【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 明。了解使用部門(mén)到底需要什么，采購(gòu)部門(mén)和使用者，或是跨職能采購(gòu)團(tuán)隊(duì)對(duì)所申請(qǐng)采購(gòu)的需求物品、商品和服務(wù)有一個(gè)準(zhǔn)確的描述。因此采購(gòu)部門(mén)和提出具體需求的部門(mén)在確定需求的早期階段進(jìn)行密切地交流就有重要意義。否則，輕者由于需求描述不夠準(zhǔn)確會(huì)浪費(fèi)時(shí)間；重者，會(huì)產(chǎn)生 嚴(yán)重的財(cái)務(wù)后果并導(dǎo)致供應(yīng)的中斷、公司內(nèi)部關(guān)系惡化、喪失產(chǎn)品或服務(wù)改進(jìn)的機(jī)會(huì)或是失去了供應(yīng)商的尊重和信任。 供應(yīng)商的選擇是采購(gòu)職能中重要的一環(huán)。在一個(gè)組織良好的供應(yīng)部門(mén)中，無(wú)論采用了計(jì)算機(jī)工作還是手工工作，必要的記錄有以下幾點(diǎn)： 1).履行情況良好的合同，當(dāng)有需求時(shí)可以基于這些合同發(fā)出訂單。 2).所購(gòu)物料項(xiàng)目的分類表。 3).供應(yīng)商記錄。 對(duì)報(bào)價(jià)進(jìn)行分析，比較選擇供應(yīng)商。有些公司使用簡(jiǎn)單的投標(biāo)分析表幫助進(jìn)行對(duì)招標(biāo)的分析，不過(guò)也沒(méi)有什么固定的模式。也有許多采購(gòu)活動(dòng)小是通過(guò)招標(biāo)進(jìn)行的，例如可以通過(guò)查看價(jià)格表或通過(guò)談判。 發(fā)現(xiàn)需求 對(duì)需求進(jìn)行描述 確定可能的供應(yīng)商并對(duì)其加以描述 確定價(jià)格和采購(gòu)條件 擬訂開(kāi)發(fā)出采購(gòu)定單 對(duì)定單進(jìn)行跟蹤催貨 接收并檢驗(yàn)收到貨物 結(jié)清發(fā)票并支付貸款 善后處理 發(fā)出訂單通常涉及采購(gòu)訂單的準(zhǔn)備工作。由于合同形式使用不當(dāng)，很可能帶來(lái)嚴(yán)重的法律上的爭(zhēng)議。而且，交易也可能記錄得不夠完善。因而，即使訂單是通過(guò)電話發(fā)出的，隨后也要補(bǔ)上書(shū)面的訂單。有時(shí)遇到情況緊急，權(quán)宜之下不經(jīng)過(guò)正常的申請(qǐng)和填寫(xiě)采購(gòu)單等程序，企業(yè)就會(huì)派車去裝運(yùn)所需的物料。但是絕對(duì)不允許 (除非那些金額微不足道 )沒(méi)有書(shū)面的 (或是計(jì)算機(jī)打印出的 )訂單就進(jìn)行物料采購(gòu)。 采購(gòu)訂單發(fā)給供應(yīng)商之后，采購(gòu)方會(huì)對(duì)訂單進(jìn)行跟蹤和催貨。當(dāng)訂單發(fā)出的時(shí)候，同時(shí)會(huì)確定相應(yīng)的跟蹤接觸日期。在一些公司中，甚至設(shè)有全職的跟蹤和催貨人員。 1).跟蹤 。 2).催貨 。 物料和其他項(xiàng)目的正確接收有重要的意義。如果不是在地域上分布較分散的大公司的話，許多有經(jīng)驗(yàn)的企業(yè)采用將所有貨物的接收活動(dòng)集中于一個(gè)部門(mén)的方法。由于收貨部門(mén)與采購(gòu)部門(mén)的關(guān)系十分密切，所以許多公司中收貨部門(mén)直接或間接地向采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)。在那些實(shí)施了庫(kù)存管理系統(tǒng)的公司中，來(lái)自于已經(jīng)獲得認(rèn)證的供應(yīng)商的物料可以完全免除接收和檢驗(yàn)這兩項(xiàng)程序，并被直接送往使用點(diǎn)。對(duì)于小額采購(gòu)而言，也可以免除接收這一程序。 發(fā)票對(duì)采購(gòu)方有一定的要求，因而需要仔細(xì)處理。一般一式兩份。發(fā)票上通常有訂單編號(hào)和每一項(xiàng)物品的單價(jià)。 一次采購(gòu)?fù)瓿梢院螅M(jìn)行采購(gòu)總結(jié)評(píng)估，并妥善處理好一些未盡事宜。 企業(yè)采購(gòu)中存在的主要問(wèn)題 傳統(tǒng)的企業(yè) (非集成化 )采購(gòu)中存在大量的問(wèn)題，直接影響著采購(gòu)環(huán)節(jié)在企業(yè)的作用，主要問(wèn)題包括以下幾方面： 。 選擇供應(yīng)商在傳統(tǒng)的采購(gòu)活動(dòng)中是一個(gè)首要的任務(wù)。在采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)一方為了能夠從多個(gè)競(jìng)爭(zhēng)性的供應(yīng)商中選擇一個(gè)最佳的供應(yīng)商，往往會(huì)保留私有信息，因?yàn)槿绻o供應(yīng)商提供的信息越多，供應(yīng)商的競(jìng)爭(zhēng)籌碼就越大，這樣對(duì)采購(gòu)一方不利。因此采購(gòu)一方盡量保留私有信息，而供應(yīng)商也在和其他的供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng)中隱瞞自己的信息。這樣，采購(gòu)、供應(yīng)雙方都不進(jìn)行有效的信息溝通，采購(gòu)信息沒(méi)有實(shí)現(xiàn)有效共享，包括采購(gòu)方和供應(yīng)方之間、企業(yè)采購(gòu)部門(mén)和相關(guān)部門(mén)之間以及管理者與實(shí)施者之間。這就是非信息對(duì)稱的博弈過(guò)程。 由于供應(yīng)與采購(gòu)雙方在信息的溝通方面缺乏及時(shí)的信息反饋，在市場(chǎng)需求發(fā)生變化的情況下，采購(gòu)一方也不能改變供應(yīng)一方已有的訂貨合同，因此采購(gòu)一方在需求減少時(shí)庫(kù)存增加，需求增加時(shí)，出現(xiàn)供不應(yīng)求。重新訂貨需要增加談判過(guò)程，因此供需之間對(duì)用戶需求的響應(yīng)沒(méi)有同步進(jìn)行，缺乏應(yīng)付需求變化的能力。 ，競(jìng)爭(zhēng)多于合作 在傳統(tǒng)的采購(gòu)模式中，供應(yīng)與需求之間的關(guān)系是臨時(shí)性的，或者是短時(shí)性的合作，而且競(jìng)爭(zhēng)多于合作。由于缺乏合作與協(xié)調(diào)，采購(gòu)過(guò)程中各種抱怨和扯皮的事情比較多，很多時(shí)間消耗在解決日常問(wèn)題上．沒(méi)有更多的時(shí)間用來(lái)做長(zhǎng)期性預(yù)測(cè)與計(jì)劃丁作，供應(yīng)與需求之間這種缺乏合作的氣氛增加了許多運(yùn)作中的不確定性。 不能有效根據(jù)生產(chǎn)需求組織采購(gòu)，實(shí)現(xiàn)物料的供應(yīng)計(jì)劃與當(dāng)前需求的平衡，并與企業(yè)的庫(kù)存投資和策略相一致。而且采購(gòu)過(guò)程缺乏制約。采購(gòu)事務(wù)的授權(quán)、簽發(fā)、批準(zhǔn)、執(zhí)行和記錄沒(méi)有進(jìn)行職務(wù)分類，容易導(dǎo)致暗箱操作。 另外，一些企業(yè)還存在以下問(wèn)題 ： ，從企業(yè)、行業(yè)、國(guó)家的角度看，采購(gòu)機(jī)構(gòu)重疊。 ，分散采購(gòu)。對(duì)于通用產(chǎn)品無(wú)法統(tǒng)一歸口和集中采購(gòu)，無(wú)法獲得大批量采購(gòu)帶來(lái)的價(jià)格優(yōu)惠，使各企業(yè)的采購(gòu)成本居高不下。 ，由于缺乏企業(yè)間的庫(kù)存資源、信息交流和統(tǒng)一協(xié)調(diào)，使通用材料的儲(chǔ)備重復(fù)，造成各企業(yè)的庫(kù)存最增大。 ，管理費(fèi)用居高不下。 ERP系統(tǒng)中采購(gòu)管理子系統(tǒng) 采購(gòu)部門(mén)是企業(yè)物資的重要人口部門(mén)，是物流的主要部門(mén)，與各個(gè)部門(mén)都有密切的關(guān)系，但主要是完成生產(chǎn)物資的采購(gòu)，它與生產(chǎn)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)和倉(cāng)庫(kù)部門(mén)的業(yè)務(wù)聯(lián)系是根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和物料需求計(jì)劃制定采購(gòu)計(jì)劃，并形成用款計(jì)劃提交財(cái)務(wù)；再發(fā)出采購(gòu)訂單（合同），供應(yīng)商按計(jì)劃送料，倉(cāng)庫(kù)部門(mén)根據(jù)訂單（采購(gòu)計(jì)劃）收料，安排檢驗(yàn)，合格后辦理入庫(kù)業(yè)務(wù)，入庫(kù)單據(jù)交財(cái)務(wù)，并根據(jù)發(fā)票形成應(yīng)收款。 ERP中采購(gòu)管理的流程 采購(gòu)管理是通過(guò)建立采購(gòu)申請(qǐng)單和采購(gòu)訂單的業(yè)務(wù)活動(dòng)，對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨進(jìn)度、信用狀況進(jìn)行管理，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)績(jī)效進(jìn)行評(píng)價(jià)，提高采購(gòu)活動(dòng)的效率，降低采購(gòu)成本。 首先是根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃填制采購(gòu)申請(qǐng)單，當(dāng)采購(gòu)申請(qǐng)單得到批準(zhǔn)后，可以開(kāi)始做采購(gòu)的準(zhǔn)備，這個(gè)準(zhǔn)備包括；得到供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，了解供應(yīng)商的信用情況、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨進(jìn)度，然后可以與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，即一份采購(gòu)訂單。根據(jù)采購(gòu)訂單的內(nèi)容，對(duì)供應(yīng)商發(fā)送來(lái)的貨物，進(jìn)行數(shù)量上的點(diǎn)收和質(zhì)量上的驗(yàn)收。當(dāng)驗(yàn)收合格之后，采購(gòu)物品可以正式入庫(kù)，如果驗(yàn)收不合格，則應(yīng)該進(jìn)行退貨處理， 供應(yīng)商 采購(gòu) 部門(mén) 財(cái)務(wù) 部門(mén) 倉(cāng)庫(kù) 部門(mén) ERP 計(jì)劃 采購(gòu) 計(jì)劃 供應(yīng)商 管理 訂單 下達(dá) 收貨 管理 結(jié)算 管理 用款計(jì)劃 下達(dá) 送貨 入庫(kù) 與庫(kù)戶結(jié)算 采購(gòu)管理功能分析 采購(gòu)管理子系統(tǒng)的主要功能是依據(jù)物料需求計(jì)劃（庫(kù)存的訂貨點(diǎn)需求），根據(jù)物料的 采購(gòu)提前期、采購(gòu)批量來(lái)選擇供應(yīng)商，從而制定采購(gòu)訂單；采購(gòu)計(jì)單來(lái)料后根據(jù)訂單進(jìn)行驗(yàn) 收、收貨，再送檢驗(yàn)，合格后分配庫(kù)存貨位，登記入庫(kù)單。 采購(gòu)管理的功能模塊分析 在 ERP的信息化集成環(huán)境下，企業(yè)利用計(jì)算機(jī)來(lái)處理采購(gòu)業(yè)務(wù)，其采購(gòu)管理的功能模 塊主要由以下組成： 1).采購(gòu)基礎(chǔ)數(shù)據(jù) 采購(gòu)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)用于設(shè)置企業(yè)采購(gòu)的經(jīng)營(yíng)模式和組織原則。 2). 采購(gòu)計(jì)劃 采購(gòu)計(jì)劃按照所給出的申請(qǐng)?zhí)枴⑽锲诽?hào)、申請(qǐng)數(shù)量、申請(qǐng)日期及申請(qǐng)人等內(nèi)容列出一份采購(gòu)申請(qǐng)單，然后對(duì)已申請(qǐng)的內(nèi)容進(jìn)行審核和批準(zhǔn)，列出已批準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)單。 3).供應(yīng)商管理 供應(yīng)商信息是采購(gòu)管理的必要信息，采購(gòu)管理中提供的這部分信息，可以為采購(gòu)員及采購(gòu)業(yè)務(wù)的管理者在進(jìn)行采購(gòu)決策和建立采購(gòu)訂單時(shí)提供及時(shí)和準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。 4).采購(gòu)訂單管理 采購(gòu)訂單可以由采購(gòu)管理模塊產(chǎn)生，根據(jù)需要可以分別按采購(gòu)單號(hào)、產(chǎn)品號(hào)來(lái)匯總采購(gòu)訂單，跟蹤采購(gòu)訂單，了解訂單的執(zhí)行情況，并保存采購(gòu)單的歷史資料。 5).采購(gòu)收貨管理 收貨、退貨業(yè)務(wù)的處理可以記錄有關(guān)收到產(chǎn)品的數(shù)量、單價(jià)、成本及與標(biāo)準(zhǔn)成本的差異，建立收貨單、退貨單、裝箱單、貨運(yùn)單等單據(jù)，并對(duì)這些單據(jù)進(jìn)行處理。 訂 貨 方 式 維 護(hù) 交 貨 方 式 維 護(hù) 采 購(gòu) 員 維 護(hù) 退 貨 原 因 維 護(hù) 采 購(gòu) 系 統(tǒng) 維 護(hù) 請(qǐng) 購(gòu) 計(jì) 劃 維 護(hù) 請(qǐng) 購(gòu) 計(jì) 劃 合 并 采 購(gòu) 計(jì) 劃 生 成 采 購(gòu) 訂 單 維 護(hù) 采 購(gòu) 合 同 維 護(hù) 訂 單 終 止 或 取 消 訂 單 結(jié) 案 供 應(yīng) 商 類 型 維 護(hù) 供 應(yīng) 商 資 料 維 護(hù) 供 應(yīng) 商 報(bào) 價(jià) 維 護(hù) 供 應(yīng) 商 評(píng) 價(jià) 采購(gòu)計(jì)劃管理 采購(gòu)訂單管理 采購(gòu)收貨管理 采購(gòu)供應(yīng)商管理 采購(gòu)基礎(chǔ)數(shù)據(jù) 采購(gòu)管理模塊 訂 貨 收 貨 處 理 無(wú) 訂 單 收 貨 處 理 退 貨 處 理 換 貨 處 理 采 購(gòu) 過(guò) 帳 處 理 更 正 處 理 采購(gòu)管理子系統(tǒng)與其它子系統(tǒng)的關(guān)系 ERP提供的計(jì)算環(huán)境為提高企業(yè)采購(gòu)工作的績(jī)效提供了有力工具。它的采購(gòu)管理完成企業(yè)外購(gòu)物料采購(gòu)全過(guò)程的管理和控制。采購(gòu)管理系統(tǒng)與物料需求計(jì)劃、生產(chǎn)管理、庫(kù)存管理、應(yīng)付賬款管理、成本管理等 ERP子系統(tǒng)有著密切的關(guān)系。．物料的采購(gòu)計(jì)劃由 MRP運(yùn)算、 LRP運(yùn)算、安全庫(kù)存、補(bǔ)貨等產(chǎn)生，允許計(jì)劃員進(jìn)行調(diào)整；采購(gòu)需求計(jì)劃確認(rèn)之后產(chǎn)生建議采購(gòu)訂單，采購(gòu)訂單下達(dá)給供應(yīng)商，系統(tǒng)通過(guò)采購(gòu)進(jìn)貨和采購(gòu)?fù)素浉櫜少?gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況和采購(gòu)訂單的完成情況，為 MRP提供動(dòng)態(tài)、實(shí)時(shí)的反饋信息，通過(guò)采購(gòu)進(jìn)貨和采購(gòu)?fù)素浬晒?yīng)商的應(yīng)付賬款，及時(shí)反映企業(yè)的應(yīng)付款信息，物料的采購(gòu)成本的處理工作也同步 進(jìn)行。 ERP的采購(gòu)管理與生產(chǎn)管理、庫(kù)存管理、