10項目溝通管理(編輯修改稿)
2025-03-12 15:17 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 息要及時、準確、適度（不冗余）? 不同信宿有不同利益、興趣、性格、溝通偏好。– 領導需要摘要性的關鍵信息– 中層需要了解業(yè)務、權責變更– 執(zhí)行層需要具體指令指示溝通管理計劃要明確? 創(chuàng)建 /收集信息要解決 4W– Who：誰負責創(chuàng)建 /收集信息？– What：創(chuàng)建 /收集什么樣的信息？– When：何時創(chuàng)建 /收集信息？– Where：信息歸檔在哪里？? 信息 創(chuàng)建 的責任屬于團隊。項目經(jīng)理要引導成員提供項目干系人需要的信息。項目經(jīng)理需明確 4W? 錯：大家要抓緊測試，盡快上交測試報告。? 對：請測試組務必在本周五下班前把測試報告交上來。每個人要完成分配的模塊功能測試任務。我會后把公司最新版的測試報告模板發(fā)給大家，大家按模板填，然后發(fā)到我的郵箱。項目經(jīng)理需明確 4W? 錯：小王，你是我們項目組的秘書，你負責所有文檔的歸檔工作。? 對：小王要歸檔的文件包括 4類：合同資料（合同、發(fā)票）；績效報告（進度、成本、質(zhì)量等報告、會議記錄）；外界信息（技術最新進展、合作伙伴的政策調(diào)整、客戶的需求變更要求）；其它。例 溝通計劃之信息報送表交付日期項目評審會后，每月一次每半月一次每半月一次每周一外部承包商 …… …… …… ……客戶高級管理層里程碑階段報告 書面 湯可，吳里 各里程碑階段項目干系人的溝通信息表 制表人： KE 2023/2/4 項目干系人 文件名 文件格式 收件人客戶中層 項目評審報告 書面 李一，張章客戶業(yè)務層 項目進展報告 書面 財務組；倉庫組內(nèi)部管理層 項目匯總報告 企業(yè)內(nèi)部網(wǎng) 常里項目經(jīng)理 項目工作報告 電子郵件 陳東摘要? 溝通的概念? 項目溝通管理的過程–計劃過程組：規(guī)劃溝通管理–實施過程組：管理溝通 (=信息發(fā)布 )–監(jiān)控過程組：控制溝通? 案例討論管理溝通 Manage munications? 根據(jù)溝通管理計劃，生成、收集、分發(fā)、儲存、檢索及最終處置項目信息的過程。 Creating, collecting, distributing, storing,retrieving and the ultimate disposition of project information in accordance with the munications management plan.? 作用是促進項目干系人之間實現(xiàn)有效率且有效果的溝通。? 通俗來講，即溝通管理計劃的執(zhí)行。例：– 大型項目需要信息專員。如項目的行政秘書，公司的質(zhì)量部門。當一個設計更改后，更改后的圖紙如果采用紙張方式傳遞，秘書要決定圖紙復印多少份，分發(fā)給那些部門的那些人。管理溝通的輸入 處理 輸出? 根據(jù)溝通管理計劃，生成、收集、分發(fā)、儲存、檢索及最終處置項目信息的過程。溝通計劃執(zhí)行過程中涉及的溝通活動溝通活 動內(nèi)部（在 項 目內(nèi)）和外部（客 戶 、供 應 商、其他 項 目、 組織 、公眾）；正式（ 報 告、會 議記錄 、 簡報 ）和非正式（電 子 郵 件、 備 忘 錄 、即 興討論 ）；垂直（上下 級 之 間 ）和水平（同 級 之 間 ）；官方（新 聞 通 訊 、年 報 ）和非官方（私下的溝通）；書 面和口 頭 ，以及口 頭語 言（音 調(diào)變 化）和非口 頭語 言（身體 語 言）。常見的溝通手段 手段 作用電子郵件 項目成員間的文本文件、音頻、視頻文件的溝通正式的書面文件 正式的記錄來溝通關鍵性的政策和工作程序即時消息 使團隊成員可以實時實地交流項目狀況會議 提供項目狀況的更新和工作回顧電視電話會議 提供身處外地的團隊成員參與溝通的媒介內(nèi)部網(wǎng)討論區(qū) 與他人隨時隨地正式地溝通項目狀況、進展和目標項目工作巡演 給客戶和項目資助人提供反饋信息實地溝通 團隊與客戶面對面地溝通績效報告? 績效報告：指項目績效信息的收集與發(fā)布，其目的是為了使項目干系人了解項目在實現(xiàn)其目標的過程中項目資源的使用情況。? 包括– 狀態(tài)報告 status reports：在具體時間點的具體情況。– 過程報告 Process reports：項目團隊在規(guī)定時間內(nèi)完成了哪些任務。– 預測 forecasts：根據(jù)已有信息和趨勢推測項目的將來狀態(tài)和過程。書面績效報告的原則? 簡明：– 長篇報告要有摘要和目錄– 句子要短而容易理解? 在每一段開頭寫最重要的話? 采用圖、表? 注意格式：文檔編號、字號、排版 ……績效報告等信息要做好歸檔? 或者是采用計算機信息系統(tǒng)，或者是紙張檔案歸檔。? 通常按照項目歸檔，把相關資料放在一個大文件夾里，做項目標記，把編號、資料的名稱、份數(shù)等錄入計算機的數(shù)據(jù)庫中，對于資料的借出和歸還都有相應記載。項目經(jīng)理不要依賴績效報告? 報告不一定真實–下級 “ 報喜不報憂 ” ，害怕被人認為 “ 無能 ”。–一些工程師反感寫報告。甚至編寫程序自動定期生成報告，發(fā)送給項目經(jīng)理。摘要? 溝通的概念? 項目溝通管理的過程–計劃過程組：規(guī)劃溝通管理–實施過程組：管理溝通 (=信息發(fā)布 )–監(jiān)控 過程 組：控制溝通? 案例討論控制溝通? 控制溝通是在整個項目生命周期中對溝通進行監(jiān)督和控制的過程，以確保滿足項目干系人對信息的
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