【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 簡(jiǎn)的原則 精兵簡(jiǎn)政最早是在解放區(qū)的政府建設(shè)中提出的，在企業(yè)采購(gòu)管理組織設(shè)計(jì)中同樣有效，這個(gè)“精”指人員精干；“簡(jiǎn)”是機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)化，只有人員精干機(jī)構(gòu)才能簡(jiǎn)化；如果人員素質(zhì)差而過(guò)分強(qiáng)調(diào)簡(jiǎn)化機(jī)構(gòu)，應(yīng)該開(kāi)展的工作開(kāi)展不起來(lái)，應(yīng)該完成的工作完成不了，同樣是不可取的。 第一節(jié) 采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì) （二）采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的影響因素 企業(yè)規(guī)模 經(jīng)營(yíng)范圍 市場(chǎng)供應(yīng)狀況 ? 供應(yīng)點(diǎn)的分布情況 ? 市場(chǎng)供求態(tài)勢(shì) 第一節(jié) 采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì) 信息傳遞形式與速度 采購(gòu)人員素質(zhì) 企業(yè)內(nèi)部各部門的配合程度 其他因素 如國(guó)家相關(guān)政策、交通運(yùn)輸條件、通信現(xiàn)代化水平、自然條件等都從不同的方面影響著一個(gè)企業(yè)的采購(gòu)組織的設(shè)立。 第一節(jié) 采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì) 三、采購(gòu)部門在企業(yè)組織中的地位 （一）采購(gòu)部門隸屬于生產(chǎn)部副總經(jīng)理 總經(jīng)理 行政副總經(jīng)理 生產(chǎn)副總經(jīng)理 業(yè)務(wù)副總經(jīng)理 產(chǎn)品管理 制造 采購(gòu) 生產(chǎn)管制 倉(cāng)儲(chǔ) 第一節(jié) 采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì) （二）采購(gòu)部門隸屬于行政部副總經(jīng)理 總經(jīng)理 行政副總經(jīng)理 業(yè)務(wù)副總經(jīng)理 生產(chǎn)副總經(jīng)理 采 購(gòu) 財(cái)務(wù) 人事 生產(chǎn) 管制 制造 品管 倉(cāng)儲(chǔ) 第一節(jié) 采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì) （三）采購(gòu)部門直接隸屬于總經(jīng)理 總經(jīng)理 人事副總經(jīng)理 業(yè)務(wù)副總經(jīng)理 生產(chǎn)副總經(jīng)理 行政副總經(jīng)理 采購(gòu)副總經(jīng)理 第一節(jié) 采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì) （四）采購(gòu)部門隸屬于資材部 總經(jīng)理 資料部副總經(jīng)理 業(yè) 務(wù) 副 總經(jīng)理 生 產(chǎn) 副 總經(jīng)理 生 產(chǎn) 副 總經(jīng)理 采購(gòu)部長(zhǎng) 第一節(jié) 采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì) 四、采購(gòu)管理機(jī)構(gòu)的組織結(jié)構(gòu)形式 （一）直線制的采購(gòu)組織結(jié)構(gòu) 直線制是由一個(gè)上級(jí)主管直接管理多個(gè)下級(jí)的一種組織結(jié)構(gòu)形式，例如，由一個(gè)采購(gòu)經(jīng)理直接管理多個(gè)采購(gòu)員。 直線制采購(gòu)組織的優(yōu)勢(shì)在于“直接指揮”，可以做到：①加強(qiáng)管理控制的力度；②實(shí)現(xiàn)有效溝通，使管理符合實(shí)際；③實(shí)現(xiàn)個(gè)性化管理。這種結(jié)構(gòu)適合于中小型企業(yè)的采購(gòu)管理。 第一節(jié) 采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì) （二）直線職能制的采購(gòu)組織結(jié)構(gòu) 這種組織形式是在直線制的基礎(chǔ)上，再加上相應(yīng)的職能管理部門，幫助采購(gòu)經(jīng)理決策，承擔(dān)管理的職能。職能部門對(duì)采購(gòu)部門沒(méi)有直接管理權(quán)，采購(gòu)部門接受采購(gòu)經(jīng)理的直接管理。 第一節(jié) 采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì) （三）采購(gòu)事業(yè)部制 事業(yè)部制又稱分權(quán)結(jié)構(gòu)或部門化結(jié)構(gòu)，首創(chuàng)于美國(guó)通用汽車公司，由通用汽車公司副總裁斯隆研究設(shè)計(jì)。事業(yè)部一般按“地區(qū)”或“產(chǎn)品類別”，對(duì)公司賦予的任務(wù)負(fù)全面責(zé)任。采購(gòu)事業(yè)部組織結(jié)構(gòu)適用于采購(gòu)規(guī)模大及多品種、需求復(fù)雜、市場(chǎng)多變的企業(yè)采購(gòu)。 第一節(jié) 采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì) （四）矩陣制采購(gòu)組織結(jié)構(gòu) 矩陣制是為了完成指定任務(wù)（項(xiàng)目）由各個(gè)方面的人員組成臨時(shí)的一個(gè)組織機(jī)構(gòu)。當(dāng)任務(wù)完成后，人員各自回原單位工作。這種組織結(jié)構(gòu)突破了一名采購(gòu)人員只受一個(gè)主管領(lǐng)導(dǎo)的管理原則，而是同時(shí)接受兩個(gè)部門的領(lǐng)導(dǎo)。主要適合于生產(chǎn)工序復(fù)雜的企業(yè)，由于新產(chǎn)品多，需要采購(gòu)多種物料，優(yōu)點(diǎn)是采購(gòu)的目的性強(qiáng)，組織具有柔性化的特點(diǎn)，能夠提高企業(yè)的采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本。缺點(diǎn)是雙重領(lǐng)導(dǎo)容易導(dǎo)致職能部門之間意見(jiàn)的不一致，影響業(yè)務(wù)活動(dòng)的正常進(jìn)行。 第一節(jié) 采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì) ? 五、采購(gòu)部門的組建 ? （一）采購(gòu)部門的建立方式 采購(gòu)部經(jīng)理 采 購(gòu) 科 科長(zhǎng) 稽 催 科 科長(zhǎng) 管 理 科 科長(zhǎng) 研 究 科 科長(zhǎng) 第一節(jié) 采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì) 按物品類別劃分 按物品的類別將采購(gòu)部門劃分為不同的采購(gòu)小組，每一小組承擔(dān)某一物品采購(gòu)的計(jì)劃制定、詢價(jià)、招標(biāo)、比價(jià)、簽訂合同、貨款結(jié)算等一系列采購(gòu)業(yè)務(wù)，這種采購(gòu)部門的建立方式，可使采購(gòu)人員對(duì)其經(jīng)辦的項(xiàng)目非常專業(yè)，比較能夠發(fā)揮“熟能生巧”以及“觸類旁通”的效果，也是最常用的采購(gòu)部門建立方式，適合于采購(gòu)物品品種繁雜的企業(yè)采用。具體形式，如圖所示。 采購(gòu)部門 金 屬 材 料 非 金 屬 材 料 機(jī) 電 產(chǎn) 品 標(biāo) 準(zhǔn) 件 第一節(jié) 采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì) 按業(yè)務(wù)過(guò)程劃分 按照采購(gòu)業(yè)務(wù)過(guò)程，將采購(gòu)計(jì)劃的制定、詢價(jià)、比價(jià)、簽訂合同、催貨、提貨、貨款結(jié)算等工作交給不同人員辦理。這種組織形式要求部門內(nèi)各成員密切配合，適合采購(gòu)量大、采購(gòu)物品品種較少、作業(yè)過(guò)程復(fù)雜，交貨期長(zhǎng)以及采購(gòu)人員眾多的企業(yè)采用，具體形式，如圖所示。 采購(gòu)部門 采采購(gòu)計(jì)劃組 詢價(jià)招標(biāo)組 議價(jià)簽約組 提貨驗(yàn)收組 貨款結(jié)算組 第一節(jié) 采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì) 按采購(gòu)地區(qū)劃分 企業(yè)采購(gòu)的貨源來(lái)自不同的地區(qū)。按照采購(gòu)地區(qū)的不同，分別設(shè)立部門。此種分工方式，主要是基于國(guó)內(nèi)、國(guó)外采購(gòu)的手續(xù)及交易對(duì)象有顯著的差異，因而對(duì)于采購(gòu)人員的工作條件亦有不同的要求。 由于國(guó)內(nèi)、國(guó)外采購(gòu)作業(yè)方式的不同，因此分別設(shè)立采購(gòu)部門有利于管理。同時(shí)上級(jí)主管部門必須就所購(gòu)買的物品比較國(guó)內(nèi)、國(guó)外采購(gòu)的憂劣，判定采購(gòu)事務(wù)應(yīng)交給哪個(gè)部門承辦，才能事半功倍。具體形式如圖所示。 采購(gòu)部門 國(guó)外 國(guó)內(nèi) 亞洲 歐洲 本地 外地 第一節(jié) 采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì) 按采購(gòu)物品的價(jià)值劃分 為加強(qiáng)對(duì)物品的管理，一般將采購(gòu)的對(duì)象按其價(jià)值和品種分為 A、 B、 C三類， A類物品采購(gòu)次數(shù)少、物品價(jià)值高，屬重要物品，其采購(gòu)質(zhì)量如何將直接影響到企業(yè)經(jīng)營(yíng)的風(fēng)險(xiǎn)和成本，一般應(yīng)由采購(gòu)部門主管負(fù)責(zé)。而將采購(gòu)次數(shù)繁多，但價(jià)值不高的 B、C類，物品，交給基層采購(gòu)人員負(fù)責(zé)。 第一節(jié) 采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì) 按照物品價(jià)值建立部門的方式，主要是保障主管對(duì)重大的采購(gòu)項(xiàng)目能夠集中精力加以處理，達(dá)到降低成本以及確保來(lái)源的目的。此外，讓主管有更多的時(shí)間，對(duì)采購(gòu)部門的人員與工作績(jī)效加以管理。 另外，可以依據(jù)產(chǎn)品對(duì)企業(yè)的重要性，將策略性項(xiàng)目 (利潤(rùn)影響度高，供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)大 )的決定權(quán)交給高級(jí)主管 (例如主管采購(gòu)的行政副總經(jīng)理 )，將瓶頸項(xiàng)目 (利潤(rùn)影響程度低，供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)高 )交給基層主管 (例如采購(gòu)科長(zhǎng) )，將非緊要項(xiàng)目 (利潤(rùn)影響程度低，供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)低 )交給采購(gòu)人員；具體如圖所示。 采購(gòu)部門 A 類物品 C 類物品 B 類物品 第一節(jié) 采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì) 混合式組織形式 不同企業(yè)有不同的特點(diǎn)，在許多稍微具有規(guī)模的企業(yè)或機(jī)構(gòu)中，通常會(huì)兼有以物品、地區(qū)、價(jià)值、業(yè)務(wù)等為基礎(chǔ)來(lái)建立采購(gòu)部門的內(nèi)部組織，可以形成不同的混合式組織形式。如圖 2一 10所示，先以地區(qū)劃分為外購(gòu)科及內(nèi)購(gòu)科，分設(shè)科長(zhǎng)掌管。然后再按物品類別，交由不同的采購(gòu)人員承辦。同時(shí)，也以價(jià)值為基礎(chǔ)，另外沒(méi)立原料科，由副總經(jīng)理兼任科長(zhǎng)來(lái)掌管。因主要原料約占整個(gè)部門采購(gòu)金額的 70％，故由采購(gòu)經(jīng)理直接洽商決定，交由原料科人員辦理有關(guān)交易的手續(xù)。 采 購(gòu) 部門 外購(gòu)科 原料科 標(biāo)準(zhǔn)件 機(jī)器零件 主要 零件 助劑染料 包裝材料 塑料制品 機(jī)器儀器 五金及其他 第一節(jié) 采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì) （二）采購(gòu)部門組織方式優(yōu)劣比較 連貫作業(yè)的組織形式。 ? 優(yōu)點(diǎn) ①一位采購(gòu)人員可以綜合管理全部采購(gòu)過(guò)程，權(quán)責(zé)明確，以防出現(xiàn)扯皮現(xiàn)象。 ②符合規(guī)模經(jīng)濟(jì)的原則。 ③采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，以便于今后開(kāi)展工作。 ④由于對(duì)供應(yīng)商有取舍的權(quán)利，因此可以增強(qiáng)及時(shí)交貨及改善品質(zhì)的管理效能。 第一節(jié) 采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì) ? 缺點(diǎn) ①采購(gòu)人員負(fù)責(zé)采購(gòu)全過(guò)程的各項(xiàng)作業(yè)，工作復(fù)雜，無(wú)法做到非常專業(yè)，影響工作效率。 ②全部采購(gòu)過(guò)程由一人承擔(dān)，若沒(méi)有良好的監(jiān)督系統(tǒng)，會(huì)使采購(gòu)人員權(quán)力過(guò)大，在與供應(yīng)商的合作中，相互選用，損害企業(yè)的利益，如一些素質(zhì)不高的采購(gòu)人員會(huì)為私利收取供應(yīng)商的賄賂，從供應(yīng)商那里拿取回扣，采購(gòu)一些質(zhì)量差、價(jià)格高的物品或過(guò)多采購(gòu)物品，加大庫(kù)存，給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。 第一節(jié) 采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì) 2．分段作業(yè)的組織形式。 ? 優(yōu)點(diǎn) ①每位采購(gòu)人員只負(fù)責(zé)采購(gòu)過(guò)程中的一部分，分工更細(xì)，便于熟能生巧，提高工作效率，減少失誤。 ②一項(xiàng)采購(gòu)任務(wù)由幾個(gè)人共同完成，起互相監(jiān)督、互相牽制的作用，使采購(gòu)工作更合理，使采購(gòu)的價(jià)格、質(zhì)量等有保證。 ③采購(gòu)過(guò)程每一階段均由專業(yè)人員負(fù)責(zé)，可以大大提升采購(gòu)作業(yè)的品質(zhì)。 第一節(jié) 采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì) ? 缺點(diǎn) ①采購(gòu)過(guò)程由不同人員分段處理，收發(fā)轉(zhuǎn)接手續(xù)較多，延誤時(shí)效； ②分工太細(xì)，對(duì)內(nèi)部人員的配合度要求更高，同時(shí)還會(huì)造成人員之間相互扯皮，影響采購(gòu)工作。 ③各自為政，無(wú)人負(fù)責(zé)，而且采購(gòu)與使用之間接手人員太多，會(huì)大量增加聯(lián)系上的困難。 第一節(jié) 采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì) （三）建立采購(gòu)組織的步驟 明確采購(gòu)組織的職能 考慮采購(gòu)管理組織的任務(wù)量 確定采購(gòu)管理組織機(jī)構(gòu) 設(shè)計(jì)管理作業(yè)流程 設(shè)定崗位 為每個(gè)崗位配備合適的人員 第二節(jié) 采購(gòu)隊(duì)伍建設(shè) 一、采購(gòu)人員的工作職責(zé) (一 )采購(gòu)人員職位 與任何典型的員工組織一樣。采購(gòu)部門的職位可以分為五類：管理者、采購(gòu)員、專業(yè)人員、行政和培訓(xùn)人員。職位頭銜有各種各樣，一般來(lái)說(shuō)，部門由一名副董事長(zhǎng)、總裁、采購(gòu)經(jīng)理來(lái)領(lǐng)導(dǎo)，如果組織的經(jīng)營(yíng)領(lǐng)域比較寬，可能還會(huì)包括一個(gè)供應(yīng)經(jīng)理。 第二節(jié) 采購(gòu)隊(duì)伍建設(shè) 非制造行業(yè)中可能還有有關(guān)“合同”的職位，比如合同管理經(jīng)理。員工的職務(wù)一般包括采購(gòu)員、采購(gòu)計(jì)劃人員、分析人員、行政管理者、協(xié)調(diào)者、工程師、質(zhì)量管理員或者原料員。職責(zé)的本質(zhì)和范圍并不一定取決于職務(wù)名稱。職位中戰(zhàn)略或戰(zhàn)術(shù)的應(yīng)用程度取決于下面的一些因素：企業(yè)規(guī)模大小、公司前途、政策、采購(gòu)耗費(fèi)資源的程度和增強(qiáng)公司競(jìng)爭(zhēng)力的能力。 第二節(jié) 采購(gòu)隊(duì)伍建設(shè) (二 )采購(gòu)人員的工作職責(zé) 保證生產(chǎn)用料供應(yīng)的不間斷 指導(dǎo)產(chǎn)品生產(chǎn)和工藝的改進(jìn) 編報(bào)企業(yè)物資計(jì)劃 第二節(jié) 采購(gòu)隊(duì)伍建設(shè) (三 )不同職位采購(gòu)人員的職責(zé) 采購(gòu)主任的工作職責(zé) 新產(chǎn)品、新材料供應(yīng)商的尋找、資料收集及開(kāi)發(fā)工作；對(duì)新供應(yīng)商品質(zhì)量體系狀況的評(píng)估及認(rèn)證；與供應(yīng)商的比價(jià)、議價(jià)談判工作；及時(shí)跟蹤掌握原材料市場(chǎng)價(jià)格行情變化及品質(zhì)情況；采購(gòu)計(jì)劃編排，物料訂購(gòu)及交期控制，部門員工的管理培訓(xùn)工作等。 第二節(jié) 采購(gòu)隊(duì)伍建設(shè) 采購(gòu)主管助理的工作職責(zé) 協(xié)助主管進(jìn)行材料采購(gòu)渠道的搜集；采購(gòu)計(jì)劃的制定；市場(chǎng)行情的調(diào)查分析與統(tǒng)計(jì)分析；供應(yīng)商評(píng)估數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與分析；采購(gòu)有關(guān)文件的編寫工作等。 第二節(jié) 采購(gòu)隊(duì)伍建設(shè) 采購(gòu)工程師的職責(zé) 主要原材料的估價(jià)；供應(yīng)商提供的材料樣板的品質(zhì)初步確認(rèn)；采購(gòu)部門有關(guān)技術(shù)、質(zhì)量文件的擬制與技術(shù)、質(zhì)量部門有關(guān)的技術(shù)、質(zhì)量問(wèn)題的溝通與協(xié)調(diào)；與供應(yīng)商有關(guān)技術(shù)、質(zhì)量問(wèn)題的溝通與協(xié)調(diào)等。 采購(gòu)文員的工作職責(zé) 各種采購(gòu)單據(jù)與報(bào)表的收集、整理與統(tǒng)計(jì)；采購(gòu)品質(zhì)量記錄的保管與維護(hù)；采購(gòu)事務(wù)的傳達(dá)等。 第二節(jié) 采購(gòu)隊(duì)伍建設(shè) 二、采購(gòu)人員應(yīng)具備的素質(zhì) (一 )思想品德素質(zhì) 覺(jué)悟高、品行端正，愛(ài)崗敬業(yè)是一個(gè)采購(gòu)員應(yīng)有的基本素質(zhì)。 (二 )知識(shí)素質(zhì) 政策、法律知識(shí) 市場(chǎng)學(xué)知識(shí) 業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí) 社會(huì)心理 第二節(jié) 采購(gòu)隊(duì)伍建設(shè) (三 )能力素質(zhì) 分析能力 協(xié)作能力 表達(dá)能力 成本分析和價(jià)值分析能力 預(yù)測(cè)能力 第二節(jié) 采購(gòu)隊(duì)伍建設(shè) 三、現(xiàn)代采購(gòu)人員應(yīng)具有的觀念 (一 )戰(zhàn)略觀念 即從企業(yè)大局出發(fā)，把握企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，使采購(gòu)工作符合企業(yè)整體發(fā)展要求。 (二 )經(jīng)濟(jì)觀念 即在采購(gòu)過(guò)程中講究經(jīng)濟(jì)核算，提高購(gòu)進(jìn)環(huán)節(jié)的經(jīng)濟(jì)效益，盡量組織本地產(chǎn)品購(gòu)進(jìn)，貨比三