檔案管理實(shí)務(wù)項(xiàng)目六-全文預(yù)覽
【正文】 法控制檢索結(jié)果，有利于提高檢準(zhǔn)率。如?教師 +醫(yī)生?表示檢索有關(guān)教師或醫(yī)生方面的檔案。? 表示。 ?（ 4）檢索效果好?，F(xiàn)在多數(shù)檔案館（室）利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案有步驟地進(jìn)行數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檢索自動(dòng)化。 1983年僅有個(gè)別檔案部門(mén)利用微型計(jì)算機(jī)開(kāi)展檔案自動(dòng)編目、檢索的試驗(yàn)，至 1989年底全國(guó)檔案部門(mén)已經(jīng)配備了微機(jī)約 1000臺(tái)，還有少數(shù)中、小型機(jī)。從上例也可以看出，編制紙制檢索工作是實(shí)現(xiàn)電子檔案網(wǎng)絡(luò)檢索的前提。目前，分公司已經(jīng)具有的比較完備的紙質(zhì)檢索工作，但電子檢索系統(tǒng)還沒(méi)有建立，如果能成功實(shí)現(xiàn)地把檔案內(nèi)容傳到了網(wǎng)上，分公司查閱檔案再也不用跑到總公司去了。 知識(shí)目標(biāo)： 能夠按照標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行將檔案信息著錄到數(shù)據(jù)庫(kù)中； 能夠掌握電子檔案檢索的規(guī)范操作。概念轉(zhuǎn)換是檔案標(biāo)引結(jié)果的體現(xiàn)，如果在轉(zhuǎn)換中發(fā)生誤差，未能選擇恰當(dāng)?shù)臋z索標(biāo)識(shí)，造成誤標(biāo)或漏標(biāo)，必然影響檢索效率。格式如下： ?表 1 文件級(jí)條目著錄格式 分類(lèi)號(hào) 檔案館代號(hào) 檔 號(hào) 電子文檔號(hào) 縮微號(hào) 正題名 =并列題名：副題名及說(shuō)明題名文字：文件編號(hào) /責(zé)任者 +附件． — 稿本：文種 ． — 密級(jí)：保管期限． — 時(shí)間． — 載體類(lèi)型：數(shù)量及單位：規(guī)格． — 附注 主題詞或關(guān)鍵詞 提要 二、檔案標(biāo)引 ?1．主題分析 ?主題分析是確定被標(biāo)引檔案主題概念的過(guò)程。 ??囗?用于每一個(gè)殘缺文字和未考證出時(shí)間的每一數(shù)字。 ??（ ）?置于下列著錄內(nèi)容的兩端：責(zé)任者所屬機(jī)構(gòu)名稱(chēng)、責(zé)任者真實(shí)姓名、責(zé)任者職責(zé)或身份、外國(guó)責(zé)任者國(guó)別及姓名原文、中國(guó)責(zé)任者時(shí)代、歷史檔案中的朝代紀(jì)年、農(nóng)歷、地支代月、韻目代日轉(zhuǎn)換后的公元紀(jì)年。 ??；?置于多個(gè)文件編號(hào)之間、多個(gè)責(zé)任者之間。為識(shí)別各著錄項(xiàng)目、單元（小項(xiàng)）及其內(nèi)容，應(yīng)添加如下規(guī)定的標(biāo)識(shí)符： ??． — ? 置于下列各著錄項(xiàng)目之前：稿本與文種項(xiàng)、密級(jí)與保管期限項(xiàng)、時(shí)間項(xiàng)、載體形態(tài)項(xiàng)、附注項(xiàng)。該項(xiàng)包括附注 *、提要 *2個(gè)單元。 ?（ 4）時(shí)間項(xiàng)。 ?（ 2）稿本與文種項(xiàng)。 成果展示，對(duì)比評(píng)價(jià)； 活動(dòng)內(nèi)容與要求 【 理論支撐 】 ?開(kāi)展檔案利用服務(wù)，檔案館（室）必須編制檔案檢索工具，建立相應(yīng)的檢索系統(tǒng)，傳統(tǒng)做法是將已整理好的檔案經(jīng)過(guò)著錄和標(biāo)引，按規(guī)定順序排列而成的數(shù)據(jù)庫(kù)。以館內(nèi)現(xiàn)有的檢索工具為例，案卷目錄是雖系統(tǒng)完整，但由于它著錄的內(nèi)容籠統(tǒng)、成分混雜、不能全面、細(xì)致地反映出全宗內(nèi)所有檔案的情況，因此在使用過(guò)程中出現(xiàn)的弊病很多，如漏檢、錯(cuò)檢或因怕遺漏而導(dǎo)致調(diào)卷過(guò)多等等；再如專(zhuān)題目錄的種類(lèi)極少，選題上多偏重于量少易搞，實(shí)用價(jià)值很低，也缺乏連續(xù)性；重要文件目錄和部分文件分類(lèi)目錄的編制，帶有許多人為隨意性，不能盡收同一全宗的所有文件等等，這樣一些看似種類(lèi)繁多，卻樣樣都不全面的檢索工具拼湊在一起，難以起到依賴(lài)和互補(bǔ)的作用。 ?3．衡量檔案檢索效率。 四、檔案檢索語(yǔ)言概述 ?（一）檔案檢索語(yǔ)言的特點(diǎn) ?檔案檢索語(yǔ)言的基本特點(diǎn)有兩條： ?1．單義性。 ?（二）檔案檢索工具的基本要求 ?為了保證檢索的準(zhǔn)確率和效率，在編制檢索工具時(shí)，要結(jié)合單位利用檔案的具體情況，力爭(zhēng)做到? 全、準(zhǔn)、快、便 ?，這樣的檢索工具才會(huì)實(shí)用有效。 ?2．按編制方式分為：目錄、索引、指南。 ?2．檢索是提高檔案館（室）工作水平的重要手段。有時(shí)也需將這些概念借助檢索語(yǔ)言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化的檢索標(biāo)識(shí)。 ?2．編制檢索工具。 任務(wù)訓(xùn)練 活 動(dòng) 目 標(biāo) 通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或?qū)嵉卣{(diào)查了解檔案檢索工作的含義及內(nèi)容； 活 動(dòng) 組 織 根據(jù)情況靈活分組調(diào)查； 學(xué)生分組實(shí)地調(diào)查某單位檔 案室或登陸檔案館網(wǎng)站了解 檔案檢索工具的要求、種類(lèi)， 然后各組指定代表介紹他們 的調(diào)查情況，并討論分析如 何提煉檢索語(yǔ)言。經(jīng)分析小齊發(fā)現(xiàn)公司的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員主要查找的是客戶(hù)資料、公司的發(fā)文和內(nèi)部文件等，于是他就決定編制文號(hào)索引、客戶(hù)編號(hào)索引和專(zhuān)題目錄等幾種檢索工具為查找檔案提供途徑。 任務(wù)一 認(rèn)識(shí)檔案檢索和檢索工具 掌握檔案檢索的含義與內(nèi)容； 掌握檔案檢索工具的種類(lèi)； 明確檔案檢索語(yǔ)言的規(guī)范要求。 知識(shí)要求 能力要求 通過(guò)本項(xiàng)目單元的學(xué)習(xí)與訓(xùn)練，能夠按照檔案檢索方法和技巧，尤其電子檔案的檢索方法，進(jìn)行檔案檢索工作。該公司的檔案員小齊決定編一些檢索工具來(lái)解決這一問(wèn)題。另一方面說(shuō)明檔案檢索工具多種多樣，各不
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