檔案管理實務(wù)項目六-wenkub
2023-01-27 05:18:37 本頁面
【正文】 ?一、檔案檢索的工作內(nèi)容 ?（一）存儲階段的主要內(nèi)容 ?1．著錄標引。使用之后，明顯地提高了查找效率，小齊也獲得領(lǐng)導(dǎo)的表揚。 知識目標： 能夠分析檔案檢索工作在檔案整體工作中的地位； 能夠掌握和分析檔案檢索語言的規(guī)范性。項目 六 檔案檢索 學習目標 通過本項目單元的學習 ， 掌握檔案檢索的基本含義和要求；檔案著錄和標引的規(guī)范和方法 、 檢索技術(shù)和方法等 ， 以適用將來的檔案檢索利用工作 。 能力目標： 案例導(dǎo)入 ?天宇外貿(mào)公司是一家二十年歷史的公司，檔案室的檔案在積累了一定數(shù)量后，由于只有案卷目錄而沒有其他檢索工具，在查找檔案時經(jīng)常出現(xiàn)速度慢甚至找不到的現(xiàn)象。 ?上述案例說明：一方面檔案檢索工具是人們查找檔案信息的導(dǎo)航，沒有檢索工具不論是檔案工作人員還是利用者都難以從大量的檔案中迅速及時地找到所需的檔案。即對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄。 ?（二）查找階段的主要內(nèi)容 ?1．確定查找內(nèi)容。確定好查找內(nèi)容后，就利用相應(yīng)的檢索工具進行查找，在計算機檢索中還應(yīng)按實際需求把這些檢索標識之間的邏輯關(guān)系表達出來，形成檢索表達式。 三、檔案檢索工具 ?（一）分類 ?檔案檢索工具的種類較多，根據(jù)不同的標準可進行不同的分類。如?全宗指南?等。 ?2．是檔案館（室）、利用者以及檔案館（室）之間的交流工具。 ?（二）檔案檢索語言的類別（有三大類） ?館藏法 ?分類法 ?主題法 ?（三）檢索語言的作用 ?檔案檢索語言的主要作用有： ?1．作為概念轉(zhuǎn)換的依據(jù)。 知識目標： 能夠按照標準格式進行檔案著錄； 能夠掌握檔案標引的規(guī)范操作。如果著錄的內(nèi)容籠統(tǒng)、不準確，就不能全面、細致地反映出全宗內(nèi)檔案的情況，因此在使用過程中出現(xiàn)的很多弊病，如漏檢、錯檢或因怕遺漏而導(dǎo)致調(diào)卷過多等等。 ?（一）著錄項目 ?《 檔案著錄規(guī)則 》 中規(guī)定的著錄項目有： ?（ 1）題名與責任說明項。 ?（ 3）密級與保管期限項。該項包括載體類型 *、數(shù)量及單位 *、規(guī)格 *3個單元。該項包括分類號、檔案館代號 *、檔號、電子文檔號、縮微號、主題詞或關(guān)鍵詞 6個單元。 ??：?置于下列各著錄單元之前：副題名及說明題名文字、文件編號、文種、保管期限、數(shù)量及單位、規(guī)格。 ?? +?置于每一個附件之前。 ?? ?用于下列著錄內(nèi)容之間：日期起止和檔號、電子文檔號、縮微號各層次之間?！?檔案著錄規(guī)則 》 規(guī)定，一般使用段落符號式條目格式，實際工作需要時也可以使用表格式條目格式。主題分析的主要內(nèi)容有兩方面：一是分析主題的類型，二是分析主題的構(gòu)成因素，亦稱主題因素。 ?2．卷內(nèi)文件目錄匯集 ?3．分類目錄 ?4．主題目錄 ?5．專題目錄 ?6．文號索引 ?7．人名索引 ?8．全宗指南 ?9．專題指南 ?（二）檔案檢索流程 ?檢索的過程和方法，主要包括下列幾個步驟： ?1．分析利用要求； ?2．選定檢索工具，確定檢索途徑和方法，如按分類途徑、按主題途徑，或按全宗構(gòu)成者、責任者、年代以及其他途徑檢索； ?3．按照選定的檢索途徑及其檢索標識，如分類號、主題詞等查取檔案； ?4．通過一定的方式，將檔案材料或編成的目錄提供給利用者。一天，一分公司工作售貨員來查閱一份檔案時說：?我用了半天的時間就為了查這份檔案。檔案信息資源上網(wǎng)，現(xiàn)在越來越多的檔案館都有了自己的檔案網(wǎng)站，越來越多的人也開始上網(wǎng)查找檔案資源。 任務(wù)訓練 活 動 目 標 通過訓練掌握電子檔案的信息著錄與檢索方法； 活 動 組 織 上機登陸文檔管理系統(tǒng)進行檔案信息的錄入與查找檢索； 學生上機登陸文檔管理系統(tǒng)將 待錄入的檔案內(nèi)容與形式特征 信息錄入計算機，并按要求查 找相應(yīng)的檔案，以訓練電子檢 索技巧。平均每個數(shù)據(jù)庫錄入目錄超過 4萬條，其中中央檔案館的檔案目錄數(shù)據(jù)庫錄入數(shù)達 30萬條，是國內(nèi)最大的文獻目錄數(shù)據(jù)庫。 ?（ 2）檢索速度快。 ?（ 6）對計算機檢索系統(tǒng)的依賴性。邏輯與關(guān)系是一種限定關(guān)系，這種關(guān)系用得越多，表示限定條件越嚴格，因此在一般情況下使用邏輯與關(guān)系有利于提高檢準率。 ?（ 3）邏輯非關(guān)系（ NOT） ?一般用符號? — ? 表示。 第二步，在分析的基礎(chǔ)上，著手設(shè)計站點體系結(jié)構(gòu)和導(dǎo)航方案，實際上就是設(shè)計檢索的路徑，包括按機構(gòu)、主題、責任者、保管期限等多條途徑，導(dǎo)航方案一般為網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，各個節(jié)點之間的關(guān)系包括層次結(jié)構(gòu)、時間關(guān)系、水平關(guān)系、內(nèi)容關(guān)系等，可以借鑒一些用戶網(wǎng)站的經(jīng)驗，提供直接檢索和間接檢索兩
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