【文章內(nèi)容簡介】 明。了解使用部門到底需要什么，采購部門和使用者，或是跨職能采購團隊對所申請采購的需求物品、商品和服務有一個準確的描述。因此采購部門和提出具體需求的部門在確定需求的早期階段進行密切地交流就有重要意義。否則，輕者由于需求描述不夠準確會浪費時間；重者，會產(chǎn)生 嚴重的財務后果并導致供應的中斷、公司內(nèi)部關系惡化、喪失產(chǎn)品或服務改進的機會或是失去了供應商的尊重和信任。 供應商的選擇是采購職能中重要的一環(huán)。在一個組織良好的供應部門中，無論采用了計算機工作還是手工工作，必要的記錄有以下幾點： 1).履行情況良好的合同，當有需求時可以基于這些合同發(fā)出訂單。 2).所購物料項目的分類表。 3).供應商記錄。 對報價進行分析，比較選擇供應商。有些公司使用簡單的投標分析表幫助進行對招標的分析，不過也沒有什么固定的模式。也有許多采購活動小是通過招標進行的，例如可以通過查看價格表或通過談判。 發(fā)現(xiàn)需求 對需求進行描述 確定可能的供應商并對其加以描述 確定價格和采購條件 擬訂開發(fā)出采購定單 對定單進行跟蹤催貨 接收并檢驗收到貨物 結(jié)清發(fā)票并支付貸款 善后處理 發(fā)出訂單通常涉及采購訂單的準備工作。由于合同形式使用不當，很可能帶來嚴重的法律上的爭議。而且，交易也可能記錄得不夠完善。因而，即使訂單是通過電話發(fā)出的，隨后也要補上書面的訂單。有時遇到情況緊急，權宜之下不經(jīng)過正常的申請和填寫采購單等程序，企業(yè)就會派車去裝運所需的物料。但是絕對不允許 (除非那些金額微不足道 )沒有書面的 (或是計算機打印出的 )訂單就進行物料采購。 采購訂單發(fā)給供應商之后，采購方會對訂單進行跟蹤和催貨。當訂單發(fā)出的時候，同時會確定相應的跟蹤接觸日期。在一些公司中，甚至設有全職的跟蹤和催貨人員。 1).跟蹤 。 2).催貨 。 物料和其他項目的正確接收有重要的意義。如果不是在地域上分布較分散的大公司的話，許多有經(jīng)驗的企業(yè)采用將所有貨物的接收活動集中于一個部門的方法。由于收貨部門與采購部門的關系十分密切，所以許多公司中收貨部門直接或間接地向采購部門負責。在那些實施了庫存管理系統(tǒng)的公司中，來自于已經(jīng)獲得認證的供應商的物料可以完全免除接收和檢驗這兩項程序，并被直接送往使用點。對于小額采購而言，也可以免除接收這一程序。 發(fā)票對采購方有一定的要求，因而需要仔細處理。一般一式兩份。發(fā)票上通常有訂單編號和每一項物品的單價。 一次采購完成以后，要進行采購總結(jié)評估，并妥善處理好一些未盡事宜。 企業(yè)采購中存在的主要問題 傳統(tǒng)的企業(yè) (非集成化 )采購中存在大量的問題，直接影響著采購環(huán)節(jié)在企業(yè)的作用，主要問題包括以下幾方面： 。 選擇供應商在傳統(tǒng)的采購活動中是一個首要的任務。在采購過程中，采購一方為了能夠從多個競爭性的供應商中選擇一個最佳的供應商，往往會保留私有信息，因為如果給供應商提供的信息越多，供應商的競爭籌碼就越大，這樣對采購一方不利。因此采購一方盡量保留私有信息，而供應商也在和其他的供應商競爭中隱瞞自己的信息。這樣，采購、供應雙方都不進行有效的信息溝通，采購信息沒有實現(xiàn)有效共享，包括采購方和供應方之間、企業(yè)采購部門和相關部門之間以及管理者與實施者之間。這就是非信息對稱的博弈過程。 由于供應與采購雙方在信息的溝通方面缺乏及時的信息反饋，在市場需求發(fā)生變化的情況下，采購一方也不能改變供應一方已有的訂貨合同，因此采購一方在需求減少時庫存增加，需求增加時，出現(xiàn)供不應求。重新訂貨需要增加談判過程，因此供需之間對用戶需求的響應沒有同步進行，缺乏應付需求變化的能力。 ，競爭多于合作 在傳統(tǒng)的采購模式中，供應與需求之間的關系是臨時性的，或者是短時性的合作，而且競爭多于合作。由于缺乏合作與協(xié)調(diào)，采購過程中各種抱怨和扯皮的事情比較多，很多時間消耗在解決日常問題上．沒有更多的時間用來做長期性預測與計劃丁作，供應與需求之間這種缺乏合作的氣氛增加了許多運作中的不確定性。 不能有效根據(jù)生產(chǎn)需求組織采購，實現(xiàn)物料的供應計劃與當前需求的平衡，并與企業(yè)的庫存投資和策略相一致。而且采購過程缺乏制約。采購事務的授權、簽發(fā)、批準、執(zhí)行和記錄沒有進行職務分類，容易導致暗箱操作。 另外，一些企業(yè)還存在以下問題 ： ，從企業(yè)、行業(yè)、國家的角度看，采購機構重疊。 ，分散采購。對于通用產(chǎn)品無法統(tǒng)一歸口和集中采購，無法獲得大批量采購帶來的價格優(yōu)惠，使各企業(yè)的采購成本居高不下。 ，由于缺乏企業(yè)間的庫存資源、信息交流和統(tǒng)一協(xié)調(diào)，使通用材料的儲備重復，造成各企業(yè)的庫存最增大。 ，管理費用居高不下。 ERP系統(tǒng)中采購管理子系統(tǒng) 采購部門是企業(yè)物資的重要人口部門，是物流的主要部門，與各個部門都有密切的關系，但主要是完成生產(chǎn)物資的采購，它與生產(chǎn)部門、財務部門和倉庫部門的業(yè)務聯(lián)系是根據(jù)生產(chǎn)計劃和物料需求計劃制定采購計劃，并形成用款計劃提交財務；再發(fā)出采購訂單（合同），供應商按計劃送料，倉庫部門根據(jù)訂單（采購計劃）收料，安排檢驗，合格后辦理入庫業(yè)務，入庫單據(jù)交財務，并根據(jù)發(fā)票形成應收款。 ERP中采購管理的流程 采購管理是通過建立采購申請單和采購訂單的業(yè)務活動，對供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨進度、信用狀況進行管理，對采購活動績效進行評價，提高采購活動的效率，降低采購成本。 首先是根據(jù)采購計劃填制采購申請單，當采購申請單得到批準后，可以開始做采購的準備，這個準備包括；得到供應商的報價，了解供應商的信用情況、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨進度，然后可以與供應商簽訂采購合同，即一份采購訂單。根據(jù)采購訂單的內(nèi)容，對供應商發(fā)送來的貨物，進行數(shù)量上的點收和質(zhì)量上的驗收。當驗收合格之后，采購物品可以正式入庫，如果驗收不合格，則應該進行退貨處理， 供應商 采購 部門 財務 部門 倉庫 部門 ERP 計劃 采購 計劃 供應商 管理 訂單 下達 收貨 管理 結(jié)算 管理 用款計劃 下達 送貨 入庫 與庫戶結(jié)算 采購管理功能分析 采購管理子系統(tǒng)的主要功能是依據(jù)物料需求計劃（庫存的訂貨點需求），根據(jù)物料的 采購提前期、采購批量來選擇供應商，從而制定采購訂單；采購計單來料后根據(jù)訂單進行驗 收、收貨，再送檢驗，合格后分配庫存貨位，登記入庫單。 采購管理的功能模塊分析 在 ERP的信息化集成環(huán)境下，企業(yè)利用計算機來處理采購業(yè)務，其采購管理的功能模 塊主要由以下組成： 1).采購基礎數(shù)據(jù) 采購基礎數(shù)據(jù)用于設置企業(yè)采購的經(jīng)營模式和組織原則。 2). 采購計劃 采購計劃按照所給出的申請?zhí)枴⑽锲诽?、申請?shù)量、申請日期及申請人等內(nèi)容列出一份采購申請單，然后對已申請的內(nèi)容進行審核和批準，列出已批準的采購申請單。 3).供應商管理 供應商信息是采購管理的必要信息，采購管理中提供的這部分信息，可以為采購員及采購業(yè)務的管理者在進行采購決策和建立采購訂單時提供及時和準確的數(shù)據(jù)。 4).采購訂單管理 采購訂單可以由采購管理模塊產(chǎn)生，根據(jù)需要可以分別按采購單號、產(chǎn)品號來匯總采購訂單，跟蹤采購訂單，了解訂單的執(zhí)行情況，并保存采購單的歷史資料。 5).采購收貨管理 收貨、退貨業(yè)務的處理可以記錄有關收到產(chǎn)品的數(shù)量、單價、成本及與標準成本的差異，建立收貨單、退貨單、裝箱單、貨運單等單據(jù)，并對這些單據(jù)進行處理。 訂 貨 方 式 維 護 交 貨 方 式 維 護 采 購 員 維 護 退 貨 原 因 維 護 采 購 系 統(tǒng) 維 護 請 購 計 劃 維 護 請 購 計 劃 合 并 采 購 計 劃 生 成 采 購 訂 單 維 護 采 購 合 同 維 護 訂 單 終 止 或 取 消 訂 單 結(jié) 案 供 應 商 類 型 維 護 供 應 商 資 料 維 護 供 應 商 報 價 維 護 供 應 商 評 價 采購計劃管理 采購訂單管理 采購收貨管理 采購供應商管理 采購基礎數(shù)據(jù) 采購管理模塊 訂 貨 收 貨 處 理 無 訂 單 收 貨 處 理 退 貨 處 理 換 貨 處 理 采 購 過 帳 處 理 更 正 處 理 采購管理子系統(tǒng)與其它子系統(tǒng)的關系 ERP提供的計算環(huán)境為提高企業(yè)采購工作的績效提供了有力工具。它的采購管理完成企業(yè)外購物料采購全過程的管理和控制。采購管理系統(tǒng)與物料需求計劃、生產(chǎn)管理、庫存管理、應付賬款管理、成本管理等 ERP子系統(tǒng)有著密切的關系。．物料的采購計劃由 MRP運算、 LRP運算、安全庫存、補貨等產(chǎn)生，允許計劃員進行調(diào)整；采購需求計劃確認之后產(chǎn)生建議采購訂單，采購訂單下達給供應商，系統(tǒng)通過采購進貨和采購退貨跟蹤采購計劃的執(zhí)行情況和采購訂單的完成情況，為 MRP提供動態(tài)、實時的反饋信息，通過采購進貨和采購退貨生成供應商的應付賬款，及時反映企業(yè)的應付款信息，物料的采購成本的處理工作也同步 進行。 ERP的采購管理與生產(chǎn)管理、庫存管理、