檔案管理實(shí)務(wù)項(xiàng)目六(編輯修改稿)
2025-01-26 05:18 本頁面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 分類號(hào) 檔案館代號(hào) 檔 號(hào) 電子文檔號(hào) 縮微號(hào) 正題名 =并列題名：副題名及說明題名文字：文件編號(hào) /責(zé)任者 +附件． — 稿本：文種 ． — 密級(jí)：保管期限． — 時(shí)間． — 載體類型：數(shù)量及單位：規(guī)格． — 附注 主題詞或關(guān)鍵詞 提要 二、檔案標(biāo)引 ?1．主題分析 ?主題分析是確定被標(biāo)引檔案主題概念的過程。正確的主題分析是保證檔案標(biāo)引質(zhì)量的重要因素，主題分析的誤差必然導(dǎo)致檢索標(biāo)識(shí)的誤差，從而直接影響檔案的檢索效率。主題分析的主要內(nèi)容有兩方面：一是分析主題的類型，二是分析主題的構(gòu)成因素，亦稱主題因素。 ?2．概念轉(zhuǎn)換 ?在確定了檔案的主題概念之后，應(yīng)將其轉(zhuǎn)換為檢索語言標(biāo)出，這個(gè)過程即為概念轉(zhuǎn)換，也就是給出檢索標(biāo)識(shí)的過程。概念轉(zhuǎn)換是檔案標(biāo)引結(jié)果的體現(xiàn)，如果在轉(zhuǎn)換中發(fā)生誤差，未能選擇恰當(dāng)?shù)臋z索標(biāo)識(shí)，造成誤標(biāo)或漏標(biāo)，必然影響檢索效率。 三、傳統(tǒng)檔案檢索方法 ?（一）常用的檔案檢索工具有 ?1．案卷目錄 ?案卷目錄具有以下功能：（ 1）固定檔案整理順序；（ 2）保管和統(tǒng)計(jì)檔案的重要依據(jù)；（ 3）檢索檔案的工具。 ?2．卷內(nèi)文件目錄匯集 ?3．分類目錄 ?4．主題目錄 ?5．專題目錄 ?6．文號(hào)索引 ?7．人名索引 ?8．全宗指南 ?9．專題指南 ?（二）檔案檢索流程 ?檢索的過程和方法，主要包括下列幾個(gè)步驟： ?1．分析利用要求； ?2．選定檢索工具，確定檢索途徑和方法，如按分類途徑、按主題途徑，或按全宗構(gòu)成者、責(zé)任者、年代以及其他途徑檢索； ?3．按照選定的檢索途徑及其檢索標(biāo)識(shí)，如分類號(hào)、主題詞等查取檔案； ?4．通過一定的方式，將檔案材料或編成的目錄提供給利用者。 任務(wù)三 電子檔案檢索訓(xùn)練 掌握電子檢索的含義與特點(diǎn)； 明確電子檔案檢索方法。 知識(shí)目標(biāo)： 能夠按照標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行將檔案信息著錄到數(shù)據(jù)庫中； 能夠掌握電子檔案檢索的規(guī)范操作。 能力目標(biāo)： 案例導(dǎo)入 ?鐘苗是一擁有若干家分公司大型企業(yè)的辦公室行政秘書。一天，一分公司工作售貨員來查閱一份檔案時(shí)說：?我用了半天的時(shí)間就為了查這份檔案。?這件事引起鐘苗的注意，她建議把分公司利用頻率高的檔案在總公司網(wǎng)站上公布，這樣就可以省去了很多時(shí)間。目前，分公司已經(jīng)具有的比較完備的紙質(zhì)檢索工作，但電子檢索系統(tǒng)還沒有建立，如果能成功實(shí)現(xiàn)地把檔案內(nèi)容傳到了網(wǎng)上，分公司查閱檔案再也不用跑到總公司去了。 ?檔案檢索工具是連接檔案工作與用戶的紐帶，檢索工作的質(zhì)量如何，在很大程度上體現(xiàn)在檢索工作上。檔案信息資源上網(wǎng)，現(xiàn)在越來越多的檔案館都有了自己的檔案網(wǎng)站，越來越多的人也開始上網(wǎng)查找檔案資源。這也是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代與技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物。從上例也可以看出，編制紙制檢索工作是實(shí)現(xiàn)電子檔案網(wǎng)絡(luò)檢索的前提。電子檔案網(wǎng)絡(luò)檢索是時(shí)代發(fā)展的需要，是快捷、實(shí)用的導(dǎo)航系統(tǒng)。 任務(wù)訓(xùn)練 活 動(dòng) 目 標(biāo) 通過訓(xùn)練掌握電子檔案的信息著錄與檢索方法； 活 動(dòng) 組 織 上機(jī)登陸文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息的錄入與查找檢索； 學(xué)生上機(jī)登陸文檔管理系統(tǒng)將 待錄入的檔案內(nèi)容與形式特征 信息錄入計(jì)算機(jī)，并按要求查 找相應(yīng)的檔案，以訓(xùn)練電子檢 索技巧。 活動(dòng)內(nèi)容與要求 【 理論支撐 】 ?與國外相比，我國檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)起步較晚，但發(fā)展較快。 1983年僅有個(gè)別檔案部門利用微型計(jì)算機(jī)開展檔案自動(dòng)編目、檢索的試驗(yàn)，至 1989年底全國檔案部門已經(jīng)配備了微機(jī)約 1000臺(tái)，還有少數(shù)中、小型機(jī)。數(shù)百個(gè)檔案部門因地制宜研制了各自的檔案編目和檔案檢索系統(tǒng)，建立了大小不等，功能不同的檔案目錄數(shù)據(jù)庫。平均每個(gè)數(shù)據(jù)庫錄入目錄超過 4萬條，其中中央檔案館的檔案目錄數(shù)據(jù)庫錄入數(shù)達(dá) 30萬條，是國內(nèi)最大的文獻(xiàn)目錄數(shù)據(jù)庫。這些系統(tǒng)的建立并開展實(shí)際應(yīng)用，標(biāo)志著中國檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)有了良好的開端?，F(xiàn)在多數(shù)檔案館（室）利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案有步驟地進(jìn)行數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檢索自動(dòng)化。 ?一、電子檔案檢索特點(diǎn) ?（ 1）檢索方式自動(dòng)化。 ?（ 2）檢索速度快。 ?（ 3）檢索途徑多元化。 ?（ 4）檢索效果好。 ?（ 5）檢索靈活方便。 ?（ 6）對(duì)計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)的依賴性。 ?編制檢索策略最常用的邏輯表達(dá)式主要有以下三種： ?（ 1）邏輯與關(guān)系（ AND） ?表示兩個(gè)詞之間的重合關(guān)系，即必須同時(shí)滿足這兩個(gè)檢索條件，一
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