【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 對(duì)外貿(mào)易運(yùn)輸事業(yè)的重要力量，對(duì)于我國(guó)對(duì)外貿(mào)易和國(guó)際運(yùn)輸事業(yè) 的發(fā)展，乃至整個(gè)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展作出了不可磨滅的貢獻(xiàn)。目前，我國(guó) 80%的進(jìn)出口貿(mào)易貨物運(yùn)輸和中轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)（其中，散雜貨占 70%，集裝箱貨占 90%）， 90%的國(guó)際航空貨物運(yùn)輸業(yè)務(wù)都是通過(guò)國(guó)際貨運(yùn)代理企業(yè)完成的。 我國(guó)貨代行業(yè)的信息化建設(shè)起步晚發(fā)展緩上海久商國(guó)際貨運(yùn)代理公司信息化建設(shè)規(guī)劃 5 慢，信息化還主要表現(xiàn)在網(wǎng)站建設(shè)，辦公自動(dòng)化階段。很少有系統(tǒng)的規(guī)劃建設(shè)。 2 上海久商國(guó)際貨運(yùn)代理公司信息系統(tǒng)分析 系統(tǒng)調(diào)查 ： 系統(tǒng)的初步調(diào)查是系統(tǒng)分析階段的第一項(xiàng)活動(dòng)，也是整個(gè)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的第一項(xiàng)活動(dòng)。系統(tǒng)初步調(diào)查階段的目的是明確系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的目標(biāo)和規(guī)模，從系統(tǒng)分析人員和管理 人員的角度看新項(xiàng)目開(kāi)發(fā)有無(wú)必要和可能，并論證其開(kāi)發(fā)的必要性和可行性。 系統(tǒng)背景 上海久商國(guó)際貨運(yùn)代理公司是坐落在四川北路 1851 號(hào)的一家中型貨運(yùn)代理公司，因本人好友在該公司工作，可以保證原始資料的獲得，所以選擇該公司為系統(tǒng)規(guī)劃的需求對(duì)象。 該公司的主要業(yè)務(wù)是從事海運(yùn)出口業(yè)務(wù)的貨代工作，客戶直接與公司銷(xiāo)售取得聯(lián)系并提交貨物代理單據(jù)。由銷(xiāo)售遞交給操作部門(mén)負(fù)責(zé)具體的操作工作。從單據(jù)處理，訂艙，申請(qǐng)報(bào)關(guān)，監(jiān)督貨物進(jìn)港，一直到貨物安全無(wú)損的到達(dá)客戶指定的地點(diǎn)。公司為客戶提供一條龍服務(wù)，從而方便客戶貨 物的出口需求。出口業(yè)務(wù)是最具有代表性，業(yè)務(wù)牽涉面最廣，因此本文將針對(duì)出口業(yè)務(wù)提出規(guī)劃方案。 隨著業(yè)務(wù)量的不斷增長(zhǎng)，管理信息量的急速擴(kuò)張，公司存在的問(wèn)題也越來(lái)越明顯： （ 1）業(yè)務(wù)管理工作缺乏規(guī)范性，隨意性較大，各個(gè)管理部門(mén)之間的交流少，信息渠道不完善、不暢通，缺乏相互之間的溝通和協(xié)調(diào)。 （ 2）業(yè)務(wù)活動(dòng)中數(shù)據(jù)和資料主要采用文本和表格等紙介質(zhì)的手工處理，造成了公司管理活動(dòng)工作量大、效率低、出錯(cuò)率高。 （ 3）各部門(mén)工作步伐不聯(lián)動(dòng)，缺乏統(tǒng)一性和時(shí)效性，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)量大，報(bào)表統(tǒng)計(jì)繁多，因而各部門(mén)數(shù)據(jù)冗余大、不同步、不完整。 （ 4）大量的單據(jù)和報(bào)表，造成歷史數(shù)據(jù)的備份和查詢極其煩瑣和困難，難以提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息，從而影響了公司管理和決策。 鑒于以上問(wèn)題，公司希望開(kāi)發(fā)管理信息系統(tǒng)，以節(jié)約公司成本，提高效率，提供全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的信息，為決策提供依據(jù)。 組織結(jié)構(gòu)圖 公司采用董事會(huì)監(jiān)督和總經(jīng)理負(fù)責(zé)的制度，總經(jīng)理負(fù)責(zé)全局、統(tǒng)籌部署。公司下設(shè)四個(gè)具體職能部門(mén)：操作部，銷(xiāo)售部，財(cái)務(wù)部和調(diào)度。每一個(gè)部門(mén)設(shè)有一個(gè)部門(mén)經(jīng)理。根據(jù)調(diào)查得知，各個(gè)部門(mén)的具體職責(zé)分工如下： 銷(xiāo)售部：負(fù)責(zé)新客戶的開(kāi)發(fā)，老客戶的維護(hù)。接受客戶的反 饋信息。接受客戶的訂單，進(jìn)行初步審核后，遞交給操作部處理。 操作部：負(fù)責(zé)由銷(xiāo)售部遞交過(guò)來(lái)的委托書(shū)，并進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)處理。向船公司訂艙，申請(qǐng)報(bào)關(guān)，費(fèi)用核算。 調(diào)度部門(mén)：主要負(fù)責(zé)車(chē)隊(duì)的管理，車(chē)輛的調(diào)配。倉(cāng)庫(kù)管理，貨物運(yùn)輸及協(xié)調(diào)好車(chē)隊(duì)與倉(cāng)庫(kù)之間的關(guān)系。 財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)公司的財(cái)務(wù)管理，會(huì)計(jì)核算，報(bào)表統(tǒng)計(jì)和員工的薪資管理。由于公司沒(méi)有設(shè)立人事部門(mén)，所以員工的管理與行政也暫時(shí)由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)。 下面是公司的組織結(jié)構(gòu)圖。如圖 2－ 1 所示： 上海久商國(guó)際貨運(yùn)代理公司信息化建設(shè)規(guī)劃 6 董事長(zhǎng) 總經(jīng)理 調(diào)度部門(mén) 財(cái)務(wù)部門(mén) 銷(xiāo)售部門(mén) 操作部門(mén) 業(yè)務(wù)部 訂艙部 報(bào)關(guān)部 結(jié)算部 客戶開(kāi)發(fā)部 客戶維護(hù)部 市場(chǎng)調(diào)查部 車(chē)隊(duì) 倉(cāng)庫(kù) 圖 上海久商國(guó)際貨運(yùn)代理有限公司組織結(jié)構(gòu)圖 可行性分析 可行性分析是系統(tǒng)分析階段的第二步，是對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行全面、概括的分析，在初步分析的基礎(chǔ)上，明確了公司存在的主要問(wèn)題和建立新系統(tǒng)的初步設(shè)想，進(jìn)一步對(duì)系統(tǒng)目標(biāo)、涉及范圍等因數(shù)進(jìn)行分析研究。按照管理信息系統(tǒng)的原理和方法，采用成熟的信息技術(shù)和手段，提高公司銷(xiāo)售管理水平，優(yōu)化人力、物力和財(cái)力的配置是該系統(tǒng)的目標(biāo)?，F(xiàn)從經(jīng)濟(jì)可行性、技術(shù)可行性和營(yíng)運(yùn)可行性三方面來(lái)進(jìn)行研究。 經(jīng)濟(jì)可行性 經(jīng) 濟(jì)可行性是對(duì)組織的經(jīng)濟(jì)狀況和投資能力進(jìn)行分析，對(duì)系統(tǒng)建設(shè)、 運(yùn)行和維護(hù)費(fèi)用進(jìn)行估算，對(duì)系統(tǒng)建成后可能取得的社會(huì)及經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行估計(jì)。 系統(tǒng)為貨代公司管理層提供大量的有用信息，同時(shí)規(guī)范了貨代公司的信息流和物流，系統(tǒng)建成后帶來(lái)的效益遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、維護(hù)費(fèi)用。此外，公司領(lǐng)導(dǎo)層的大力支持是該系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)建設(shè)在經(jīng)濟(jì)可行的重要條件。 技術(shù)可行性 技術(shù)可行性是對(duì)現(xiàn)有技術(shù)進(jìn)行評(píng)價(jià)，分析系統(tǒng)是否可以用現(xiàn)有技術(shù)來(lái)實(shí)施，以及技術(shù)發(fā)展對(duì)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)建設(shè)有什么影響。 本系統(tǒng)采用的工具對(duì)于本系統(tǒng)所提出的要求須是完全能夠?qū)崿F(xiàn)的。利用此開(kāi)發(fā)工具所開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)對(duì)要求數(shù)據(jù)庫(kù)資源的共享須是能夠滿足 的。另外，該工具的許多特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)對(duì)于保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，以及加快開(kāi)發(fā)進(jìn)程須是十分有利的。 營(yíng)運(yùn)可行性 營(yíng)運(yùn)可行性是指系統(tǒng)對(duì)組織機(jī)構(gòu)的影響，現(xiàn)有人員和機(jī)構(gòu)、設(shè)施、環(huán)境等對(duì)系統(tǒng)的適上海久商國(guó)際貨運(yùn)代理公司信息化建設(shè)規(guī)劃 7 應(yīng)性以及進(jìn)行人員培訓(xùn)補(bǔ)充計(jì)劃的可行性。 通過(guò)在處理過(guò)程中及時(shí)提供提示信息和對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)可使工作人員很快地適應(yīng)新系統(tǒng)，從而發(fā)揮新系統(tǒng)效益。此外，公司還需要為該系統(tǒng)配備了專(zhuān)門(mén)的計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)維護(hù)人員，以為系統(tǒng)的穩(wěn)定性和營(yíng)運(yùn)可行性提供保障。 綜合從技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、營(yíng)運(yùn)三方面來(lái)看，開(kāi)發(fā)一個(gè)簡(jiǎn)單易用、界面友好、靈活方便的管理信息系 統(tǒng)對(duì)于公司是十分迫切和可行的，這對(duì)于公司提高管理效率，減少管理費(fèi)用是十分有益的。 軟件系統(tǒng)的總目標(biāo) 上海久商國(guó)際貨運(yùn)代理有限公司海運(yùn)出口業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)將根據(jù)公司的管理要求和經(jīng)營(yíng)方式，按照管理信息系統(tǒng)的原理和方法，為公司領(lǐng)導(dǎo)層、管理層、財(cái)務(wù)、市場(chǎng)、銷(xiāo)售等部門(mén)提供詳盡的信息數(shù)據(jù)，從而方便各部門(mén)的決策和管理。該系統(tǒng)建議采用 Microsoft Access 作為開(kāi)發(fā)工具，公司每代理一筆業(yè)務(wù)，隨著每條業(yè)務(wù)資料記錄的輸入，工作人員就可以根據(jù)工作完成的進(jìn)度進(jìn)行記錄的查詢、添加、修改，直至這筆業(yè)務(wù)結(jié)束，對(duì)該記錄進(jìn)行 歸檔備份，以為公司下一步所進(jìn)行的開(kāi)具票據(jù)、檔案留底和統(tǒng)計(jì)帳務(wù)等工作提供依據(jù)。為公司領(lǐng)導(dǎo)和工作人員獲得迅速、安全、準(zhǔn)確的信息提供可靠依據(jù)，并作出相應(yīng)的處理便是本系統(tǒng)的設(shè)計(jì)目標(biāo)。 3 需求分析 需求分析的目的是要按照系統(tǒng)規(guī)劃所定的開(kāi)發(fā)項(xiàng)目范圍內(nèi)明確系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的目標(biāo)和用戶需求，提出系統(tǒng)的邏輯方案，即要解決“做什么”的問(wèn)題。把要解決哪些問(wèn)題和為了滿足用戶需求系統(tǒng)必須完成哪些任務(wù)調(diào)查、分析清楚，從信息處理的功能需求上提出系統(tǒng)的邏輯模型，為下一階段解決“怎么做”提供依據(jù)。 本章主要通過(guò)業(yè)務(wù)流程圖來(lái)描述進(jìn)口貨代業(yè)務(wù)的全過(guò)程 ，以明確系統(tǒng)應(yīng)具有的功能，通過(guò)數(shù)據(jù)流程圖和數(shù)據(jù)字典來(lái)描述系統(tǒng)的邏輯模型，為下一步系統(tǒng)概要設(shè)計(jì)提供依據(jù)。 業(yè)務(wù)流程及紹 為了弄清楚各部門(mén)的信息處理工作，哪些與系統(tǒng)建設(shè)有關(guān)、哪些無(wú)關(guān)，就必須了解組織的業(yè)務(wù)流程。按照業(yè)務(wù)活動(dòng)中信息流動(dòng)過(guò)程，逐個(gè)調(diào)查所有各個(gè)環(huán)節(jié)的處理業(yè)務(wù)、處理內(nèi)容、處理順序，以及業(yè)務(wù)與程序保持一致的對(duì)應(yīng)性、實(shí)時(shí)性的要求，弄清各環(huán)節(jié)需要的信息內(nèi)容、信息來(lái)源、去向、處理方法，提供信息的時(shí)間和信息形態(tài)等，用業(yè)務(wù)流程圖來(lái)表示。 業(yè)務(wù)流程圖是對(duì)一個(gè)組織內(nèi)部業(yè)務(wù)處理活動(dòng)的內(nèi)容與工作流程的描述，是一種表 明系統(tǒng)內(nèi)各單位、人員間業(yè)務(wù)關(guān)系、作業(yè)順序及管理信息流動(dòng)的