【文章內容簡介】 對外貿易運輸事業(yè)的重要力量，對于我國對外貿易和國際運輸事業(yè) 的發(fā)展，乃至整個國民經濟的發(fā)展作出了不可磨滅的貢獻。目前，我國 80%的進出口貿易貨物運輸和中轉業(yè)務（其中，散雜貨占 70%，集裝箱貨占 90%）， 90%的國際航空貨物運輸業(yè)務都是通過國際貨運代理企業(yè)完成的。 我國貨代行業(yè)的信息化建設起步晚發(fā)展緩上海久商國際貨運代理公司信息化建設規(guī)劃 5 慢，信息化還主要表現在網站建設，辦公自動化階段。很少有系統(tǒng)的規(guī)劃建設。 2 上海久商國際貨運代理公司信息系統(tǒng)分析 系統(tǒng)調查 ： 系統(tǒng)的初步調查是系統(tǒng)分析階段的第一項活動，也是整個系統(tǒng)開發(fā)的第一項活動。系統(tǒng)初步調查階段的目的是明確系統(tǒng)開發(fā)的目標和規(guī)模，從系統(tǒng)分析人員和管理 人員的角度看新項目開發(fā)有無必要和可能，并論證其開發(fā)的必要性和可行性。 系統(tǒng)背景 上海久商國際貨運代理公司是坐落在四川北路 1851 號的一家中型貨運代理公司，因本人好友在該公司工作，可以保證原始資料的獲得，所以選擇該公司為系統(tǒng)規(guī)劃的需求對象。 該公司的主要業(yè)務是從事海運出口業(yè)務的貨代工作，客戶直接與公司銷售取得聯(lián)系并提交貨物代理單據。由銷售遞交給操作部門負責具體的操作工作。從單據處理，訂艙，申請報關，監(jiān)督貨物進港，一直到貨物安全無損的到達客戶指定的地點。公司為客戶提供一條龍服務，從而方便客戶貨 物的出口需求。出口業(yè)務是最具有代表性，業(yè)務牽涉面最廣，因此本文將針對出口業(yè)務提出規(guī)劃方案。 隨著業(yè)務量的不斷增長，管理信息量的急速擴張，公司存在的問題也越來越明顯： （ 1）業(yè)務管理工作缺乏規(guī)范性，隨意性較大，各個管理部門之間的交流少，信息渠道不完善、不暢通，缺乏相互之間的溝通和協(xié)調。 （ 2）業(yè)務活動中數據和資料主要采用文本和表格等紙介質的手工處理，造成了公司管理活動工作量大、效率低、出錯率高。 （ 3）各部門工作步伐不聯(lián)動，缺乏統(tǒng)一性和時效性，數據統(tǒng)計量大，報表統(tǒng)計繁多，因而各部門數據冗余大、不同步、不完整。 （ 4）大量的單據和報表，造成歷史數據的備份和查詢極其煩瑣和困難，難以提供及時、準確的信息，從而影響了公司管理和決策。 鑒于以上問題，公司希望開發(fā)管理信息系統(tǒng)，以節(jié)約公司成本，提高效率，提供全面、及時、準確的信息，為決策提供依據。 組織結構圖 公司采用董事會監(jiān)督和總經理負責的制度，總經理負責全局、統(tǒng)籌部署。公司下設四個具體職能部門：操作部，銷售部，財務部和調度。每一個部門設有一個部門經理。根據調查得知，各個部門的具體職責分工如下： 銷售部：負責新客戶的開發(fā)，老客戶的維護。接受客戶的反 饋信息。接受客戶的訂單，進行初步審核后，遞交給操作部處理。 操作部：負責由銷售部遞交過來的委托書，并進行相關的業(yè)務處理。向船公司訂艙，申請報關，費用核算。 調度部門：主要負責車隊的管理，車輛的調配。倉庫管理，貨物運輸及協(xié)調好車隊與倉庫之間的關系。 財務部：負責公司的財務管理，會計核算，報表統(tǒng)計和員工的薪資管理。由于公司沒有設立人事部門，所以員工的管理與行政也暫時由財務部門負責。 下面是公司的組織結構圖。如圖 2－ 1 所示： 上海久商國際貨運代理公司信息化建設規(guī)劃 6 董事長 總經理 調度部門 財務部門 銷售部門 操作部門 業(yè)務部 訂艙部 報關部 結算部 客戶開發(fā)部 客戶維護部 市場調查部 車隊 倉庫 圖 上海久商國際貨運代理有限公司組織結構圖 可行性分析 可行性分析是系統(tǒng)分析階段的第二步，是對系統(tǒng)進行全面、概括的分析，在初步分析的基礎上，明確了公司存在的主要問題和建立新系統(tǒng)的初步設想，進一步對系統(tǒng)目標、涉及范圍等因數進行分析研究。按照管理信息系統(tǒng)的原理和方法，采用成熟的信息技術和手段，提高公司銷售管理水平，優(yōu)化人力、物力和財力的配置是該系統(tǒng)的目標?，F從經濟可行性、技術可行性和營運可行性三方面來進行研究。 經濟可行性 經 濟可行性是對組織的經濟狀況和投資能力進行分析，對系統(tǒng)建設、 運行和維護費用進行估算，對系統(tǒng)建成后可能取得的社會及經濟效益進行估計。 系統(tǒng)為貨代公司管理層提供大量的有用信息，同時規(guī)范了貨代公司的信息流和物流，系統(tǒng)建成后帶來的效益遠遠高于系統(tǒng)的開發(fā)、維護費用。此外，公司領導層的大力支持是該系統(tǒng)的開發(fā)建設在經濟可行的重要條件。 技術可行性 技術可行性是對現有技術進行評價，分析系統(tǒng)是否可以用現有技術來實施，以及技術發(fā)展對系統(tǒng)的開發(fā)建設有什么影響。 本系統(tǒng)采用的工具對于本系統(tǒng)所提出的要求須是完全能夠實現的。利用此開發(fā)工具所開發(fā)的系統(tǒng)對要求數據庫資源的共享須是能夠滿足 的。另外，該工具的許多特點和優(yōu)點對于保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，以及加快開發(fā)進程須是十分有利的。 營運可行性 營運可行性是指系統(tǒng)對組織機構的影響，現有人員和機構、設施、環(huán)境等對系統(tǒng)的適上海久商國際貨運代理公司信息化建設規(guī)劃 7 應性以及進行人員培訓補充計劃的可行性。 通過在處理過程中及時提供提示信息和對工作人員進行培訓可使工作人員很快地適應新系統(tǒng)，從而發(fā)揮新系統(tǒng)效益。此外，公司還需要為該系統(tǒng)配備了專門的計算機專業(yè)維護人員，以為系統(tǒng)的穩(wěn)定性和營運可行性提供保障。 綜合從技術、經濟、營運三方面來看，開發(fā)一個簡單易用、界面友好、靈活方便的管理信息系 統(tǒng)對于公司是十分迫切和可行的，這對于公司提高管理效率，減少管理費用是十分有益的。 軟件系統(tǒng)的總目標 上海久商國際貨運代理有限公司海運出口業(yè)務管理信息系統(tǒng)將根據公司的管理要求和經營方式，按照管理信息系統(tǒng)的原理和方法，為公司領導層、管理層、財務、市場、銷售等部門提供詳盡的信息數據，從而方便各部門的決策和管理。該系統(tǒng)建議采用 Microsoft Access 作為開發(fā)工具，公司每代理一筆業(yè)務，隨著每條業(yè)務資料記錄的輸入，工作人員就可以根據工作完成的進度進行記錄的查詢、添加、修改，直至這筆業(yè)務結束，對該記錄進行 歸檔備份，以為公司下一步所進行的開具票據、檔案留底和統(tǒng)計帳務等工作提供依據。為公司領導和工作人員獲得迅速、安全、準確的信息提供可靠依據，并作出相應的處理便是本系統(tǒng)的設計目標。 3 需求分析 需求分析的目的是要按照系統(tǒng)規(guī)劃所定的開發(fā)項目范圍內明確系統(tǒng)開發(fā)的目標和用戶需求，提出系統(tǒng)的邏輯方案，即要解決“做什么”的問題。把要解決哪些問題和為了滿足用戶需求系統(tǒng)必須完成哪些任務調查、分析清楚，從信息處理的功能需求上提出系統(tǒng)的邏輯模型，為下一階段解決“怎么做”提供依據。 本章主要通過業(yè)務流程圖來描述進口貨代業(yè)務的全過程 ，以明確系統(tǒng)應具有的功能，通過數據流程圖和數據字典來描述系統(tǒng)的邏輯模型，為下一步系統(tǒng)概要設計提供依據。 業(yè)務流程及紹 為了弄清楚各部門的信息處理工作，哪些與系統(tǒng)建設有關、哪些無關，就必須了解組織的業(yè)務流程。按照業(yè)務活動中信息流動過程，逐個調查所有各個環(huán)節(jié)的處理業(yè)務、處理內容、處理順序，以及業(yè)務與程序保持一致的對應性、實時性的要求，弄清各環(huán)節(jié)需要的信息內容、信息來源、去向、處理方法，提供信息的時間和信息形態(tài)等，用業(yè)務流程圖來表示。 業(yè)務流程圖是對一個組織內部業(yè)務處理活動的內容與工作流程的描述，是一種表 明系統(tǒng)內各單位、人員間業(yè)務關系、作業(yè)順序及管理信息流動的