檔案管理實(shí)務(wù)項(xiàng)目六(已修改)
2026-01-11 05:18 本頁面
【正文】 項(xiàng)目 六 檔案檢索 學(xué)習(xí)目標(biāo) 通過本項(xiàng)目單元的學(xué)習(xí) ， 掌握檔案檢索的基本含義和要求；檔案著錄和標(biāo)引的規(guī)范和方法 、 檢索技術(shù)和方法等 ， 以適用將來的檔案檢索利用工作 。 知識(shí)要求 能力要求 通過本項(xiàng)目單元的學(xué)習(xí)與訓(xùn)練，能夠按照檔案檢索方法和技巧，尤其電子檔案的檢索方法，進(jìn)行檔案檢索工作。 任務(wù)一 認(rèn)識(shí)檔案檢索和檢索工具 掌握檔案檢索的含義與內(nèi)容； 掌握檔案檢索工具的種類； 明確檔案檢索語言的規(guī)范要求。 知識(shí)目標(biāo)： 能夠分析檔案檢索工作在檔案整體工作中的地位； 能夠掌握和分析檔案檢索語言的規(guī)范性。 能力目標(biāo)： 案例導(dǎo)入 ?天宇外貿(mào)公司是一家二十年歷史的公司，檔案室的檔案在積累了一定數(shù)量后，由于只有案卷目錄而沒有其他檢索工具，在查找檔案時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)速度慢甚至找不到的現(xiàn)象。該公司的檔案員小齊決定編一些檢索工具來解決這一問題。經(jīng)分析小齊發(fā)現(xiàn)公司的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員主要查找的是客戶資料、公司的發(fā)文和內(nèi)部文件等，于是他就決定編制文號(hào)索引、客戶編號(hào)索引和專題目錄等幾種檢索工具為查找檔案提供途徑。使用之后，明顯地提高了查找效率，小齊也獲得領(lǐng)導(dǎo)的表揚(yáng)。 ?上述案例說明：一方面檔案檢索工具是人們查找檔案信息的導(dǎo)航，沒有檢索工具不論是檔案工作人員還是利用者都難以從大量的檔案中迅速及時(shí)地找到所需的檔案。另一方面說明檔案檢索工具多種多樣，各不相同，編制檔案檢索工具時(shí)，要根據(jù)單位的具體情況對(duì)檔案檢索工具的種類和形式進(jìn)行適當(dāng)設(shè)計(jì)，這樣才能使編制出來的檢索工具實(shí)用、有效，大大地提高了查找效率。 任務(wù)訓(xùn)練 活 動(dòng) 目 標(biāo) 通過網(wǎng)絡(luò)或?qū)嵉卣{(diào)查了解檔案檢索工作的含義及內(nèi)容； 活 動(dòng) 組 織 根據(jù)情況靈活分組調(diào)查； 學(xué)生分組實(shí)地調(diào)查某單位檔 案室或登陸檔案館網(wǎng)站了解 檔案檢索工具的要求、種類， 然后各組指定代表介紹他們 的調(diào)查情況，并討論分析如 何提煉檢索語言。 活動(dòng)內(nèi)容與要求 【 理論支撐 】 ?一、檔案檢索的工作內(nèi)容 ?（一）存儲(chǔ)階段的主要內(nèi)容 ?1．著錄標(biāo)引。即對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄。 每件（卷）檔案著錄標(biāo)引后形成的一條記錄稱為一個(gè)條目。 ?2．編制檢索工具。即對(duì)著錄標(biāo)引后形成的條目加以系統(tǒng)排列，組成各種檢索工具，或輸入計(jì)算機(jī)建立計(jì)算機(jī)檢索數(shù)據(jù)庫。 ?（二）查找階段的主要內(nèi)容 ?1．確定查找內(nèi)容。即對(duì)利用者的檢索要求進(jìn)行分析，確定利用者所需檔案的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，形成概念。有時(shí)也需將這些概念借助檢索語言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化的檢索標(biāo)識(shí)。 ?2．查找。確定好查找內(nèi)容后，就利用相應(yīng)的檢索工具進(jìn)行查找，在計(jì)算機(jī)檢索中還應(yīng)按實(shí)際需求把這些檢索標(biāo)識(shí)之間的邏輯關(guān)系表達(dá)出來，形成檢索表達(dá)式。 ?二、檔案檢索的意義 ?1．檢索是提供利用的先期工作。 ?2．檢索是提高檔案館（室）工作水平的重要手段。 ?3．檢索是檔案業(yè)務(wù)工作的一個(gè)獨(dú)立的重要環(huán)節(jié)。 三、檔案檢索工具 ?（一）分類 ?檔案檢索工具的種類較多，根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)可進(jìn)行不同的分類。目前比較常見的分類方法有以下幾種： ?1．按載體形式分為：書本式；卡片式；縮微膠片式等。 ?2．按編制方式分為：目錄、索引、指南。 ?3．按檢索范圍分為：全宗范圍檢索工具、檔案館范圍檢索工具、專題范圍檢索工具、館際檢索工具。如?全宗指南?等。 ?4．按功能分：館藏性檢索工具、查檢性檢索工具、介紹性檢索工具。 ?（二）檔案檢索工具的基本要求 ?為了保證檢索的準(zhǔn)確率和效率，在編制檢索工具時(shí)，要結(jié)合單位利用檔案的具體情況，力爭(zhēng)做到? 全、準(zhǔn)、快、便 ?，這樣的檢索工具才會(huì)實(shí)用有效。 ?（三）檔案檢索工具在檔案管理中的作用 ?1．是檔案和利用者之間的橋梁。 ?2．是檔案館（室）、利用者以及檔案館（室）之間的交流工具。 ?3．為檔案管理活動(dòng)提供一定的手段。 四、檔案檢索語言概述 ?（一）檔案檢索語言的特點(diǎn) ?檔案檢索語言的基本特點(diǎn)有兩條： ?1．單義性。 ?2．專業(yè)性。 ?（二）檔案檢索語言的類別（有三大類） ?館藏法 ?分類法 ?主題法 ?（三）檢索語言的作用 ?檔案檢索語言的主要作用有： ?1．作為概念轉(zhuǎn)換的依據(jù)。 ?2．揭示檢索標(biāo)識(shí)之間的邏輯關(guān)系。 ?3．衡量檔案檢索效率。 ?檢全率公式為： 檢全率 全部有關(guān)檔案 漏檢率 未檢出的有關(guān)檔案 全部有關(guān)檔案 檢出的有關(guān)檔案 ＝ ＝ 100% 100% 或：漏檢率＝（ 1— 檢全率） 100% ?檢準(zhǔn)率
教學(xué)課件相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號(hào)-1