檔案管理實務項目六-文庫吧在線文庫
【正文】 的分類。 ?（二）查找階段的主要內容 ?1．確定查找內容。 ?上述案例說明：一方面檔案檢索工具是人們查找檔案信息的導航，沒有檢索工具不論是檔案工作人員還是利用者都難以從大量的檔案中迅速及時地找到所需的檔案。項目 六 檔案檢索 學習目標 通過本項目單元的學習 ， 掌握檔案檢索的基本含義和要求；檔案著錄和標引的規(guī)范和方法 、 檢索技術和方法等 ， 以適用將來的檔案檢索利用工作 。使用之后，明顯地提高了查找效率，小齊也獲得領導的表揚。即對著錄標引后形成的條目加以系統排列，組成各種檢索工具，或輸入計算機建立計算機檢索數據庫。 ?3．檢索是檔案業(yè)務工作的一個獨立的重要環(huán)節(jié)。 ?（三）檔案檢索工具在檔案管理中的作用 ?1．是檔案和利用者之間的橋梁。 ?檢全率公式為： 檢全率 全部有關檔案 漏檢率 未檢出的有關檔案 全部有關檔案 檢出的有關檔案 ＝ ＝ 100% 100% 或：漏檢率＝（ 1— 檢全率） 100% ?檢準率公式為： 檢準率 全部有關檔案 誤檢率 未檢出的不相關檔案 全部有關檔案 檢出的有關檔案 ＝ ＝ 100% 100% 或：誤檢率＝（ 1— 檢準率） 100% 任務二 檔案著錄與標引 掌握檔案著錄、標引的含義與內容； 掌握檔案著錄的基本格式； 明確傳統的檔案檢索工具的類別及含義。它能對按照整理體系保管存放的檔案信息，通過多種途徑集中和積累起來，以備人們按照不同的特定要求，從中檢出所需要的檔案。 ?（ 5）載體形態(tài)項。 ?? =?置于并列題名之前。 ??？?用于不能確定的著錄內容，一般與? [ ]?號配合使用。正確的主題分析是保證檔案標引質量的重要因素，主題分析的誤差必然導致檢索標識的誤差，從而直接影響檔案的檢索效率。 能力目標： 案例導入 ?鐘苗是一擁有若干家分公司大型企業(yè)的辦公室行政秘書。電子檔案網絡檢索是時代發(fā)展的需要，是快捷、實用的導航系統。 ?一、電子檔案檢索特點 ?（ 1）檢索方式自動化。如?女性 *醫(yī)生?表示檢索有關女醫(yī)生方面的檔案。 ?二、電子檔案檢索方法 ?（ 1）、建立網站 ?（ 2）、加工檢索信息，組織檢索數據庫 第一步，收集數字形式的檢索工具和著錄條目，對它們之間的聯系進行分析，每一種聯系都可能成為檢索的一種途徑。 ?3．支持對文件內容的海量搜索功能，通過掃描儀獲得文件內容文字，然后導入系統后，輸入條件就能快速找到您所需的文件了。 ?系統啟動：用戶在啟動了 WINDOWS以后選擇開始 → 程序 → 創(chuàng)奇檔案管理軟件 → 創(chuàng)奇檔案管理軟件或將鼠標雙擊桌面‘創(chuàng)奇檔案管理軟件 ’ 快捷圖標，即可啟動本系統。 23:04:4223:04:4223:041/25/2023 11:04:42 PM 1以我獨沈久，愧君相見頻。 , January 25, 2023 很多事情努力了未必有結果，但是不努力卻什么改變也沒有。 下午 11時 4分 42秒 下午 11時 4分 23:04: 楊柳散和風，青山澹吾慮。 2023年 1月 下午 11時 4分 :04January 25, 2023 1業(yè)余生活要有意義，不要越軌。 23:04:4223:04:4223:04Wednesday, January 25, 2023 1知人者智，自知者明。 :04:4223:04:42January 25, 2023 1意志堅強的人能把世界放在手中像泥塊一樣任意揉捏。 2023年 1月 25日星期三 下午 11時 4分 42秒 23:04: 1比不了得就不比，得不到的就不要。一個案卷可以包含 0N個文件， 一個文件又可關聯 0N個附件，軟件案卷與文件條目名稱都可以修改。 ?7．系統提供簡單有效數據備份和恢復功能，使您無后顧之憂。適合于各行政機關、企事業(yè)單位使用，并完全符合文書檔案達標升級的要求。邏輯或關系為檢索提供了選擇的可能，這種關系使用越多，表示選擇的范圍越大，因此在一般情況下使用邏輯或關系有利于提高檢全率。 ?（ 5）檢索靈活方便。數百個檔案部門因地制宜研制了各自的檔案編目和檔案檢索系統，建立了大小不等，功能不同的檔案目錄數據庫。 ?檔案檢索工具是連接檔案工作與用戶的紐帶，檢索工作的質量如何，在很大程度上體現在檢索工作上。 三、傳統檔案檢索方法 ?（一）常用的檔案檢索工具有 ?1．案卷目錄 ?案卷目錄具有以下功能：（ 1）固定檔案整理順序；（ 2）保管和統計檔案的重要依據；（ 3）檢索檔案的工具。未考證出的責任者及難以計數的殘缺文字用三個?囗?號 ?（三）著錄條目格式 ?著錄格式是著錄項目在條目中的排列順序及其表達方式。 ??，?用于
教學課件相關推薦
鄂ICP備17016276號-1