【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 是反應(yīng)一個(gè)企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)歷史面貌的整體性和關(guān)聯(lián)性的重要信息記錄。以往有不少企業(yè)在進(jìn)行檔案分類時(shí)，是將文書檔案、科技檔案、特殊載體檔案等區(qū)分開來(lái)，分別規(guī)定其各自的分類方案和分類表，相互之間沒有關(guān)聯(lián)性。 其次，檔案分類的結(jié)果應(yīng)具備整體性特征。從檔案工作的基本目的來(lái)看，企業(yè)所保存的檔案應(yīng)當(dāng)如實(shí)反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的歷史面貌，并能夠?qū)⒏黝悮w檔文件材料之間的信息關(guān)聯(lián)性充分展示出來(lái)，形成一個(gè)具有有機(jī)聯(lián)系的資源整體。因此，檔案分類的結(jié)果，面臨兩個(gè)既有聯(lián)系又有區(qū)別的任務(wù)，一是維護(hù)歷史的真實(shí)性，從這個(gè)意義上來(lái)說(shuō)，檔案分類應(yīng)當(dāng)尊重檔案材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，并在檔案整理和保存過(guò)程中用特定的方法加以固化；二是便于對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效地開發(fā)和利用，這就需要提供多個(gè)觀察角度去揭示和關(guān)聯(lián)檔案材料之間的信息聯(lián)系，并能利用檔案信息管理系統(tǒng)的智能性特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)地識(shí)別和組配。 過(guò)去在手工管理模式中（尤其是在檔案館中），針對(duì)檔案形成狀態(tài)完整性的檔案實(shí)體分類方法與針對(duì)檔案內(nèi)容配臵和開發(fā)利用的檔案信息分類方法， 是在“歷史主義”和“邏輯主義” 兩種不同方法論的指導(dǎo)下分別設(shè)計(jì)和應(yīng)用的。 但是在今天的基層企業(yè)，檔案的留存與檔案信息的高效率利用具有不可分割性，尤其是檔案信息管理系統(tǒng)的全面運(yùn)用，要求在系統(tǒng)內(nèi)有關(guān)檔案分類方法的設(shè)計(jì)中，必須兼顧這兩個(gè)任務(wù)所提出的不同要求，形成整體化的資源管理與資源整合子系統(tǒng)，既要指導(dǎo)檔案實(shí)體的管理，又要指導(dǎo)檔案信息的開發(fā)利用。這對(duì)于目前的檔案分類而言，無(wú)疑是一項(xiàng)新的挑戰(zhàn)。 。 在一個(gè)整體化的管理體系中，針對(duì)同一門類的檔案對(duì)象，檔案分類的規(guī)則也必須是統(tǒng)一的。這種統(tǒng)一性體現(xiàn)在類列和類系的關(guān)系要求上。類列是指在不同分類層次上具有平行關(guān)系的類與類之間所構(gòu)成的體系，其規(guī)則是各類之間不能互相交叉；類系是指某一大類從總到分所構(gòu)成的具有包含和被包含關(guān)系的類的系統(tǒng)，其分類規(guī)則是上位類包含下位類，下位類被上位類所包含。 （二）檔案分類方法的客觀性和綜合性 選擇檔案分類方法，其實(shí)就是選擇檔案的區(qū)分和類集的參照標(biāo)準(zhǔn)。檔案產(chǎn)生于企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)之中，而企業(yè)活動(dòng)本身具有固定的規(guī)律、特征和屬性，從檔案要反映和維護(hù)企業(yè)歷史面貌的角度出發(fā)，這些要素就成為我們進(jìn)行檔案分類的主要標(biāo)準(zhǔn)來(lái)源。 。 一般來(lái)說(shuō)，檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)是客觀存在的，因而檔案分類的方法應(yīng)體現(xiàn)出這種客觀性。分類方法的客觀性要求我們應(yīng)了解企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)組織實(shí)施的特點(diǎn)，據(jù)此可以歸納出對(duì)象法和特征法兩類分類方法。 。 企業(yè)活動(dòng)的多樣性和復(fù)雜性，使得檔案分類一般不可能僅停留在一個(gè)層次上，而是根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行多層次的類別劃分。因此，我們不能選用一種分類方法對(duì)某種檔案進(jìn)行徹底的分類，當(dāng)分類層次遞進(jìn)時(shí)，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換分類方法，才能達(dá)到解析檔案成份，識(shí)別檔案內(nèi)容，形成條理化資源體系的目的。這就要求我們?cè)趯?shí)際工作中綜合運(yùn)用各種分類方法。 就目前檔案分類的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和具體操作情況來(lái)看，一般是先采用反映企業(yè)活動(dòng)屬性的職能性質(zhì)分類法，將檔案劃分為行政管理檔案、經(jīng)營(yíng)管理檔案、生產(chǎn)（或項(xiàng)目）管理檔案、黨群管理檔案、產(chǎn)品生產(chǎn)（或工程項(xiàng)目建設(shè)）檔案、技術(shù)研發(fā)（科研）檔案、設(shè)備儀器檔案、基本建設(shè)檔案、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檔案和人力資源管理（職工管理）檔案等一級(jí)類目，然后再根據(jù)每種檔案的實(shí)際情況，用不同的分類方法，進(jìn)行二級(jí)類目及其以下屬類目的劃分。 （三）檔案分類體系的包容性和歷史性 ，是指企業(yè)設(shè)計(jì)規(guī)劃的檔案分類方案，能夠?qū)⑵髽I(yè)范圍內(nèi)形成的全部檔案包含在內(nèi)，即每一份歸檔的文件材料均可以在該體系中找到自己的位臵，合理歸類；同時(shí)，該體系還應(yīng)該留出一定的寬容度，以接納在企業(yè)活動(dòng)中產(chǎn)生的新類文件材料。 ，是指檔案分類方案一旦發(fā)布執(zhí)行，就應(yīng)當(dāng)保持其相對(duì)的穩(wěn)定，不可輕易更換；同時(shí)，如果必須更新檔案分類方案，也應(yīng)當(dāng)規(guī)定新方案僅適用于指定時(shí)間之后所產(chǎn)生的歸檔文件材料，之前入庫(kù)的檔案仍使用過(guò)去的分類方案，用新不棄舊。 （四）檔案分類方案、檔案分類表及檔案編號(hào)的科學(xué)性與智能性 檔案分類方案是檔案分類的指導(dǎo)性文件；檔案分類表是檔案分類的結(jié)果；檔案編號(hào)是建立在檔案分類標(biāo)識(shí)基礎(chǔ)之上的入庫(kù)檔案的身份代碼。 這三者之間具有密切的邏輯關(guān)聯(lián)：檔案分類方案是統(tǒng)籌檔案分類與檔案編號(hào)的工具，反映了檔案分類的基本認(rèn)識(shí)方法和操作要求，同時(shí)也是衡量檔案分類科學(xué)性和合理性的重要標(biāo)準(zhǔn)；檔案分類表要將檔案分類的結(jié)果通過(guò)表格方式固化下來(lái)，并需要嵌入檔案信息管理系統(tǒng)強(qiáng)制執(zhí)行，其排列方式和代碼設(shè)臵表現(xiàn)出各種檔案的分類層次和邏輯關(guān)系，是檔案管理體系的重要業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)；檔案編號(hào)具有揭示檔案材料的形成特征、管理特征和排列順序的功能，其號(hào)段的設(shè)計(jì)和相關(guān)代碼的填寫，也應(yīng)嵌入檔案信息管理系統(tǒng)中，伴隨著檔案材料在不同階段的登記整理流程，自動(dòng)提示或自動(dòng)給號(hào)，最終形成檔案資源識(shí)別和檢索的重要線索。 過(guò)去在手工管理模式下，這些工作均由檔案人員手工填寫或操作，在檔案信息管理系統(tǒng)普遍使用的今天，我們必須充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的智能性，使其逐步實(shí)現(xiàn)半自動(dòng)化或全自動(dòng)化。這就需要我們?cè)跈n案管理體系的建設(shè)中突破手工管理經(jīng)驗(yàn)的束縛和局限，掌握檔案信息管理系統(tǒng)的技術(shù)特點(diǎn)，通盤考量，精細(xì)設(shè)計(jì)，從而徹底改變手工管理與計(jì)算機(jī)管理兩層皮的現(xiàn)狀，使其走向統(tǒng)一和協(xié)調(diào)。 二、檔案分類方案制定 檔案分類方案的制定是檔案分類的重要步驟，同時(shí)也是分類工作的主要內(nèi)容。一些企業(yè)制定了檔案分類表，卻沒有分類方案，這種情況說(shuō)明這些企業(yè)的檔案人員對(duì)于檔案分類的作用和原理尚未完全理解和掌握，并容易導(dǎo)致檔案分類的結(jié)果出現(xiàn)錯(cuò)誤，從而使檔案分類工作流于形式。 描述檔案分類方法的規(guī)范語(yǔ)句格式為： 按照 XX，將 XX，劃分為 XX。 如：“按照企業(yè)活動(dòng)的職能性質(zhì)，將企業(yè)的全部檔案，劃分為經(jīng)營(yíng)管理類檔案、生產(chǎn)管理類檔案、行政管理類檔案、黨群管理類檔案、生產(chǎn)技術(shù)類檔案、基本建設(shè)類檔案、設(shè)備儀器類檔案、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類檔案和人力資源類檔案?！? 在具體運(yùn)用時(shí)，檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)，即“按照XX” ，不能出現(xiàn)兩種以上的標(biāo)準(zhǔn)，由此確保在本層級(jí)分類中分類標(biāo)準(zhǔn)的唯一性，從而達(dá)到對(duì)分類對(duì)象清晰地區(qū)分與類集的目的。 三、分類標(biāo)識(shí)與檔案編號(hào) （一）檔案分類標(biāo)識(shí) 檔案分類標(biāo)識(shí)，又稱類號(hào)，是反應(yīng)和固化檔案分類層級(jí)與結(jié)果的代碼，一般由單純的代字或代碼組成，或由代字結(jié)合代碼混合組成，各分類層級(jí)標(biāo)識(shí)號(hào)之間用實(shí)點(diǎn)“ 〃” 隔開。 在檔案分類方案中，檔案類號(hào)的設(shè)計(jì)應(yīng)參照或借用企業(yè)所在行業(yè)的業(yè)務(wù)分類編號(hào)方法，準(zhǔn)確反映檔案中的業(yè)務(wù)信息或?qū)I(yè)技術(shù)信息。在集團(tuán)性企業(yè)中，如果企業(yè)集團(tuán)設(shè)立了檔案館，并負(fù)責(zé)接收下屬企業(yè)單位的檔案進(jìn)館，則應(yīng)設(shè)臵全宗號(hào)或機(jī)構(gòu)代碼。 01 ● 02 02 ● 3級(jí)類目 2級(jí)類目 1級(jí)類目 、代碼混合式 06 ● X 2023 ● 二級(jí)類目 一級(jí)類目 三級(jí)類目 （二）檔案號(hào) 檔案號(hào)（檔號(hào)）是識(shí)別歸檔文件材料保管單元的一組代碼，一般建立在檔案類號(hào)的基礎(chǔ)之上，檔案號(hào)由多個(gè)號(hào)段組成，各號(hào)段之間用短橫杠“ ” 隔開