檔案管理實(shí)務(wù)項(xiàng)目六-文庫吧
2025-12-15 05:18 本頁面
【正文】 公式為： 檢準(zhǔn)率 全部有關(guān)檔案 誤檢率 未檢出的不相關(guān)檔案 全部有關(guān)檔案 檢出的有關(guān)檔案 ＝ ＝ 100% 100% 或：誤檢率＝（ 1— 檢準(zhǔn)率） 100% 任務(wù)二 檔案著錄與標(biāo)引 掌握檔案著錄、標(biāo)引的含義與內(nèi)容； 掌握檔案著錄的基本格式； 明確傳統(tǒng)的檔案檢索工具的類別及含義。 知識(shí)目標(biāo)： 能夠按照標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行檔案著錄； 能夠掌握檔案標(biāo)引的規(guī)范操作。 能力目標(biāo)： 案例導(dǎo)入 ?某某機(jī)械設(shè)備公司由于不重視檔案檢索利用工作，檔案人員更換多次，以至于檢索工具類型不完整、不系統(tǒng)、不配套，不能全方位、多渠道、深層次地檢索檔案。以館內(nèi)現(xiàn)有的檢索工具為例，案卷目錄是雖系統(tǒng)完整，但由于它著錄的內(nèi)容籠統(tǒng)、成分混雜、不能全面、細(xì)致地反映出全宗內(nèi)所有檔案的情況，因此在使用過程中出現(xiàn)的弊病很多，如漏檢、錯(cuò)檢或因怕遺漏而導(dǎo)致調(diào)卷過多等等；再如專題目錄的種類極少，選題上多偏重于量少易搞，實(shí)用價(jià)值很低，也缺乏連續(xù)性；重要文件目錄和部分文件分類目錄的編制，帶有許多人為隨意性，不能盡收同一全宗的所有文件等等，這樣一些看似種類繁多，卻樣樣都不全面的檢索工具拼湊在一起，難以起到依賴和互補(bǔ)的作用。 ?檔案檢索工作是為提高查找利用效率而設(shè)計(jì)的，即將檔案信息著錄在冊(cè)或計(jì)算機(jī)的電子檢索系統(tǒng)上，都要求對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄。如果著錄的內(nèi)容籠統(tǒng)、不準(zhǔn)確，就不能全面、細(xì)致地反映出全宗內(nèi)檔案的情況，因此在使用過程中出現(xiàn)的很多弊病，如漏檢、錯(cuò)檢或因怕遺漏而導(dǎo)致調(diào)卷過多等等。 任務(wù)訓(xùn)練 活 動(dòng) 目 標(biāo) 檔案著錄標(biāo)引 ； 活 動(dòng) 組 織 根據(jù)情況分組進(jìn)行； 學(xué)生按照標(biāo)準(zhǔn)格式將待著 錄的文件進(jìn)行檔案著錄（文件 級(jí)的著錄格式）。 成果展示，對(duì)比評(píng)價(jià)； 活動(dòng)內(nèi)容與要求 【 理論支撐 】 ?開展檔案利用服務(wù)，檔案館（室）必須編制檔案檢索工具，建立相應(yīng)的檢索系統(tǒng)，傳統(tǒng)做法是將已整理好的檔案經(jīng)過著錄和標(biāo)引，按規(guī)定順序排列而成的數(shù)據(jù)庫。它能對(duì)按照整理體系保管存放的檔案信息，通過多種途徑集中和積累起來，以備人們按照不同的特定要求，從中檢出所需要的檔案。 ?（一）著錄項(xiàng)目 ?《 檔案著錄規(guī)則 》 中規(guī)定的著錄項(xiàng)目有： ?（ 1）題名與責(zé)任說明項(xiàng)。該項(xiàng)包括正題名、并列題名 *、副題名及說明題名文字 *、文件編號(hào) *、責(zé)任者、附件 *6個(gè)單元。 ?（ 2）稿本與文種項(xiàng)。該項(xiàng)包括稿本 *、文種 *2個(gè)單元。 ?（ 3）密級(jí)與保管期限項(xiàng)。該項(xiàng)包括密級(jí) *、保管期限 *2個(gè)單元。 ?（ 4）時(shí)間項(xiàng)。 ?（ 5）載體形態(tài)項(xiàng)。該項(xiàng)包括載體類型 *、數(shù)量及單位 *、規(guī)格 *3個(gè)單元。 ?（ 6）附注與提要項(xiàng)。該項(xiàng)包括附注 *、提要 *2個(gè)單元。 ?（ 7）排檢與編號(hào)項(xiàng)。該項(xiàng)包括分類號(hào)、檔案館代號(hào) *、檔號(hào)、電子文檔號(hào)、縮微號(hào)、主題詞或關(guān)鍵詞 6個(gè)單元。 ?（二）著錄用標(biāo)識(shí)符 ?標(biāo)識(shí)符號(hào)是表示不同著錄項(xiàng)目和著錄含義的標(biāo)志。為識(shí)別各著錄項(xiàng)目、單元（小項(xiàng)）及其內(nèi)容，應(yīng)添加如下規(guī)定的標(biāo)識(shí)符： ??． — ? 置于下列各著錄項(xiàng)目之前：稿本與文種項(xiàng)、密級(jí)與保管期限項(xiàng)、時(shí)間項(xiàng)、載體形態(tài)項(xiàng)、附注項(xiàng)。 ?? =?置于并列題名之前。 ??：?置于下列各著錄單元之前：副題名及說明題名文字、文件編號(hào)、文種、保管期限、數(shù)量及單位、規(guī)格。 ?? /?置于第一個(gè)責(zé)任者之前。 ??；?置于多個(gè)文件編號(hào)之間、多個(gè)責(zé)任者之間。 ??，?用于相同職責(zé)、身份省略時(shí)的責(zé)任者之間或同一責(zé)任者的不同職責(zé)、身份之間。 ?? +?置于每一個(gè)附件之前。 ?? [ ]?置于下列著錄內(nèi)容的兩端：自擬著錄內(nèi)容、文件編號(hào)中的年度、責(zé)任者省略時(shí)的?等?字。 ??（ ）?置于下列著錄內(nèi)容的兩端：責(zé)任者所屬機(jī)構(gòu)名稱、責(zé)任者真實(shí)姓名、責(zé)任者職責(zé)或身份、外國(guó)責(zé)任者國(guó)別及姓名原文、中國(guó)責(zé)任者時(shí)代、歷史檔案中的朝代紀(jì)年、農(nóng)歷、地支代月、韻目代日轉(zhuǎn)換后的公元紀(jì)年。 ??？?用于不能確定的著錄內(nèi)容，一般與? [ ]?號(hào)配合使用。 ?? ?用于下列著錄內(nèi)容之間：日期起止和檔號(hào)、電子文檔號(hào)、縮微號(hào)各層次之間。 ?? …? 用于節(jié)略內(nèi)容。 ??囗?用于每一個(gè)殘缺文字和未考證出時(shí)間的每一數(shù)字。未考證出的責(zé)任者及難以計(jì)數(shù)的殘缺文字用三個(gè)?囗?號(hào) ?（三）著錄條目格式 ?著錄格式是著錄項(xiàng)目在條目中的排列順序及其表達(dá)方式?！?檔案著錄規(guī)則 》 規(guī)定，一般使用段落符號(hào)式條目格式，實(shí)際工作需要時(shí)也可以使用表格式條目格式。段落符號(hào)式是指將著錄項(xiàng)目分為若干段落，每個(gè)項(xiàng)目之間用符號(hào)區(qū)分開來的著錄格式。格式如下： ?表 1 文件級(jí)條目著錄格式
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