報(bào)告? 績(jī)效報(bào)告：指項(xiàng)目績(jī)效信息的收集與發(fā)布，其目的是為了使項(xiàng)目干系人了解項(xiàng)目在實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)的過(guò)程中項(xiàng)目資源的使用情況。? 包括– 狀態(tài)報(bào)告 status reports：在具體時(shí)間點(diǎn)的具體情況。– 過(guò)程報(bào)告 Process reports：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成了哪些任務(wù)。– 預(yù)測(cè) forecasts：根據(jù)已有信息和趨勢(shì)推測(cè)項(xiàng)目的將來(lái)狀態(tài)和過(guò)程。書(shū)面績(jī)效報(bào)告的原則? 簡(jiǎn)明：– 長(zhǎng)篇報(bào)告要有摘要和目錄– 句子要短而容易理解? 在每一段開(kāi)頭寫(xiě)最重要的話(huà)? 采用圖、表? 注意格式：文檔編號(hào)、字號(hào)、排版 ……績(jī)效報(bào)告等信息要做好歸檔? 或者是采用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，或者是紙張檔案歸檔。? 通常按照項(xiàng)目歸檔，把相關(guān)資料放在一個(gè)大文件夾里，做項(xiàng)目標(biāo)記，把編號(hào)、資料的名稱(chēng)、份數(shù)等錄入計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，對(duì)于資料的借出和歸還都有相應(yīng)記載。項(xiàng)目經(jīng)理不要依賴(lài)績(jī)效報(bào)告? 報(bào)告不一定真實(shí)–下級(jí) “ 報(bào)喜不報(bào)憂(yōu) ” ，害怕被人認(rèn)為 “ 無(wú)能 ”。–一些工程師反感寫(xiě)報(bào)告。甚至編寫(xiě)程序自動(dòng)定期生成報(bào)告，發(fā)送給項(xiàng)目經(jīng)理。摘要? 溝通的概念? 項(xiàng)目溝通管理的過(guò)程–計(jì)劃過(guò)程組：規(guī)劃溝通管理–實(shí)施過(guò)程組：管理溝通 (=信息發(fā)布 )–監(jiān)控 過(guò)程 組：控制溝通? 案例討論控制溝通? 控制溝通是在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中對(duì)溝通進(jìn)行監(jiān)督和控制的過(guò)程，以確保滿(mǎn)足項(xiàng)目干系人對(duì)信息的
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